邢娜
摘要:當前企業(yè)在開展檔案信息化工作中存在軟硬件資金投入有限且缺乏持續(xù)性,檔案信息化水平與企業(yè)整體信息化水平發(fā)展不均衡,促進企業(yè)檔案信息化工作發(fā)展相關(guān)法規(guī)缺失等問題。新《檔案法》的出臺,較好地解決了上述問題,條文中有關(guān)企業(yè)檔案信息化方面的規(guī)范,為企業(yè)開展信息化工作,促進電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通,推進電子檔案的單套制管理等大開方便之門。企業(yè)應(yīng)以此為契機,完善電子檔案管理相關(guān)制度,制定檔案信息化發(fā)展規(guī)劃,推進電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),實現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級。
關(guān)鍵詞:檔案法 ?檔案信息化? 企業(yè)檔案
1 引言
檔案信息化是指以信息技術(shù)為核心,推動檔案管理工作由過去基于傳統(tǒng)載體管理模式向以電子數(shù)據(jù)為主要對象的管理模式轉(zhuǎn)變,配套進行數(shù)字檔案資源管理、檔案規(guī)章重建等工作,以此適應(yīng)電子檔案的特點,推進檔案管理的規(guī)范化、標準化與高效化。隨著信息技術(shù)的深化,企業(yè)各項業(yè)務(wù)的信息化應(yīng)用程度也在同步加深。提高企業(yè)的檔案信息化工作,對實現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)型,促進檔案管理利用更加便捷、高效意義重大。筆者所在企業(yè)作為以基本建設(shè)為主要業(yè)務(wù)的單位,每年生成大量結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化電子檔案,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式,建立新型的適應(yīng)海量電子檔案的管理模式極為迫切。
2企業(yè)檔案信息化發(fā)展困局
新《檔案法》出臺前,企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化工作轉(zhuǎn)型長期面臨無頂層法律支撐的困局。導(dǎo)致出現(xiàn)諸多問題,如檔案信息化設(shè)施投入有限,檔案信息化水平與企業(yè)整體信息化水平發(fā)展不均衡,電子檔案單套制管理遲遲不敢推進等問題。
2.1 檔案信息化設(shè)施設(shè)備投入有限
檔案信息化工作資金投入多,產(chǎn)生的社會效益、經(jīng)濟效益不明顯,且運行過程中需要持續(xù)的資金投入。對于以追求經(jīng)濟效益為主要目標的企業(yè),易將檔案信息化的投入作為企業(yè)的負擔和成本,給予有限的支持,進而影響檔案信息化工作的良性發(fā)展。很多企業(yè)完成一次檔案信息化建設(shè)后,一兩年內(nèi)便再無資金支撐,導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)無法持續(xù)升級,問題逐漸增加,風(fēng)險持續(xù)加大,檔案信息資源安全問題開始顯現(xiàn)。尤其在檔案信息安全方面,有限的資金使得檔案人員無力引進更先進的安全技術(shù),對電子檔案的耐久性、讀取情況、維護條件等造成隱患。
2.2 檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合不深
檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合不深的問題普遍存在,從法規(guī)層面分析,缺少檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合發(fā)展的硬性要求是出現(xiàn)這一問題的主要原因。辦公自動化系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、合同系統(tǒng)等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計時各自為戰(zhàn),沒有考慮與檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通,導(dǎo)致無法有效進行信息資源的整合和利用,作為檔案人員,在系統(tǒng)融合上更多地只能尋求領(lǐng)導(dǎo)支持,欠缺強制性的法律依據(jù),使得這一問題遲遲難以解決。
2.3 數(shù)字檔案資源建設(shè)顧慮重重
國家檔案局檔案館(室)業(yè)務(wù)指導(dǎo)司司長孫鋼曾經(jīng)指出“數(shù)字檔案資源的利用尚停留在基于目錄的簡單查詢共享階段,缺乏綜合數(shù)據(jù)挖掘和深度整合”。這一表述也貼切企業(yè)數(shù)字檔案資源存儲開發(fā)現(xiàn)狀。一方面企業(yè)電子檔案越來越多,雙套制的管理要求實質(zhì)上與無紙化辦公,借閱辦公資源的要求是背道而馳的,電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同時保存,加速了傳統(tǒng)載體檔案“溢庫”問題,同時讓人員本就不多的檔案部門被迫投入更多時間精力,而且傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化形成的副本還存在難以完全與紙質(zhì)檔案相匹配的情況,加劇了紙質(zhì)檔案的重疊和冗余。此外,電子檔案的法律地位遲遲沒有明確,由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的技術(shù)特性迥異,具有易更改、易消失、完全依賴各種軟件、系統(tǒng),對載體依賴性不強等特點,使得長期以來電子檔案是否具有與傳統(tǒng)載體檔案同等的法律效力一直爭論不休,無法定論。進而導(dǎo)致檔案信息化工作的建設(shè)方針、運行機制與傳統(tǒng)檔案館差異較大,電子文件歸檔制度、電子檔案的鑒定標準等雖不能完全適用于當前環(huán)境下的檔案信息化工作需要,卻又不敢貿(mào)然更改的尷尬境地。
3 新《檔案法》為企業(yè)檔案信息化帶來的契機
3.1新《檔案法》的頒布,為企業(yè)檔案信息化工作發(fā)展提速提供了堅實保障
新《檔案法》第三十五條明確規(guī)定企業(yè)需加強檔案信息化建設(shè),同時還要采取措施加強檔案信息安全。此規(guī)定實質(zhì)上使企業(yè)開展檔案信息化工作資金有了著落?;诜傻膹娭菩?,有望打破過去信息化資金申請難,總量少,撥付無法持續(xù)的不足。檔案信息化工作內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等內(nèi)容。幾塊業(yè)務(wù)均離不開資金支持,通過持續(xù)的資金注入,才能確保開展檔案工作無后顧之憂。當然,也需注意,在獲得開展信息化工作的資金后,也需做到資金使用適度適量、與建設(shè)需求一致即可。在檔案資源數(shù)字化方面,可優(yōu)先對利用率高的檔案進行數(shù)字化,根據(jù)資金落實程度分批開展數(shù)字化工作,以保證合理的成本效益比。同時,根據(jù)《檔案法》要求,檔案人員還應(yīng)注意信息安全。對系統(tǒng)管理人員及各部門利用人員應(yīng)分別設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限與利用權(quán)限,嚴格限制不同角色的操作行為,并通過數(shù)字水印、簽名、加密等技術(shù)防止電子檔案被非法侵權(quán)、修改、復(fù)制。在數(shù)字化外包過程中,檔案人員需嚴把操作流程,防止檔案信息不當傳播。此外,還需不斷完善電子檔案安全保密制度、管理維護制度,對檔案進行數(shù)據(jù)備份、異地保存等,確保檔案信息安全。
3.2 新《檔案法》的頒布,為企業(yè)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通奠定法律基礎(chǔ)
多數(shù)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)存在難以與業(yè)務(wù)系統(tǒng)暢通交流和便利共享的現(xiàn)狀。不同的數(shù)據(jù)格式、各異的元數(shù)據(jù)信息阻礙了電子文件的有序歸檔。新《檔案法》對此也提出明確要求:企業(yè)應(yīng)當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè),與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互連接。為盡可能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,加強對電子文件的前端控制,檔案館人員應(yīng)積極按照《檔案法》要求,在各業(yè)務(wù)部門進行系統(tǒng)建設(shè)時主動對接,規(guī)范著錄項目及相關(guān)元數(shù)據(jù)。同時,針對有些企業(yè)檔案信息系統(tǒng)存在老化、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險較大,難以與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接的問題,要及時開展系統(tǒng)更新?lián)Q代工作。在檔案管理系統(tǒng)布局方面,可制定統(tǒng)一的檔案信息化工作要求,以解決可能的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)沖突,背景信息、結(jié)構(gòu)信息存在差異等問題,常見的解決方式有集中式管理和分布式管理。集中式管理對檔案人員信息化水平要求低,熟練數(shù)據(jù)上傳、利用操作即可,系統(tǒng)維護成本低,但受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響大,并發(fā)數(shù)量過多時可能出現(xiàn)系統(tǒng)反應(yīng)緩慢等問題。分布式管理響應(yīng)速度快,出現(xiàn)問題不會對全局造成影響,但維護成本高。檔案人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)情況,調(diào)研、協(xié)商后確定。
3.3 新《檔案法》的頒布,為企業(yè)檔案信息資源建設(shè)向前推進注入定心劑
新《檔案法》第三十七條指出,電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。這一規(guī)定的出臺,徹底解決了困擾檔案工作多年的電子檔案法律憑證問題,明確賦予了電子檔案憑證作用,這也意味著開展電子檔案“單套制”管理已無法規(guī)層面的障礙。目前檔案工作人員可將重心放在基于單套制管理模式的技術(shù)實現(xiàn)方面,采取有效措施收集分散在各個部門的電子檔案,分層次有步驟地設(shè)立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫及多媒體數(shù)據(jù)庫,進一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),并探索信息資源利用的新模式,通過信息系統(tǒng)收集、歸納、分析利用者的行為方式,挖掘隱藏信息,洞察使用者的行為偏好,完善系統(tǒng)算法,提高檔案信息資源利用效率,樹立開放共享思維,積極完善檔案資源共享機制。從當前國家信息化發(fā)展趨勢不難看出,傳統(tǒng)的檔案資源管理方式已無法完全適應(yīng)電子檔案居主流的環(huán)境,必須圍繞電子檔案的特點,按照國家、行業(yè)標準,借鑒相關(guān)企業(yè)如目前已通過驗收的示范數(shù)字檔案室建設(shè)經(jīng)驗,充分利用新《檔案法》賦予的權(quán)力,積極實現(xiàn)本企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型。
參考文獻
[1]周峰林.大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案館(室)建設(shè)——專訪國家檔案局檔案館(室)業(yè)務(wù)指導(dǎo)司司長孫鋼[J].浙江檔案,2013(08)11.
[2]國家檔案局.數(shù)字檔案室建設(shè)指南(檔發(fā)〔2014〕4號)