民辦高校公文處理存在的問題與對策芻探

韓文慧

摘 要：公文質(zhì)量反映著一所民辦高等院校的管理水平及管理工作效率。為進(jìn)一步滿足民辦高等院校轉(zhuǎn)型及發(fā)展需求，優(yōu)化民辦高等院校公文處理工作勢在必行。民辦高校相關(guān)工作人員可以通過完善公文規(guī)章制度、規(guī)范公文處理環(huán)節(jié)，重視公文處理工作、發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)人員帶頭作用，加強(qiáng)文秘團(tuán)隊建設(shè)、實(shí)現(xiàn)外引內(nèi)培，積極開展實(shí)踐工作、促進(jìn)公文自動化發(fā)展等方式積極推進(jìn)公文處理工作，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：高等教育;公文處理;民辦高等院校;行政管理工作;管理水平

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1008-3561（2022）02-0055-03

隨著近些年國內(nèi)社會經(jīng)濟(jì)與現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，國內(nèi)應(yīng)用型人才需求量明顯提升，而民辦高等院校作為高素質(zhì)人才培養(yǎng)的重要機(jī)構(gòu)，從辦學(xué)規(guī)模到教學(xué)質(zhì)量都得到了穩(wěn)定的發(fā)展與長足的進(jìn)步，并逐漸受到社會各界的廣泛關(guān)注。公文是行政管理工作中的核心手段，公文發(fā)布質(zhì)量反映著一所民辦高等院校的管理水平及管理工作效率。隨著民辦高等院校的發(fā)展，各民辦高校對公文處理工作的認(rèn)知程度不斷提升，使得公文傳達(dá)工作、溝通工作及指導(dǎo)工作的效率均得到了不同程度的提升。為進(jìn)一步提高公文處理質(zhì)量與公文處理效率，高校相關(guān)人員還需對公文處理工作進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化和調(diào)整。

一、民辦高等院校公文處理存在的問題

1.缺乏完善的公文管理機(jī)制

多數(shù)民辦高等院校受辦學(xué)時間較短的限制，創(chuàng)造能力及創(chuàng)新能力明顯不足，公文處理環(huán)節(jié)主要是以政府部門機(jī)關(guān)公文處理為參照標(biāo)準(zhǔn)，或是參照公辦型高等院校的公文處理模式。這雖然在一定程度上起到了規(guī)范公文管理的作用，但此方法過于傳統(tǒng)，沒有對促進(jìn)民辦高等院校的發(fā)展帶來幫助。由于在細(xì)節(jié)上存在差異，很多公文處理理念難以落到實(shí)處，再加上民辦高等院校公文處理工作應(yīng)變能力較差，所以一旦遇到難以落實(shí)的問題，就會將公文處理標(biāo)準(zhǔn)拋之腦后，全憑管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。這使得民辦高等院校的公文處理工作隨意性較大，缺乏必要的管理機(jī)制。此外，還有很多錯誤的管理經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)趨于穩(wěn)定，很難在改革工作中加以糾正，阻礙了公文管理工作的規(guī)范性發(fā)展，影響了民辦高等院校的整體公文質(zhì)量。

2.缺乏明確的崗位職責(zé)

眾所周知，公文處理是一項(xiàng)極為煩瑣、極具綜合性的工作。各個崗位的人員需要明確自身崗位職責(zé)，相互促進(jìn)，相互配合。尤其是民辦高等院校的行政管理等公文處理核心部門，更應(yīng)該肩負(fù)起主體責(zé)任與主體義務(wù)。但目前民辦高等院校的行政管理結(jié)構(gòu)較為精簡，各部門的管理分工不明確，管理職責(zé)缺乏清晰的設(shè)定，容易導(dǎo)致公文管理工作出現(xiàn)多人管理或無人管理的狀態(tài)。與此同時，部分民辦高等院校由發(fā)文機(jī)構(gòu)來承擔(dān)校內(nèi)公文起草、公文修改、公文校對、公文送審及公文簽發(fā)工作，過多的崗位及工作類型沖淡了相關(guān)人員的崗位職責(zé)意識，導(dǎo)致很多劣質(zhì)的公文直接進(jìn)入校辦部門，為公文管理工作帶來阻力。

3.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高

隨著計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及多媒體技術(shù)的發(fā)展，自動化辦公已成為目前最為高效、最為流行的辦公方式，但其由于起步較晚，自動化辦公程度并不高。民辦高校部分領(lǐng)導(dǎo)人員受傳統(tǒng)習(xí)慣的影響及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用能力不強(qiáng)，依然喜歡采用傳統(tǒng)的辦公方式，這直接導(dǎo)致電子信息發(fā)布及查閱功能并未得到有效推廣，使互聯(lián)網(wǎng)辦公一度陷入困境。在一些民辦高校，除了管理人員應(yīng)用自動化辦公外，多數(shù)教職人員并未過多觸及，這不僅造成了資源浪費(fèi)，而且使很多棘手問題無法得到有效解決，工作效率得不到保證。眾所周知，審閱公文的工作主體是校領(lǐng)導(dǎo)，因此校領(lǐng)導(dǎo)是優(yōu)化公文處理環(huán)節(jié)的核心因素。一所民辦高等院校校領(lǐng)導(dǎo)對公文管理工作的認(rèn)知程度及重視程度，將直接影響到整個學(xué)校的公文質(zhì)量及公文處理工作是否可以有效開展。當(dāng)前，部分民辦高等院校校領(lǐng)導(dǎo)對公文缺乏必要的認(rèn)知與重視，認(rèn)為公文處理是一項(xiàng)簡單的工作，公文簽發(fā)等環(huán)節(jié)不過是走過場，因此沒有履行特定的崗位職責(zé)。除此之外，還有部分校領(lǐng)導(dǎo)并不擅長公文處理及公文管理類工作，而且不聽取文秘人員的建議，憑借自身主觀意愿進(jìn)行公文管理，這使得公文管理的整體質(zhì)量及規(guī)范性都處于欠佳狀態(tài)。

4.管理人員整體素質(zhì)欠缺

通常而言，限制一所民辦高等院校發(fā)展的重要因素就是教育人員的素質(zhì)，而這一問題也體現(xiàn)在公文處理環(huán)節(jié)。管理人員或文秘人員整體素質(zhì)不足，就會導(dǎo)致公文處理工作缺乏穩(wěn)定性與高效性。首先，民辦高等院校人員比較精簡，存在身兼數(shù)職或一人多崗等現(xiàn)象。很多部門招聘辦公室人員時，更注重人員的業(yè)務(wù)能力而非文字能力，而且對公文類相關(guān)人員缺乏必要的培訓(xùn)與考核，這使得民辦高等院校文秘工作者對公文寫作缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，理論知識也處于一知半解狀態(tài)，直接影響到高等院校的公文寫作水平，甚至在工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤及敗筆現(xiàn)象。其次，相較于校內(nèi)的教職工，文秘工作者的工作比較普通，業(yè)績也難以得到有效凸顯，整體薪資待遇偏低，再加上民辦高等院校的社會保障能力不足等原因，就會導(dǎo)致很多優(yōu)質(zhì)文秘人員流失，造成高等院校公文處理工作后勁不足。最后，部分文秘性管理工作者缺乏職業(yè)素養(yǎng)，崗位責(zé)任心缺失，工作拖沓，在公文寫作環(huán)節(jié)存在應(yīng)付了事、馬虎校對等行為，只求公文數(shù)量而欠缺對質(zhì)量的管控，導(dǎo)致公文出現(xiàn)大量差錯及紕漏。

二、民辦高等院校公文處理工作的優(yōu)化策略

1.完善公文規(guī)章制度，規(guī)范公文處理環(huán)節(jié)

民辦高校完善公文管理制度時，要注意充分發(fā)揮公文處理工作的優(yōu)勢與實(shí)際效用，使管理制度成為公文處理工作順利開展的重要保障。但實(shí)際情況是，部分民辦高校不照章辦事，缺少必要的把關(guān)，導(dǎo)致公文處理環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯辦、漏辦及文件丟失等現(xiàn)象。除此之外，還有部分部門采用口頭傳送的方式。目前，多數(shù)民辦高等院校以《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》為工作準(zhǔn)則，但在具體執(zhí)行環(huán)節(jié)缺乏對本校實(shí)際情況的綜合考量，導(dǎo)致很多公文處理工作無法得到有效落實(shí)。為改變這一現(xiàn)狀，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定，從自身院校的實(shí)際情況出發(fā)，制定一套行之有效的公文規(guī)章制度，規(guī)范公文草擬、公文審核、公文簽發(fā)、公文復(fù)核、公文編號、公文印制、公文校對、公文印章、公文登記、公文分發(fā)等核心程序，使公文處理的各個環(huán)節(jié)都能做到有跡可尋、有章可循，進(jìn)而提升公文處理的整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。另外，還需要規(guī)范公文類型及公文格式等相關(guān)行文規(guī)則，嚴(yán)格控制公文發(fā)布數(shù)量，提升公文發(fā)布水平，明確公文處理人員的崗位職責(zé)，并且制定詳細(xì)的追責(zé)制度，提升文秘工作者的職業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)。與此同時，還要修訂各部門的工作職責(zé)及具體人員的管理職責(zé)，避免出現(xiàn)職責(zé)不清等問題，從制度上杜絕相互推諉現(xiàn)象的出現(xiàn)，形成良好的工作氛圍。

2.重視公文處理工作，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)人員帶頭作用

民辦高等院校領(lǐng)導(dǎo)人員的重視與支持，是公文處理工作順利開展的重要保障。為此，民辦高校校級領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到公文處理工作的重要性和必要性，充分發(fā)揮自身的模范帶頭作用。校級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)身體力行，指導(dǎo)文秘工作者展開公文草擬及其他公文處理工作，有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的管理人員，可以自己動手開展公文起草及公文修改等相關(guān)工作。與此同時，要積極幫助文秘工作者解決公文處理工作中的難點(diǎn)問題，加強(qiáng)對公文處理工作的考核，關(guān)心文秘工作者的日常生活及工作狀態(tài)，形成上下一心的公文處理工作的良好氛圍。要想確保公文處理工作的質(zhì)量，首先應(yīng)當(dāng)符合國家的方針政策，其次應(yīng)當(dāng)符合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況。凸顯公文主題，明確公文主要觀點(diǎn)，重視公文文字規(guī)范和書寫規(guī)范，在某種程度上可以提升發(fā)文機(jī)構(gòu)的公信力與權(quán)威性。因此，工作人員應(yīng)當(dāng)避免在公文起草和公文編輯環(huán)節(jié)出現(xiàn)粗制濫造及錯誤的行為，要規(guī)范書寫格式與行文體例。這樣，民辦高等院校的公文處理工作效率和質(zhì)量就能得到有效保證，不僅有助于民辦高等院校辦學(xué)水平的提升，而且有助于民辦高等院校的發(fā)展。

3.加強(qiáng)文秘團(tuán)隊建設(shè)，實(shí)現(xiàn)外引內(nèi)培

文秘工作者是整個公文處理環(huán)節(jié)的核心人員，他們的整體素質(zhì)直接影響到公文發(fā)布質(zhì)量。為此，學(xué)校首先應(yīng)當(dāng)加大對優(yōu)質(zhì)文秘工作者的招聘力度，引進(jìn)高學(xué)歷、高技能的專業(yè)型人才。開展招聘工作時，要結(jié)合招聘對象的寫作能力及業(yè)務(wù)能力進(jìn)行精準(zhǔn)性考核，構(gòu)建規(guī)模合理的專業(yè)文秘團(tuán)隊。其次，學(xué)校應(yīng)當(dāng)從突出崗位職責(zé)、提升職業(yè)素養(yǎng)入手，加大對文秘工作者的培訓(xùn)力度。在培訓(xùn)環(huán)節(jié)，應(yīng)該從基本功入手展開培養(yǎng)，緊緊圍繞公文工作的相關(guān)環(huán)節(jié)展開能力培養(yǎng)，制訂完善的人員培養(yǎng)計劃，并定期舉辦專業(yè)培訓(xùn)活動，積極開展公文處理及其他規(guī)范性文件處理工作，培養(yǎng)文秘人員良好的寫作能力及協(xié)作意識。要積極開展文秘工作者崗前培訓(xùn)，著力培養(yǎng)文秘人員的業(yè)務(wù)能力及業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要重視培養(yǎng)文秘人員的職業(yè)道德及敬業(yè)精神，使文秘人員認(rèn)識到公文處理工作的重要意義，增強(qiáng)文秘工作者的榮譽(yù)感與事業(yè)心。學(xué)校要高度重視文秘工作者的日常工作、生活及成長，對文秘工作者的整體工作業(yè)績給予肯定，并制定完善的考核制度與專項(xiàng)獎勵資金制度，以激發(fā)文秘工作者的主觀能動性與積極性。

4.積極開展實(shí)踐工作，促進(jìn)公文自動化發(fā)展

隨著近些年國內(nèi)自動化技術(shù)、智能化技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展與不斷升級，自動化辦公成為互聯(lián)網(wǎng)時代的必然發(fā)展趨勢。但由于現(xiàn)代化辦公處于剛剛起步狀態(tài)，公文處理環(huán)節(jié)的自動化程度與智能化程度還不高，部分干部仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式。除公文工作者外，多數(shù)教職工很少觸及自動化辦公技術(shù)，這使得學(xué)校存在一定的資源浪費(fèi)情況，也對學(xué)校的現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展造成了阻礙。為此，相關(guān)人員首先應(yīng)該設(shè)計出符合民辦高等院校實(shí)際情況的自動化處理系統(tǒng)，并將其應(yīng)用到實(shí)踐階段，為全體教職人員提供一個適應(yīng)期，可由最初的紙質(zhì)文檔逐漸轉(zhuǎn)化為電子文檔，在完成過渡后，再全部采用電子文檔。其次，要加大對自動化系統(tǒng)的宣傳力度，鼓勵全體辦公人員采用自動化系統(tǒng)開展工作。最后，要抓好各個層次工作者的培訓(xùn)工作，使各個層次的工作人員都具備良好的計算機(jī)應(yīng)用能力，構(gòu)建一支符合公文管理要求的高素質(zhì)人才隊伍。除此之外，還要加強(qiáng)必要的技術(shù)引導(dǎo)，進(jìn)行各個部門的技術(shù)問題處理，增強(qiáng)全體辦公人員利用自動化系統(tǒng)辦公的信心。

三、結(jié)語

總而言之，民辦高等院校的公文處理工作與學(xué)校管理工作息息相關(guān)，二者之間具有諸多互通之處。相關(guān)工作人員可以通過完善公文規(guī)章制度、規(guī)范公文處理環(huán)節(jié)，重視公文處理工作、發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)人員帶頭作用，加強(qiáng)文秘團(tuán)隊建設(shè)、實(shí)現(xiàn)外引內(nèi)培，積極開展實(shí)踐工作、促進(jìn)公文自動化發(fā)展等方式推進(jìn)公文處理工作，為民辦高等院校公文處理工作、行政管理工作的順利開展奠定堅實(shí)而穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

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Exploration of the Problems and Countermeasures of Document Processing in Private Colleges and Universities

Han Wenhui

（Guangdong Innovative Technical College， Dongguan 523960， China）

Abstract： The quality of official documents reflects the management level and management efficiency of a private university. In order to further meet the transformation and development needs of private colleges and universities， it is imperative to optimize the document processing of private colleges and universities. Relevant staff of private colleges and universities can actively promote document processing and improve the quality and efficiency of document processing by improving document rules and regulations， standardizing document processing links， paying attention to document processing， giving full play to the leading role of leaders， strengthening the construction of secretarial team， realizing external introduction and internal training， actively carrying out practical work and promoting the development of document automation.

Key words： higher education; document processing; private colleges and universities; administrative work; management level