我國高?？蒲袡n案管理存在的問題及解決措施研究

劉莎

摘要：在我國高校各種活動以及工作開展中，高校檔案是非常重要的材料，它既是學(xué)校整體發(fā)展情況的映射，也影響了高校在未來的發(fā)展目標(biāo)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》實(shí)行，更是給我國高?？蒲袡n案管理打下了堅(jiān)實(shí)的制度保障以及相關(guān)的法規(guī)依據(jù)。為更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展同時(shí)加強(qiáng)我國高校的科研檔案管理水平，本文在對科研檔案管理目前存在的問題進(jìn)行了分析，并且給出了相應(yīng)的措施，以期能夠提升學(xué)校的整體實(shí)力以及相關(guān)的教學(xué)科研水平。

關(guān)鍵詞：高校;科研檔案;管理;措施

一、高?？蒲袡n案管理的概念

高校科研檔案是我國高等學(xué)校在組織的各種科研活動中形成的，它是對我國高?？蒲谢顒拥恼w發(fā)展過程和成果的反映，擁有對各種有價(jià)值活動形式進(jìn)行保存和記錄的作用，是我國高校非常寶貴的科技信息資源，同時(shí)可以為我國的科研以及科技服務(wù)提供重要的參考價(jià)值。

二、高校科研檔案管理存在的問題

（一）科研檔案完整性欠缺

科研檔案有著成套性的特征，其收集以及立卷都有著自身的形成規(guī)律，保留著科研課題中的科研準(zhǔn)備、研究以及總結(jié)推廣等所有階段材料之間的相關(guān)聯(lián)系。我國高?？蒲姓n題通常是相關(guān)的課題責(zé)任人進(jìn)行主持，有關(guān)專業(yè)高等技術(shù)人員共同分工協(xié)作完成。在科研工作中，科研自身就有著內(nèi)部競爭的問題，某部分技術(shù)人員通常會為了自身的名譽(yù)和相關(guān)利益，把其所作的有關(guān)科研工作的部分資料交于學(xué)校科研部門，或者自己私藏占為己有，這就致使科研檔案管理過程中存在嚴(yán)重的材料流失。除此之外，科研課題的各個階段一般由我國高?？蒲胁块T進(jìn)行相應(yīng)的負(fù)責(zé)處理，檔案有關(guān)的材料在科研部門進(jìn)行存放，但因?yàn)檎n題的完成需要一定的時(shí)間，而科研部門的工作人員可能由于調(diào)動以及各自職責(zé)不清楚等，不能將有關(guān)原件及時(shí)有效的進(jìn)行移交，致使課題歸檔時(shí)有關(guān)的材料缺失，嚴(yán)重的影響了高校檔案管理的完整性。

（二）科研檔案意識不足

對于科研管理來說檔案的管理是十分重要的，因此相應(yīng)的管理部門應(yīng)該對其進(jìn)行重視。例如將科研檔案的管理與課題、成果等匯總到一起。但是目前高校對于科研檔案并沒有十分的重視，因此在實(shí)際的管理過程中科研檔案只是作為檔案而存在，并沒有實(shí)現(xiàn)其作為檔案真正的價(jià)值。同時(shí)由于科研人員在日常中只是對當(dāng)前研究的成果進(jìn)行整理和研究，并沒有對之前的研究成果進(jìn)行真正的整理。當(dāng)然也存在有一定的科研檔案但是并沒有進(jìn)行參考和借鑒，這也就導(dǎo)致科研檔案失去了其作為檔案的參考意義?？傮w是由于管理人員和科研人員的科研檔案意識較為薄弱，并沒有真正意識到科研檔案的重要性。

（三）科研檔案價(jià)值削弱

在我們當(dāng)前的檔案中不同類型的檔案具有不同的價(jià)值，主要分為第一價(jià)值和第二價(jià)值，兩者之間有著明顯的不同。前者主要是為其形成者所服務(wù)的，而后者則是為社會所服務(wù)的。在高校的科研檔案往往是時(shí)效性較短，正是由于這個原因?qū)е庐?dāng)今的科研檔案逐漸失去其應(yīng)有的價(jià)值。造成其價(jià)值不能完全實(shí)現(xiàn)的原因主要是由于以下幾個原因：首先是科研檔案管理人員能力欠缺，對于較專業(yè)的科研檔案沒有較專業(yè)的知識來支撐。其次是專業(yè)類型的科研檔案往往查閱的人較少，因此會被存放的較好，從而也會導(dǎo)致少有人問津。最后是由于科研檔案本身的時(shí)效性較短，在短時(shí)間內(nèi)沒有進(jìn)行查閱，時(shí)間太久就失去了其作為科研檔案的意義，因此也就失去了其應(yīng)有的價(jià)值。

三、科研檔案管理存在問題的解決措施

（一）完善科研檔案管理制度

高等檔案管理部門在工作中要依據(jù)我國相關(guān)的規(guī)定以及標(biāo)準(zhǔn)，并且結(jié)合高校的實(shí)際情況，對科研檔案管理制度進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善，同時(shí)對科研檔案每一個階段的材料形成者的歸檔責(zé)任、范圍以及要求進(jìn)行明確的規(guī)定。如在科研檔案管理中，建立檔案工作人員的歸檔職責(zé)，在學(xué)校網(wǎng)上對其歸檔范圍以及要求進(jìn)行公示，使相關(guān)的工作人員可以及時(shí)了解資料的進(jìn)展情況。另外，在平常的檔案歸檔中，只要滿足歸檔的文件的原始性，在原件沒有收集到的情況下，可以考慮對檔案的復(fù)印件進(jìn)行歸檔，不要一味的對復(fù)印件進(jìn)行否定，等到原件收集后可以再進(jìn)行復(fù)印件的替換。確?？蒲袡n案材料的完整性，使其變成密切關(guān)聯(lián)的整體，真實(shí)有效的對科研活動的各個階段進(jìn)行反映。

（二）增強(qiáng)科研檔案意識

在科研檔案管理工作的開展中，相應(yīng)的法令法規(guī)是最有力的保障和依據(jù)，相關(guān)的檔案工作人員要能夠有效的利用法律的武器，并通過各種形式的科研檔案法制進(jìn)行宣傳，如講座、演講以及網(wǎng)上宣傳等，不斷對檔案工作人員的科研素質(zhì)進(jìn)行提高，開拓他們的思想，提高其在學(xué)校管理中的影響力以及地位。另外，相關(guān)的科研檔案管理工作人員要善于結(jié)合檔案工作實(shí)踐，如參與科研項(xiàng)目會議、定期開工作例會等，積極的將科研檔案的工作加入到相關(guān)的活動中，將檔案管理的各種政策、規(guī)定及時(shí)有效的融入高?？蒲泄芾碇?，提高科研管理水平。

（三）開發(fā)科研檔案信息資源

科研檔案之所以要建立為檔案最重要的目的就是要讓科研成果可以讓更多的人參考和利用，減少后來人做相似工作的問題，或者給后來的學(xué)者進(jìn)行科學(xué)研究時(shí)提供一定的思路借鑒。但是由于一系列的原因，科研檔案沒有起到其應(yīng)有的作用，首先應(yīng)從可以檔案管理人員做起。檔案管理人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)的思想，讓科研檔案充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。對于自身的專業(yè)知識也應(yīng)該定期進(jìn)行更新和培訓(xùn)，從而可以對不斷更新的科研檔案有一定的認(rèn)識和了解。此外，檔案管理人員還應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，將身邊的科技應(yīng)用的科研檔案中來。例如簡歷一定的電子可以檔案，當(dāng)需要查找時(shí)更加的方便快捷，同時(shí)也可以節(jié)省大量不必要的時(shí)間。科研檔案管理人員除了要進(jìn)行知識更新外，還有一定的法律意識，對于科研成果有一定的保護(hù)意識，用法律的手段來捍衛(wèi)自己的科研成果。

高校的科研檔案是一個學(xué)?？蒲谐晒闹匾w現(xiàn)，因此對于其管理也是至關(guān)重要的，在科研檔案的管理過程中應(yīng)該對管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善，同時(shí)還應(yīng)增強(qiáng)科研檔案的管理意思，此外要對科研檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，充分的發(fā)揮科研檔案應(yīng)有的價(jià)值。這樣對于高校的科研工作也是十分必要的。

參考文獻(xiàn)

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