如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

董莉

[摘 要]隨著國民經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程的迅猛推進(jìn)，公眾生活水平得到了大幅度的提升，事業(yè)單位在開展經(jīng)濟(jì)建設(shè)、民生保障、社會治理等方面的工作時，承擔(dān)的社會服務(wù)職能也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，原有的內(nèi)部管理機(jī)制需要進(jìn)行對應(yīng)性的調(diào)整，才能更好地滿足公眾多元化發(fā)展訴求。檔案作為事業(yè)單位開展經(jīng)營建設(shè)與社會管理活動的重要記錄，不僅是單位不同階段工作成果的信息匯總，同時，對于單位制定未來發(fā)展規(guī)劃、職工人事調(diào)動、內(nèi)控制度建設(shè)等也有著重要的支持作用。針對當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)開發(fā)與整合過程中面臨的問題，事業(yè)單位應(yīng)立足當(dāng)前發(fā)展實(shí)際，重視信息資源的合理利用，全面推進(jìn)檔案綜合管理機(jī)制的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]創(chuàng)新管理;工作監(jiān)督;信息平臺

中圖分類號： G271? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）21-0052-03

現(xiàn)階段，事業(yè)單位在對內(nèi)部檔案進(jìn)行全面整合時，往往面臨管理信息系統(tǒng)建設(shè)滯后、管理人員重視度不足、信息開發(fā)缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)、管理隊伍配置結(jié)構(gòu)不合理等方面的問題，嚴(yán)重影響了信息資源的開發(fā)效率。為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)建，檔案部門應(yīng)在正確認(rèn)識信息社會檔案資源開發(fā)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，逐步完善工作監(jiān)管與保障機(jī)制，按照經(jīng)濟(jì)適用、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、優(yōu)化配置的原則，深度挖掘檔案價值，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展奠定基礎(chǔ)[1]。

一、檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制建設(shè)面臨的實(shí)踐問題

（一）對檔案工作的重要性認(rèn)識不足

如今，社會的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程邁入轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，事業(yè)單位承擔(dān)的社會責(zé)任不斷發(fā)展轉(zhuǎn)變，單位原有的資源配置、建設(shè)發(fā)展、經(jīng)營規(guī)劃等工作的改革需求不斷提升。受長期內(nèi)控管理思維的影響，單位領(lǐng)導(dǎo)與管理階層更注重經(jīng)營發(fā)展效益的提升，對檔案工作的重要性有所忽視。檔案工作者不重視工作的統(tǒng)一性與規(guī)范性，沒有形成長效、科學(xué)的管理模式，不僅使得檔案的價值沒有得到有效的開發(fā)，還在一定程度上阻礙了新信息管理思維與技術(shù)的應(yīng)用[2]。

（二）工作監(jiān)督與保障機(jī)制有待進(jìn)一步完善

目前，盡管事業(yè)單位在內(nèi)控管理制度的優(yōu)化改革方面取得了一定的成果，但由于工作創(chuàng)新意識薄弱，使得配套的工作監(jiān)督與保障機(jī)制缺位，在檔案信息的實(shí)際處理工作中，存在管理交叉與空白的現(xiàn)象。新形勢下，事業(yè)單位檔案管理制度更新速度較慢，現(xiàn)有管理制度內(nèi)容不夠細(xì)化，導(dǎo)致檔案管理工作無據(jù)可依。除此之外，內(nèi)部激勵機(jī)制不健全，績效考核結(jié)果與獎懲機(jī)制沒有全面對接，導(dǎo)致了檔案部門深入改革的阻力增加，規(guī)范化的信息管理體系建設(shè)進(jìn)程遲滯[3]。

（三）管理隊伍配置不合理

檔案管理體系的規(guī)范化建設(shè)需要專業(yè)性的人才隊伍支持，才能保證管理改革與創(chuàng)新戰(zhàn)略的有效落實(shí)。然而，目前，大多數(shù)檔案管理員的綜合素質(zhì)偏低，工作能力有待進(jìn)一步提高，這對檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展有不利影響。知識經(jīng)濟(jì)視域下，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案工作隊伍的專業(yè)性建設(shè)。但當(dāng)前，從檔案人才的引進(jìn)與教育管理實(shí)踐來看，存在工作隊伍配置結(jié)構(gòu)不合理、管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊等方面的問題，甚至部分工作人員身兼數(shù)職，無法將全部精力投入到工作中，使得檔案信息開發(fā)與管理缺乏人才支持，改革成效不顯著[4]。

（四）檔案信息化、智能化管理體系建設(shè)相對滯后

信息時代，檔案管理與服務(wù)目標(biāo)、需求等發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，為更好地為管理人員提供信息服務(wù)，需要事業(yè)單位不斷加強(qiáng)信息化、智能化管理平臺的建設(shè)。但現(xiàn)階段，由于檔案全面數(shù)字化建設(shè)的成本較高，使得管理部門即使認(rèn)識到現(xiàn)代技術(shù)引進(jìn)的必要性，但仍舊存在信息服務(wù)平臺建設(shè)相對滯后的問題，設(shè)備與程序的維護(hù)管理難度較大。同時，信息技術(shù)的整體革新速率較快，而檔案管理設(shè)備更新緩慢，平臺服務(wù)功能得不到及時的調(diào)整與拓展，也在一定程度上制約了檔案規(guī)范化、信息化的發(fā)展步伐。

二、推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理體系建設(shè)的實(shí)踐原則

（一）維護(hù)檔案的真實(shí)、完整

檔案管理體系的規(guī)范化建設(shè)應(yīng)以保持檔案真實(shí)、客觀、完整為前提，做好原始檔案的保存、備份工作，不能隨意對檔案信息進(jìn)行增刪、修改。如，在《電子公文歸檔管理暫行辦法》中就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，通過制度規(guī)范，確保電子檔案的完整性、真實(shí)性，并記錄相關(guān)檔案創(chuàng)建、調(diào)整背景，維護(hù)檔案原貌。

（二）經(jīng)濟(jì)適用

事業(yè)單位的各種文書檔案需要經(jīng)由部門鑒定后，進(jìn)行歸檔分類，確定保存周期。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能的履行，永久保存的檔案資料會越來越多，在制定和落實(shí)檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)根據(jù)檔案的評估價值，確定保存周期。對于需要長久保存的信息，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的同時，還應(yīng)保留部分關(guān)鍵紙質(zhì)文件，按照經(jīng)濟(jì)適用的原則，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制的有序建設(shè)。

（三）與時俱進(jìn)，優(yōu)化配置

在現(xiàn)代技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用方面，應(yīng)盡量選擇成熟的技術(shù)模式，與時俱進(jìn)，優(yōu)化信息化建設(shè)資源的配置，并不斷更新配套的管理思維、制度。如，在檔案數(shù)據(jù)的分類存儲管理中，可以運(yùn)用LTO磁帶、藍(lán)光光盤等技術(shù);在紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化工作中，可以利用光學(xué)字符識別、縮微膠片、縮微攝影等技術(shù)，合理提升檔案存儲、轉(zhuǎn)化工作質(zhì)效，降低管理與維護(hù)成本。

（四）統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)規(guī)劃

在檔案資源的開發(fā)利用工作中，還應(yīng)立足事業(yè)單位整體發(fā)展需求，統(tǒng)籌兼顧，注重信息資源管理的時效性、責(zé)任性與統(tǒng)一性。一是時效性原則。應(yīng)明確檔案記錄時間、保存周期等，科學(xué)規(guī)劃檔案的保存形式、位置、處理方法。二是責(zé)任性原則。根據(jù)事業(yè)單位工作職責(zé)，明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位的立卷歸檔重點(diǎn)，減少不必要的重復(fù)歸檔或信息冗余，為后期檔案資源的高效利用提供便利。三是檔案分類的統(tǒng)一性。在檔案信息記錄、調(diào)整與處理的過程中，應(yīng)按照檔案性質(zhì)的不同，做好分類整理工作，并及時對關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份處理，確保檔案立卷、轉(zhuǎn)化、調(diào)用等工作流程的規(guī)范性。

三、新時期構(gòu)建檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系的有效路徑

（一）創(chuàng)新工作理念，優(yōu)化調(diào)整檔案管理模式

新時期，社會公共管理與服務(wù)模式的多元化轉(zhuǎn)變，對檔案管理的思想、制度、技術(shù)等提出了創(chuàng)新的要求，事業(yè)單位應(yīng)在準(zhǔn)確定位發(fā)展目標(biāo)與路徑的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變管理思維，強(qiáng)化制度宣傳與引導(dǎo)，為現(xiàn)代檔案管理機(jī)制的制定與實(shí)行夯實(shí)思想基礎(chǔ)。

1.轉(zhuǎn)變管理思維，創(chuàng)新管理模式

在實(shí)行檔案規(guī)范化管理制度時，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)思想認(rèn)識方面的建設(shè)，引導(dǎo)管理人員轉(zhuǎn)變工作理念，明確現(xiàn)代化檔案管理體系構(gòu)建的重要意義。并以此為基礎(chǔ)，采用靈活性、針對性的管理模式，實(shí)行多元化的信息開發(fā)與整合方法，正確認(rèn)識檔案作為單位信息資源的開發(fā)價值，在實(shí)踐工作中貫徹資源規(guī)范化開發(fā)與利用原則，為單位未來經(jīng)營建設(shè)、社會管理、民生保障等職能的履行奠定基礎(chǔ)。

2.強(qiáng)化規(guī)范化檔案管理的宣傳引導(dǎo)

檔案部門應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位長效發(fā)展規(guī)劃，制定檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)的具體對策，不斷學(xué)習(xí)政府檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系的指導(dǎo)方針，在單位內(nèi)部加強(qiáng)管理人員的思想教育，借助融媒體平臺，拓寬管理政策宣傳引導(dǎo)的路徑，幫助檔案人員樹立起創(chuàng)新工作認(rèn)識，立足實(shí)際，積極探索檔案新時期的規(guī)范化開發(fā)與利用形式。與此同時，通過宣傳教育工作讓檔案管理人員清楚意識到自己還存在哪些不足和需要改進(jìn)的地方，促進(jìn)檔案管理工作邁向更高的水平發(fā)展。

（二）建立健全檔案工作管理與監(jiān)督制度

在推進(jìn)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理機(jī)制全面實(shí)行的過程中，事業(yè)單位應(yīng)建立較為完善的檔案管理制度和體系，確保所有檔案管理工作人員能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范開展工作，形成常規(guī)性的約束機(jī)制，對實(shí)踐工作提供針對性、可靠性的參考。一方面，事業(yè)單位應(yīng)從宏觀組織與管理的角度出發(fā)，統(tǒng)籌各項(xiàng)檔案收集、記錄、整理與調(diào)用的流程，制定統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性的管理制度，明確檔案工作人員的管理范圍、職能與責(zé)任，形成制度化的工作體系;另一方面，檔案部門應(yīng)基于單位內(nèi)控管理的整體目標(biāo)，強(qiáng)化工作監(jiān)管與保障制度的建設(shè)，建立起檔案追蹤管理機(jī)制，搭建高效溝通的內(nèi)部協(xié)調(diào)管理渠道，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展提供助力。如，在財務(wù)檔案的開發(fā)與管理過程中，檔案部門應(yīng)拓寬與財務(wù)相關(guān)部門的溝通渠道，及時對會計檔案進(jìn)行分類歸檔，并建立起電子檔案系統(tǒng)，保證會計信息接收、處理、利用等工作的有序進(jìn)行。同時，保證固定資產(chǎn)等資產(chǎn)信息的記錄的全面性與時效性，為固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的調(diào)查分析與優(yōu)化調(diào)整決策提供真實(shí)、完整的信息參考。

（三）搭建智能化檔案信息整合與服務(wù)平臺

知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時代，事業(yè)單位應(yīng)在深入認(rèn)識技術(shù)革新對檔案工作多方面影響的基礎(chǔ)上，加快現(xiàn)代技術(shù)的引進(jìn)、應(yīng)用。在搭建智能化檔案信息系統(tǒng)時，首先，單位應(yīng)明確檔案信息整合、管理與服務(wù)的需求，做好硬件設(shè)施與軟件程序的引進(jìn)方案，結(jié)合信息技術(shù)的最新發(fā)展成果，及時更新計算機(jī)、打印機(jī)、掃描設(shè)備等設(shè)施，并根據(jù)物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用形式，定期對軟件程序進(jìn)行更新，不斷優(yōu)化平臺的服務(wù)功能;其次，在智能化檔案系統(tǒng)的運(yùn)維管理方面，管理部門應(yīng)根據(jù)不同性質(zhì)檔案管理的實(shí)際要求，加快紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化效率，貫徹管理雙制度，按照紙質(zhì)檔案與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不同，制定規(guī)范性的信息存儲、歸類、整合等管理準(zhǔn)則，重點(diǎn)關(guān)注信息安全防護(hù)機(jī)制的建設(shè)，對關(guān)鍵性、保密性數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限進(jìn)行分級，并做好數(shù)據(jù)備份工作;最后，完善檔案服務(wù)功能，打破數(shù)據(jù)傳輸與交互的壁壘。根據(jù)檔案性質(zhì)的不同，建立對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，基于大數(shù)據(jù)分析、整合與云平臺計算、存儲等系統(tǒng)服務(wù)功能，深度整合檔案資源，挖掘關(guān)聯(lián)性信息，動態(tài)更新檔案數(shù)據(jù)，為平臺用戶提供更高效、便捷的服務(wù)。

（四）明確行文規(guī)范，做好卷組編制工作

在檔案數(shù)據(jù)的歸納、整合過程中，應(yīng)明確行文規(guī)范，做好卷組編制與歸類工作。在事業(yè)單位文書類檔案的歸檔管理環(huán)節(jié)，加強(qiáng)格式填寫的規(guī)范管理。對檔案文件的標(biāo)題、正文書寫與紙張幅面、字跡、印章等都需要制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，保證紙質(zhì)檔案的書寫清晰、內(nèi)容完整、主送與抄送單位明確、排版與裝訂格式符合要求。與此同時，在檔案卷組編制環(huán)節(jié)，應(yīng)將關(guān)聯(lián)性較高的檔案集中進(jìn)行處理;對于一些頁碼、目錄缺失的文件，應(yīng)重新進(jìn)行編制，盡可能通過背景調(diào)查、關(guān)聯(lián)性文件參考等，補(bǔ)足缺失內(nèi)容;按照檔案數(shù)據(jù)的記錄時間，對記錄不清晰、信息滯后的內(nèi)容進(jìn)行更正，根據(jù)檔案性質(zhì)不同進(jìn)行明確分類，為檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的協(xié)同化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（五）強(qiáng)化檔案管理隊伍的建設(shè)投入，建立健全內(nèi)部激勵機(jī)制

現(xiàn)代信息開發(fā)理念與管理技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的深入、廣泛應(yīng)用背景下，事業(yè)單位想要使檔案管理工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，也需要加大檔案管理信息技術(shù)人才隊伍的建設(shè)投入。為此，在檔案工作隊伍的專業(yè)化建設(shè)層面，事業(yè)單位應(yīng)逐步增加原有工作隊伍教育與培訓(xùn)力度，通過組織專業(yè)管理技術(shù)培訓(xùn)、派遣職工參與對外改革經(jīng)驗(yàn)交流、聘請專家與優(yōu)秀工作者展開專題演講、舉辦職業(yè)素養(yǎng)與思政學(xué)習(xí)教育活動等方式，拓寬職工參與專業(yè)學(xué)習(xí)的路徑。在復(fù)合型、高素質(zhì)人才的引進(jìn)方面，事業(yè)單位應(yīng)在優(yōu)化原有人才招聘與選拔方式的同時，建立健全內(nèi)部激勵機(jī)制，提升單位對復(fù)合型人才的引進(jìn)力度。在激勵制度的建設(shè)與調(diào)整過程中，圍繞檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制的建設(shè)目標(biāo)，調(diào)整績效考核與獎懲制度，結(jié)合剛性約束、柔性管理理論與實(shí)踐成果，對內(nèi)部激勵機(jī)制實(shí)行模式進(jìn)行優(yōu)化改革，調(diào)動職工參與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制度建設(shè)的積極性。

四、結(jié)語

現(xiàn)代化社會建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)，引發(fā)了科技、經(jīng)濟(jì)、政治、文化等多領(lǐng)域的突破創(chuàng)新，在新發(fā)展建設(shè)環(huán)境下，事業(yè)單位承擔(dān)的公共服務(wù)、管理與建設(shè)職責(zé)也發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變。為更好地履行社會多方面治理的責(zé)任，事業(yè)單位應(yīng)全面、正確地認(rèn)識新時期檔案信息資源開發(fā)的重要價值，基于真實(shí)可靠、經(jīng)濟(jì)適用、統(tǒng)籌兼顧、與時俱進(jìn)的原則，全面推進(jìn)檔案綜合管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)。在實(shí)踐管理工作中，通過轉(zhuǎn)變工作思維、加強(qiáng)制度建設(shè)、完善激勵機(jī)制、加快先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用等方式，形成規(guī)范化、高效化的管理格局，進(jìn)一步深化檔案資源價值的挖掘，為單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)、民生保障、社會服務(wù)等方面的建設(shè)決策提供信息支持。

參考文獻(xiàn)：

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