試論現(xiàn)代企業(yè)檔案管理服務(wù)職能建設(shè)

王巍

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。近年來(lái)我們進(jìn)一步深入貫徹實(shí)施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。企業(yè)檔案服務(wù)職能建設(shè)包括企業(yè)檔案資源建設(shè)和企業(yè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)兩個(gè)部分。

一、企業(yè)檔案資源建設(shè)

在我國(guó)，建立檔案館（室）的企業(yè)一般都是大中型企業(yè)，在各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)中所形成的檔案也都具有數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)。企業(yè)的黨、政、科研、生產(chǎn)、建設(shè)、人事、財(cái)務(wù)等活動(dòng)中形成的各種檔案，從載體形式上劃分，可分為紙張、照片、光盤、磁盤、錄像、錄音、可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等，對(duì)不同載體的檔案選擇適當(dāng)?shù)墓芾矸椒ǎ娱L(zhǎng)檔案壽命，做好不同載體檔案的開發(fā)利用工作是十分重要的。企業(yè)檔案部門是照片、光盤、磁盤、錄像、錄音等載體檔案歸口管理部門。企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)本單位歸檔照片、光盤、磁盤、錄像、錄音等載體的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用;負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)本企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門載體檔案的形成、積累和移交等工作。企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門（企業(yè)黨建部、物資部、設(shè)備部等“以下略”）兼職檔案員，應(yīng)負(fù)責(zé)本部門照片、光盤、錄像、錄音等載體檔案的形成、積累和管理，并在檔案員的指導(dǎo)下按檔案管理規(guī)范，完成不同載體檔案的整理與移交。企業(yè)檔案品種的單一性直接影響了檔案服務(wù)功能的充分發(fā)揮，因此應(yīng)加大力度對(duì)企業(yè)檔案資源的建設(shè)和檔案結(jié)構(gòu)的完善。

1.做好宣傳工作，強(qiáng)化歸檔意識(shí)。企業(yè)檔案部門不僅要宣傳《檔案法》等法律法規(guī)，還應(yīng)加大力度，采取多種形式，加強(qiáng)檔案工作的的宣傳。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅要有一支過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)。我們確立了“普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)全員意識(shí)，健全考核機(jī)制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)貫徹，對(duì)全公司職工進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使廣大職工普遍增強(qiáng)了檔案管理的法制觀念?！稒n案法》修改后，又把新《檔案法》發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和中層干部以及工程技術(shù)人員手中，適時(shí)開展了《檔案法》宣傳周活動(dòng)，并利用廣播、廠報(bào)、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳，在此基礎(chǔ)上，組織全公司職工檔案知識(shí)競(jìng)賽。公司還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化規(guī)范管理。我們要建立嚴(yán)格的檔案管理制度，讓企業(yè)的檔案管理做到有章可循。如文件歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度等。

3.針對(duì)利用需求，開發(fā)檔案編研。在對(duì)企業(yè)檔案信息分析的基礎(chǔ)上，編制各種參考資料。根據(jù)企業(yè)檔案的館（室）藏情況和用戶需要，在進(jìn)行企業(yè)檔案實(shí)體整理后，將相對(duì)分散的各類企業(yè)檔案信息，通過(guò)分析、研究、篩選、提煉、匯集等方法，匯集成信息相對(duì)集中的、各種形式的企業(yè)檔案參考資料。

如我們堅(jiān)持調(diào)查研究，確立實(shí)用、可行的編研課題，做好經(jīng)常性的資料匯編工作，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)管理需要。幾年來(lái)，廠里檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分析》、《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》、《科研成果匯編》、《安全經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬(wàn)字的編研材料。其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時(shí)還編制了檢索工具28種161冊(cè)，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。如《電氣設(shè)備銘牌手冊(cè)》、《征地文件匯編》、《徐州發(fā)電廠大事記》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術(shù)人員的歡迎。

二、企業(yè)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)

事業(yè)興衰，關(guān)鍵在人。企業(yè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是企業(yè)檔案服務(wù)職能建設(shè)的核心力量和成功之本。目前企業(yè)檔案人才隊(duì)伍應(yīng)具有積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)，既懂檔案知識(shí)又懂業(yè)務(wù)知識(shí)。造就一支高素質(zhì)、具有創(chuàng)新精神的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，是新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作亟待解決的問(wèn)題。

1.引進(jìn)專業(yè)人才，嚴(yán)格控制入口關(guān)。目前，企業(yè)檔案管理人員中高學(xué)歷（大學(xué)本科以上）及取得檔案專業(yè)中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格的很少，有的甚至還未取得檔案管理崗位資格證書，這大大阻礙了企業(yè)檔案事業(yè)進(jìn)程，使其在低水平徘徊，甚至成為企業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。

2.加強(qiáng)檔案人才的培訓(xùn)教育。企業(yè)檔案人員隊(duì)伍整體文化素質(zhì)不高，企業(yè)檔案人員要加強(qiáng)培訓(xùn)和再教育工作。再教育的內(nèi)容重點(diǎn)有兩項(xiàng)，一是檔案學(xué)理論和相關(guān)學(xué)科理論，特別是新理論、新思想和新方法的學(xué)習(xí)。二是現(xiàn)代信息技術(shù)教育，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等。

3.建立合理有效的激勵(lì)制度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)尤其要重視人才培養(yǎng)，要制定、創(chuàng)新適應(yīng)時(shí)代要求的企業(yè)檔案發(fā)展的各種制度和獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，以利于檔案人才的脫穎而出，并為檔案人才施展才干營(yíng)造良好的工作條件和人文環(huán)境，迎接經(jīng)濟(jì)全球化、信息電子化對(duì)企業(yè)檔案工作的挑戰(zhàn)。

4.強(qiáng)化檔案人員的綜合素質(zhì)。①業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是對(duì)企業(yè)檔案人員的基本要求。作為企業(yè)檔案管理人員，要具備系統(tǒng)的檔案學(xué)理論知識(shí)，熟練掌握企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、組卷、編目、著錄等基礎(chǔ)工作。同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員還要有干練的組織管理能力和辦事能力。本人在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業(yè)務(wù)知識(shí)，能熟練運(yùn)用《神華集團(tuán)公司（電力板塊）檔案管理業(yè)務(wù)手冊(cè)》對(duì)相關(guān)專業(yè)文件材料進(jìn)行科學(xué)分類和整理，并能熟練運(yùn)用清華紫光圖檔管理系統(tǒng)的各種功能，進(jìn)行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)。科技檔案分類科學(xué)，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)。英語(yǔ)水平和計(jì)算機(jī)水平都有不同程度提高，利用業(yè)余時(shí)間較全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)并掌握科技檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，具有很高的電力科技檔案管理水平。經(jīng)常在《城建檔案》、《現(xiàn)代企業(yè)》等期刊雜志上面發(fā)表檔案學(xué)術(shù)論文。常年訂閱《檔案學(xué)通訊》雜志，熟悉國(guó)內(nèi)外本學(xué)科及主要相關(guān)學(xué)科的科學(xué)管理、技術(shù)水平、研究動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)信息以及發(fā)展趨勢(shì)，掌握發(fā)展前沿的狀況。 ②開創(chuàng)能力。企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力歸根到底在于它的科技能力，反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建、技改等工作內(nèi)容的科技檔案是企業(yè)檔案的核心?？萍紮n案進(jìn)入市場(chǎng)、再次展露光芒，這其中依靠的主要是檔案管理人員的科技能力和商品經(jīng)濟(jì)意識(shí)。③科技素質(zhì)。企業(yè)檔案管理人員必須具備相關(guān)的科技知識(shí)和強(qiáng)烈的科技意識(shí)。科技檔案記述和反映本單位的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動(dòng)，要管理好它，就要熟悉科技檔案的內(nèi)容，具備一定的生產(chǎn)方面的專業(yè)知識(shí)和理論知識(shí)是必要的。本人在工作上，負(fù)責(zé)徐州發(fā)電有限公司全公司科技檔案（電力生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備）收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用工作。工作中勤勤懇懇，任勞任怨?？萍紮n案收集齊全、分類科學(xué)、鑒定準(zhǔn)確、組卷合理，熟練掌握科技檔案管理方法，既懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又懂科技檔案管理知識(shí)，將兩者融會(huì)貫通，促進(jìn)科技檔案工作發(fā)展。改良服務(wù)態(tài)度，努力提高查全率、查準(zhǔn)率，使科技檔案利用者高興而來(lái)，滿意而歸。④經(jīng)濟(jì)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理人員必須時(shí)刻具有經(jīng)濟(jì)意識(shí)，樹立效益觀念，并努力使企業(yè)檔案部門成為一個(gè)以社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益為工作目標(biāo)的產(chǎn)業(yè)部門。

三、企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

例如2020年3月11日，本公司設(shè)備維護(hù)部電氣檢修二班班長(zhǎng)張某到檔案室要求查閱補(bǔ)水泵變頻器、疏水泵變頻器、2號(hào)主變壓器安裝運(yùn)行說(shuō)明書等電氣檔案，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，調(diào)出0402-941-021、0300-905-104、119、139等案卷12卷，張某表示非常滿意，檔案為電氣設(shè)備檢修的圓滿完成提供了有力保障。再如2020年3月11日，公司檢修公司試驗(yàn)中心金屬材料所專業(yè)工程師時(shí)某為做好公司發(fā)電設(shè)備金屬技術(shù)監(jiān)督工作到檔案室要求查閱公司高壓加熱器（A、B列）及疏水冷卻器的質(zhì)量說(shuō)明書、容器使用登記證、檢驗(yàn)報(bào)告、圖紙等科技檔案，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，調(diào)出0402-936-001、002、003、004等案卷4卷，時(shí)某表示非常滿意，檔案為公司發(fā)電設(shè)備金屬技術(shù)監(jiān)督工作的圓滿完成提供了有力保障。又如公司順利完成國(guó)華公司對(duì)公司2017年、2018年重大技術(shù)改造及重大修理項(xiàng)目檢查評(píng)價(jià)工作。2020年7月，國(guó)華電力公司對(duì)公司2017年、2018年重大技術(shù)改造及重大修理項(xiàng)目進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)，2020年7月8日，公司設(shè)備維護(hù)部、燃料生產(chǎn)部各專業(yè)技術(shù)人員到檔案室借閱了2017-641-004、2018-641-006、010、098、100、101等案卷，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，使公司順利完成國(guó)華公司重大項(xiàng)目檢查評(píng)價(jià)工作等。

（作者單位：國(guó)家能源集團(tuán)江蘇公司徐州發(fā)電有限公司檔案室）