提高技工院校學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平的幾點(diǎn)思考

蔣麗艷

摘要：技工院校學(xué)籍檔案主要內(nèi)容是學(xué)生不同時(shí)間段經(jīng)歷的教育事項(xiàng)，是對(duì)學(xué)生個(gè)人信息和真實(shí)情況的反映。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，將信息數(shù)字化管理模式融入技工院校學(xué)籍檔案管理工作中，既可以方便管理人員高效管理檔案，也可以使檔案管理更顯規(guī)范化和智能化。如何更好地使學(xué)籍檔案管理呈現(xiàn)信息數(shù)字化趨勢(shì)，是技工院校教學(xué)管理的重點(diǎn)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：技工院校;學(xué)籍檔案;現(xiàn)代化管理

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言：在技工院校的各項(xiàng)管理工作中，學(xué)籍檔案管理工作是非常重要的一環(huán)。技工院校學(xué)籍檔案管理工作記錄著學(xué)生個(gè)人在教育階段的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)業(yè)水平以及所獲學(xué)歷，體現(xiàn)出學(xué)校的教學(xué)水準(zhǔn)和檔案管理能力。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，學(xué)籍檔案管理工作不僅為學(xué)生本人提供服務(wù)，也為企事業(yè)單位選人、用人提供有效的原始依據(jù)。因此，針對(duì)學(xué)籍檔案的管理模式和手段進(jìn)行改革和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升學(xué)籍管理工作的效率和質(zhì)量是十分必要的。

一、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的意義

學(xué)籍主要包括每個(gè)學(xué)生的個(gè)人基本信息以及在校的各類表現(xiàn)、黨團(tuán)關(guān)系、學(xué)科水平等數(shù)據(jù)，是一個(gè)記錄學(xué)生。學(xué)籍檔案將成為人才選聘過(guò)程中學(xué)生在校期間表現(xiàn)得最直觀依據(jù)，具有重要參考價(jià)值。因此，學(xué)籍檔案管理水平不論是對(duì)企事業(yè)單位還是對(duì)學(xué)生個(gè)人都是非常重要的。

二、技工院校學(xué)籍管理存在的問(wèn)題

技工院校學(xué)籍檔案工作雖然受到高度重視，但仍未能滿足信息化的要求。技工院校學(xué)籍檔案管理更是由于其學(xué)生類型、教育教學(xué)特點(diǎn)、在技工院校中所處分量等狀況，學(xué)校給予的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。技工院校學(xué)籍檔案管理缺少專業(yè)人員，一般由其他工作人員兼職管理，而且時(shí)常出現(xiàn)資料的缺失和不完整的現(xiàn)象。由于技工院校學(xué)生群體不同于全日制高等院校學(xué)生，他們主要的關(guān)注點(diǎn)在于掌握基礎(chǔ)技能技術(shù)知識(shí)，最終獲得技能證書(shū);及個(gè)別學(xué)生關(guān)注點(diǎn)在提升自己的學(xué)歷，最終獲得學(xué)歷證書(shū)，對(duì)學(xué)籍檔案的重要性的認(rèn)識(shí)不到位。對(duì)檔案內(nèi)容填寫(xiě)不認(rèn)真、敷衍了事，甚至因未能完善個(gè)人檔案填寫(xiě)、未妥善保管個(gè)人檔案，出現(xiàn)檔案資料填寫(xiě)不完整等的問(wèn)題，直到全日制高等院?；蚬ぷ鲉挝粡?qiáng)制要求學(xué)籍檔案歸檔時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案填寫(xiě)不完整等問(wèn)題，才返到學(xué)校查找補(bǔ)辦。

三、技工院校提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平的有效途徑

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立健全管理制度

學(xué)籍檔案是學(xué)籍管理的一項(xiàng)重要依據(jù)，是學(xué)生在校期間德、智、體等多方面客觀、具體的真實(shí)記錄，具有原始性和憑證性。因此，加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳，讓檔案意識(shí)深入人心，不僅會(huì)提高學(xué)籍檔案管理人員的檔案意識(shí)，而且還會(huì)讓學(xué)生從思想上認(rèn)識(shí)到技工院校學(xué)籍檔案的重要性。首先，應(yīng)明確學(xué)生在報(bào)到入學(xué)時(shí)要主動(dòng)提交完備的檔案信息，并進(jìn)行數(shù)字化信息采集，配合學(xué)校做好檔案材料的收集、立卷等基礎(chǔ)性工作。其次，學(xué)校要做好學(xué)生電子檔案的保存工作，避免出現(xiàn)檔案無(wú)法查詢現(xiàn)象。最后，學(xué)校保證畢業(yè)時(shí)檔案同畢業(yè)證書(shū)一起發(fā)放到學(xué)生本人或?qū)W生工作單位，確保檔案發(fā)放準(zhǔn)確性、及時(shí)性。從各技工院校的技工院校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理的制度不健全、機(jī)制不完善仍是比較突出的問(wèn)題，以至于無(wú)法充分適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的新發(fā)展，達(dá)到數(shù)字化檔案管理的新要求。因此，學(xué)校應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，充分地分析研判，借鑒其他先進(jìn)的檔案管理模式，健全完善本校的學(xué)籍檔案管理制度，進(jìn)一步明確相應(yīng)的工作流程、工作細(xì)則，做到實(shí)際工作中有章可循、有據(jù)可依，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匕褜W(xué)籍檔案管理工作做到實(shí)處。除此之外，還應(yīng)在制度中明確網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化在檔案管理中的有效應(yīng)用，為其提供制度保障。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理工作的開(kāi)展除了必要的管理系統(tǒng)與完備的制度保障，管理人員的技能素質(zhì)更是不可或缺的，它是所有工作得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。技工院校學(xué)籍檔案管理工作情況復(fù)雜，而且時(shí)間延續(xù)性很強(qiáng)，是一項(xiàng)繁瑣、細(xì)致的工作。學(xué)籍檔案管理人員多為兼職，不具備專業(yè)的職業(yè)技能，為此開(kāi)展有效的在職培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)其工作能力及工作效率變得尤為重要。為達(dá)到信息化時(shí)代學(xué)籍檔案管理工作的新要求，需要優(yōu)化檔案管理人員具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等信息化技能的培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備。

（三）利用信息技術(shù)，加強(qiáng)學(xué)籍檔案現(xiàn)代化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為學(xué)籍檔案管理工作的信息化提供了有效手段和技術(shù)支持。充分運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，確保檔案管理質(zhì)量和管理效率得到根本提升，是十分必要的。可以將學(xué)生的電子檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)資源共享，打破時(shí)間和空間的限制，即使學(xué)生畢業(yè)離校后仍可查閱與自身相關(guān)的資料信息，用人單位也可提出申請(qǐng)調(diào)閱相關(guān)學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)，直接客觀地掌握相關(guān)學(xué)生的真實(shí)情況，為人才引進(jìn)和任用提供必要的數(shù)據(jù)支持和參考。最后，通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，還能大大緩解學(xué)校管理員對(duì)畢業(yè)生檔案查詢的壓力，使檔案的查詢更加及時(shí)有效。根據(jù)技工院校學(xué)籍管理的特點(diǎn)，可以建立包含學(xué)生信息管理、成績(jī)管理、畢業(yè)信息管理等多種功能模塊，充分利用計(jì)算機(jī)查詢和統(tǒng)計(jì)功能，提高技工院校學(xué)籍管理的服務(wù)水平與質(zhì)量。

（四）采取信息科技監(jiān)管檔案

信息科技監(jiān)管檔案的首要步驟是檔案管理相關(guān)軟硬件設(shè)施的完善，技工院校需要重視新技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，結(jié)合社會(huì)信息技術(shù)和智能化手段的發(fā)展，不斷更新技工院校檔案管理的相關(guān)設(shè)施。并且定期對(duì)相關(guān)軟件和硬件進(jìn)行維護(hù)和檢查，避免軟硬件設(shè)施損壞帶來(lái)的不良后果。檔案信息化的過(guò)程中，技工院校需要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)和信息化手段的發(fā)展，及時(shí)更新檔案管理軟件，配置與之相適應(yīng)的硬件。技工院校還可以配置相適應(yīng)的掃描儀和打印機(jī)，讓學(xué)校師生在檢索和運(yùn)用信息檔案的過(guò)程中可以隨時(shí)打印所需資料。技工院校要積極鼓勵(lì)管理人員根據(jù)自己的管理經(jīng)驗(yàn)研究現(xiàn)有信息科技的不足，不斷創(chuàng)新軟件的開(kāi)發(fā)與利用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，技工院校在具體的學(xué)籍管理工作中，仍存在歸檔滯后、檔案陳舊等不規(guī)范問(wèn)題。為此，切實(shí)落實(shí)解決對(duì)策，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展勢(shì)在必行。通過(guò)強(qiáng)化管理者的意識(shí)、健全管理機(jī)制，有效提升檔案監(jiān)管的秩序和效率，讓信息數(shù)字化發(fā)揮最大化優(yōu)勢(shì)，為技工院校管理及學(xué)生提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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