信息技術(shù)支持下的檔案管理工作探究

付賀

摘? 要：在信息時(shí)代背景下，科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新升級(jí)頻率變得越來(lái)越快，呈現(xiàn)出的價(jià)值和作用也越來(lái)越大。在如今的檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中，信息技術(shù)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，其是推動(dòng)檔案管理質(zhì)量提升的一大核心動(dòng)力。有了信息技術(shù)支持的檔案管理工作與傳統(tǒng)管理模式相比發(fā)生了天翻地覆的變化。該文將就信息技術(shù)支持下的檔案管理工作進(jìn)行深入的分析和探究。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)? ?檔案管理? ?提升策略? ?工作探究

中圖分類號(hào)：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2021）07（a）-0023-03

Abstract： In the context of the information age， the frequency of scientific and technological innovation and upgrading has become faster and faster， and the value and role are becoming greater and greater. In today's field of archives management， information technology is playing a more and more important role. It is a core driving force to improve the quality of archives management. The archives management supported by information technology has undergone earth shaking changes compared with the traditional management mode. This paper will deeply analyze and explore the archives management supported by information technology.

Key Words： Information technology; File management; Promotion strategy; Work exploration

縱觀我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作的整體情況，雖然較之前取得了很多新的成果和進(jìn)步，但是，深入其中進(jìn)行分析，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理工作還是存在著諸多的問(wèn)題和弊端，未能從根源上尋找到解決路徑，還是有諸多因素都在影響著檔案管理作用的發(fā)揮，制約著檔案管理工作的前進(jìn)腳步。如何借助先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)開展檔案管理工作是當(dāng)前信息管理工作必須要思考和完成好的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1? 國(guó)內(nèi)外研究情況闡述

1.1 國(guó)外研究情況

國(guó)外對(duì)于檔案管理的認(rèn)知和研究相對(duì)較早，早在1937年美國(guó)歷史學(xué)家就曾發(fā)表過(guò)關(guān)于企業(yè)檔案管理工作方面的文章，并且詳細(xì)闡述了檔案管理的重要性以及檔案管理和保存的方式。現(xiàn)階段，國(guó)外的檔案管理理論、體系以及實(shí)際工作已經(jīng)變得越來(lái)越成熟和完善，特別是在信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理呈現(xiàn)出現(xiàn)代化管理趨勢(shì)，但是，也遇到了新的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。關(guān)于檔案管理的信息系統(tǒng)和軟件開發(fā)技術(shù)方面，國(guó)外在使用信息系統(tǒng)的廣泛性以及系統(tǒng)呈現(xiàn)的功能價(jià)值都要優(yōu)于國(guó)內(nèi)，而且國(guó)外的硬件設(shè)備也要更為先進(jìn)一些，并且國(guó)外一直都在加大對(duì)檔案管理工作的重視力度，培養(yǎng)了一大批專業(yè)領(lǐng)域人才，檔案管理技術(shù)得到了不斷優(yōu)化和進(jìn)步。

1.2 國(guó)內(nèi)研究情況

從當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作發(fā)展實(shí)際情況來(lái)看，其正處于創(chuàng)新、改革和完善的關(guān)鍵階段。之前很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)雖然也成立了檔案管理部門，并制定了各種管理制度，但實(shí)際層面上，檔案管理工作并未得到該有的重視和關(guān)注。近些年，我國(guó)各類主體越來(lái)越意識(shí)到檔案管理工作的重要性，也認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)在檔案管理工作中的價(jià)值。由此開始不斷加大對(duì)檔案管理的投入力度，積極引進(jìn)和自主研發(fā)各類檔案管理技術(shù)和理念，到目前為止，雖然我國(guó)的檔案管理工作與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比還存在著一定的差距，但卻也實(shí)現(xiàn)了非常大的進(jìn)步和跨越，相信不久的將來(lái)，我國(guó)的檔案管理工作質(zhì)量必將實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍[1]。

2? 檔案管理的重要價(jià)值和意義

2.1 檔案管理是企業(yè)需要堅(jiān)守和完成好的重要使命與責(zé)任

檔案管理是企業(yè)必須要堅(jiān)守和完成好的重要使命與責(zé)任，企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的好與壞直接影響著企業(yè)自身發(fā)展的穩(wěn)定性。舉例說(shuō)明：在2008年北京奧運(yùn)會(huì)火炬?zhèn)鬟f工作當(dāng)中，航天科工檔案部門全程參與了奧運(yùn)會(huì)火炬的燃燒系統(tǒng)的研發(fā)，并且就每一次的研究工作以及研發(fā)過(guò)程進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，最終形成了非常詳盡的檔案資料。而航天科工檔案部門所保留的這些資料更是成為了奧運(yùn)火炬燃燒系統(tǒng)10項(xiàng)專利研發(fā)和應(yīng)用的重要資料保障。還有，在2010年我國(guó)上海舉辦的世博會(huì)活動(dòng)中，電信檔案部門所提供的詳盡檔案資料在實(shí)際工程修建和完善過(guò)程中發(fā)揮出了非常重要的作用，有效避免了不必要的工程損失。

2.2 檔案管理是確保企業(yè)和單位可持續(xù)發(fā)展的重要因素

對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)或者單位來(lái)說(shuō)，檔案記錄的不僅僅是客觀存在的數(shù)據(jù)信息，更是企業(yè)或者單位多年發(fā)展歷程的見證。深入了解和分析企業(yè)或者單位中的檔案資料，可以很清楚地掌握這一個(gè)企業(yè)或者單位發(fā)展的客觀規(guī)律，以及領(lǐng)導(dǎo)層做出每一項(xiàng)決策的參考依據(jù)。還有，在企業(yè)或者單位深化改革的過(guò)程中，檔案資料是企業(yè)或者單位進(jìn)行改革的重要后盾，詳盡的檔案資料是企業(yè)或者單位解決產(chǎn)權(quán)糾紛、維護(hù)職工權(quán)益等工作的重要參考依據(jù)，也是企業(yè)擬定未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[2]。

2.3 檔案管理是企業(yè)軟實(shí)力的外在呈現(xiàn)

衡量一個(gè)企業(yè)綜合實(shí)力的兩大標(biāo)準(zhǔn)，分別是軟實(shí)力和硬實(shí)力。其中，企業(yè)軟實(shí)力中最核心的組成部分之一便是檔案管理工作。企業(yè)的檔案不僅僅記錄著企業(yè)的每一項(xiàng)決策、每一個(gè)項(xiàng)目的信息、每一位員工的資料，更反映著企業(yè)的成長(zhǎng)歷程，包含著企業(yè)的文化價(jià)值。這是其他任何一項(xiàng)工作都無(wú)法企及的，企業(yè)檔案承載著的不僅僅是企業(yè)的過(guò)去，更掌握著企業(yè)的未來(lái)，企業(yè)檔案擁有著非常強(qiáng)大的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值以及未來(lái)價(jià)值。

3? 影響檔案管理質(zhì)量的因素分析

3.1 檔案管理系統(tǒng)存在漏洞

目前，有越來(lái)越多的企業(yè)選擇使用了先進(jìn)的智能化檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的應(yīng)用的確在很大程度上提高了檔案管理工作的質(zhì)量，但是，檔案管理系統(tǒng)自身并不是完美的，其在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中也暴露出了一些問(wèn)題和漏洞，檔案管理系統(tǒng)中的一些現(xiàn)有組件彼此之間的配合程度不是很高，而且有一部分組件是需要獨(dú)立操控和運(yùn)行的，這就使得在各個(gè)環(huán)節(jié)連接過(guò)程中容易出現(xiàn)斷層的情況，進(jìn)而影響到檔案管理的規(guī)范程度[3]。

3.2 檔案部分或者全部丟失

檔案的丟失是影響檔案管理效果的重要阻礙因素之一。根據(jù)相關(guān)調(diào)查和了解，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前有一部分企業(yè)在檔案管理工作中普遍存在著檔案文件部分丟失或者全部丟失的情況，導(dǎo)致檔案文件丟失的原因不盡相同。檔案資料的丟失必然會(huì)影響到檔案的規(guī)范化管理。

3.3 人為因素

人為因素也是影響檔案管理質(zhì)量的重要原因之一。據(jù)了解，當(dāng)前很多企業(yè)在檔案管理工作中的人員配置存在著很大的問(wèn)題，一些企業(yè)并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，因此，安排負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作的人員要求也會(huì)相對(duì)較低一些，要么是一些即將退休的員工轉(zhuǎn)崗參與到檔案管理工作里面來(lái)，要么是從社會(huì)上招聘一些學(xué)歷比較低，經(jīng)驗(yàn)也不是很豐富的人來(lái)負(fù)責(zé)企業(yè)的檔案管理。這些人要么思想陳舊，要么能力不足，如果要依靠這些人來(lái)提高檔案管理的規(guī)范性，提高檔案工作的信息化水平是非常困難的。

4? 信息化背景下如何提升檔案管理質(zhì)量

4.1 從具體業(yè)務(wù)建設(shè)著手來(lái)提升檔案管理的規(guī)范化

檔案的規(guī)范化管理需要落實(shí)到實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中去，因此，我們需要將關(guān)注點(diǎn)集中到具體的業(yè)務(wù)建設(shè)工作上面，從具體業(yè)務(wù)著手來(lái)提升檔案管理的規(guī)范化。關(guān)于這一點(diǎn)，提出以下幾點(diǎn)建議。

4.1.1 要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格選拔與考核

檔案管理人員是檔案管理工作的核心人物，檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)直接決定著檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量。因此，企業(yè)或者單位一定要嚴(yán)格把好檔案管理人員招聘和選拔關(guān)卡，要謹(jǐn)慎選派檔案管理工作人員，并且在實(shí)際工作當(dāng)中要定期組織對(duì)檔案管理人員的考核，讓檔案管理人員時(shí)刻能夠保持足夠的警惕意識(shí)和危機(jī)意識(shí)，讓他們感受到上級(jí)對(duì)檔案管理工作的重視，同時(shí)增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真、踏實(shí)地做好檔案管理工作。

4.1.2 創(chuàng)設(shè)學(xué)習(xí)與交流的平臺(tái)

檔案的規(guī)范化管理，需要的不僅僅是檔案管理部門的單獨(dú)努力和付出，其還需要企業(yè)其他部門的共同配合與協(xié)作，同時(shí)也需要更多先進(jìn)理念和方式的引入。因此，企業(yè)或者單位應(yīng)該創(chuàng)設(shè)學(xué)習(xí)與交流的平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理部門與企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，要求全體員工為檔案的規(guī)范化管理出謀劃策。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該多爭(zhēng)取與外界交流的機(jī)會(huì)，確保企業(yè)檔案管理人員能夠時(shí)刻保持思想理念上的先進(jìn)性，與新時(shí)代、新思想、新技術(shù)接軌，將先進(jìn)的檔案管理方式和理念應(yīng)用到實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中來(lái)[4]。

4.2 建立起現(xiàn)代化的檔案管理理念

全新的檔案管理工作需求需要以先進(jìn)的檔案管理理念作為指導(dǎo)，現(xiàn)代化檔案管理理念的應(yīng)用在提升檔案管理水平方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。企業(yè)或者單位在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，一定要重視起現(xiàn)代化檔案管理理念的建立和引導(dǎo)，要在全企業(yè)或者單位內(nèi)部樹立起高效科學(xué)的管理理念，營(yíng)造出濃厚的現(xiàn)代化管理氛圍，將檔案管理工作的被動(dòng)服務(wù)態(tài)度轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)意識(shí)，將消極服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極服務(wù)，要一改傳統(tǒng)檔案管理工作的落后面貌。

4.3 構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)

構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)是新時(shí)期檔案管理智能化向前發(fā)展的重要渠道。關(guān)于智能化檔案管理平臺(tái)，其主要是圍繞檔案信息基礎(chǔ)建立起生成、存儲(chǔ)、傳輸和應(yīng)用4個(gè)環(huán)節(jié)，借助大數(shù)據(jù)處理技術(shù)來(lái)搭建起一個(gè)相對(duì)完善的智能化檔案平臺(tái)：首先，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)清洗和篩選檔案數(shù)據(jù)，針對(duì)其中的異構(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表達(dá)。其次，根據(jù)海量的信息數(shù)據(jù)資源建立起檔案信息大數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)庫(kù)。再次，生產(chǎn)和采集檔案信息，主要包括主管部門檔案錄入、個(gè)人自主信息填報(bào)以及實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)自動(dòng)更新3項(xiàng)內(nèi)容。最后，構(gòu)建檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，徹底打破檔案管理工作的時(shí)空局限，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與利用[5]。

4.4 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)力度

檔案管理工作的智能化發(fā)展需要依靠的核心力量之一便是人力資源，優(yōu)質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是推動(dòng)檔案管理智能化發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。關(guān)于加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，筆者建議采用集合數(shù)據(jù)科學(xué)、檔案管理學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與自動(dòng)化等多專業(yè)交叉融合的建設(shè)模式，打破傳統(tǒng)檔案管理人員的專業(yè)限制，積極引進(jìn)跨專業(yè)的文、理、工科優(yōu)質(zhì)人才，將諸如學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)專業(yè)、自動(dòng)化專業(yè)、軟件工程專業(yè)等理工科專業(yè)的優(yōu)質(zhì)人才引入到檔案管理人員隊(duì)伍當(dāng)中來(lái)，其必然會(huì)成為檔案管理智能化發(fā)展的強(qiáng)大助力[6-7]。

5? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，從當(dāng)今社會(huì)發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，信息化和智能化必將成為未來(lái)檔案管理工作的主流趨勢(shì)。因此，企業(yè)在開展檔案管理工作的過(guò)程中必須要積極引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將更多先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中來(lái)，保證檔案管理工作的先進(jìn)性，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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