檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

王逸

摘要∶在新時(shí)期發(fā)展形勢下，如何做好檔案信息化建設(shè)與檔案管理，適應(yīng)社會(huì)新時(shí)期發(fā)展需要，值得相關(guān)部門及人員深思，為此，文章從檔案信息化概念及特征出發(fā)，通過對(duì)檔案信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的闡述以及當(dāng)前檔案管理上常見問題的思考，提出一些有利于檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)對(duì)策，從而促進(jìn)檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的快節(jié)奏。

關(guān)鍵詞∶檔案：信息化建設(shè)：檔案管理

檔案信息化建設(shè)中，工作人員需要積極創(chuàng)新檔案保存和管理方式，做到實(shí)體檔案向數(shù)字化信息檔案保存與管理的過渡，以達(dá)到長期保存檔案信 息的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，便于檔案查閱，有效提升檔案管理的整體水平。目前，雖然諸多部門已經(jīng)開展了檔案的信息化管理，但是檔案管理水平依然不夠理想，還需相關(guān)部門加大研究力度有效處理當(dāng)前困境。

一.檔案信息化建設(shè)與信息化管理的價(jià)值

采用信息化技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行建設(shè)與管理，可以在很大程度上降低 檔案管理的難度，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以節(jié)省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時(shí)，相關(guān)人員可以利用檔案系統(tǒng)的檢索功能快速且精確 地調(diào)取資料，提高檔案利用率與檔案服務(wù)水平，節(jié)省時(shí)間和精力?，F(xiàn)階段，大多數(shù)企事業(yè)單位都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)與管理的重要性，且在檔 案信息化建設(shè)與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息 化建設(shè)水平與管理水平，為自身的經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

二.檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問題

1.檔案工作的重視程度不夠

目前很多企事業(yè)單位都在向互聯(lián)網(wǎng)媒體轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在較火的短視頻平臺(tái) 就是一些企事業(yè)單位宣傳和拓寬業(yè)務(wù)的好渠道。對(duì)于檔案管理工作而言，單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視程度存在一定的問題，尤其是對(duì)檔案管理信息化建 設(shè)的意識(shí)和重視程度十分欠缺，導(dǎo)致檔案管理的改革創(chuàng)新受阻，此外，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大，他們對(duì)于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對(duì)于檔案管理的發(fā)展有著嚴(yán)重的影響，而且他們一直在使用紙質(zhì)的檔案管理模式，對(duì)于新型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用并沒有很大的 意愿，更談不上檔案管理信息化建設(shè)。

2.信息資源的運(yùn)用觀念錯(cuò)誤

檔案信息資源是指各種檔案原件、檔案文獻(xiàn)匯編、檔案目錄等內(nèi)容。 檔案信息資源通過開發(fā)利用是檔案資料根據(jù)實(shí)際需求，將館藏信息通過查找、整理后成為動(dòng)態(tài)信息并充分得到應(yīng)用。因此，這就需要檔案管理人員了解本單位以及其他組織對(duì)檔案信息利用的需求，同時(shí)能根據(jù)實(shí)際需求將檔案信息進(jìn)行歸檔整理，并且通過多樣化手段將其傳遞給需要的群體。但是個(gè)別管理人員并沒有充分利用館藏檔案資源，也沒有和社會(huì)生活充分聯(lián)系起來，在實(shí)際工作中更側(cè)重于檔案資料的保存，沒有將檔案信息當(dāng)作重要信息資源。因此，這種重保管輕開發(fā)的觀念導(dǎo)致檔案信息資源利用率不高，也無法發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理規(guī)范性有待加強(qiáng)

在檔案信息化建設(shè)和發(fā)展中，雖然很多應(yīng)用軟件均可滿足電子公文管理的總體要求，但在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，只有部分軟件可滿足 既定的管理要求。這就要求工作人員制定統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段，尚未建立完善的組織規(guī)劃，這是檔案信息化建設(shè)中十分常 見的問題，在信息化建設(shè)的過程中并未制定科學(xué)的規(guī)劃和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，降 低了檔案管理流程的合理性，無法保證檔案的有效利用，影響了檔案管理 工作效率，甚至出現(xiàn)了低水平重復(fù)建設(shè)和各自為政的問題，該種情況也在 一定程度上阻礙了檔案信息的合理應(yīng)用。再者，檔案管理工作不規(guī)范，管 理方法較為落后，與經(jīng)營管理存在脫節(jié)問題，干擾了檔案信息資源管理與 其他環(huán)節(jié)信息管理間銜接的緊密性。

三.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

1.通過科學(xué)的方式對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化

對(duì)于檔案管理機(jī)制不完善等一系列矛盾問題，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)思維觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理機(jī)制的重要性，并結(jié)合具體工作需求，通過科學(xué)的方式對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)以及優(yōu)化，從而為檔案管理工作提供重要的參考依據(jù)。在實(shí)際操作的過程中，各地企事業(yè)單位必須要制定 與本單位實(shí)際工作高度相符的管理機(jī)制，對(duì)國家有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行綜合性 考慮與分析，保障檔案管理機(jī)制具備相對(duì)較強(qiáng)的科學(xué)性以及合理性，確保 檔案管理機(jī)制的效用得到充分展現(xiàn)。在開展檔案管理工作的過程中，可以 利用完善制度的模式對(duì)消除檔案管理工作中所存在的不足之處，妥善處理 檔案管理工作中所存在的矛盾問題。與此同時(shí)，還必須完善績效考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)明確落實(shí)檔案管理人員的基本任務(wù)，圍繞檔案管理工作開展 績效考核，要按照相關(guān)規(guī)定給予其一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于那些以一顆消極態(tài)度 進(jìn)行工作的人員給予懲處，充分展現(xiàn)出該制度在約束、激勵(lì)兩個(gè)方面的重 要性作用，保證檔案管理工作的開展是以公平、公正為原則，充分激發(fā)管 理人員的積極性，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

2.加強(qiáng)檔案管理體系的完善

為加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展，相關(guān)單位及人員需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想理念與工作方式，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)單位運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展的重要性，并根據(jù)有關(guān)部門的政策規(guī)定與制度，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行 健全完善。以此為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要，對(duì)檔案管理工作 的具體目標(biāo)進(jìn)行明確，并在日常工作過程中對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范管控，避 免由于操作失誤導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)損壞或丟失。此外，相關(guān)單位還可以借助綜合評(píng)價(jià)方式開展檔案管理工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)，以此來提高現(xiàn)代檔案信息化管理水平。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的整體質(zhì)量。相關(guān)單位需要采取有效措施不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，這會(huì)對(duì) 日后檔案管理工作的總體發(fā)展趨勢產(chǎn)生較大的影響。為不斷提高檔案管理人員的個(gè)人素養(yǎng)，首先，選擇專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、專業(yè)技能過硬的檔案管理人員。 檔案管理工作人員在日常工作中除存放檔案外，還應(yīng)合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存 儲(chǔ)和接收檔案，修改并完善檔案，對(duì)檔案進(jìn)行格式化處理。檔案管理人員 也要在日常工作中增強(qiáng)自身計(jì)算機(jī)操作能力，單位內(nèi)部可定期組織開展專 業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)工作。

4.建立網(wǎng)絡(luò)管理檔案

為了提高檔案管理的效率，需要建立網(wǎng)絡(luò)檔案，筆者針對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案的 建立提出了以下幾點(diǎn)意見：（1）互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代應(yīng)該發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，在單位的內(nèi)部建立相應(yīng)的管理網(wǎng)站和信息服務(wù)平臺(tái)，與此同時(shí)加強(qiáng)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案的使用，從而讓信息化管理更好的應(yīng)用到檔案管理中;（2）單位負(fù)責(zé)人加大對(duì)信息設(shè)備的投人，讓檔案管理人員在設(shè)備使用上更加放心，而良 好地信息設(shè)備不僅能提高檔案管理的效率，還能最大程度上保證檔案管理的安全。此外由于檔案管理信息量大的問題，需要單位定時(shí)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)，以便滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。

結(jié)束語：總而言之，關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)工作，其可以使檔案管理工作的 服務(wù)水平得到顯著化提升，為管理者、應(yīng)用者帶來極大的便利，保證檔案 資源得到良好運(yùn)用，使檔案管理工作的效用得到充分展現(xiàn)。同時(shí)，有關(guān)單 位還必須要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作，找出檔案管理工作過程中所存在的一系列不足之處，然后結(jié)合具體需求制定科學(xué)化、合理化的信息化建設(shè)發(fā)展方案，妥善處理檔案管理工作過程之中所存在的不足之處，使檔案管理 的效能得到充分展現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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