高校合同審計(jì)存在的問(wèn)題及建議

魏 璐

（新疆大學(xué) 新疆 烏魯木齊 830046）

一、高校合同審計(jì)存在的問(wèn)題

（一）合同的管理制度不夠完備，甚至缺失。很多高校并沒(méi)有合同管理的制度，只是依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》對(duì)合同進(jìn)行管理，可每個(gè)學(xué)校的情況不同，機(jī)構(gòu)設(shè)置也不同，合同的管理制度不夠完備甚至缺失，使合同的簽訂無(wú)章可循。

（二）合同審核流程不清晰。合同審核流程不清晰，管理鏈條不明確，未形成流程圖。有些合同申請(qǐng)人到合同審核部門(mén)，審核部門(mén)說(shuō)要“某某部門(mén)先審核簽字本部門(mén)再審核簽字”。合同審核流程的不清晰，導(dǎo)致經(jīng)辦人多跑路，多趟跑等問(wèn)題。

（三）合同審核的疊位和缺位問(wèn)題并存。同一個(gè)合同經(jīng)過(guò)不同部門(mén)的審核，有些環(huán)節(jié)需要審核兩遍甚至更多，有時(shí)不同審核部門(mén)對(duì)合同的同一條款有不同意見(jiàn)，讓申請(qǐng)人無(wú)所適從；有些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)卻沒(méi)有審核出來(lái)，導(dǎo)致合同履行期間出現(xiàn)糾紛。

（四）合同管理的重要性宣傳力度不夠。高校從上到下對(duì)合同管理的重視程度不夠，校黨委層面對(duì)合同管理的重視和宣傳程度不夠，教職工層面對(duì)合同管理的了解程度不夠，管理部門(mén)和審核部門(mén)層面對(duì)合同審核的流程制定和更新不夠，以至于申請(qǐng)人認(rèn)為審核合同、修改合同是在找麻煩。

（五）合同未形成制式模板。申請(qǐng)人和申請(qǐng)單位自行擬定合同，同一類型的合同不一致，這樣增加了很多重復(fù)的工作量。同時(shí)，因?yàn)楹贤瑮l款措辭稍有變化，所表達(dá)的意思就有很大差別，這給合同審計(jì)增加了很多風(fēng)險(xiǎn)且降低了效率。

（六）部分合同與上位法相違背，實(shí)際情況與合同中陳述情況不一致。

（七）合同不夠完整。合同的內(nèi)容沒(méi)有完整體現(xiàn)事實(shí)的全部?jī)?nèi)容。

（八）合同簽訂前期未經(jīng)過(guò)報(bào)批。合同的可行性、可操作性未經(jīng)過(guò)審批，合同未經(jīng)過(guò)談判，合同簽訂未通過(guò)申請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批等。

（九）合同條款明顯失衡。有些單位作為牽頭單位，有較大話語(yǔ)權(quán)和霸王作風(fēng)，自己制定制式合同，合同中明顯存在不平等條約，不讓對(duì)方修改。如違約條款中只約定對(duì)方違約的情況和應(yīng)付賠償責(zé)任，對(duì)于自己方的違約情況及應(yīng)付賠償責(zé)任只字未提。

（十）合同文本不夠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，文字描述出現(xiàn)歧義和表述不一致。如“合同中描述合同質(zhì)保期為兩年，當(dāng)質(zhì)保期滿一年，應(yīng)該……，”此處對(duì)于質(zhì)保期滿一年存在是質(zhì)保期結(jié)束后滿一年（3年）還是當(dāng)質(zhì)保生效后一年（1年）存在歧義，對(duì)合同執(zhí)行存在很大爭(zhēng)議。合同內(nèi)容前后表述不一致。有些合同自相矛盾，非常不嚴(yán)謹(jǐn)，如某合同關(guān)于產(chǎn)品的質(zhì)保期前后描述不一致，前描述“貨物質(zhì)保期為1年”，后描述“在兩年質(zhì)保期內(nèi)，發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題……”。

（十一）合同的主體不明確且未經(jīng)過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。學(xué)校的二級(jí)單位如學(xué)院及職能部門(mén)以二級(jí)單位名義對(duì)外簽訂合同，未經(jīng)法律顧問(wèn)及有關(guān)部門(mén)審核，學(xué)校層面也不知道，存在很大風(fēng)險(xiǎn)。加蓋學(xué)院或者二級(jí)單位公章，在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛，學(xué)院或職能部門(mén)層面未必能夠處理，還要學(xué)校來(lái)解決，甚至走司法程序，造成了學(xué)校資金的流失。

（十二）未定期對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，很多申請(qǐng)人把簽訂合同當(dāng)做合同工作的結(jié)束。

（十三）合同信息化程度不夠，合同經(jīng)過(guò)多部門(mén)流轉(zhuǎn)，經(jīng)過(guò)多部門(mén)審批，經(jīng)辦人就要把這些部門(mén)全部走一遍，有時(shí)候合同需要修改時(shí)還需要走很多遍，這極大地浪費(fèi)了經(jīng)辦人的時(shí)間，經(jīng)辦人多次反映“流程太繁瑣，有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)不在還要來(lái)好幾遍”。如果合同通過(guò)信息化系統(tǒng)管理，合同由經(jīng)辦人、經(jīng)辦單位發(fā)出審核申請(qǐng)，按照系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的流程，流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，審批部門(mén)提出的修改意見(jiàn)在系統(tǒng)中修改好再次上傳合同就可以，最后經(jīng)辦單位只需拿最終的審批表格和合同，到歸口部門(mén)蓋章簽字就好。

（十四）存在私自修改合同且不報(bào)備的情況。有些申請(qǐng)人和申請(qǐng)單位在審核合同階段，對(duì)合同文本進(jìn)行了修改，但在審核通過(guò)后，基于某些原因，又將合同修改回原始合同，蓋章和簽字時(shí)如果不仔細(xì)察看，就渾水摸魚(yú)簽訂了合同。

（十五）無(wú)合同歸檔、歸口部門(mén)。合同資料凌亂，查找、使用很不方便。

（十六）合同簽訂滯后，甚至補(bǔ)簽合同。簽訂合同流于形式。在審核合同中發(fā)現(xiàn)，合同的履行期限已過(guò)，經(jīng)與經(jīng)辦人溝通，確認(rèn)為補(bǔ)簽合同，目的只為付款，補(bǔ)簽合同存在很大風(fēng)險(xiǎn)，如果出現(xiàn)糾紛無(wú)任何書(shū)面制約。

（十七）簽訂補(bǔ)充合同或者變更合同，其中存在很大風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)引起重視。

（十八）合同所列的貨物與之前約定的貨物參數(shù)不一致。經(jīng)過(guò)招投標(biāo)方式采購(gòu)的貨物，合同的參數(shù)與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)不一致。

（十九）利用合同類型渾水摸魚(yú)。有些混合項(xiàng)目可以簽幾種合同類型，部分申請(qǐng)人利用這點(diǎn)偷梁換柱。

（二十）合同內(nèi)容不夠盡善盡美，不夠完備。

（二十一）合同印章管理混亂，存在用公章簽訂合同不備案的情況。

（二十二）未追蹤合同的后續(xù)履行情況。不關(guān)注合同的后續(xù)情況。

二、對(duì)高校合同的建議

（一）高校應(yīng)該根據(jù)高校自身的情況，制定一套合同管理制度，從合同提出、談判、起草、報(bào)批、簽訂、履行、監(jiān)督、反饋等環(huán)節(jié)管理合同，配套具體的流程、流程圖。

（二）合同審核應(yīng)形成簡(jiǎn)明扼要的流程文字、流程圖，通過(guò)合同審核系統(tǒng)，讓經(jīng)辦人足不出戶也能輕松辦理業(yè)務(wù)。制定統(tǒng)一的合同辦理流程，所有涉及單位應(yīng)統(tǒng)一口徑，不能說(shuō)法不一，應(yīng)把需要攜帶的資料，包括資料名稱、所需份數(shù)都要清楚說(shuō)明，在流程圖中體現(xiàn)，避免重復(fù)工作。

（三）明確審核部門(mén)的職責(zé)和分工是當(dāng)務(wù)之急。合同缺少歸口管理部門(mén)，管理存在混亂，應(yīng)確定歸口管理部門(mén)，將合同審核的責(zé)任進(jìn)行劃分，歸集到相關(guān)的審核部門(mén)，落實(shí)責(zé)任。

（四）應(yīng)召開(kāi)合同業(yè)務(wù)宣傳會(huì)和培訓(xùn)會(huì)，廣而告之合同的重要性和必要性，使全校教職工都能重視合同管理。

（五）應(yīng)根據(jù)高校合同的類別，對(duì)合同進(jìn)行分類，對(duì)每類合同都擬定合同模板，合同模板經(jīng)過(guò)申請(qǐng)單位、審計(jì)單位、法務(wù)部門(mén)、管理部門(mén)等審核，根據(jù)提出的修改意見(jiàn)，形成模板，模板也要根據(jù)實(shí)際情況不定期更新和增加。

（六）應(yīng)嚴(yán)格要求合同合法、合規(guī)、真實(shí)，這是合同的最根本原則。合同的前期資料、背景應(yīng)與合同內(nèi)容一致。

（七）應(yīng)要求審計(jì)合同的內(nèi)容完整體現(xiàn)事實(shí)的全部?jī)?nèi)容，包括但不限于：1.合同的背景、目的；2.合同幾方的權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)；3.合同的期限；4.合同中提供勞務(wù)情況、資金情況；5.知識(shí)產(chǎn)權(quán)情況；6.合同內(nèi)容保密情況；7.合同違約責(zé)任情況；8.合同爭(zhēng)議的解決途徑和辦法等。

（八）應(yīng)明確合同簽訂前期經(jīng)過(guò)報(bào)批。合同的可行性、可操作性經(jīng)過(guò)審批，合同經(jīng)過(guò)談判，合同簽訂通過(guò)申請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批，合同資金的來(lái)源、去向可循。

（九）保證合同公平，不能存在合同條款明顯失衡情況。

（十）合同文本規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，文字描述不能出現(xiàn)歧義和表述不一致。

（十一）明確合同主體、類型進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。不能以二級(jí)單位名義對(duì)外簽訂合同，除特殊情況外，核查合同合作方是否真實(shí)存在，是否涉及官司，是否有不良記錄，不良記錄比例多少，是否存在資金鏈斷裂、資金異常波動(dòng)等問(wèn)題，是否是誠(chéng)信合作商。對(duì)各式合同的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是否經(jīng)過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)應(yīng)措施是否在合同中體現(xiàn)。合同有共同的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，但不同類型的合同也有不同的風(fēng)險(xiǎn)：1.科研類合同，明確對(duì)方與我方具體分工、撥款或付款具體時(shí)間、工作完成的具體時(shí)間，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬。2.采購(gòu)類合同，收到標(biāo)的物驗(yàn)收合格后再付清全款。明確是否有質(zhì)保金，若有質(zhì)保金，質(zhì)保金如何、何時(shí)結(jié)清。明確產(chǎn)品質(zhì)保期、質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的解決辦法、質(zhì)保期后出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的解決辦法。食品類采購(gòu)合同應(yīng)明確食品應(yīng)達(dá)到的級(jí)別、質(zhì)量要求等。3.培訓(xùn)班類合同，落實(shí)資金等問(wèn)題。4.短期勞務(wù)、服務(wù)合同，明確對(duì)方為我方提供勞務(wù)的具體合格標(biāo)準(zhǔn)，若不合格的整改時(shí)限、承擔(dān)責(zé)任等。5.房屋租賃合同，明確房屋的具體用途、能否改變用途，能否轉(zhuǎn)租，能否改變房屋構(gòu)造等要求，房屋的質(zhì)保金（押金）數(shù)額、退還要求、退還時(shí)間等。

（十二）合同的履行情況需要經(jīng)辦單位進(jìn)行跟進(jìn)，不能合同簽訂就算結(jié)束。要關(guān)注時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如果無(wú)法按時(shí)按要求履行合同內(nèi)容要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)處理，特別涉及違約責(zé)任、賠償條款等內(nèi)容，如無(wú)法履行條款要及時(shí)上報(bào)，緊急處理。

（十三）運(yùn)用信息化系統(tǒng)不僅使業(yè)務(wù)更加便捷，還能監(jiān)控合同的全過(guò)程，對(duì)于即將履行的步驟進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示。

（十四）嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)私自修改合同且不報(bào)備的情況。最好通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行合同的流轉(zhuǎn)或者制定制式合同，這種情況就能減少或者避免。

（十五）應(yīng)確定合同的歸檔部門(mén)，做好合同臺(tái)賬。如果做到了信息化管理合同，合同的歸檔問(wèn)題也會(huì)相應(yīng)輕松，只需要打印出前期資料，加蓋公章，生成合同臺(tái)賬就可，如果還未做到信息化，也應(yīng)該由歸檔部門(mén)收齊合同前期、執(zhí)行、后期的所有資料，留存歸檔，并做好合同臺(tái)賬。

（十六）要求合同提前簽訂，禁止補(bǔ)簽合同。

（十七）補(bǔ)充條款與原合同如有變更，應(yīng)詳細(xì)表述補(bǔ)充的內(nèi)容，還應(yīng)明確變更部分以簽訂補(bǔ)充協(xié)議后以原合同為準(zhǔn)還是補(bǔ)充條款為準(zhǔn)，如簽訂變更合同，應(yīng)詳細(xì)列明合同變更部分是如何變更，未變更部分又如何處理。合同簽訂后如果發(fā)現(xiàn)因錯(cuò)誤重新簽訂合同或者作廢之前的合同，之前的合同和作廢的合同要收回銷毀。否則會(huì)出現(xiàn)管理混亂或者重復(fù)承擔(dān)責(zé)任的問(wèn)題。

（十八）如果是招投標(biāo)后簽訂的合同，合同的內(nèi)容應(yīng)該與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)有對(duì)應(yīng)關(guān)系，如果內(nèi)容需要修改，也應(yīng)該有修改的依據(jù)和說(shuō)明，存在投標(biāo)文件中約定提供高參數(shù)貨物，中標(biāo)后提供低參數(shù)貨物，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)。

（十九）了解合同實(shí)質(zhì)，確定最優(yōu)合同類型。有些混合項(xiàng)目可以簽幾種合同類型，是否選擇了最合理、最適宜的合同類型，所選合同類型的依據(jù)是什么，依據(jù)是否合理。如有些項(xiàng)目包括施工和采購(gòu)，既可以簽訂施工合同，也可以簽訂采購(gòu)合同，這時(shí)候要看預(yù)算的比例、內(nèi)容的側(cè)重、實(shí)施的有利條件等情況來(lái)決定選用哪種合同類型。

（二十）對(duì)不完全的內(nèi)容設(shè)置兜底條款。但兜底條款不是合同必需的。

（二十一）合同印章的管理。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同印章的管理，明確加蓋學(xué)校合同的印章要經(jīng)過(guò)怎樣的流程，二級(jí)單位加蓋的印章在合同簽訂中是否有效。我方合同的簽訂人是否是法人或者經(jīng)過(guò)授權(quán)委托，合同的簽訂是否有單位的公章、法人或委托人的簽字，合同的要件和條款是否完畢。

（二十二）追蹤合同的后續(xù)履行情況。關(guān)注資金流向，關(guān)注每筆資金是否按合同所列內(nèi)容、金額、賬戶支付，如有變更事項(xiàng)，是否通過(guò)審批，變更原因是否合理，變更金額、變更比例，合同性質(zhì)是否有重大變化，如有上述情況應(yīng)及時(shí)上報(bào)。分批次收款的要格外注意分批次收款的時(shí)間，要緊跟合同進(jìn)程，不能虎頭蛇尾，造成資產(chǎn)流失。

結(jié)束語(yǔ)：

高校合同存在諸多風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在審計(jì)前后、審核前后都需要非常關(guān)注，將風(fēng)險(xiǎn)降低到最低程度，同時(shí)需要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能使高校合同審計(jì)邁向新臺(tái)階。