新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化路徑

耿帥

摘 要：隨著我國新的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進(jìn)程的推進(jìn)，各醫(yī)療機構(gòu)的體制改革不斷深化，謀求進(jìn)一步的可持續(xù)發(fā)展。與此同時，新醫(yī)改也對作為醫(yī)療機構(gòu)的基礎(chǔ)服務(wù)性工作的人事檔案管理工作，提出了全新的發(fā)展要求。醫(yī)院人事檔案管理工作對于醫(yī)療機構(gòu)的自身發(fā)展戰(zhàn)略、整體運行以及各項醫(yī)療服務(wù)都有不可替代的作用。本文將從醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性出發(fā)，簡要論述新醫(yī)改對醫(yī)院人事檔案管理提出的指導(dǎo)原則，并針對目前我國醫(yī)院人事檔案管理存在的問題，提出相應(yīng)的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改;醫(yī)院人事檔案管理;問題;優(yōu)化路徑

人事檔案管理作為各企事業(yè)單位以及國家機關(guān)的基礎(chǔ)性管理服務(wù)工作，其自身管理的優(yōu)劣直接關(guān)系無數(shù)相關(guān)人員的工作生活。近年來，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及科技水平的迅速提升，直接影響了社會各界的發(fā)展變化。在新醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的步伐下，我國各醫(yī)療機構(gòu)也發(fā)生了深刻變化，對醫(yī)院人事檔案管理工作也提出了進(jìn)一步的發(fā)展需求。對于醫(yī)院來說，其人事檔案管理工作水平直接影響醫(yī)院各工作人員的工作態(tài)度以及醫(yī)院的整體形象，對人才的引進(jìn)與保留產(chǎn)生深刻影響。但目前就現(xiàn)實情況來看，我國醫(yī)院的人事檔案管理工作仍有待進(jìn)一步完善的地方，無論是思想層面、制度管理層面、實踐管理手段還是人事檔案管理隊伍上都存在有一定缺陷。新醫(yī)改的時代背景為醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展提供了空間與方向，本文將針對目前的發(fā)展條件以及當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的具體問題進(jìn)行詳細(xì)分析闡釋，為優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作提供具體的發(fā)展路徑，從而為新時期我國醫(yī)療機構(gòu)的長遠(yuǎn)發(fā)展以及相關(guān)人員的切身利益提供更加堅固的保障。

一、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

正所謂世異則事異，事異則備便。自從2009年新的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革以來，醫(yī)療衛(wèi)生的社會環(huán)境背景發(fā)生了深刻變化，全民就醫(yī)問題再次成為熱議。與此同時，對于公民而言，在自己生活水平不斷提升前提下，對于社會各項服務(wù)尤其對于醫(yī)療服務(wù)的要求更勝以往。首先，醫(yī)院人事檔案管理作為整合醫(yī)院各醫(yī)護(hù)人員的人事檔案信息的載體，是整個醫(yī)療機構(gòu)正常運轉(zhuǎn)的必要條件。只要擁有良好的醫(yī)療隊伍，才能夠不斷滿足大眾對于醫(yī)療問題的需求。因而，在一定程度上可以說優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作是保障整個醫(yī)療機構(gòu)可長久持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)醫(yī)院自身運營管理的必要準(zhǔn)備。其次，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理有利于改善醫(yī)院企業(yè)形象。醫(yī)院作為大型社會服務(wù)機構(gòu)的同時，也兼具盈利性色彩。因而，一直以來醫(yī)患糾紛與矛盾都是爭議不止的話題。醫(yī)院人事檔案管理記錄了醫(yī)院各醫(yī)護(hù)人員的全部信息，優(yōu)化人事檔案管理可以進(jìn)一步完善醫(yī)院的管理機制，提高可信度。最后，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作，可以有效吸收引進(jìn)更多的優(yōu)秀人才。人事檔案管理直接關(guān)系到相關(guān)醫(yī)護(hù)人員未來的工作情況，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，有利于相關(guān)后續(xù)工作的展開，同時創(chuàng)造相對和諧的工作環(huán)境。

二、新醫(yī)改對醫(yī)院人事檔案管理提出的指導(dǎo)原則

為進(jìn)一步推行我國社會公共衛(wèi)生健康戰(zhàn)略，更好地保障社會公民的健康安全，為其提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，我國不斷推進(jìn)了新醫(yī)改進(jìn)程。新醫(yī)改對各醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展的方方面面都提出了相應(yīng)的要求與指導(dǎo)原則，同時明確了醫(yī)療體制改革不可忽略醫(yī)療機構(gòu)的內(nèi)部問題，對人事檔案管理工作提供了相應(yīng)的發(fā)展指導(dǎo)原則。

1.以規(guī)范醫(yī)院人事檔案統(tǒng)一管理為原則

醫(yī)院作為對于知識性、實踐性人才具有較高需求的機構(gòu)，人才競爭激烈。在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院人事檔案管理工作必須抓住機遇，直面行業(yè)競爭激烈的挑戰(zhàn)現(xiàn)狀，充分發(fā)揮自己為醫(yī)院人力資源服務(wù)的職能。通過不斷優(yōu)化人事檔案管理，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案信息統(tǒng)一管理，對人才的資源儲備、資源引進(jìn)以及分配保留進(jìn)行合理掌控，從而為后續(xù)醫(yī)院人事檔案管理信息的利用提供良好條件。與此同時，新醫(yī)改不斷強調(diào)優(yōu)秀人才醫(yī)療隊伍的重要性，而人才隊伍的信息建設(shè)管理離不開人事檔案管理工作，在當(dāng)前背景下，也對檔案信息的真實性與完整性提出了進(jìn)一步的高要求。

2.以提高醫(yī)院人力資源管理效率為原則

醫(yī)院作為大型綜合性機構(gòu)，其醫(yī)護(hù)人員以及其他工作人員數(shù)量眾多，且具有一定的人才流動性。新醫(yī)改強調(diào)要不斷優(yōu)化醫(yī)院人力資源的使用，提高醫(yī)院人力資源的使用效用。因而，作為人力資源管理的基礎(chǔ)，人事檔案管理工作必須時刻為相關(guān)人員提供完整有效、真實可信的檔案信息。相較于以往的紙質(zhì)檔案記錄管理，電子檔案信息的審查與管理更加便捷，可以大幅度降低相關(guān)工作人員的工作難度，提高工作效率。此外，必須在確保人事檔案信息真實性的基礎(chǔ)之上，對新增信息以及以往遺漏信息進(jìn)行及時補充說明，從而為專業(yè)優(yōu)秀的醫(yī)療人才隊伍提供必要的信息資源。

3.以推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)為原則

新醫(yī)改依據(jù)現(xiàn)在國內(nèi)社會科技的發(fā)展水平，提出醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)該不斷推動自身管理的信息化與智慧化進(jìn)程。而對于醫(yī)院人事檔案管理而言，這一點同樣至關(guān)重要。在檔案管理工作最初由西方國家引進(jìn)而來的時候，大多采用手工書寫、紙質(zhì)保存的方式整合檔案信息。這種傳統(tǒng)的管理方式顯然已經(jīng)不符合時代發(fā)展要求。在新醫(yī)改背景下，各大醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)該在存有紙質(zhì)版檔案信息的同時，加快推進(jìn)檔案信息電子化進(jìn)程，將人事檔案信息歸檔存入檔案系統(tǒng)，以便更好地查閱審批，為提高醫(yī)院相關(guān)人事調(diào)動或人才引進(jìn)工作的效率提供客觀憑證。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

新醫(yī)改推動我國各醫(yī)療機構(gòu)的管理與相關(guān)服務(wù)實現(xiàn)了較大發(fā)展，也為人事檔案管理工作提供了相關(guān)指導(dǎo)方向。同時醫(yī)院相關(guān)人事檔案管理工作，仍有需改進(jìn)之處。

1.對人事檔案管理工作思想重視度較低

對于醫(yī)院而言，人事檔案管理工作一直以來都屬于醫(yī)院工作中的邊緣地帶。相較于醫(yī)院的其他諸如臨床、財政之類的工作管理而言，人事檔案管理無法與醫(yī)院直接利益收入相掛鉤，因而管理階層的領(lǐng)導(dǎo)者對于人事檔案管理工作的重要性并不十分清楚，只是簡單將其歸入日常文書整理與資料整合工作類下。進(jìn)而在對醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行前期制定時，并不會對人事檔案管理工作投入關(guān)注。領(lǐng)導(dǎo)層的忽略導(dǎo)致的直接后果就是下層工作人員的工作態(tài)度問題。此外，就現(xiàn)實的工作狀況來看，人事檔案管理工作者自身對于檔案管理工作也未能予以足夠重視，在工作過程中通常也是身兼多職，無法以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待人事檔案管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案信息的真實性與完整性受到影響，對醫(yī)院人才調(diào)度與人力資源的考核造成不便，影響醫(yī)院的整體工作效率。

2.醫(yī)院人事檔案管理制度不完善

由于一直以來，醫(yī)院人事檔案管理工作歸屬于人力資源管理工作之中，因而就現(xiàn)實情況來看，絕大多數(shù)醫(yī)院都并未建立完整的人事檔案管理制度體系。具體來看，人事檔案管理制度的不完善主要表現(xiàn)在職責(zé)分工不明確、缺少日常監(jiān)督機制以及考核獎懲制度三個方面。首先，是職責(zé)分工問題。在很多醫(yī)院，人事檔案管理人員一人身負(fù)多職的情況時經(jīng)常出現(xiàn)。此外，就人事檔案管理工作自身來講，也會涉及資料收集、整合、錄入、審批以及查閱等多個方面的工作環(huán)節(jié)，由于缺少明確的分工對于各工作環(huán)節(jié)的直接負(fù)責(zé)人便無法一一對應(yīng)，對后續(xù)追責(zé)等造成障礙。其次，由于缺乏必要的監(jiān)督以及考核獎懲制度，人事檔案管理工作人員的日常工作積極性以及工作態(tài)度無法得到外在制度上的保障，從而導(dǎo)致人事檔案資料不完整以及丟失的狀況出現(xiàn)。缺少有效的獎懲機制，人事檔案管理工作便成了日常敲鐘度日，嚴(yán)重打擊了工作人員的工作積極性。上述情況都會導(dǎo)致人事檔案管理工作服務(wù)不到位，影響醫(yī)院日常工作的正常高效運作。

3.醫(yī)院人事檔案管理手段較為傳統(tǒng)

醫(yī)院作為大型綜合性營業(yè)機構(gòu)，其管理的醫(yī)護(hù)人員以及病人人數(shù)眾多，且每年都會面臨人事調(diào)度與調(diào)整以及人才引進(jìn)等問題，人事檔案管理工作所處理的資料數(shù)據(jù)繁多復(fù)雜，工作量較大。但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式對于資料的整合速度較慢，且需要較大的存儲空間。在檔案資料的保管過程中，也極為容易受潮濕等外在環(huán)境因素影響，從而使其完整性受損。與此同時，醫(yī)院人事檔案管理所涉及的范圍較廣，對于資料的分門別類整理至關(guān)重要。但傳統(tǒng)的整理方式效率低下，且后期查閱審批時難度較高。上述情況都會影響人事檔案管理的工作效率，進(jìn)而導(dǎo)致后續(xù)工作的開展進(jìn)度受到影響。

4.缺乏專業(yè)的人事檔案管理人才

由于醫(yī)院人事業(yè)務(wù)檔案管理工作普遍被認(rèn)為是基本的資料收集整合與文書整理工作，進(jìn)而以往的相關(guān)工作人員普遍缺乏專業(yè)的管理能力，在醫(yī)院進(jìn)行員工選拔之時，對相關(guān)工作人員的專業(yè)性要求較之其他工作人員而言也較低。因此，醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)存在不夠現(xiàn)象。在面對突發(fā)狀況時，無法做到快速有效應(yīng)對。尤其隨著近年來各醫(yī)院機構(gòu)對于電子計算機的使用與大數(shù)據(jù)化時代下的檔案信息數(shù)據(jù)化的發(fā)展傾向，人事檔案管理工作日漸呈現(xiàn)出高專業(yè)性與高科學(xué)性，而工作人員的專業(yè)素養(yǎng)問題便成為制約醫(yī)院人事檔案管理工作優(yōu)化的絆腳石。

四、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理的路徑分析

人事檔案管理工作對于醫(yī)院自身發(fā)展以及社會公民的切身利益具有重要作用，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理的工作勢在必行。

1.加強思想建設(shè)，提高對人事檔案管理的重視度

醫(yī)院人事檔案管理工作作為確保醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性管理工作，其重要性已不必再加以贅述。想要確實優(yōu)化醫(yī)院人才檔案管理工作，必須徹底改變相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層以及工作人員的思想觀念，在思想上改觀才能有效引起實踐上的變化。首先，是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層觀念上的轉(zhuǎn)變，可以通過開展定期相關(guān)講座與實例講解，使其了解人事檔案管理的重要性，提高對人事檔案管理工作的關(guān)注度。其次，是院內(nèi)相關(guān)醫(yī)護(hù)人員的思想態(tài)度轉(zhuǎn)變問題。歸根結(jié)底，醫(yī)院人事檔案管理的切身受益者在于相關(guān)醫(yī)護(hù)人員，人事檔案資料的收集整理都離不開醫(yī)護(hù)人員的有效配合。因而，優(yōu)化人事檔案管理工作必須使醫(yī)護(hù)人員充分重視人事檔案管理工作?？梢酝ㄟ^定期舉辦相關(guān)志愿者活動，吸引醫(yī)護(hù)人員參與人事檔案管理工作的形式，讓其體會人事檔案管理工作的復(fù)雜性，了解工作理念與內(nèi)涵。最后，是必須不斷加強人事檔案管理工作者自身的思想意識，在日常工作中加強相關(guān)文化理念宣傳，使其自覺肩負(fù)起人事檔案管理服務(wù)職責(zé)，以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)嚴(yán)禁的態(tài)度對待自己的日常工作。

2.建立健全人事檔案管理制度，完善管理體系

想要更好地優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作，必須要建立健全我國醫(yī)院人事檔案管理機制，同時完善相關(guān)管理體系。具體來看，可以從對工作人員的管理制度與對工作流程的管理制度兩方面進(jìn)行完善。首先，是對于工作人員的管理制度，必須建立相應(yīng)的監(jiān)督考核與獎懲機制。在進(jìn)行人事檔案管理的日常工作中，應(yīng)該明確各工作人員的工作職責(zé)，針對工作完成情況進(jìn)行評估，再配以適當(dāng)?shù)莫剳蜋C制，有效提高工作人員的工作積極性。其次，人事檔案管理是一項復(fù)雜的過程管理，其間對于醫(yī)護(hù)人員檔案資料的整合涉及多步流程。在工作過程中應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的規(guī)章準(zhǔn)則，使工作人員的日常工作有章可循。尤其值得注意的是，就我國當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作來看，對于電子檔案的管理機制尤為匱乏。因此，可注重信息化、電子化的發(fā)展傾向。在相應(yīng)的法律法規(guī)條例指引下，為電子檔案的信息整合制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，推進(jìn)電子人事檔案管理更加高效、更加科學(xué)化。

3.與時俱進(jìn)，創(chuàng)新人事檔案管理手段

信息化時代到來的最主要特征之一就是使得人類的生活越發(fā)朝著便利化方向發(fā)展，而便利化恰恰正是醫(yī)院人事檔案管理工作所需要的。新時期，想要更好地優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作，可結(jié)合現(xiàn)代科技發(fā)展的優(yōu)良成果，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與人事檔案管理的有效結(jié)合。具體實施上，可以在醫(yī)院小范圍內(nèi)建立局部網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺。通過引進(jìn)新興電子技術(shù)產(chǎn)品以及必要的大型電子計算機，將人事檔案資料信息在計算機內(nèi)部進(jìn)行處理，實現(xiàn)人事檔案信息管理的電子化。與此同時，盡管電子化檔案信息較之傳統(tǒng)紙質(zhì)版具有其優(yōu)越性，但仍存在不可避免的問題。對于電子計算機來講，一旦遭受網(wǎng)絡(luò)襲擊，其危害將會是致命性的，甚至?xí)搬t(yī)院的整個系統(tǒng)，對醫(yī)院的正常工作運轉(zhuǎn)造成嚴(yán)重打擊。因此，必須不斷強化電子人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全，定期做好網(wǎng)絡(luò)病毒以及漏洞排查，切實維護(hù)好人事檔案電子資料信息以及整個醫(yī)療系統(tǒng)的安全運行。

4.加強專業(yè)培訓(xùn)，打造專業(yè)人事檔案管理隊伍

優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作，提升相關(guān)工作人員的專業(yè)能力至關(guān)重要，從而造就高質(zhì)量的人事檔案管理服務(wù)隊伍。在新醫(yī)改的背景下，人事檔案管理的信息化與智慧化特征不斷增強，熟練使用電子計算機應(yīng)該成為每一位人事檔案管理工作人員的必備技能。因此，在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理工作中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該定期舉辦專業(yè)技能培訓(xùn)與知識講座，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍。此外，醫(yī)院不同于其他機構(gòu)，具有自身專業(yè)特性。因此，作為醫(yī)院人事檔案的管理工作人員必須具備基礎(chǔ)的醫(yī)療知識儲備，從而可以與相關(guān)人員進(jìn)行有效溝通，全面提升工作效率。

五、結(jié)語

隨著新醫(yī)改的不斷推進(jìn)，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作也逐漸成為相關(guān)學(xué)者及工作人員的討論重點。結(jié)合新時期的發(fā)展特色，只有不斷改進(jìn)人事檔案管理手段、創(chuàng)新管理制度、增強思想意識觀念，才能有效保障醫(yī)院日常工作的正常運轉(zhuǎn)。

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（作者單位：菏澤市婦幼保健計劃生育服務(wù)中心）