湖北省科技計劃項目檔案管理現(xiàn)狀及對策

楊梅云 劉延濱

(湖北省科技信息研究院，湖北 武漢 430071)

0 引言

科技計劃項目檔案是指組織實施各類不同的科技計劃過程中形成的具備保存價值，應(yīng)該歸檔的立項文件和資料，包括項目申報材料、專家評審材料、項目任務(wù)書、項目驗收材料等，它是科技計劃項目管理過程中各項工作的真實記錄，實施科技計劃的重要參考依據(jù)，也是一種重要的科技信息資源。為加強科技計劃項目檔案的管理，發(fā)揮其在科技項目研究中的作用，提升科技管理的規(guī)范性和效能，對科技計劃項目檔案管理的現(xiàn)狀與對策進行梳理與探討十分必要。

1 湖北省科技計劃項目檔案管理現(xiàn)狀

湖北省科技計劃項目檔案館在湖北省科技廳的委托下由湖北省科技信息研究院組織實施建設(shè)。通過對省科技廳各處室移交的科技計劃項目申報材料、評審材料、立項材料、驗收材料等紙質(zhì)材料進行數(shù)字化加工、整理和保存，最大限度地確保了科技計劃項目檔案材料的完整性，形成了可追溯的痕跡，基本實現(xiàn)了檔案的紙質(zhì)化和電子檔案規(guī)范化管理，對于提升與推動省科技計劃項目管理工作的效能起到了積極作用。

1.1 檔案設(shè)施及人員配置基本到位

湖北省科技計劃項目檔案實體館目前建有專用庫房，內(nèi)置密集檔案架、空調(diào)、抽濕器、消防設(shè)施等，用于存放科技計劃項目紙質(zhì)檔案。另設(shè)數(shù)字化加工室，配有電腦、打印復(fù)印機及高速掃描儀等設(shè)備，用于檔案數(shù)字化加工及查詢借閱服務(wù)。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，各處室主要負責(zé)同志為科技計劃項目檔案管理工作的第一責(zé)任人，同時明確一名兼職檔案管理員集中管理工作中所形成的文件與材料，并定期向省科技計劃項目檔案館移交。省科技計劃項目檔案館安排專職人員具體承擔(dān)檔案的清點接收、分類整理、數(shù)字化加工、歸檔上架保存、到期報廢清查、查詢借閱服務(wù)等項工作。

1.2 檔案管理辦法與規(guī)范初步建立

為規(guī)范湖北省科技計劃項目檔案管理，湖北省科技廳依據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》《湖北省科技計劃項目管理暫行辦法(試行)》和《湖北省科技計劃項目管理規(guī)程(試行)》，制定了《湖北省科技計劃項目檔案管理辦法(試行)》，并于2013年11月正式下文到廳各處室開始執(zhí)行。省科技計劃項目檔案館制定了《湖北省科技計劃項目檔案館檔案管理規(guī)范》《湖北省科技計劃項目檔案館數(shù)據(jù)加工流程》《湖北省科技計劃項目檔案館借閱管理規(guī)定》等系列日常管理規(guī)范，在工作中遵守與使用。

1.3 檔案日常管理與運轉(zhuǎn)整體順暢

根據(jù)需求，湖北省科技計劃項目檔案館不定期對湖北省科技廳各責(zé)任處室移交的科技計劃項目檔案材料進行核對接收；檔案管理人員對接收的項目材料進行清理剔重、分類著錄，切割后進行掃描形成的PDF文檔集中導(dǎo)入光盤，分年度長期保存；數(shù)據(jù)同時著錄入檔案管理系統(tǒng)；還原膠裝后的紙質(zhì)檔案按年度、類別標引入庫；根據(jù)相關(guān)規(guī)定，立項的科技計劃項目檔案紙質(zhì)材料保存5年，未立項項目的申報書保存1年，對于超過保管期限的科技計劃項目紙質(zhì)檔案進行登記造冊后，送省保密局集中銷毀。

1.4 檔案查詢與利用功能日漸凸顯

湖北省科技計劃項目檔案館遵循“邊移交、邊加工、邊服務(wù)”的原則，及時、高效地開展科技計劃項目檔案的建設(shè)維護與對外查詢借閱服務(wù)工作，每年接待相關(guān)單位(部門)的借閱查詢均達到千余項(人次)，主要為湖北省科技廳項目立項、中期檢查、結(jié)題驗收、績效評估等科技管理環(huán)節(jié)提供旁證查考；配合省財政廳、省審計廳對項目資金的使用情況進行檢查、監(jiān)督與審計；面向項目承擔(dān)單位，對其往年承擔(dān)的項目材料進行查閱利用等。

2 湖北省科技計劃項目檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理的意識有待進一步加強

科技計劃項目檔案管理雖然是科技管理工作的組織部分，但長期以來，并沒得到應(yīng)有的重視。雖然此前，湖北省科技廳已經(jīng)出臺了《湖北省科技計劃項目檔案管理辦法(試行)》，提出了相應(yīng)的工作程序和要求，但由于沒有建立相應(yīng)的監(jiān)督與考評機制，在執(zhí)行過程中難免會存在一定偏差。也由于科技項目管理本身所具備的特點，不同的科技計劃類別由省科技廳不同的業(yè)務(wù)處室組織實施，再加上有些科技計劃項目，執(zhí)行周期較長，移交什么材料，什么時候移交材料，都由移交方自行把握，移交行為相對隨意。檔案的接收方基本處于被動狀態(tài)，致使移交、管理過程中會出現(xiàn)一些難以避免的問題，如：檔案管理層級、服務(wù)邊界、移交材料的完整度欠缺、移交材料時間上的滯后等。

2.2 檔案設(shè)施和人員配置需進一步優(yōu)化

目前常規(guī)設(shè)備和檔案庫雖配置齊全，基本能滿足檔案管理日常的一般需要。但有些專業(yè)化設(shè)備(如高速掃描儀)使用多年，故障頻出，不能完全滿足大批量的檔案材料進行電子化掃描的需要。另外，雖然科技計劃項目檔案館目前配備了工作人員，專職從事科技計劃項目檔案的管理及服務(wù)工作，但這些人員差不多都是半路出家，幾乎沒有檔案管理的專業(yè)背景，工作的能力較為薄弱。由于沒有專業(yè)培訓(xùn)的渠道與途徑，大家對檔案管理知識的了解，全憑平時在工作中摸索，缺少系統(tǒng)化與專業(yè)度。而又由于在實際工作中缺乏檔案管理服務(wù)的專業(yè)化知識，也難以從專業(yè)化角度對檔案管理工作的提升與優(yōu)化提出合理化的建議。

2.3 檔案管理系統(tǒng)還不夠完善

隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案工作觀念和方法已經(jīng)不能完全適應(yīng)檔案工作的需要，檔案信息化建設(shè)也必將成為檔案管理的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作。建館之初，檔案館曾購進通用的檔案管理系統(tǒng)，以期實現(xiàn)檔案管理的信息化，但通過一段時間的運行，對照科技計劃項目檔案管理的實際，該系統(tǒng)模塊并不完全契合。但由于檔案工作經(jīng)費所限，無法對系統(tǒng)進行升級改造，由此導(dǎo)致了現(xiàn)有大部分工作仍由手工完成，耗費了相當(dāng)?shù)娜肆Γ瑖乐赜绊懥藱n案管理工作的效能。

2.4 檔案資源的深度開發(fā)利用尚未起步

《湖北省科技計劃項目檔案管理辦法(試行)》明確指出，要加強項目檔案信息資源的開發(fā)使用，研究分析項目管理過程中的特點和規(guī)律，為科技計劃管理提供咨詢服務(wù)。但目前限于人力、物力、財力與能力等因素，只是實現(xiàn)了全省科技項目檔案管理工作的基礎(chǔ)功能，即對全省科技項目檔案材料進行數(shù)字化加工、歸檔，做好查詢、借閱管理服務(wù)，而將科技計劃項目檔案視作一種信息資源進行深度挖掘、開發(fā)利用，尚未起步，如何對科技計劃項目檔案進行分析、研究、挖掘，為科技管理、科研研究、企業(yè)研發(fā)提供決策參考，值得深入思考。

3 加強湖北省科技計劃項目檔案管理工作的對策

科技計劃項目檔案管理是全省科技管理的一項基礎(chǔ)性工作，同時科技計劃項目檔案也是一種重要的信息資源，在當(dāng)下環(huán)境中，它對科技研究活動全過程軌跡的記錄還原功能不可替代，其富含的大量信息與數(shù)據(jù)作為大數(shù)據(jù)的來源之一的地位不可替代，需積極探索并用好用活檔案信息資源。

3.1 增強檔案管理意識，理順檔案工作流程

增強檔案管理意識是做好科技檔案管理工作的前提，要提升對科技計劃項目檔案重要性的認識；要進一步理順檔案的管理層級與服務(wù)邊界，明確檔案移交方與接收方的職責(zé)和任務(wù)，從源頭上保證科技計劃項目檔案的完備性，使檔案管理工作不缺位、服務(wù)不越位；根據(jù)工作實際，進一步制訂完善各類檔案管理服務(wù)制度及規(guī)范；另外，科技計劃項目檔案的管理人員也要增強檔案管理的主動作為意識，從被動接收材料變?yōu)橹鲃邮占牧?，以提高檔案管理工作的效能。

3.2 完善硬件配套設(shè)施，加強檔案隊伍建設(shè)

硬件設(shè)施是檔案管理的必備基礎(chǔ)與支撐，每年必須保證相對固定經(jīng)費的投入，建議科技管理部門將檔案工作經(jīng)費納入科技項目經(jīng)費的預(yù)算，每年按比例劃撥科技檔案管理經(jīng)費，以保證檔案管理配套設(shè)施的建設(shè)。另外，隨著現(xiàn)代化管理手段在科技檔案管理上的廣泛應(yīng)用，對檔案管理人員也提出了更高的執(zhí)業(yè)要求，不僅需要具備檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技術(shù)，還要具備相關(guān)的現(xiàn)代科技能力，并且能夠?qū)⑦@種能力運用到工作實際中去。因此，加強檔案管理隊伍建設(shè)，是當(dāng)務(wù)之急。除了適時引進專業(yè)人才，現(xiàn)有檔案管理人員也應(yīng)在工作中不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，新知識，以適應(yīng)工作的需要；不定期組織內(nèi)部專業(yè)培訓(xùn)或輪派工作人員參加檔案管理部門組織的專業(yè)化培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，也是提升素質(zhì)的必要路徑。

3.3 優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，推動信息整合共享

組織技術(shù)人員對現(xiàn)行檔案管理系統(tǒng)深度梳理，查擺系統(tǒng)在原有功能設(shè)計上存在的缺陷，在資金到位的前提下，建立科技計劃項目檔案管理系統(tǒng)(科技計劃項目全過程管理系統(tǒng))，進一步提升檔案管理水平。同時，積極探索檔案管理系統(tǒng)與湖北省科技管理工作其它相關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)互聯(lián)互通的路徑。目前，湖北省科技廳已建成并已投入使用的有：科技計劃項目申報系統(tǒng)、網(wǎng)上評審系統(tǒng)、科技報告共享服務(wù)系統(tǒng)，這些系統(tǒng)獨立運行，有各自的特色與側(cè)重，但又都與檔案管理系統(tǒng)存在著某些功能與模塊的相似與交叉。如何將檔案管理系統(tǒng)與這幾個系統(tǒng)打通，有機地關(guān)聯(lián)起來，加強相關(guān)數(shù)據(jù)的整合、資源共享和功能優(yōu)化，實現(xiàn)信息聯(lián)動，值得我們?nèi)ミM一步探究。

3.4 開發(fā)檔案信息資源，提升檔案利用水平

科技計劃項目檔案管理的最終目的是服務(wù)于科技工作，服務(wù)于科技生產(chǎn)和科技管理者?？萍加媱濏椖繖n案是科技活動的過程性記錄，包含了大量的科技信息，如科技活動的步驟，科技研究的方法，科技創(chuàng)新的思路等，而這些信息資源深藏原始檔案其間，只有通過開發(fā)利用才能實現(xiàn)其價值。要轉(zhuǎn)變長期以來檔案管理“重收藏、輕利用”的觀念，由關(guān)注檔案的載體管理逐步向關(guān)注檔案的內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，通過對檔案材料中相關(guān)信息的采集、分析、加工、整理，進行編研，形成具有特色性、專業(yè)性的專題產(chǎn)品，提供給科技管理部門決策參考或者其他檔案利用者使用，使科技管理部門及檔案利用者能夠在最短的時候內(nèi)直接獲得需要的信息，避免一些時間上的消耗，將更多的精力投入到科技管理與科學(xué)研究中去，也由此實現(xiàn)科技計劃項目檔案管理工作品質(zhì)的提升。

4 結(jié)語

完善科技計劃項目檔案管理，需提高對科技計劃項目檔案管理工作重要性的認識，積極探索適宜于科技計劃項目檔案管理工作良性發(fā)展的管理體制和運行機制，最大限度地發(fā)揮科技計劃項目檔案的利用價值，使其更好地服務(wù)于全省的科技管理及科學(xué)研究工作。