加強會計電算化條件下的內(nèi)部控制策略初探

梁瀟尹 王菁

（北京航天鳴鏑科技有限公司，北京 100076）

會計電算化實際上就是以電子計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，將信息技術(shù)以及電子技術(shù)運用到會計事務(wù)當(dāng)中的簡稱。其與手工會計相比具有運算速度快、查詢方便以及數(shù)據(jù)高度共享的特點。這一技術(shù)的運用能夠在最大程度上減少人力以及物力的使用。而針對內(nèi)部控制制度這一方面來說指的是一個單位為了能夠更好地開展各項業(yè)務(wù)活動，提升自身的經(jīng)營水平，實現(xiàn)一些既定的經(jīng)營管理目標(biāo)。但是在當(dāng)前電算化會計信息系統(tǒng)建立的過程中，會計核算的方式以及管理的環(huán)境都發(fā)生了相當(dāng)大的變化，這就導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展面臨著非常大的影響，同時企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立也面臨著很大的挑戰(zhàn)。所以需要采取一些合理的內(nèi)控策略來確保會計信息具有安全性以及真實性，只有這樣才能夠更好地建立以及完善內(nèi)部控制制度。

一、會計信息化的基本含義

會計電算化主要借助的工具是電子計算機，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報賬等原始的會計記賬形式，利用電子計算機對會計資料進行整理、分析與匯總，使得會計資料得到電子信息化的處理。那么，企業(yè)也借助會計電算化提升本企業(yè)的賬目運算的速度，讓會計人員從紛繁復(fù)雜的基礎(chǔ)運算中解放出來，通過電子的進一步運算提升工作效率。那么隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷變革，會計部門也經(jīng)歷其變革，從會計電算化過渡到會計信息化時代。

會計信息化是當(dāng)下大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的產(chǎn)物，隨著目前社會發(fā)展變革中大數(shù)據(jù)信息管理與運算技術(shù)的不斷發(fā)展，會計行業(yè)也需要根據(jù)時代的發(fā)展要求做出變革，一方面可以為企業(yè)的財政經(jīng)濟發(fā)展提供基礎(chǔ)的財政經(jīng)濟運算，另一方面，則是對于會計行業(yè)整體變革與革新的需要。

企業(yè)的信息化建設(shè)帶動著企業(yè)的會計工作也向著信息化的方向發(fā)展，在信息技術(shù)對會計行業(yè)的沖擊和影響中，企業(yè)的會計工作由傳統(tǒng)的會計電算化逐漸轉(zhuǎn)向了會計信息化。會計信息化與會計電算化主要借助電子計算機作為主要的工具不同，其主要的媒介為互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，要求會計從業(yè)人員可以掌握大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的特點與會計信息技術(shù)的具體技術(shù)與運算思維，服務(wù)于企業(yè)的信息化戰(zhàn)略。因為只有積極推動企業(yè)的會計信息化，大數(shù)據(jù)時代的各種數(shù)字信息方可進行整體而迅速地處理，提高企業(yè)的管理與生產(chǎn)效率，提升會計運算效率。此外，更為重要的是，企業(yè)信息技術(shù)管理的核心是資源利用的最大化，會計信息化即符合這一企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略需求，提升企業(yè)整體的運營效率與管理成本，使得企業(yè)的資源利用率得到最大的優(yōu)化。

基于以上的分析可以看出，會計電算化與會計信息化之間有著些許的差別。會計電算化作為會計信息化的前階段，為其發(fā)展提供了必要的條件。但兩者都是在不同時代背景下產(chǎn)生的會計運算模式，一個是基于計算機技術(shù)日益普及產(chǎn)生的會計電算化，一個是基于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)普及產(chǎn)生的會計信息化，兩者都適應(yīng)于所處時代的所需要，都是符合本時代需要的傳承創(chuàng)新技術(shù)。簡言之，會計信息化是在會計電子化基礎(chǔ)上發(fā)展而來，并根據(jù)其所處時代發(fā)展而進行變革與創(chuàng)新。

二、會計電算化對內(nèi)部控制制度的影響

（一）對內(nèi)部控制形式的影響

針對當(dāng)前階段的實際情況來看會計信息的控制方式已經(jīng)逐漸開始由人工控制方式轉(zhuǎn)變?yōu)榱顺绦蚩刂?，針對會計信息的管理方式這一方面來說，一旦會計信息實現(xiàn)電算化，那么在原來的手工操作當(dāng)中所擁有的一些環(huán)節(jié)也就失去了存在的必要，例如原有的手工繪制賬目總表以及賬目核對等工作逐漸開始消失。之前的一些手工操作內(nèi)容也逐漸開始由計算機軟件代替。由此可見，在會計電算化的背景下，會計信息的內(nèi)部控制發(fā)生了相當(dāng)大的變化，這就導(dǎo)致電算化會計信息的發(fā)展面臨著十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，所以尤其需要重視內(nèi)部控制制度的制定。

（二）對內(nèi)部控制制度內(nèi)容的影響

從一定程度上來說，傳統(tǒng)的手工會計工作與會計電算化之間存在著十分顯著的區(qū)別，在傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)當(dāng)中主要采用的是人工記錄的方式，會將一些相應(yīng)的賬目信息記錄在紙張上，一旦會計信息發(fā)生變化就可以通過增加或者刪改的方式來進行修改，然后還可以根據(jù)記賬的筆記來追究相應(yīng)的責(zé)任。但是隨著會計電算化的實施，會計信息主要依靠相應(yīng)的磁性介質(zhì)作為載體，這就使得會計信息可以不留痕跡地進行，而且其內(nèi)容也在不斷地更新，在這樣的情況下就有必要對相應(yīng)的控制措施進行完善，不僅需要對原始的一些紙質(zhì)會計信息進行保存，同時還需要保護磁盤內(nèi)部的一些重要信息，一旦計算機系統(tǒng)在運行的過程中出現(xiàn)問題就能夠很好地避免相關(guān)的信息損壞。同時，會計電算化以計算機軟件為基礎(chǔ)，可以對憑證進行自動編號，將客戶和供應(yīng)商的來款項在總賬系統(tǒng)進行自動核算，大大節(jié)約了人力成本。我們以某公司賬務(wù)處理系統(tǒng)為例，如表1所示：

表1 賬務(wù)處理——發(fā)生額與余額表

如表1所示，計算機軟件對憑證進行自動編號，各種款項在系統(tǒng)中自動核算，出納憑證無需出納簽字，其他參數(shù)暫取系統(tǒng)默認(rèn)值，不加控制。

（三）對內(nèi)部控制環(huán)境的影響

隨著會計信息逐漸開始實現(xiàn)電算化，會計內(nèi)部的核算工作也發(fā)生了相當(dāng)大的變化，在會計部門當(dāng)中相應(yīng)的人員組成已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，之前財務(wù)以及會計核算的處理人員現(xiàn)在都變成了一些計算機專業(yè)的相關(guān)人才，他們不僅需要掌握會計核算的相關(guān)知識，同時還需要掌握計算機系統(tǒng)以及辦公自動化的相關(guān)技能，更需要熟練地了解各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)。由此可見這一變化對于會計工作人員的技能以及綜合素質(zhì)方面提出了更高的要求，他們既可以對企業(yè)當(dāng)中的銷售行情進行預(yù)測，同時又能夠參與到人力資源的相關(guān)規(guī)劃活動當(dāng)中。在當(dāng)前階段隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，相應(yīng)的會計人員應(yīng)該能夠熟練地運用有關(guān)的設(shè)備終端來對各種數(shù)據(jù)進行處理。而且在會計工作內(nèi)部控制環(huán)境變化的背景下，會計工作人員的工作量也大大提升，之前需要多個人才能夠完成的工作現(xiàn)在只需要一個人對計算機軟件進行操作就能夠完成。

（四）對審查以及復(fù)核等控制的影響

在傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)當(dāng)中，審查以及復(fù)核是最為常見而且最有效的控制措施，對于每一個具體的經(jīng)濟業(yè)務(wù)當(dāng)中的各個環(huán)節(jié)來說都需要相應(yīng)的人員進行審核審查之后才能夠簽字蓋章，在這樣的情況下就形成了復(fù)雜而又道道把關(guān)的嚴(yán)格控制機制。但是在現(xiàn)在電算化會計信息系統(tǒng)當(dāng)中，很多的工作都是由計算機自動完成的，這就導(dǎo)致審核以及復(fù)查等控制被嚴(yán)重削弱，甚至?xí)饾u消失。

三、會計電算化條件下內(nèi)部控制存在的問題

（一）會計人員的素質(zhì)存在問題

在當(dāng)前階段針對我國會計人員的年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力以及知識結(jié)構(gòu)這些方面來看，有很多的人都不能滿足會計電算化的需求，盡管這些人員都接受過專業(yè)的計算機培訓(xùn)，但是因為會計電算化的培訓(xùn)存在的一個很嚴(yán)重的問題就是培訓(xùn)活動往往流于形式而且相應(yīng)的一些培訓(xùn)教材老化嚴(yán)重，與計算機技術(shù)的發(fā)展趨勢不相符，這就導(dǎo)致很多的會計人員的實際操作能力非常差，正是因為這一原因，會計電算化的發(fā)展以及推廣受到了很大的限制。

（二）會計軟件本身存在問題

在會計電算化的過程中會計軟件就是最大的載體，所以在其安裝以及設(shè)計的過程中一旦出現(xiàn)問題很容易就會導(dǎo)致系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)被破壞。當(dāng)前階段，這些會計軟件一般都是由專門的軟件公司開發(fā)的，這就導(dǎo)致實際的使用與開發(fā)存在著脫節(jié)的問題，如果在設(shè)計的過程中存在著一定的安全隱患，那么其在使用的過程中就會出現(xiàn)更多的問題。其次在當(dāng)前階段隨著電算化水平的不斷提升，其系統(tǒng)功能也在不斷地完善，在這樣的情況下對相關(guān)人員計算機專業(yè)水平以及操作能力的要求就越來越高，雖然相關(guān)的從業(yè)人員已經(jīng)接受了一定的專業(yè)化培訓(xùn)，但是他們的實際操作水平還存在著不小的差距。

（三）電算化系統(tǒng)存在安全問題

由于手工會計信息系統(tǒng)與電算化信息系統(tǒng)之間存在著明顯的差異，所以在電算化系統(tǒng)當(dāng)中存在的安全問題也比較多，最突出的一些問題就是非法竊取密碼、惡意修改會計資料、物理因素導(dǎo)致會計信息數(shù)據(jù)丟失以及網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊等，正是因為存在著這些問題，所以會計信息的安全時刻受到威脅。

（四）內(nèi)部審核的難度大大提升

在當(dāng)前會計電算化的背景下，就需要針對企業(yè)的財務(wù)信息進行審核，必須要確保企業(yè)當(dāng)中相關(guān)的一些會計資料足夠安全，與此同時在對這些資料進行審核的過程中一定不能將企業(yè)當(dāng)中的機密泄露，而要想達(dá)到這一點就需要相關(guān)的審核人員具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。此外還需要針對會計系統(tǒng)這一方面加強審計，相關(guān)的審計人員不僅需要熟練地掌握各種會計知識，而且還能夠具備處理復(fù)雜電腦數(shù)據(jù)的能力。而如果要對這樣的人才進行培養(yǎng)將會使得審計所需要的時間以及成本都大大增加。

四、會計電算化條件下的內(nèi)部控制策略

（一）建立健全會計檔案的管理制度

從一定程度上來說，會計檔案是最為重要的會計資料，而在會計電算化的背景下更需要注重對于會計檔案的管理工作。在這一背景下，大多數(shù)的會計檔案往往都是依靠磁性介質(zhì)來進行儲存。而由于磁性介質(zhì)本身的特點就是對保管環(huán)境有著很高的要求。在這樣的情況下就要求企業(yè)在對這些會計檔案進行保管時針對不同的介質(zhì)要采取不同的保管方式，在保管的過程中需要做好防水以及防消磁等工作。對于一些比較重要的檔案來說需要提前進行備份，避免由于磁性介質(zhì)遭到損壞而導(dǎo)致會計檔案丟失。針對程序說明書以及軟件文檔資料這些文件來說都需要按照機密文件的標(biāo)準(zhǔn)來進行管理，對于企業(yè)當(dāng)中一些已經(jīng)報廢的計算機一定要將硬盤格式化，避免機密的數(shù)據(jù)被泄露。

（二）加強對于系統(tǒng)安全的控制

企業(yè)有必要加強對于系統(tǒng)的安全控制，一些未經(jīng)授權(quán)的人員不能隨意動用企業(yè)的系統(tǒng)資源，確保程序以及數(shù)據(jù)具有更高的安全性。針對這一方面來說，企業(yè)需要設(shè)立一些相應(yīng)的內(nèi)部操作管理制度，禁止非專業(yè)的人員對財務(wù)專用電腦進行操作，在操作之前還需要做好對這些人員身份認(rèn)證的控制，而且在每次操作之前都需要進行驗證。對于經(jīng)常出現(xiàn)的一些網(wǎng)絡(luò)安全問題，企業(yè)可以使用專用的殺毒軟件，對重要數(shù)據(jù)備份，還可以采用接口保密的技術(shù)來提升網(wǎng)絡(luò)的安全性，確保企業(yè)當(dāng)中的一些重要會計信息不會因為網(wǎng)絡(luò)安全問題而遭到泄露，更好地維護企業(yè)的利益。

（三）加強對于制度的宣傳，培養(yǎng)他們的職業(yè)道德素質(zhì)

企業(yè)需要對會計工作人員加強制度重要性的宣傳，促使管理人員的認(rèn)識得到提升，還需要加強對于相關(guān)會計人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。需要以法律引導(dǎo)作為基礎(chǔ)，加強對于內(nèi)部控制制度的監(jiān)督，確保他們的管理水平能夠得到提升，而且還應(yīng)該加強對于《會計法》之類相關(guān)法律的宣傳力度，促使整個行業(yè)以及社會當(dāng)中都能夠提升對于會計控制制度重要性的認(rèn)識。此外，加強對于會計人員職業(yè)道德素養(yǎng)的培養(yǎng)特別重要，要將崗位責(zé)任制考核與職業(yè)道德教育相互結(jié)合到一起，定期對相關(guān)的工作人員進行考評，將最終的考評結(jié)果記錄到檔案當(dāng)中，將其作為員工晉升的一個重要依據(jù)，在最大程度上促使員工們能夠非常自覺地運用職業(yè)道德來加強對于自身的約束。

（四）加強對于會計人員的培訓(xùn)，提升他們的素質(zhì)

從一定程度上來說為了能夠確保企業(yè)當(dāng)中相關(guān)的會計人員更快地適應(yīng)會計電算化的相關(guān)要求，就非常有必要加強對于他們的培訓(xùn)。所以要求企業(yè)在日常工作的過程中尤其要注意加強對于會計人員的培養(yǎng)工作，定期組織他們參加一些電算化的知識講座，鼓勵他們參加電算化知識的學(xué)歷教育，通過這種方式來培養(yǎng)更多能夠熟悉電算化程序的高素質(zhì)人才，促使整個企業(yè)當(dāng)中的電算化水平都能夠得到提升。

（五）加強內(nèi)部審計工作

一般來說，內(nèi)部審計不僅是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)當(dāng)中相當(dāng)重要的組成部分，同時更是對內(nèi)部會計監(jiān)督制度進行強化的一個重要安排。隨著會計電算化的實現(xiàn)，內(nèi)部審計工作也面臨著更高以及更嚴(yán)格的要求。要加強對于會計資料的定期審核，對電算化會計賬務(wù)處理的正確性進行審查，確保其能夠按照《會計法》的相關(guān)規(guī)定，在審核費用簽字時也能夠符合內(nèi)控制度的相關(guān)要求。例如在對賬冊的內(nèi)容進行查看時如果發(fā)現(xiàn)存在錯誤的賬表就需要及時地進行處理。與此同時還需要加強對于數(shù)據(jù)保存方式安全性的監(jiān)督，避免出現(xiàn)非法篡改數(shù)據(jù)的情況，加強對于系統(tǒng)當(dāng)中各個運行環(huán)節(jié)的審查，避免在工作的過程中出現(xiàn)漏洞的情況。

（六）加強操作運行管理控制

管理控制主要表現(xiàn)在兩個方面，分別是權(quán)限控制以及操作流程。針對操作權(quán)限控制這一方面來說主要指的是在每一個崗位當(dāng)中的工作人員都需要按照相應(yīng)的授權(quán)來對系統(tǒng)進行操作，一定不能出現(xiàn)超越接觸系統(tǒng)權(quán)限的情況。例如，工作單位的工資系統(tǒng)必須由專門的會計授權(quán)操作，其他員工沒有權(quán)限，如表2所示：

表2 工資項目一覽表

如表2所示，在整個工資項目系統(tǒng)中要制定合適的權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)，“等級工資”“崗位工資”是基本上保持不變的，如有變化需向上級請示授權(quán)方可修改，確保在系統(tǒng)當(dāng)中不會出現(xiàn)越權(quán)操作的情況，促使整個系統(tǒng)在工作的過程中能夠具有更高的安全性。與此同時操作權(quán)限的實行往往需要采用設(shè)置口令的方式。針對操作規(guī)程控制這一方面來說指的是在整個系統(tǒng)的操作當(dāng)中必須按照相應(yīng)的規(guī)范以及流程來進行，在整個操作的過程中需要對相應(yīng)的職責(zé)以及操作程序進行明確，在其內(nèi)部形成一個標(biāo)準(zhǔn)而又規(guī)范的電算化系統(tǒng)文件，對于進入到機房當(dāng)中需要操控系統(tǒng)的人員加強審核。對交接班的相關(guān)手續(xù)、數(shù)據(jù)備份以及防病毒感染等方面進行規(guī)定。具體的一些標(biāo)準(zhǔn)的操作程序包括上機日志、作業(yè)運行規(guī)程以及軟硬件操作規(guī)程等。

（七）加強組織與控制管理

實際上組織以及管理控制指的就是通過對相關(guān)的部門以及崗位職責(zé)進行制定，對相應(yīng)的權(quán)限劃分進行控制，這一工作最基本的目標(biāo)就是要建立合適的職責(zé)分工制度以及組織機構(gòu)，進而更好地達(dá)到相互制約的目的，有效地避免出現(xiàn)營私舞弊的現(xiàn)象。在實現(xiàn)了會計電算化之后，工作崗位又分為兩個方面，分別是基本會計崗位以及電算化會計崗位。針對基本會計崗位這一方面來說，主要指的是會計檔案管理、主管以及會計核算等相關(guān)的工作崗位。針對電算化會計崗位這一方面來說指的是運行系統(tǒng)維護以及系統(tǒng)管理等相關(guān)的工作崗位。在其中最為重要的崗位就是系統(tǒng)管理以及審核崗位。而對于系統(tǒng)管理來說主要就是對一些軟硬件的管理工作進行負(fù)責(zé)，從技術(shù)這一層面上確保系統(tǒng)的各項工作能夠順利進行。

五、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前階段為了能夠更好地適應(yīng)會計電算化趨勢的發(fā)展，就需要加強對于內(nèi)部控制制度的重視，建立健全完善的內(nèi)部控制制度，在企業(yè)當(dāng)中營造良好的會計工作環(huán)境，確保企業(yè)的各項會計數(shù)據(jù)能夠更加真實可靠，有效地提升整個企業(yè)的經(jīng)濟效益。