新時(shí)期背景下高校檔案信息化建設(shè)的路徑

摘要：檔案管理是高校重要的教育工作內(nèi)容，做好檔案工作，可提升高校整體工作水平。而如何做好檔案工作成為高校較為關(guān)注的話題。新時(shí)期背景下，檔案信息化思維的提出，為高校檔案管理信息化建設(shè)提供保障，優(yōu)化檔案工作質(zhì)量，達(dá)到檔案工作實(shí)踐有效性模式。對(duì)此，依據(jù)新時(shí)期背景下高校檔案信息化建設(shè)的價(jià)值，分析新時(shí)期背景下高校檔案信息化建設(shè)的困境及原則，并提出新時(shí)期背景下高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案;高校;信息化;建設(shè);新時(shí)期

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

信息科技技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案信息化的建設(shè)得到進(jìn)一步推進(jìn)。相比較傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，檔案信息化具有高效性、共享性的優(yōu)勢(shì)，提升檔案資源運(yùn)用效率，推助高校教育教學(xué)工作良好的開展?；诖?，新時(shí)期背景下，高校既重視檔案工作的開展，也關(guān)注檔案工作的創(chuàng)新，以檔案信息化思維為導(dǎo)向，建設(shè)檔案管理信息化體系，從而以檔案資源優(yōu)質(zhì)化管理模式提升高校辦學(xué)成果，促進(jìn)高校在時(shí)代進(jìn)程中良好的發(fā)展。

一、新時(shí)期背景下高校檔案信息化建設(shè)的價(jià)值

（一）延伸檔案管理載體

高校傳統(tǒng)的檔案管理模式的手段過于單一，缺乏靈活性，影響到檔案管理有效性實(shí)施。而新時(shí)期背景下，高校檔案信息化的建設(shè)，打破傳統(tǒng)檔案管理格局束縛，延伸檔案管理載體，增強(qiáng)檔案信息的傳播力度。首先，檔案資源依托于網(wǎng)絡(luò)空間，形成一個(gè)多元的信息存儲(chǔ)、傳播系統(tǒng)，其信息資源較為豐富，覆蓋率強(qiáng)，提升檔案管理成果。其次，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)存儲(chǔ)信息具有包容性，使檔案資源不受主體空間、地域的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享化，增強(qiáng)檔案資源運(yùn)用的效率。最后，檔案信息化模式所呈現(xiàn)的檔案資源內(nèi)容與形式多樣，包含文字、圖片、視頻一體化模式，為受眾面提供精準(zhǔn)檔案資源，獲取檔案服務(wù)滿意度。

（二）拓寬檔案信息存儲(chǔ)空間

高校傳統(tǒng)檔案管理方法及服務(wù)內(nèi)容呈現(xiàn)相對(duì)于獨(dú)立化，并且檔案管理工作自成一體，缺乏對(duì)多部門工作的銜接性。而高校檔案信息化的建設(shè)，可拓寬檔案資源儲(chǔ)存空間。例如：高校可將檔案資源納入到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，依托于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理、運(yùn)用、分析、搜索檔案資源，增強(qiáng)檔案管理成果及檔案信息資源運(yùn)用效率，推助檔案管理向規(guī)范化、科學(xué)化方向進(jìn)程。同時(shí)，檔案管理工作依托于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，設(shè)計(jì)相關(guān)的檔案信息交流平臺(tái)、檔案信息共享平臺(tái)，便于檔案管理工作者為其他部門工作服務(wù)，從而彰顯高校檔案信息化建設(shè)與實(shí)踐的價(jià)值。

二、新時(shí)期背景下高校檔案信息化建設(shè)的困境

（一）認(rèn)知不足

新時(shí)期背景下，檔案信息化的建設(shè)是高校檔案管理革新的必然要求，提升高校檔案管理成果，促進(jìn)檔案管理工作良好的實(shí)施。但從當(dāng)前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，存在對(duì)檔案信息化認(rèn)知不足的問題，這一問題的存在，影響到檔案管理的創(chuàng)新化。一方面，部分高校領(lǐng)導(dǎo)人在工作開展中，較為關(guān)注教學(xué)及科研工作，對(duì)檔案管理重視度不高，未能夠重視檔案資源運(yùn)用的價(jià)值;另一方面，在高校教育信息化實(shí)踐下，檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵認(rèn)知不足，阻礙了高校檔案信息化的建設(shè)。

（二）管理人員工作能力有待提升

檔案管理人員是高校檔案信息化建設(shè)的重要力量，檔案管理人員發(fā)揮自身工作效能，積極主動(dòng)投入到檔案信息化建設(shè)中，可促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的落實(shí)。但從當(dāng)前檔案管理人員發(fā)展現(xiàn)狀來看，存在部分檔案管理人員綜合能力不高的問題，例如：部分檔案管理人員信息素養(yǎng)不強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力不高，影響到高校檔案信息化的建設(shè)。

三、新時(shí)期背景下高校檔案信息化建設(shè)的原則

（一）“雙軌制”管理原則

新時(shí)期背景下，高校檔案信息化的建設(shè)，應(yīng)遵從“雙軌制”的管理原則，也提升檔案管理的質(zhì)量?！半p軌制”的管理模式是指以紙質(zhì)的檔案資源管理模式為主，在檔案信息化下，將紙質(zhì)的檔案資源轉(zhuǎn)換為電子文檔管理模式，對(duì)這些檔案資源進(jìn)行分別歸檔，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案資源雙管理模式，以便提升檔案管理服務(wù)能力，滿足多部門對(duì)檔案信息的多元化運(yùn)用需求。高校檔案信息化建設(shè)，遵從“雙軌制”管理模式的關(guān)鍵為，建立檔案檢索渠道，豐富檔案檢索工具，增強(qiáng)檔案信息共享性，以此使檔案資源更好服務(wù)于高校教育教學(xué)工作，促進(jìn)高校教育教學(xué)工作良好的開展。

（二）全過程管理原則

新時(shí)期背景下，高校檔案信息化的建設(shè)，遵從全過程管理原則是必要的。全過程的檔案資源管理思想，是由何嘉巧等人提出的思想觀念，是指在教育教學(xué)過程中，對(duì)所產(chǎn)生、生成的檔案資源進(jìn)行保管、鑒別、記錄、存儲(chǔ)、運(yùn)用、利用以及銷毀、歸檔等過程。全過程檔案管理模式具有一定的生命周期，是一個(gè)持續(xù)化、長久性的工作過程。高校檔案信息化依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、新媒體技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案“雙軌制”管理模式，依據(jù)檔案管理的程序，構(gòu)建全過程的管理?xiàng)l款，檔案管理人員根據(jù)這一條款，實(shí)現(xiàn)檔案資源的生成、甄別、保管、運(yùn)用、銷毀等工作，從而促進(jìn)保管的檔案資源得到有效性運(yùn)用與分享。

（三）界面管理原則

新時(shí)期背景下，高校檔案信息化建設(shè)，應(yīng)遵從界面管理原則。界面管理是檔案信息化管理中特有的管理模式，以各種設(shè)備、設(shè)施、軟件為媒介，實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲(chǔ)、歸檔、分類、運(yùn)用、分享等工作模式。具體而言，界面管理是指依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推助高校多部門工作的融合與交互，凸顯檔案信息資源在多部門工作中的地位，從而增強(qiáng)檔案資源運(yùn)用成果，達(dá)到高校檔案資源有效性管理的模式。

四、新時(shí)期背景下高校檔案信息化建設(shè)的路徑

（一）提升檔案信息化認(rèn)知

高校在新時(shí)期背景下，建設(shè)檔案信息化體系，可發(fā)揮檔案管理功效，以檔案優(yōu)質(zhì)化管理，提升高校檔案信息資源管理成果，也促進(jìn)高校教育教學(xué)工作有效性開展。基于此，應(yīng)提升對(duì)檔案信息化的認(rèn)知，從而促進(jìn)檔案信息化在高校教育工作中落實(shí)。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)重視檔案管理工作，依據(jù)當(dāng)前檔案工作模式，以檔案信息化思維，推助檔案管理的創(chuàng)新。其次，加強(qiáng)檔案信息化的宣傳力度，提升高校所有教職工對(duì)其進(jìn)行認(rèn)知，并發(fā)揮自身協(xié)同工作效能，配合檔案管理人員開展檔案信息化工作。例如：通過會(huì)議宣傳手段，加強(qiáng)檔案信息化思想、工作手段的認(rèn)知，增強(qiáng)所人員對(duì)檔案資源價(jià)值的認(rèn)知，從而踐行檔案管理信息化工作模式。最后，檔案信息化建設(shè)，樹立人本化管理理念，本質(zhì)檔案資源服務(wù)原則，立足于多部門檔案資源運(yùn)用情況，為他們提供針對(duì)性的檔案服務(wù)模式，獲取多部門對(duì)檔案管理工作的認(rèn)可，凸顯檔案信息化在高校教育中的地位。

（二）重視檔案信息化投入

高校在檔案信息化建設(shè)中，重視檔案管理工作模式的投入，包含資金、技術(shù)、人力、設(shè)備等方面，從而推助檔案信息化在高校教育工作中實(shí)踐。首先，高校在重視檔案管理中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理資金的投入，以檔案信息化建設(shè)為目標(biāo)，加強(qiáng)軟硬件設(shè)備的建設(shè)，加快檔案信息化的建設(shè)力度。其次，針對(duì)檔案信息化建設(shè)而言，其依托于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，存在一定的信息資源存儲(chǔ)安全性?；诖耍瑧?yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全重視度，安全防火墻等設(shè)備，為檔案存儲(chǔ)提供安全的空間，進(jìn)而增強(qiáng)檔案信息的運(yùn)用效率及安全性。最后，檔案信息化的建設(shè)，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用與研究，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的革新化，提升檔案信息化建設(shè)的性能。例如：加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的研究，將先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用到檔案信息化建設(shè)中，升級(jí)檔案信息化管理模式，從而提升檔案信息化體系的運(yùn)行能力。

（三）完善檔案信息化制度

在高校檔案信息化建設(shè)中，推助檔案信息化良好的實(shí)施，應(yīng)完善檔案信息化的制度體系，規(guī)范檔案管理人員行為舉止，促進(jìn)檔案管理工作良好的開展。首先，完善檔案保管及保密制度體系，避免檔案信息在運(yùn)用中出現(xiàn)泄漏的問題，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息有效性存儲(chǔ)與運(yùn)用模式。例如：依據(jù)檔案信息化管理的實(shí)際情況，構(gòu)建檔案保管及保密的制度體系，加強(qiáng)相關(guān)條款的增添，為檔案合理化管理提供保障。其次，完善檔案運(yùn)用制度體系，進(jìn)一步明確檔案資源的價(jià)值，增強(qiáng)檔案信息的運(yùn)用成果。最后，構(gòu)建檔案信息化管理激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)管理人員工作積極性，從而使管理人員為高校檔案信息化建設(shè)服務(wù)。

（四）提升管理人員綜合能力

在新時(shí)期背景下，高校檔案信息化的建設(shè)，重視管理人員綜合能力的提升，提升管理人員專業(yè)化能力、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)，增強(qiáng)管理人員對(duì)檔案信息化的認(rèn)知，使管理人員以自身綜合能力為導(dǎo)向，積極主動(dòng)融入到工作中，做好高校檔案管理工作，提高高校檔案信息化實(shí)施的成果，從而推助高校全面性的發(fā)展。

結(jié)語

新時(shí)期背景下高校檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐，依據(jù)檔案資源管理的重要性，踐行檔案信息化思想，建設(shè)檔案信息化工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案“雙軌制”管理模式，增強(qiáng)檔案資源運(yùn)用成果，提升高校檔案管理信息化建設(shè)的成效?；诖?，在高校發(fā)展進(jìn)程中，應(yīng)重視檔案管理工作的創(chuàng)新，從提升檔案信息化認(rèn)知、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)投入、完善檔案信息化制度、提升管理人員綜合能力四個(gè)維度，建設(shè)檔案信息化體系，從而彰顯高校檔案信息化建設(shè)與實(shí)踐的價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：鄭平，（1968.3），女，漢族，河南南陽人，本科，副研究館員，從事行政管理工作