大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率提升策略探析

陳浩

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)技術(shù)如雨后春筍般出現(xiàn)在人們的生活并改變了原有的生活方式。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)管理模式已逐漸成為各行各業(yè)的主流發(fā)展趨勢(shì)。我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要履行管理服務(wù)職能，體現(xiàn)了作為政府職能部門為社會(huì)服務(wù)的價(jià)值，在新的發(fā)展背景下，借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)提升檔案管理效率，能夠有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位服務(wù)職能發(fā)揮，進(jìn)而提高人民群眾的服務(wù)滿意度。本文對(duì)大數(shù)據(jù)的基本概念及技術(shù)特點(diǎn)進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上探討了大數(shù)據(jù)在檔案管理中應(yīng)用的重要作用，立足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率不高的原因，探索性的提出大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案效率提升的具體策略方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要承擔(dān)政府職能并提供公益服務(wù)，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文字、數(shù)據(jù)和表格信息，這些既是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作記錄，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的履職依據(jù)，具有重要的借鑒和指導(dǎo)價(jià)值。檔案管理工作中信息收集、整理、儲(chǔ)存都需要耗費(fèi)大量的財(cái)力、精力，傳統(tǒng)的檔案管理方式嚴(yán)重阻礙了管理效率的提升。近年來(lái)，國(guó)家高度重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，陸續(xù)出臺(tái)了若干政策，支持、引導(dǎo)、鼓勵(lì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位利用新的技術(shù)手段解決檔案管理效率低下的問(wèn)題，為加快其檔案事業(yè)發(fā)展提供了有力條件。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位借助大數(shù)據(jù)背景開(kāi)展檔案管理工作，能有效壓縮管理時(shí)間，減少人、財(cái)、物的浪費(fèi)，使檔案管理工作更加精細(xì)化、效率化。

一、大數(shù)據(jù)的基本概念及技術(shù)特點(diǎn)

1.大數(shù)據(jù)的基本概念

大數(shù)據(jù)是建立在網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ)上的時(shí)代產(chǎn)物，標(biāo)志著一個(gè)新時(shí)代的到來(lái)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備將信息資訊虛擬化存儲(chǔ)使用，它充分發(fā)揮了信息技術(shù)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。近年來(lái)，科技發(fā)展迅速，大數(shù)據(jù)的分布式數(shù)據(jù)挖掘和分布式處理都取得了突破性進(jìn)展。通過(guò)分析以往數(shù)據(jù)，能夠預(yù)測(cè)未來(lái)各項(xiàng)工作的可行性，這些科學(xué)、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息能幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位正確制定工作規(guī)劃、彌補(bǔ)當(dāng)前漏洞、滿足社會(huì)發(fā)展需要。此外，大數(shù)據(jù)還能夠幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位合理規(guī)避履職風(fēng)險(xiǎn)，提前預(yù)判社會(huì)發(fā)展走向。

2.大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)主要有兩方面的特點(diǎn)：一是載體虛擬化特點(diǎn)。當(dāng)前，各種類型的多媒體設(shè)備和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展日新月異，促使大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域并取得了可喜的成果，顯著提升了社會(huì)生產(chǎn)力、減少資源浪費(fèi)。大數(shù)據(jù)載體虛擬化的功能將數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M信號(hào)，大幅提升加工傳輸速度。大容量計(jì)算機(jī)可同時(shí)處理這些虛擬化信號(hào)并存儲(chǔ)到服務(wù)器光盤和磁盤上，這種方式處理后的信息更加真實(shí)、全面。區(qū)別于紙質(zhì)化管理，我們無(wú)法直接接觸大數(shù)據(jù)處理后的信息，需要借助多媒體設(shè)備或計(jì)算機(jī)載體才能完成，這種使用方式?jīng)Q定了大數(shù)據(jù)技術(shù)的虛擬化特性。二是效率化特點(diǎn)?？焓切畔⒓夹g(shù)的主要優(yōu)勢(shì)，大數(shù)據(jù)具備在計(jì)算機(jī)內(nèi)部快速處理的能力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于人工紙質(zhì)處理方式?？萍歼M(jìn)步使得計(jì)算機(jī)處理信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度不斷提升，信息檢索能力和整合能力不斷增強(qiáng)，有效地將具有同一特征的信息歸納出來(lái)，便于使用者隨時(shí)查找。大數(shù)據(jù)還能讓沉睡的檔案信息活起來(lái)，使其在互聯(lián)網(wǎng)上有效傳輸。當(dāng)前，人們對(duì)信息的需求不斷提升，為滿足社會(huì)進(jìn)步需要，檔案信息在數(shù)據(jù)平臺(tái)上的傳輸不斷向多元化方向發(fā)展。檔案資源使用效率的提升加速了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的開(kāi)展，起到了能讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理事半功倍的作用。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要作用

1.促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革轉(zhuǎn)型

科技進(jìn)步帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革轉(zhuǎn)型也離不開(kāi)大數(shù)據(jù)技術(shù)的助力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案為其發(fā)展決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展提供了重要依據(jù)，然而，傳統(tǒng)的檔案收集、保管、分析、利用方式，在工作效率和信息利用的準(zhǔn)確性上并不具備優(yōu)勢(shì)，無(wú)法更好滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息利用的需要。特別是對(duì)于一些內(nèi)容繁多、信息量大、時(shí)間跨度大的檔案信息，依靠傳統(tǒng)的檔案利用分析模式，是無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息分析目標(biāo)的，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行造成困擾。通過(guò)利用大數(shù)據(jù)手段，海量信息可以輕松轉(zhuǎn)化為所需要的專項(xiàng)分析結(jié)果，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位及時(shí)獲得有效的信息參考，進(jìn)而促進(jìn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷改革發(fā)展。

2.進(jìn)一步發(fā)揮了檔案管理信息化的作用

在以往的檔案管理中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，這種管理方式對(duì)存儲(chǔ)空間的溫度、濕度都有較高要求，容易造成資料損毀、紙張變質(zhì)，檔案管理工作量大、檔案安全性低、檔案的利用率低。在這樣的背景下，電子檔案走進(jìn)了人們的視野，逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而基于電子檔案而形成的“智慧檔案”理念，又加速了檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)在大數(shù)據(jù)風(fēng)暴中的作用，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的開(kāi)展提供了更多數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

3.滿足檔案存儲(chǔ)信息化要求

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作量與日俱增，檔案數(shù)量增幅巨大。不僅如此，檔案的類型和信息化程度也愈發(fā)復(fù)雜化，增加了檔案管理工作的難度。此時(shí)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，能使電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)更加完善，增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)分類，更好掌控隱藏信息，幫助檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。

三、基于大數(shù)據(jù)應(yīng)用的檔案管理效率問(wèn)題分析

現(xiàn)階段，我國(guó)明確提出大數(shù)據(jù)發(fā)展的戰(zhàn)略，期望借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，來(lái)有效轉(zhuǎn)變信息數(shù)據(jù)的利用方式。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理領(lǐng)域也是如此，通過(guò)打破檔案信息的孤島，建立起完備、高效、流程的公共服務(wù)機(jī)制。然而，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用方面還存在一定問(wèn)題，致使檔案管理的效率問(wèn)題并沒(méi)有徹底解決，而導(dǎo)致這一情況的原因主要為：

1.專業(yè)人才不足，檔案信息意識(shí)薄弱

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用需要有專業(yè)的技術(shù)人員以及檔案管理部門，通過(guò)發(fā)揮組織及人員的作用來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)，并將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案信息管理中，發(fā)揮出其應(yīng)用的作用。信息時(shí)代對(duì)于檔案專業(yè)人才的要求已不僅僅是具備檔案專業(yè)素質(zhì)，還要能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，確保檔案信息化建設(shè)工作順利開(kāi)展。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還普遍存在著檔案管理人員信息技術(shù)能力薄弱的情況，缺乏兼具檔案業(yè)務(wù)能力和信息化操作能力的專業(yè)人才，這一問(wèn)題導(dǎo)致檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用程度不高，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作效率的提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案專業(yè)化人才不足的問(wèn)題與其檔案信息意識(shí)不強(qiáng)有很大的關(guān)系，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)為，當(dāng)前的檔案管理人才能夠滿足檔案管理業(yè)務(wù)需要，沒(méi)有必要再進(jìn)行專業(yè)人才的引進(jìn)，而在崗的檔案管理人員信息技術(shù)水平的提升并非短時(shí)間內(nèi)就能完成，需要一定的培養(yǎng)提升周期，因此這一期間所產(chǎn)生的人力資源不匹配問(wèn)題比較明顯。

2.設(shè)備及技術(shù)投入不足，信息安全性有待提高

信息化設(shè)備和信息化技術(shù)是信息化建設(shè)的兩個(gè)要素，缺一不可。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位設(shè)備及技術(shù)投入方面，也存在著制約檔案管理效率提升的問(wèn)題。一方面作為政府職能部門，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化設(shè)備的購(gòu)置、使用、更新以及技術(shù)的引進(jìn)都需要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，周期相對(duì)較長(zhǎng)，面對(duì)技術(shù)發(fā)展速度快的時(shí)代背景，容易產(chǎn)生信息技術(shù)設(shè)備滯后的情況;另一方面機(jī)關(guān)事業(yè)單位在總體投入上還不足以滿足信息化建設(shè)的需要，而信息化建設(shè)水平不足，勢(shì)必影響大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息具有高度保密性特點(diǎn)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息的安全性問(wèn)題成為了大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的焦點(diǎn)，保護(hù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息安全是其管理效率提升的基礎(chǔ)和前提。因此，在大數(shù)據(jù)的背景下，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在專研提升檔案管理效率的同時(shí)也要格外關(guān)注涉密檔案內(nèi)容的保密措施，借助先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)提升檔案信息的安全性，避免因檔案信息外泄而產(chǎn)生損失。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，原有的安全管理模式還需要進(jìn)一步調(diào)整，以推動(dòng)檔案管理效率的提升。

3.數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)力度不足，數(shù)據(jù)基礎(chǔ)不夠廣泛

傳統(tǒng)的檔案管理工作，是對(duì)收集的資料進(jìn)行鑒定、判斷進(jìn)而確定其是否作為檔案進(jìn)行管理，從信息管理的角度來(lái)看，數(shù)據(jù)資源的范圍被縮小了。在信息化時(shí)代，先進(jìn)的技術(shù)手段已經(jīng)提高了檔案收集、整理、保存、利用的效率，因此，可以從檔案管理單位的實(shí)際出發(fā)，基于大數(shù)據(jù)資源利用的視角，對(duì)檔案的基礎(chǔ)資料范圍進(jìn)行擴(kuò)充，這也正是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案資料范圍方面沒(méi)有去實(shí)踐創(chuàng)新的內(nèi)容?；貧w到滿足大數(shù)據(jù)應(yīng)用的信息化建設(shè)層面，與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，在大數(shù)據(jù)背景下信息資源的整合和使用更加合理化，能在提升工作效率的同時(shí)進(jìn)一步解放勞動(dòng)力，讓檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單，改變了檔案工作的固有模式，因此在信息化建設(shè)充分基礎(chǔ)上的大數(shù)據(jù)應(yīng)用才真正體現(xiàn)了檔案管理效率的提升。現(xiàn)階段，我國(guó)的大數(shù)據(jù)資源尚在發(fā)展中，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)都未能及時(shí)更新，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)還不夠扎實(shí)，需要進(jìn)一步提升。

四、大數(shù)據(jù)背景下提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率的策略分析

在大數(shù)據(jù)背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的目標(biāo)，工作人員需要將繁瑣的檔案信息引入到信息化領(lǐng)域，將這種先進(jìn)技術(shù)綜合運(yùn)用于檔案管理中，相互配合、相互合作。為確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)施，國(guó)家陸續(xù)出臺(tái)了一些政策法規(guī)，借此提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度，有效解決以往工作中存在的效率低、耗時(shí)長(zhǎng)、損耗大的問(wèn)題。作為時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過(guò)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理效率的做法，不僅能建立起良好的運(yùn)行模式，還能創(chuàng)建更廣闊的發(fā)展空間。

1.建立完善大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)找準(zhǔn)著手點(diǎn)，從建立完善數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)入手，有序推動(dòng)檔案管理方式的變革。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須立足自身實(shí)際，設(shè)計(jì)符合本單位管理需要的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，并充分考慮系統(tǒng)內(nèi)檔案一體化的需要，打破信息壁壘，促進(jìn)檔案資源的信息共享。一方面要形成真正完整的技術(shù)應(yīng)用模式，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位部門之間或區(qū)域之間的檔案信息實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立共享制度，開(kāi)放共享端口，避免信息交互緩慢造成信息孤島，影響檔案的利用開(kāi)發(fā)效率。另一方面要做好對(duì)于檔案信息大數(shù)據(jù)平臺(tái)運(yùn)行效果的測(cè)評(píng)，對(duì)于建設(shè)和使用過(guò)程中存在的問(wèn)題，要及時(shí)反饋和分析，把握出現(xiàn)問(wèn)題的成因，促進(jìn)大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)不斷優(yōu)化。

2.加重?cái)?shù)據(jù)分析服務(wù)占比

在信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)信息的匯總、分析、存儲(chǔ)與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息體系有著較大的差異，呈現(xiàn)出多維度、多渠道、多元化的態(tài)勢(shì)，無(wú)形之中，增加了檔案管理的難度以及成本。通過(guò)利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，能夠降低檔案管理的成本，提高檔案對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的服務(wù)效率。數(shù)據(jù)分析能力是應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的關(guān)鍵，只有不斷加大信息數(shù)據(jù)分析能力才能完全掌握數(shù)據(jù)的隱藏價(jià)值。機(jī)關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案信息往往涉及眾多類型數(shù)據(jù)，不斷提升的數(shù)據(jù)分析服務(wù)能滿足各種類型的檔案需求。大數(shù)據(jù)技術(shù)的開(kāi)發(fā)使用離不開(kāi)優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，各單位應(yīng)將人才的引進(jìn)和培養(yǎng)列為檔案工作的重要內(nèi)容之一，重點(diǎn)抓好高層次骨干人才的培養(yǎng)，探索新形勢(shì)下加速檔案信息化人才骨干隊(duì)伍的新思路，只有高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)才能配合實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的挖潛。

3.設(shè)計(jì)規(guī)范的檔案管理體系

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作與社會(huì)事務(wù)聯(lián)系密切，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范并不局限于其內(nèi)部管理層面。從國(guó)家層面來(lái)看，要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的立法，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題，要明確的遵照依據(jù)，不斷提升科學(xué)化水平，健全規(guī)范管理體系。從機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理層面來(lái)看，應(yīng)從檔案實(shí)際需求入手，用政策法規(guī)和制度體系來(lái)保障檔案管理工作的順利開(kāi)展，并做好檔案管理體系的設(shè)計(jì)。在檔案管理體系的設(shè)計(jì)方面，要把握“涵蓋內(nèi)容的全面性”“內(nèi)容流程的規(guī)范性”以及“管理權(quán)責(zé)的明晰性”三個(gè)要點(diǎn)，確保體系科學(xué)、可操作性。

4.提升數(shù)據(jù)檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，很大程度上促進(jìn)了檔案信息使用方式的轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)平臺(tái)的搭建，使得原本分離的數(shù)據(jù)架構(gòu)得到有效整合，數(shù)據(jù)的歸屬發(fā)生了變化，使封閉的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為開(kāi)放的數(shù)據(jù)。在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)帶給使用者最直觀的體驗(yàn)就是智能化和信息化的檢索方式，大幅提升了原來(lái)紙質(zhì)查詢的效率。以往檔案管理采用的檢索方式過(guò)于復(fù)雜，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使目錄檢索化繁為簡(jiǎn)、更加明晰，能幫助使用者合理節(jié)約查找時(shí)間，提高檔案檢索效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在原有檔案的基礎(chǔ)上，研究建設(shè)符合本單位檔案數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)檢索方式，推動(dòng)檔案大數(shù)據(jù)分析的結(jié)果輸出。

五、結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)發(fā)展的中堅(jiān)力量，是社會(huì)服務(wù)的基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理提供了新的方向。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要建立、完善大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，加重?cái)?shù)據(jù)分析服務(wù)占比并提升數(shù)據(jù)的檢索能力，通過(guò)設(shè)計(jì)規(guī)范的檔案管理體系，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理效率不斷提高。

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（作者單位：?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局）