基于生涯發(fā)展理論的大學生成長檔案管理信息化體系構建

李瑋舜

摘? 要：互聯(lián)網(wǎng)時代的崛起、高校擴招政策的施行和高等教育的內(nèi)涵式發(fā)展要求高校思想政治工作手段從統(tǒng)一化走向精細化。傳統(tǒng)檔案管理模式難以充分發(fā)揮大學生檔案的效用，無法滿足生涯輔導工作的需要。以信息技術再造大學生成長檔案信息交互的流程，建設大學生成長檔案系統(tǒng)，并從轉變思想觀念、加強安全管理、重視人才培養(yǎng)、制定獎懲措施等方面建立檔案管理信息化的長效機制，是提高高校思想政治工作的精準化水平與高校思想政治工作隊伍的信息化水平的有效路徑。

關鍵詞：生涯規(guī)劃理論;大學生成長檔案;管理信息化

一、新形勢下高校思想政治工作面臨新挑戰(zhàn)

習近平總書記在全國高校思想政治工作會議上強調(diào)，“要堅持把立德樹人作為中心環(huán)節(jié)，把思想政治工作貫穿教育教學全過程，實現(xiàn)全程育人、全方位育人，努力開創(chuàng)我國高等教育事業(yè)發(fā)展新局面。[1]”為了落實高校立德樹人根本任務，加強思想政治工作是根本，而思想政治工作隊伍是加強思想政治工作的重要保障?！镀胀ǜ叩葘W校輔導員隊伍建設規(guī)定》（教育部令第43號）規(guī)定“輔導員是開展大學生思想政治教育的骨干力量”，并明確輔導員的工作職責要“掌握學生思想行為特點及思想政治狀況”，對學生進行思想理論教育和價值引領。高校輔導員對大學生開展細致入微的思想政治工作，前提是需要充分了解學生、掌握學生的日常動態(tài)，并及時跟進學生的最新情況。當前，互聯(lián)網(wǎng)時代的崛起、高校擴招政策的施行和高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，給高校思想政治工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。

一方面，在互聯(lián)網(wǎng)中成長起來的以“00后”為主的大學生與時俱進、勇于實踐、挑戰(zhàn)自我、價值觀多元化[2]，具有個性和審美獨特、抗壓能力差、團隊意識薄弱等特點[3]，這要求高校思想政治工作手段從統(tǒng)一化走向精細化。以年級輔導員為骨干的高校思想政治工作隊伍不僅要教育管理整個大學生群體，而且要精準掌握每一個學生的情況，關心關愛學生，有針對性地幫助學生解決具體問題。另一方面，隨著高等教育辦學規(guī)模的擴張，大多數(shù)高校的輔導員與學生的師生比高于教育部規(guī)定的1：200，個別院系能夠達到1：600。面對基數(shù)龐大的大學生群體，輔導員直到學生畢業(yè)都無法辨別齊全他們的樣貌，更難以做到精準掌握每一個學生的情況。在高等教育內(nèi)涵式發(fā)展的驅(qū)動下，傳統(tǒng)粗放型的思想政治工作難以滿足大學生成長成材的需要，改進思想政治工作的方式方法、提高思想政治教育質(zhì)量顯得尤為迫切。

二、大學生成長檔案管理信息化的必要性

一般而言，高校輔導員對學生的了解是從閱讀學生檔案開始的，學生檔案是輔導員對學生開展思想政治教育的重要依據(jù)和基礎材料。學生檔案是學生在學習、實踐活動中形成的具有保存價值的各種人事文件材料[4]。針對高校人才培養(yǎng)方案和大學生成長規(guī)律的特點，長期以來高校已經(jīng)形成了較為成熟的記錄大學生學習和生活歷程、心理和生理狀況、實踐訓練成果等的資料，包括文字、圖片、聲像等不同形式載體。這些資料共同構成學生檔案的重要內(nèi)容，比如高中檔案、學籍檔案、誠信檔案、心理檔案、黨團組織檔案、貧困生檔案、體檢表、獎懲記錄等。但在現(xiàn)實的學生管理工作中，這些資料難以充分發(fā)揮其效用。

首先，大量檔案材料以紙質(zhì)文本方式留存，未進行信息化、數(shù)據(jù)化處理，使用起來非常不便捷;其次，各種電子化數(shù)據(jù)（比如常見的Excel工作表）存在數(shù)據(jù)“信息孤島”的情況，眾多數(shù)據(jù)零散地存放在不同的文檔中，難以整合調(diào)度;同時，由于崗位分工的需要，各種材料分別獨立存放于不同工作崗位上，信息無法及時共享互換。例如，學生的學籍檔案、黨團組織檔案分別存放在學籍管理部門、黨團組織部門，作為學生思想政治教育主抓手的年級輔導員往往只掌握學生的基本信息，這導致年級輔導員在了解學生情況時，往往遇到信息傳遞不及時、數(shù)據(jù)交換不通暢等現(xiàn)實困難。此外，在實際工作中，由于學生檔案數(shù)量較多，整理檔案時間長，影響檔案的整理效率和使用率。假設每位學生在讀期間產(chǎn)生十份檔案材料，年級輔導員需要處理的檔案材料將累計高達數(shù)千份，其保管和利用的難度巨大。因此，對學生檔案進行信息化處理十分必要。

《高等學校檔案管理辦法》（教育部和國家檔案局令第27號）規(guī)定，高校檔案機構應組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。在信息化時代，各個高校都在努力加強數(shù)字校園建設和智能一體化辦公環(huán)境建設，檔案管理的信息化建設也是大勢所趨。推進學生檔案的信息化和數(shù)字化建設，將有助于提高高校思想政治工作隊伍的工作效率，提升高校思想政治工作的精準化和信息化水平。

三、生涯發(fā)展理論對大學生成長檔案管理的啟示

美國著名心理學家舒伯（Donald E. Super）于20世紀50年代提出了“生涯發(fā)展理論”，為個體生命周期發(fā)展提供了重要的指導。生涯發(fā)展理論將人的職業(yè)生涯劃分為成長（從出生至14歲）、探索（從15歲至24歲）、建立（從25歲至44歲）、維持（從45歲至65歲）與衰退（65歲以上）五個階段[5]。大學生的年齡正處在生涯發(fā)展的探索階段，其未來具有無限的可能性，但同時也容易對自我和未來產(chǎn)生困惑。生涯縱貫人的一生發(fā)展歷程，它受到個人內(nèi)在和外在力量的影響，是一個動態(tài)的、發(fā)展性的生成[6]。鑒于生涯發(fā)展的階段性及生成性，舒伯認為可以通過專門輔導人員的協(xié)助，依據(jù)一套有系統(tǒng)的輔導計劃，引導個人探究、評判并整合運用有關的知識、經(jīng)驗開展生涯輔導?？茖W的生涯輔導正是當下大學生群體所急需的。在高校包括輔導員在內(nèi)的思想政治工作隊伍扮演著大學生生涯輔導人員的重要角色。

隨著國家就業(yè)政策由統(tǒng)籌分配制度轉為用人單位與個人雙向選擇制度，尤其是近幾年畢業(yè)生數(shù)量連年攀升，就業(yè)環(huán)境受新冠疫情影響，就業(yè)形勢日益嚴峻。這要求大學生在校期間應根據(jù)自身情況進行合理生涯規(guī)劃，盡早明確職業(yè)方向，提高就業(yè)競爭力。但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少“00后”大學生缺少規(guī)劃意識，不清楚“自己將來要做什么”以及“自己能做什么”?？茖W引導大學生進行生涯規(guī)劃，是高校思想政治工作的重要部分。對大學生開展生涯輔導，同樣需要精確了解學生各方面的情況。傳統(tǒng)輔導員在學生教育管理過程中簡單收集統(tǒng)計學生基本信息，或者在有需要的時候再翻閱學生檔案材料的方法，都無法滿足引導學生開展科學的生涯輔導工作的要求。此外，現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案材料以及電子化檔案材料具有更新頻率低、相對穩(wěn)定的特點，這與生涯發(fā)展的動態(tài)性、生成性不相適應。

根據(jù)生涯發(fā)展理論，對大學生在讀期間的不同階段應該針對性地采取不同的生涯輔導策略。大學一年級是進行自我認知的關鍵時期，應重點幫助大學生明確自己的興趣、性格、價值觀和特長;大學二年級是進行職業(yè)探索的重要時期，應引導大學生結合自身特點開展職業(yè)探索，拓展職業(yè)視野;大學三年級是積累職業(yè)經(jīng)驗的主要時期，應指導大學生確立職業(yè)目標并積累達成職業(yè)目標所需要的經(jīng)驗和資歷;大學四年級是做出職業(yè)選擇的最后時期，應鼓勵學生積極參加求職活動，幫助學生解決在求職過程中遇到的實際問題。出于生涯輔導的需要，以信息化技術建設大學生成長檔案系統(tǒng)，突顯學生檔案的“成長性”，記錄大學生從入學到畢業(yè)的在校成長點滴，為實現(xiàn)大學生思想政治工作精準化提供可靠依據(jù)。依托大學生成長檔案系統(tǒng)，年級輔導員從大學一年級開始就給大學生建立成長檔案，對大學生的學習、實踐、思想狀況等進行全過程、全方位、動態(tài)的跟蹤，根據(jù)對大學生成長檔案的數(shù)據(jù)分析，在求學的不同階段對大學生的發(fā)展水平做出科學評價，并給出針對性的生涯輔導建議，實現(xiàn)對不同大學生的因材施教，促使高校思想政治工作實現(xiàn)精細化。

四、大學生成長檔案管理信息化的系統(tǒng)設計

針對前述大學生檔案管理中存在的信息割據(jù)等問題，高校學生檔案管理工作需要對其所需要的信息交互流程進行再造，設計開發(fā)大學生成長檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)以年級輔導員為數(shù)據(jù)交互中心，來自不同部門及學生工作板塊的數(shù)據(jù)能夠及時、動態(tài)地更新到年級輔導員手上。大學生成長檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型包括基礎數(shù)據(jù)、發(fā)展數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。學生學籍等基礎數(shù)據(jù)可以通過對接學校各部門的數(shù)據(jù)API接口獲取，或者手動錄入生成。黨團、教務、獎助貸、社團等發(fā)展數(shù)據(jù)和談心談話、事件記錄等動態(tài)數(shù)據(jù)需要有關人員及時上傳。對開展生涯輔導而言，發(fā)展數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)的參考價值是最大的，這需要借助大學生成長檔案系統(tǒng)徹底打通各個學生工作崗位的信息壁壘，讓各崗位人員（包括年級輔導員）及時上傳數(shù)據(jù)并最終完整地呈現(xiàn)在年級輔導員的賬號上（如圖1所示）。

基于大學生成長檔案管理信息交互的流程再造，有關大學生成長檔案系統(tǒng)的用戶需求包括五個主要模塊。第一，獲取學生數(shù)據(jù)源，該模塊關系學生基礎數(shù)據(jù)的準確與否，是開展后續(xù)工作的基石;第二，學生信息字段管理，該模塊由年級輔導員（或系統(tǒng)管理員）根據(jù)實際工作需要統(tǒng)一設置，并限制學生基礎信息字段名稱和類型不允許修改，可以有效避免因不同權限的用戶錯誤更改學生信息字段所造成的混亂;第三，權限分配，該模塊旨在限定不同用戶的操作權限，比如年級輔導員可以查看并修改管轄范圍內(nèi)學生的所有字段信息，但其他用戶只能修改與自己工作崗位相關的字段信息;第四，管理學生信息，該模塊是整個大學生成長檔案系統(tǒng)的核心，通過組織不同權限的用戶搜索、查看、更新學生信息等，實現(xiàn)學生成長檔案的動態(tài)化管理，同時，出于對系統(tǒng)與數(shù)據(jù)的安全考慮，保護學生個人信息和隱私，對所有用戶的操作進行日志記錄;第五，學生信息統(tǒng)計，該模塊允許年級輔導員（或系統(tǒng)管理員）定期導出保存學生的成長檔案，并與不同年級學生的情況進行統(tǒng)計分析對比（如表1所示）。

五、構建大學生成長檔案管理信息化的長效機制

大學生成長檔案系統(tǒng)建設是一個長期工程，并非一蹴而就，需要建立長效機制，從轉變思想觀念、加強安全管理、重視人才培養(yǎng)、制定獎懲措施等方面為大學生成長檔案系統(tǒng)的可持續(xù)建設提供保障。

（一）轉變思想觀念，提高大學生成長檔案管理工作的統(tǒng)籌性

《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，高校檔案工作由高校檔案館負責。實際上，大學生檔案的收集、整理、歸檔、發(fā)送等工作多由二級學院負責落實。在傳統(tǒng)的教育管理經(jīng)驗中，認為大學生檔案袋中的材料大體包括高中檔案、學生登記表、學習成績單、黨團組織檔案、體檢表和獎懲記錄材料等。鮮有賦予輔導員與學生的談心談話記錄，及發(fā)生在學生身上的對學生的成長有著重要價值的事件記錄等材料檔案。從某種意義上講，這割裂了大學生檔案與大學生成長檔案的一體性。大學生檔案強調(diào)的是歸檔性，但大學生成長檔案強調(diào)的是成長性。對生涯輔導而言，一切對學生成長、發(fā)展有價值的材料都值得參考。為此，除了高校檔案館，其他生產(chǎn)數(shù)據(jù)的部門（崗位）都是大學生成長檔案的共同經(jīng)營者，都負有支持大學生成長檔案系統(tǒng)建設的義務。

（二）加強安全管理，明確大學生成長檔案管理信息化建設標準

大學生檔案管理信息化雖然提高了高校思想政治工作隊伍的工作效率，但囿于計算機系統(tǒng)的共享性和電子數(shù)據(jù)的易丟失性等問題，信息化建設需要在數(shù)據(jù)保密、學生隱私保護、系統(tǒng)安全管理等方面加大投入力度。在獲取數(shù)據(jù)時應明確能夠進行信息化處理的材料類型和范圍，把握好數(shù)據(jù)利用與學生隱私保護之間的關系，確保數(shù)據(jù)專用，杜絕數(shù)據(jù)泄漏和被挪作他用。通過規(guī)章制度明確各個崗位人員的職責，從而根據(jù)職責分配系統(tǒng)權限，加強密碼管理，定期更新密碼，避免系統(tǒng)被非法訪問、篡改和破壞。使用校內(nèi)服務器和業(yè)界較為成熟的數(shù)據(jù)庫設計和系統(tǒng)架構搭建及部署方案，比如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)使用MySQL，開發(fā)語言使用Java，開發(fā)框架為SSH框架，服務器環(huán)境為Linux等，提高系統(tǒng)運行的安全性和穩(wěn)定性。

（三）重視人才培養(yǎng)，建設一支高水平的思想政治工作信息化強軍

學生檔案管理和學生教學管理信息化，乃至學生學習生活信息化等都是未來數(shù)字校園建設的重要組成部分，在互聯(lián)網(wǎng)時代，高校思想政治工作隊伍應該主動出擊，直面信息化建設帶來的挑戰(zhàn)和機遇。由于大部分思想政治教育工作者非計算機等專業(yè)背景出身，高校學生工作部門應有意識地加強信息化人才的引進、培養(yǎng)和儲備，組織專門的信息化培訓，幫助思想政治工作隊伍養(yǎng)成互聯(lián)網(wǎng)思維和信息化意識，提升計算機專業(yè)素養(yǎng)，在思想政治工作中多運用信息化手段，使每位思想政治教育工作者掌握一定的信息化應用與建設的能力。即使不開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)，也可以運用Excel工作表、數(shù)據(jù)庫、小程序等工具達到一定的檔案管理信息化水平，為提升高校思想政治工作成效增添助力。

（四）制定獎懲措施，提升大學生成長檔案管理信息化建設效率

大學生成長檔案系統(tǒng)建設的核心是各個部門（崗位）及時更新數(shù)據(jù)，并確保數(shù)據(jù)的準確性。許多高校如火如荼地建設了大量的信息化系統(tǒng)和網(wǎng)絡平臺，卻因為后期無人管理或管理不及時，導致信息更新滯后、系統(tǒng)缺乏維護的情況十分普遍。這需要高校管理部門將學生工作信息化建設情況納入部門績效考核，與個人發(fā)展評價等環(huán)節(jié)相掛鉤，以提高有關人員的工作積極性，確保大學生成長檔案系統(tǒng)得到及時更新和維護。同時，定期組織有關人員的線下溝通會，分享經(jīng)驗成果，表彰先進、激勵后進，對在開展信息化建設工作及系統(tǒng)使用過程中遇到的問題可以第一時間進行甄別和解決。

大學生成長檔案系統(tǒng)與紙質(zhì)的大學生檔案袋不是互為取代的關系，而是相輔相成的。大學生檔案屬于人事檔案的范疇，是大學生成長檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的重要來源;大學生成長檔案是與學生的成長有關的所有數(shù)據(jù)、信息、資料的統(tǒng)稱，大學生成長檔案系統(tǒng)可以直觀、便捷地為高校思想政治工作隊伍提供決策所需要的信息，這些信息中對大學生生涯發(fā)展有重要價值的部分又可以形成紙質(zhì)材料儲存進大學生檔案袋中。利用信息化手段對高校傳統(tǒng)的檔案管理模式進行升級改造，“活化”檔案資源，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機結合，充分挖掘信息的潛在價值，為高校思想政治工作隊伍開展大學生生涯輔導提供了決策保障，這也是落實高校立德樹人根本任務，增強高校思想政治工作實效性的內(nèi)在需求。

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責任編輯? 楊慧芝