縣級檔案館館藏資源服務(wù)利用的現(xiàn)狀與思考——以費縣檔案館為例

文·石慧

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案館不再是單純的檔案保管場所，而是集愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心“五位一體”的綜合檔案館，新時期對縣級檔案館如何立足館藏資源做好服務(wù)利用工作提出了更高的要求。本文以費縣檔案館為例，對縣級檔案館館藏資源服務(wù)利用的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和思考。

一、費縣檔案館館藏資源服務(wù)利用現(xiàn)狀

（一）館藏資源現(xiàn)狀

費縣檔案館位于山東省臨沂市費縣，成立于1963年3月21日。截止到2020年底，現(xiàn)有館藏檔案64056卷，102088件，圖書資料9320冊，全宗142個，檔案門類28個。其中，費縣縣委辦公室、縣委組織部等機關(guān)單位文書檔案53735卷44106件，婚姻登記檔案、死亡干部檔案、公證檔案、污染源普查檔案、人口普查檔案等專門檔案4618卷、58262件；勞模檔案、印章檔案、創(chuàng)城檔案、費縣奇石檔案、勘界檔案等特色檔案1195卷1608件；《費縣地名圖集》《費縣有趣的村名傳說》《沂蒙勞模大典》《費縣歷代詩文選注》《費縣顏真卿研究》等具有費縣地方特色資料2561冊；《流寓沂州孟氏族譜》《費朱氏族譜全卷》《瑯琊羲堂王氏家譜》等地方特色家譜78冊；顏真卿書法、礦石標(biāo)本、手繡傳承人卞成飛手繡工藝品、撕紙藝術(shù)家孫楓玲剪紙作品、沂蒙泥塑傳承人黃永泥人雕塑作品等地方特色實物檔案2157余件，形成了以文書檔案為主，以專門檔案為輔，以特色檔案為亮點的館藏資源體系。

（二）服務(wù)利用情況

2015年至2020年，我館共接待查閱利用者24560余人次、35920余卷次，其中個人查考18520余卷次，占總查閱卷次的51.5%；工作查考8910余卷次，占總查閱卷次的24.8%；編史修志3450余卷次，占總查閱卷次的9.6%；學(xué)術(shù)查考2410余卷次，占總查閱卷次的6.7%；其他查考2630余卷次，占總查閱卷次的7.4%。根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，個人查考、工作查考、編史修志為我館館藏檔案資源的主要利用目的。工作查考主要是查閱政府公開信息、單位移交檔案等，其中政府公開信息占工作查考卷次的55%，通過利用檔案為庫區(qū)移民安置、大青山紀(jì)念館建設(shè)、農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革、居民拆遷安置、土地二輪延包等提供了重要依據(jù)。編史修志主要是查閱圖書資料、單位移交檔案等，通過利用檔案為《知青志》《費縣糧食志》《費縣年鑒》《騰飛的費縣》《工會志》等資料的編寫提供了重要資料。個人查考主要是婚姻登記檔案、勞動招工檔案、公證檔案、林木確權(quán)檔案、知青檔案等，其中婚姻登記檔案占65%，為群眾補辦結(jié)婚證、辦理離婚手續(xù)、辦理退休手續(xù)、續(xù)接工齡、戶籍辦理、申領(lǐng)獨生子女家庭補助、為知青證明工齡等提供了重要依據(jù)。

二、縣級檔案館館藏資源服務(wù)利用中反映出的問題

（一）館藏檔案門類不齊全，難以滿足群眾多元利用需求

以我館為例，縣級檔案館館藏資源中絕大多數(shù)仍為文書檔案，占到館藏總量的77%，專門檔案和特色檔案占館藏總量的13%，音像檔案和實物檔案僅為館藏總量的1.5%，科技、人事、會計檔案更是少之又少，另外比如教育、學(xué)籍、戶籍、職稱、兵役、就業(yè)、不動產(chǎn)登記、出生醫(yī)學(xué)證明、養(yǎng)老保險檔案、醫(yī)療保險檔案等民生檔案散存各處，沒有移交到檔案館，造成館藏檔案種類不齊全，檔案資源結(jié)構(gòu)不合理，很多具有重要保存價值和利用價值的檔案特別是反映本地區(qū)本部門各歷史時期的特色檔案以及與群眾自身利益息息相關(guān)的民生檔案，沒有得到統(tǒng)一有效管理，無法滿足群眾多元化、一站式的查檔需求。

（二）服務(wù)利用方式單一，檔案資源優(yōu)勢發(fā)揮不明顯

從檔案服務(wù)利用目的來看，縣級檔案館主要還是服務(wù)黨委政府決策、服務(wù)群眾查閱需求、為史志資料的編寫提供資料，用于開展教育宣傳、展覽展示、專題活動等很少，檔案館作為愛國主義主義教育基地作用發(fā)揮不明顯。從檔案服務(wù)利用方式來看，仍是利用者“需要什么”就“提供什么”的“你查我供”等候式服務(wù)，資源下沉和主動服務(wù)做得不夠，局限于常規(guī)的檔案查閱、開具證明、咨詢服務(wù)、答疑解惑等傳統(tǒng)模式，對于豐富的館藏檔案缺乏深層次的開發(fā)利用，豐富的地方特色檔案沒有發(fā)揮有效的利用價值。

三、關(guān)于做好館藏資源服務(wù)利用工作的建議

（一）做好“收”，豐富檔案資源門類，做到“收得全”

豐富館藏數(shù)量、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，是做好檔案服務(wù)利用的根本基礎(chǔ)。我館將以檔案新館建設(shè)為契機，著力打造縣級一類綜合檔案館，周密制定檔案收集計劃，積極協(xié)調(diào)組織與群眾利益息息相關(guān)的教育、學(xué)籍等民生檔案進(jìn)館，依法接收專門檔案、音像檔案、實物檔案、重大活動檔案等多種門類檔案進(jìn)館，廣泛收集散存在社會的檔案資源，積極征集名人檔案、口述歷史檔案、珍貴歷史資料、民國時期檔案、建國前老黨員檔案等特色檔案進(jìn)館，著力打造結(jié)構(gòu)合理、門類齊全、內(nèi)容豐富、特色突出、覆蓋全面的檔案資源體系。

（二）強化“管”，規(guī)范檔案管理工作，做到“管得嚴(yán)”

規(guī)范檔案管理、提升館藏質(zhì)量，是做好檔案服務(wù)利用的必要保障。新修訂的《檔案法》規(guī)定“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”，以宣傳貫徹新修訂的《檔案法》為契機，提高各立檔單位依法收集歸檔的思想認(rèn)識，將做好檔案整理歸檔和檔案移交進(jìn)館工作上升到法律層面，增強對檔案工作的支持，確保應(yīng)進(jìn)館檔案“應(yīng)收盡收”。同時，堅持做好檔案文件材料的前端控制和檔案工作人員的教育培訓(xùn)以及檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從源頭控制，提升各單位檔案質(zhì)量，從而提升進(jìn)館檔案資源質(zhì)量。

（三）立足“用”，創(chuàng)新檔案服務(wù)利用，做到“用得好”

多措并舉創(chuàng)新服務(wù)方式，積極開展“檔案進(jìn)基層”“檔案進(jìn)社區(qū)”“檔案進(jìn)校園”“讀檔講史”等系列宣傳推廣活動，通過舉辦檔案專題展覽、設(shè)立檔案館開放日、組織參觀檔案展廳等方式，改變坐等上門的舊習(xí)，推動檔案服務(wù)“走出去，走下去”；多層次挖掘館藏信息資源，開發(fā)優(yōu)質(zhì)檔案文化，立足館藏資源，發(fā)揮特色檔案價值，將檔案開發(fā)利用與服務(wù)中心大局、弘揚沂蒙精神、開展黨史學(xué)習(xí)教育相結(jié)合，用好檔案資源，講好檔案故事，發(fā)揮檔案價值。