淺談鐵路建設(shè)檔案管理工作的創(chuàng)新

閆學(xué)謙

（山東省招遠(yuǎn)市鐵路建設(shè)服務(wù)中心，山東 招遠(yuǎn) 265400）

當(dāng)前，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，鐵路建設(shè)項(xiàng)目也逐漸進(jìn)入大規(guī)模建設(shè)與發(fā)展時期，尤其是國內(nèi)“高鐵”項(xiàng)目的建設(shè)與發(fā)展，不僅帶動了鐵路建設(shè)的快速發(fā)展，使其進(jìn)入高速發(fā)展時期，更是引起了社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)各領(lǐng)域的廣泛關(guān)注。值得注意的是，隨著國內(nèi)鐵路建設(shè)項(xiàng)目的快速發(fā)展，同時也帶來了大量的鐵路建設(shè)文件資料及其管理問題的產(chǎn)生，需要有關(guān)檔案資料管理機(jī)構(gòu)與組織部門在全面、有效的資料收集、整理與利用支持下，為鐵路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作開展及其質(zhì)量提升提供良好的支持。為此，下文將結(jié)合鐵路建設(shè)檔案的形成及特點(diǎn)，根據(jù)鐵路建設(shè)檔案管理中存在的問題，對促進(jìn)鐵路建設(shè)檔案管理工作創(chuàng)新的有效對策及路徑進(jìn)行研究，以供參考。

一、鐵路建設(shè)檔案的形成及其特點(diǎn)分析

鐵路建設(shè)過程中會形成較多的圖紙、文字、圖表、數(shù)字、聲像等多種不同載體并且具有一定保存價值的文件資料，這些文件資料不僅是鐵路建設(shè)與發(fā)展的歷史見證，更是鐵路建設(shè)者的智慧結(jié)晶與鐵路建設(shè)檔案的重要來源。通常情況下，鐵路建設(shè)檔案的主要內(nèi)容不僅包括各種工程勘察設(shè)計與施工文件、工程招投標(biāo)文件、施工承包合同協(xié)議書、中標(biāo)通知書、施工方案、施工作業(yè)指導(dǎo)書、工程監(jiān)理文件、工程線路斷面圖、工程監(jiān)理文件、開工報告與批復(fù)文件等，而且還包含工程質(zhì)量安全事故報告、工程質(zhì)量評定報告、竣工驗(yàn)收報告與驗(yàn)收證書、工程數(shù)量匯總表、施工技術(shù)總結(jié)、竣工結(jié)算與審定書、施工過程中形成的與工程有關(guān)的重要往來文件、工程特殊結(jié)構(gòu)設(shè)計等各種具有保存價值的文件、圖紙與圖片資料等。

根據(jù)上述鐵路建設(shè)檔案的主要內(nèi)容，在進(jìn)行鐵路建設(shè)檔案的歸檔管理中，需要注重各文件資料之間的內(nèi)在聯(lián)系與因果關(guān)系等，從而按照相應(yīng)的技術(shù)專業(yè)劃分進(jìn)行對應(yīng)的歸檔體系建立，以對鐵路建設(shè)項(xiàng)目的主要內(nèi)容與過程進(jìn)行客觀描述和反映［1］。比如，在一個具體的鐵路建設(shè)項(xiàng)目中，其建設(shè)檔案就包含所建設(shè)鐵路項(xiàng)目從前期項(xiàng)目提出到調(diào)研、可行性研究、決策、勘測設(shè)計、施工、竣工驗(yàn)收等全部過程中所形成的各文件和資料，并且這些文件和資料是其項(xiàng)目建設(shè)活動的真實(shí)反映。值得注意的是，鐵路建設(shè)檔案的管理中，由于鐵路建設(shè)所跨越的部門、領(lǐng)域數(shù)量眾多，且施工建設(shè)的時間較長，導(dǎo)致對鐵路建設(shè)檔案的歸檔管理難度也比較大，具體工作開展存在一定的復(fù)雜性。因此，就需要有關(guān)管理人員在進(jìn)行鐵路檔案歸檔與管理過程中，對其建設(shè)項(xiàng)目的技術(shù)方案和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等有一定的了解，從而嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定對各文件資料進(jìn)行全面、及時、準(zhǔn)確的收集、整理，最終形成較為規(guī)范且完整的鐵路建設(shè)檔案，同時為鐵路建設(shè)檔案管理的有效實(shí)施提供良好的支持。

二、鐵路建設(shè)檔案管理工作開展中存在的問題

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及人們的生活水平不斷提升，鐵路建設(shè)的各項(xiàng)要求與標(biāo)準(zhǔn)也不斷提高，從而也會提升對鐵路建設(shè)檔案管理的要求。但是，從當(dāng)前我國的鐵路建設(shè)檔案管理實(shí)際情況來看，由于鐵路建設(shè)檔案管理整體水平相對滯后，導(dǎo)致具體管理中存在的問題和矛盾也較為突出，對鐵路建設(shè)檔案管理的持續(xù)發(fā)展和提升存在著較大的不利影響，迫切需要進(jìn)行改進(jìn)和完善。

（一）鐵路建設(shè)檔案管理的觀念較為落后。根據(jù)國家對鐵路建設(shè)檔案管理的有關(guān)要求和規(guī)定，其中明確指出了鐵路建設(shè)工程開展中，應(yīng)加強(qiáng)對鐵路建設(shè)有關(guān)資料的收集和整理，并應(yīng)保證其收集、整理資料的完善性、系統(tǒng)性和真實(shí)性，從而對鐵路建設(shè)檔案資料的利用價值進(jìn)行保證［2］。但是，結(jié)合鐵路建設(shè)檔案管理的實(shí)際情況，由于有關(guān)部門及人員的檔案管理意識較為薄弱，導(dǎo)致對鐵路建設(shè)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，再加上鐵路建設(shè)實(shí)施中，受施工工期較短以及施工任務(wù)繁重等多因素影響，使得鐵路建設(shè)單位對工程安全與質(zhì)量、工期的管理較為重視，但是對鐵路建設(shè)檔案管理的重視明顯不足，從而導(dǎo)致檔案管理的整體水平及其管理發(fā)展明顯較為滯后。

（二）鐵路建設(shè)檔案管理的主體不夠明確。由于鐵路建設(shè)的現(xiàn)有管理體制中，存在鐵路建設(shè)投資主體的多元化問題，導(dǎo)致對鐵路建設(shè)的檔案管理中也存在一定的產(chǎn)權(quán)關(guān)系模糊不清問題，對部分檔案管理職責(zé)的具體歸屬明顯劃分不清，從而導(dǎo)致鐵路建設(shè)檔案管理的發(fā)展和提升速度緩慢［3］。此外，鐵路建設(shè)檔案管理中，由于一些鐵路建設(shè)企業(yè)對檔案管理的責(zé)任劃分認(rèn)識不清，比如一些建設(shè)企業(yè)，在項(xiàng)目建設(shè)開始后，會認(rèn)為自己只對項(xiàng)目建設(shè)與施工、監(jiān)理等負(fù)責(zé)，而項(xiàng)目建設(shè)過程中所形成的文件資料，則是在項(xiàng)目竣工后由接管的維護(hù)單位進(jìn)行負(fù)責(zé)，從而導(dǎo)致其在鐵路建設(shè)檔案管理中對有關(guān)組織機(jī)構(gòu)與人員的設(shè)置不合理，嚴(yán)重影響了鐵路建設(shè)檔案管理的有效開展。

（三）鐵路建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)不足。信息化建設(shè)與發(fā)展是包含鐵路建設(shè)檔案管理在內(nèi)的當(dāng)前我國各領(lǐng)域建設(shè)與發(fā)展的重要方向和趨勢。但是，從鐵路建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀來看，一些鐵路建設(shè)檔案管理工作開展中仍是以紙質(zhì)檔案與傳統(tǒng)的管理方法模式為主，不僅導(dǎo)致鐵路建設(shè)檔案對空間的占用較大，而且由于檔案資料的留存時間過長或者是使用較為頻繁等，造成檔案丟失或破損等問題較為突出，嚴(yán)重影響了鐵路建設(shè)檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和真實(shí)性目標(biāo)要求，同時導(dǎo)致鐵路建設(shè)檔案管理的數(shù)字化與信息化發(fā)展明顯不足，迫切需要加強(qiáng)和完善［4］。

（四）鐵路建設(shè)檔案管理的人員素質(zhì)有待提升。鐵路建設(shè)檔案管理中，由于當(dāng)前一些鐵路建設(shè)單位未進(jìn)行專職的檔案管理人員配備與設(shè)置，多是以兼職為主，而兼職人員的專業(yè)化水平明顯不足，不能更好地開展鐵路建設(shè)檔案的組卷與歸檔管理等工作，導(dǎo)致鐵路建設(shè)檔案管理的整體水平較低；另一方面，由于鐵路建設(shè)項(xiàng)目的點(diǎn)線分布較長，而建設(shè)單位的人員流動較大，導(dǎo)致檔案管理人員崗位變動也較為頻繁，從而必然存在檔案管理人員的工作責(zé)任認(rèn)識較低，對檔案管理的重視不足等問題，嚴(yán)重影響了鐵路建設(shè)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

三、鐵路建設(shè)檔案管理工作的創(chuàng)新對策

根據(jù)上述對鐵路建設(shè)檔案管理工作問題的分析，為促進(jìn)鐵路建設(shè)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，應(yīng)注意從以下幾個方面進(jìn)行不斷改進(jìn)和完善。

（一）不斷增強(qiáng)鐵路建設(shè)的檔案管理意識。只有不斷提升鐵路建設(shè)單位對檔案管理重要性的認(rèn)識，從而增強(qiáng)其項(xiàng)目管理中的檔案管理責(zé)任意識，才能夠真正推動鐵路建設(shè)檔案管理的不斷創(chuàng)新和提升發(fā)展。通常情況下，增強(qiáng)鐵路建設(shè)中的檔案管理工作意識，一方面，需要鐵路建設(shè)單位通過多種方式對建設(shè)參與人員和企業(yè)進(jìn)行全面的約束和監(jiān)管，比如，可通過合同規(guī)范制定或者是制度約束等，從而促進(jìn)其在項(xiàng)目建設(shè)與管理實(shí)施中的檔案管理工作有效開展；另一方面，對于鐵路建設(shè)單位來講，也應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識，充分提升項(xiàng)目建設(shè)中的檔案管理意識，從而促進(jìn)檔案管理在項(xiàng)目建設(shè)推進(jìn)與企業(yè)發(fā)展中積極作用全面發(fā)揮，為鐵路建設(shè)開展以及企業(yè)發(fā)展提供良好的支持。

（二）加強(qiáng)鐵路建設(shè)檔案管理的主體及其責(zé)任明確。對鐵路建設(shè)檔案管理主體及其責(zé)任的明確，是促進(jìn)鐵路建設(shè)檔案管理的各項(xiàng)責(zé)任有效落實(shí)，促進(jìn)鐵路建設(shè)檔案管理質(zhì)量和水平提升的關(guān)鍵。其中，加強(qiáng)對鐵路建設(shè)的檔案管理責(zé)任主體明確，一方面，需要按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理的基本方針，進(jìn)行鐵路建設(shè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系以及專項(xiàng)責(zé)任崗位建立和配置，并對檔案管理人員的具體崗位職責(zé)進(jìn)行合理制定，以促進(jìn)其在檔案收集與整理、歸檔中的具體責(zé)任有效落實(shí)；另一方面，則需要結(jié)合鐵路建設(shè)檔案管理類型較多、內(nèi)容廣泛、數(shù)量巨大、周期較長等特點(diǎn)，對各有關(guān)企業(yè)及單位提出明確的檔案管理要求，使其在檔案管理中通過專項(xiàng)人員設(shè)置與具體職責(zé)明確，來促進(jìn)鐵路建設(shè)檔案管理的有效實(shí)施［5］。

（三）加強(qiáng)對鐵路建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)與發(fā)展是鐵路建設(shè)檔案管理的重要發(fā)展方向，也是其現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。在加強(qiáng)鐵路建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理存量數(shù)字化與增量電子化建設(shè)的基本原則，通過與各有關(guān)單位進(jìn)行檔案管理的具體責(zé)任與工作內(nèi)容協(xié)議簽訂，并針對其工作開展中同時進(jìn)行紙質(zhì)檔案與電子檔案移交的條款內(nèi)容進(jìn)行明確添加和限定，從而促進(jìn)鐵路建設(shè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)其信息化建設(shè)與發(fā)展的目標(biāo)。

（四）加強(qiáng)鐵路建設(shè)檔案管理人員的整體素質(zhì)培養(yǎng)和提升。結(jié)合當(dāng)前鐵路建設(shè)檔案管理的有關(guān)人員整體素質(zhì)水平有待提升問題，在加強(qiáng)有關(guān)人員的整體素質(zhì)與能力培養(yǎng)提升中，一方面，需要通過進(jìn)行專業(yè)、全面的檔案管理工作制度與管理標(biāo)準(zhǔn)建立，從而對檔案管理有關(guān)人員開展定期、有效的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)開展標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，或者是組織有關(guān)人員積極學(xué)習(xí)其他先進(jìn)的鐵路建設(shè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，通過對其他經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的吸收引進(jìn)，來促進(jìn)自身在鐵路建設(shè)檔案管理中的工作質(zhì)量和效率提升，為鐵路建設(shè)檔案管理的持續(xù)發(fā)展和提升提供充分的人才支持［6］。此外，加強(qiáng)對鐵路建設(shè)檔案管理人員的整體素質(zhì)和能力培養(yǎng)提升，還需要在鐵路建設(shè)項(xiàng)目開展前，針對鐵路建設(shè)檔案管理人員的知識分布與專業(yè)能力表現(xiàn)情況，由鐵路建設(shè)檔案管理的優(yōu)秀專業(yè)人才對其開展專項(xiàng)訓(xùn)練和教育培養(yǎng)，使其在鐵路建設(shè)檔案管理的具體實(shí)施中具備良好的知識儲備和專業(yè)技能素養(yǎng)，從而更好地開展各項(xiàng)工作。

總之，對鐵路建設(shè)檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行研究，有利于促進(jìn)鐵路建設(shè)檔案管理的工作方法及體制創(chuàng)新，從而不斷提高鐵路建設(shè)檔案管理的質(zhì)量和水平，為鐵路建設(shè)項(xiàng)目的有效實(shí)施及管理開展提供充分的檔案依據(jù)和資料支持，對推動我國鐵路建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展，具有十分積極的作用和意義。