關(guān)于榮譽(yù)檔案管理工作的探究

摘 要：榮譽(yù)檔案作為單位檔案的重要構(gòu)成部分之一，它代表著單位在工作中取得的優(yōu)異成績(jī)。鑒于單位榮譽(yù)檔案多為獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗、證書等實(shí)物狀態(tài)存在，在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)也存在較多困難，本文將深入分析現(xiàn)階段榮譽(yù)檔案管理工作存在的問題，并探究相應(yīng)的加強(qiáng)措施，希望能夠幫助企業(yè)更好的開展榮譽(yù)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：榮譽(yù)檔案;加強(qiáng)管理;管理質(zhì)量

1 現(xiàn)階段榮譽(yù)檔案管理工作面臨的難題

1.1 榮譽(yù)檔案形式多樣難以全面收集

就榮譽(yù)檔案的載體材料而言，它有玻璃材質(zhì)、金屬材質(zhì)、木制、紙質(zhì)、光盤、布料等多種材質(zhì);就記錄形式而言，它采取的有印刷形式、錄像形式、拍攝形式、印刻形式等等;這也意味著榮譽(yù)檔案的呈現(xiàn)形式多種多樣，基于此種情況，單位在進(jìn)行榮譽(yù)檔案的搜集歸檔時(shí)，存在較大難度。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，現(xiàn)階段各單位在檔案搜集規(guī)整方面均存在不同程度的搜集不全面現(xiàn)象。

1.2 榮譽(yù)檔案歸檔管理意識(shí)薄弱

目前，許多單位往往比較注重報(bào)獎(jiǎng)結(jié)果，至于報(bào)獎(jiǎng)之后的榮譽(yù)檔案交接歸檔、申請(qǐng)榮譽(yù)表彰的相關(guān)文件資料的集中保存等工作，單位則不太重視。許多單位中的部門負(fù)責(zé)人都認(rèn)為各部門獲得的榮譽(yù)成就應(yīng)該由部門內(nèi)部自行保存管理，沒有上交相關(guān)檔案資料的意識(shí)。此現(xiàn)象反映出單位人員對(duì)榮譽(yù)檔案本身存在的社會(huì)價(jià)值認(rèn)知不足，不了解榮譽(yù)檔案對(duì)于單位管理工作前后銜接而言的重要性，間接削弱了榮譽(yù)檔案的管理有效性。

2 加強(qiáng)榮譽(yù)檔案管理的有效措施

2.1 強(qiáng)化單位人員的檔案管理意識(shí)

第一，必須增強(qiáng)單位人員關(guān)于榮譽(yù)檔案的移交歸檔意識(shí)，幫助其養(yǎng)成主動(dòng)移交榮譽(yù)檔案的習(xí)慣，做到檔案法實(shí)施辦法的切實(shí)貫徹落實(shí)。第二，采取有效措施保障榮譽(yù)檔案的全面完整搜集，扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員的傳統(tǒng)被動(dòng)歸檔觀念，鼓勵(lì)其積極主動(dòng)進(jìn)行榮譽(yù)檔案的搜集整理歸檔，在歸檔過程中應(yīng)該盡量保障相關(guān)文件資料的完整性，避免出現(xiàn)應(yīng)歸檔資料殘缺的現(xiàn)象，確保歸檔檔案的質(zhì)量，保持檔案之間的有序銜接，針對(duì)資料文件不全面的檔案，相關(guān)管理人員應(yīng)該嚴(yán)格依據(jù)檔案接收標(biāo)準(zhǔn)要求相關(guān)人員將檔案資料補(bǔ)全，將完整榮譽(yù)檔案妥善歸檔管理。第三，應(yīng)該培養(yǎng)單位檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，將資源共享理念引入榮譽(yù)檔案管理工作中，建立相應(yīng)的榮譽(yù)檔案共享平臺(tái)，使榮譽(yù)檔案管理方式更加靈活，讓單位全體員工都能獲知各個(gè)部門獲得的榮譽(yù)成果，增強(qiáng)員工企業(yè)榮譽(yù)感，發(fā)揮榮譽(yù)檔案的積極作用。

2.2 建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制

榮譽(yù)檔案管理工作的有效開展離不開完善的制度保障，首先，單位檔案管理人員應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定及法律法規(guī)，為單位檔案管理機(jī)制的建立奠定基礎(chǔ)，并積極推進(jìn)檔案搜集、歸檔管理、借閱等機(jī)制的建立，實(shí)現(xiàn)各部門榮譽(yù)檔案的完整及時(shí)歸檔，以及后續(xù)的靈活有效運(yùn)用。其次，單位應(yīng)該實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)定進(jìn)行，明確檔案管理目的，實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理，做好榮譽(yù)檔案管理的流程質(zhì)量把控。最后，榮譽(yù)檔案管理應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，積極推進(jìn)現(xiàn)代化管理進(jìn)程，將計(jì)算機(jī)及信息科技引入其中，為榮譽(yù)檔案建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，為榮譽(yù)檔案的借閱利用提供便利，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案的網(wǎng)上共享。

2.3 豐富榮譽(yù)檔案內(nèi)容

榮譽(yù)檔案的歸檔管理涉及文件資料眾多，首先就是單位各個(gè)部門在工作中以及在各種競(jìng)賽中獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)及表彰，這些獎(jiǎng)項(xiàng)表彰的載體需要經(jīng)過搜集整理妥善歸檔，持續(xù)豐富單位榮譽(yù)檔案內(nèi)涵。該流程應(yīng)該從榮譽(yù)檔案資料的形成環(huán)節(jié)開始，確保最終歸檔案的全面性、完整性、系統(tǒng)性。此外，還應(yīng)對(duì)榮譽(yù)檔案資料的補(bǔ)充及完善環(huán)節(jié)加以完善細(xì)化，尤其是需要重視榮譽(yù)申請(qǐng)時(shí)期、表彰時(shí)期相關(guān)資料的完整搜集，榮譽(yù)檔案管理人員還應(yīng)積極與各部門取得聯(lián)系，獲取最為完整的有效的榮譽(yù)信息，為其今后的使用及持續(xù)開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

3 榮譽(yù)檔案管理利用創(chuàng)新舉措

3.1 更新管理理念

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息科技的迅速發(fā)展，無(wú)紙化辦公模式也在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)推廣，單位榮譽(yù)檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代大勢(shì)，積極轉(zhuǎn)變管理理念，將榮譽(yù)檔案管理由傳統(tǒng)的實(shí)體保管模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾砟Ｊ?。若要?shí)現(xiàn)模式的轉(zhuǎn)變，單位需要開發(fā)構(gòu)建榮譽(yù)檔案信息資源平臺(tái)，對(duì)榮譽(yù)檔案進(jìn)行分門別類編碼管理，并為其建立目錄，以便于今后查閱利用，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案資源的線上共享利用。

3.2 創(chuàng)新管理方法

基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)興起的無(wú)紙化辦公模式在近年來(lái)得到廣泛推廣，將信息技術(shù)引入管理工作中也取得明顯成效，榮譽(yù)檔案管理也應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代信息科技，進(jìn)行線上智能數(shù)字化管理，為檔案使用者提供更為方便、快捷的服務(wù)。具體創(chuàng)新方法可以采用以下模式：建立單位局域網(wǎng)內(nèi)的線上榮譽(yù)檔案信息庫(kù)，為實(shí)體榮譽(yù)檔案構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)上檔案信息，可以依照檔案載體的區(qū)別為檔案編制相應(yīng)目錄，并在確保線上榮譽(yù)檔案信息庫(kù)安全的基礎(chǔ)上進(jìn)一步推進(jìn)資源共享，讓使用者通過平臺(tái)檢索便可以線上查閱所需檔案信息，提高榮譽(yù)檔案利用率。

3.3 創(chuàng)新服務(wù)模式

若要實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新，就必須樹立檔案服務(wù)觀念，將工作重心由以往的重管理轉(zhuǎn)變到中服務(wù)中去，對(duì)單位的榮譽(yù)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一搜集整理，全方位擴(kuò)大其服務(wù)范圍，為單位各項(xiàng)工作的開展提供服務(wù)。其次是要轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，變被動(dòng)為主動(dòng)，榮譽(yù)檔案管理人員要主動(dòng)前往各部門搜集榮譽(yù)檔案資料，并實(shí)時(shí)更新線上榮譽(yù)檔案資源，為使用者提供更為豐富便捷的榮譽(yù)檔案信息服務(wù)。再者，檔案管理服務(wù)人員可以自行設(shè)計(jì)調(diào)查問卷，并將其分發(fā)至各個(gè)部門，全面搜集各個(gè)部門的榮譽(yù)檔案信息需求，為其提供針對(duì)性服務(wù)。

3.4 提升檔案管理人員整體素質(zhì)

榮譽(yù)檔案管理工作的創(chuàng)新，離不開檔案管理人員的整體素質(zhì)提升。單位應(yīng)該組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)及法律法規(guī)，提高自身業(yè)務(wù)技能水平，培養(yǎng)檔案管理意識(shí)。單位還可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位實(shí)訓(xùn)培訓(xùn)，培養(yǎng)其運(yùn)用理論知識(shí)解決工作難題的能力。此外，檔案管理人員還應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)使用多媒體工具，信息系統(tǒng)平臺(tái)等現(xiàn)代信息技術(shù)，提升自身信息搜集、分辨以及靈活運(yùn)用水平，為榮譽(yù)檔案更多資源的開發(fā)奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)榮譽(yù)檔案管理向開放共享模式轉(zhuǎn)變，使單位榮譽(yù)檔案成為推動(dòng)單位工作進(jìn)步的有效資源。

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作者簡(jiǎn)介

劉燕（1980-），女，漢族，山西太原人，本科，館員，研究方向：榮譽(yù)檔案方面，從事檔案、圖書管理工作。