科研檔案的深層整理與高效利用探討

文·羅莎

科研檔案是指在科學(xué)調(diào)研、科學(xué)實(shí)驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)分析、學(xué)術(shù)討論、科技論壇交流以及后期成果申報(bào)推廣等各階段產(chǎn)生的與科研項(xiàng)目密切相關(guān)的圖表、聲像、文字等不同載體的科研信息資料。這些科研檔案可以真實(shí)反映并準(zhǔn)確揭示科研項(xiàng)目的全過(guò)程，是追溯和評(píng)價(jià)科研成果最真實(shí)的依據(jù)。但由于科研項(xiàng)目實(shí)施的前期階段跨職能、跨機(jī)構(gòu)的工作較多，導(dǎo)致檔案收集困難，整理歸檔不及時(shí)，影響科研項(xiàng)目檔案的作用發(fā)揮。因此，應(yīng)進(jìn)一步分析科研檔案深層整理和高效利用的具體策略，為提高科研檔案管理使用效率提供一些借鑒。

一、科研檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）科研檔案收集整理水平有待提高

現(xiàn)在企業(yè)普遍對(duì)科研項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收階段的檔案資料比較重視，收集相對(duì)及時(shí)，整理也比較規(guī)范，但容易忽略前期及后期跨部門、跨機(jī)構(gòu)協(xié)作階段產(chǎn)生的科研項(xiàng)目資料，加上一些檔案管理人員非專業(yè)出身，業(yè)務(wù)不熟練，又缺乏歸檔“齊全率、完整率”意識(shí)，不能及時(shí)跟進(jìn)指導(dǎo)督促檔案資料的收集整理，導(dǎo)致科研項(xiàng)目檔案不完整、不系統(tǒng)，嚴(yán)重的會(huì)影響到后續(xù)成果申報(bào)，阻礙科研成果價(jià)值的有效體現(xiàn)。

（二）科研檔案歸檔機(jī)制有待完善

在科研項(xiàng)目檔案的形成積累、整理歸檔和開(kāi)發(fā)利用等方面，目前還缺乏統(tǒng)一的完善的管理制度和考核機(jī)制。原有的科研檔案管理制度，在“歸檔流程、時(shí)間要求”等方面都基于傳統(tǒng)檔案管理模式，沒(méi)有考慮到科研檔案跨部門、跨機(jī)構(gòu)的復(fù)雜性和電子檔案快速發(fā)展的新形勢(shì)，導(dǎo)致現(xiàn)有科研檔案歸檔率低、完整性差，歸檔工作滯后且缺少科學(xué)依據(jù)，不利于科研檔案的集中統(tǒng)一管理和后期的資源共享。

二、科研檔案實(shí)現(xiàn)深層整理與高效開(kāi)發(fā)利用的具體策略

（一）規(guī)范科研檔案收集建檔流程

首先要參照國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》，建立健全本單位《科研檔案建檔規(guī)范》，對(duì)科研項(xiàng)目檔案的全過(guò)程實(shí)施科學(xué)規(guī)劃和有效控制。其次要將檔案管理工作的介入節(jié)點(diǎn)前置到項(xiàng)目立項(xiàng)階段，實(shí)施全方位跟蹤監(jiān)督。具體做法是，在科研項(xiàng)目各部門設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門產(chǎn)生的文件、圖片、聲像等科研項(xiàng)目檔案及時(shí)收集、登記，注明文件的題名、來(lái)源、日期等信息，并參照《科研檔案建檔規(guī)范》，將屬于歸檔范圍內(nèi)的科研檔案?jìng)鬏數(shù)綌?shù)據(jù)庫(kù)中。檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)兼職檔案員的工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查，以確?？蒲许?xiàng)目各階段檔案資料能夠收集齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為科研檔案后期管理打好基礎(chǔ)。

（二）完善科研檔案歸檔機(jī)制

完善科研檔案歸檔機(jī)制，首先要明確科研檔案專兼職管理人員的職責(zé)和權(quán)限，做到權(quán)責(zé)分明，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，以制度約束、規(guī)范每個(gè)檔案管理人員的行為，提升科研檔案人員的工作積極性及責(zé)任心，積極主動(dòng)地進(jìn)行科研檔案資料的歸檔整理工作。其次，要配套制定科研檔案收集、整理、歸檔獎(jiǎng)懲機(jī)制，做到賞罰分明，以此確?？蒲袡n案歸檔的數(shù)量及質(zhì)量。再次，針對(duì)多部門協(xié)作開(kāi)展的科研項(xiàng)目檔案，要遵循“逐級(jí)上報(bào)”的原則，采取統(tǒng)一歸檔和分部門歸檔相結(jié)合的方式，即由單位科研檔案管理人員對(duì)科研檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，按照規(guī)范流程整理完畢之后，再由相關(guān)的分級(jí)分部門進(jìn)行歸檔保存及管理，以確?？蒲许?xiàng)目檔案歸檔整理的系統(tǒng)性和科學(xué)性。

（三）實(shí)現(xiàn)科研檔案資源共享

科研檔案對(duì)于企業(yè)的科學(xué)技術(shù)發(fā)展有著重要的支撐作用。因此，為了提高科研檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，首先必須設(shè)置高效便捷的檔案查詢檢索方式，比如目前開(kāi)發(fā)使用的“企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件”，各部門都可登錄局域網(wǎng)網(wǎng)址進(jìn)入系統(tǒng)，錄入科研項(xiàng)目的關(guān)鍵字，就可檢索到與之相關(guān)的“技術(shù)專利證書(shū)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)報(bào)表”等信息。利用者通過(guò)整合這些檔案資源，可以申報(bào)科研成果獎(jiǎng)勵(lì)，可以爭(zhēng)取國(guó)家稅收、財(cái)政補(bǔ)貼方面的優(yōu)惠政策等。其次，可以建立本單位的科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)和其他單位科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間的有效聯(lián)結(jié)，并通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限等方式，讓有訪問(wèn)權(quán)限的人員利用數(shù)據(jù)庫(kù)的科研檔案信息資料，為后續(xù)科研工作的開(kāi)展提供便利的信息數(shù)據(jù)支持。再次，可以利用安全密鑰技術(shù)、權(quán)限等級(jí)加密技術(shù)，推進(jìn)科研檔案在全社會(huì)更大范圍內(nèi)利用的可行性，同時(shí)又確保科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的整體安全性。

綜上所述，針對(duì)目前科研檔案管理不完善的問(wèn)題，需規(guī)范科研檔案收集及建檔流程，完善科研檔案歸檔機(jī)制，構(gòu)建完善的科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)科研檔案資源共享，提升科研檔案的社會(huì)利用價(jià)值，為科研檔案管理工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。