高校教師檔案的價值與管理

楊春梅

（河北體育學(xué)院，河北 石家莊 050041）

人事檔案是在開展人事活動中逐步形成的，是經(jīng)過審查與認(rèn)可的，可以真實記錄人員的真實情況。比如經(jīng)歷、德才、素質(zhì)、專業(yè)技能等方面，以個人作為單位進(jìn)行檔案存儲，文字、聲音、圖像、照片等形式，是人事管理的最原始檔案。高校教師人事檔案可以真實反映出教師的從業(yè)經(jīng)歷、政治面貌、道德水平、業(yè)務(wù)能力以及工作業(yè)績等信息，高校教師個人作為一個檔案管理單位，進(jìn)行整理與分析，集中保存以便于進(jìn)行檢查和使用。高校人事檔案管理工作，就是做好教師檔案資料的管理，為促進(jìn)高校教學(xué)活動開展提供基礎(chǔ)。

一、高校教師人事檔案的價值

（一）個人成長歷程的寫照

人事檔案能夠全面反映出教師在進(jìn)入到教育工作崗位之后的全部工作精力，真實、客觀地體現(xiàn)出教學(xué)實際情況，了解從事科研的狀態(tài)，是由原始信息逐步轉(zhuǎn)化而成。教師在教育工作開展中，對于業(yè)績、發(fā)展變化等方面的歷程都會記錄在人事檔案中，所以這也是反映教師人生經(jīng)歷的真實寫照。

（二）工作業(yè)績的考量依據(jù)

高校教師人事檔案中包含內(nèi)容是比較豐富的。比如講授課程、授課計劃、教學(xué)情況記錄等方面，對于考察教師的工作狀況具有直接作用。高校教師人事檔案中包括對于該教師的考核、獎懲、聘任等內(nèi)容，包含大量的教師工作狀態(tài)信息，是評判教師工作能力以及專業(yè)水平的理論依據(jù)［1］。

（三）科研工作的重要資源

人事檔案對于教師從事科研活動來說，是非常重要的資料。研究者可以通過查看檔案的方式了解教師的工作經(jīng)驗、能力等方面，進(jìn)而可以發(fā)現(xiàn)教育工作的規(guī)律，為高校開展科研工作奠定了基礎(chǔ)。人事檔案一般都會長期保留，且有保密性、安全性等方面的要求，對于在職教師、退休教師、死亡教師等都會做詳細(xì)地記錄，是科研的重要基礎(chǔ)性材料。

（四）學(xué)校人員狀況的真實體現(xiàn)

高校教師人事檔案是高校管理的重要資源，為教師管理提供良好基礎(chǔ)，能夠真實反映出高校的教學(xué)綜合實力、教師團隊情況等信息，對于加強未來高校建設(shè)、促進(jìn)人員管理水平提升奠定基礎(chǔ)。

（五）干部選拔任用的重要依據(jù)

高校教師人事檔案內(nèi)容豐富，除了包含教師的履歷、考核、業(yè)績、授課等相關(guān)內(nèi)容，還有工作經(jīng)歷、經(jīng)驗教訓(xùn)等方面的信息，可以從多個角度反映出教師的從業(yè)經(jīng)歷與教學(xué)水平，為組織部門的考察提供良好基礎(chǔ)條件［2］。

二、高校教師檔案的管理措施分析

經(jīng)過深入分析高校教師人事檔案的管理現(xiàn)狀，了解國家相關(guān)法律法規(guī)知識，同時總結(jié)出人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，高校管理部門應(yīng)該加強檔案管理工作，明確管理工作標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)，進(jìn)而設(shè)定科學(xué)合理的檔案管理制度，提高管理的科學(xué)化與規(guī)范化，提高管理團隊的總體素質(zhì)，實現(xiàn)信息化建設(shè)。

（一）對于高校教師人事檔案管理提起足夠的重視

高校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)該認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，提高對于檔案管理的認(rèn)識，保證各項檔案管理工作有序地開展和進(jìn)行。同時還要采取必要的措施激勵檔案管理人員工作的積極性，轉(zhuǎn)變思想觀念，讓教師發(fā)揮出應(yīng)有的作用，讓各項教學(xué)活動順利開展進(jìn)行。人事檔案管理應(yīng)該逐步改變思想觀念，要充分體現(xiàn)出人事檔案管理人員、教師的重要作用，促進(jìn)教學(xué)水平、工作能力的提升，讓學(xué)校有較高的競爭力。高校教師人事檔案管理實踐中，必須積極宣傳人事檔案管理的重要作用，發(fā)揮出各級人員的效力，提高檔案管理工作水平。教師填寫人事檔案信息時，要秉承認(rèn)真的態(tài)度，保證信息達(dá)到準(zhǔn)確性的要求，然后經(jīng)過檔案部門的審核與管理，使得檔案信息達(dá)到真實性、可靠性的要求［3］。

（二）制定完善的人事檔案管理制度，提高管理水平

高校人事檔案工作的開展也需要通過管理制度的制定和實施作為基礎(chǔ)，這是提升管理水平的關(guān)鍵。各個高校都要嚴(yán)格執(zhí)行國家、省、市等政府機構(gòu)的法律法規(guī)要求，落實規(guī)章制度，考慮到高校的實際情況，制定出切實可行的高校人事檔案管理制度，符合本校的人事檔案管理工作的需要。在管理制度中，應(yīng)該明確各級檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，同時要制定出檔案管理工作流程以及各級工作的標(biāo)準(zhǔn)，為人事檔案管理工作的順利進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ)，也讓高校人事檔案管理達(dá)到科學(xué)性、規(guī)范化的要求。人事檔案管理崗位的人員要認(rèn)識到自己工作的重要性，認(rèn)真對待自己的本職工作，嚴(yán)格履行管理制度，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理知識，提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

（三）加強教師人事檔案管理隊伍建設(shè)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中有非常明確的規(guī)定，高校應(yīng)該設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)，并且配置合格的檔案管理人員，與學(xué)校內(nèi)其他崗位人員有同等待遇，享受學(xué)校事業(yè)編制，但是具體崗位人員要根據(jù)學(xué)校檔案管理工作需要設(shè)定。高校檔案管理人員嚴(yán)格遵守國家法律和學(xué)校制度，做好自己的本職工作，提高自己專業(yè)素質(zhì)水平。高校教師人事檔案管理崗位也是技術(shù)性崗位，對于從業(yè)人員的技術(shù)水平要求較高，應(yīng)該具備一定的職業(yè)道德水平與政治素質(zhì)，滿足崗位工作的需要［4］。

切實提升高校人事檔案管理水平，就要加強檔案團隊的建設(shè)，提高員工綜合素質(zhì)水平。檔案管理人員設(shè)置，要符合國家要求和高校檔案管理崗位工作需要。人事檔案管理人員積極參與到學(xué)習(xí)和培訓(xùn)中，學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理知識，有足夠的專業(yè)知識，具備先進(jìn)管理理念，以達(dá)到當(dāng)前我國人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。高校也要組織符合檔案管理崗位需要的培訓(xùn)，定期進(jìn)行檔案人員培訓(xùn)和教育，完善管理團隊建設(shè)，提高檔案管理的綜合素質(zhì)與水平，確保高校教師人事檔案管理工作順利開展和進(jìn)行。

（四）推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)

1.加強宣傳，樹立檔案信息化意識

（1）加強宣傳和教育，高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理信息化的重要作用，配置足夠的人員，將信息化建設(shè)作為重點工作來進(jìn)行，逐步完善工作發(fā)展計劃。只有領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到工作重要性，才能從根本上改變現(xiàn)狀，切實提升人事檔案管理水平。（2）檔案管理員應(yīng)該具備責(zé)任心與使命感，具備較高的信息化建設(shè)理念，設(shè)置合理的獎懲制度，有必要的激勵措施，讓檔案管理人員更加積極投入到工作中，參與各級培訓(xùn)工作，從而提高業(yè)務(wù)水平，為高校檔案管理信息化建設(shè)與應(yīng)用奠定堅實基礎(chǔ)，促進(jìn)高校教育工作順利進(jìn)行。（3）教職工檔案管理員要具備一定的信息化意識，使得人事檔案管理更具科學(xué)性，充分保護教職工的合法權(quán)益，讓教職工順利開展工作，展現(xiàn)出信息化檔案管理的優(yōu)勢。

2.合理規(guī)劃與設(shè)計，制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)

（1）要統(tǒng)一管理機構(gòu)。高校人事檔案管理目前主要采取的是多條管理與分散管理的方式，導(dǎo)致出現(xiàn)空洞的問題。國家需要在全國范圍內(nèi)設(shè)置統(tǒng)一的管理范疇與權(quán)限，要保證高校設(shè)置統(tǒng)一的管理機構(gòu)，落實統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，徹底消除目前高校人事檔案管理的問題。（2）發(fā)布完善的高校檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理制度。為了促進(jìn)高校人事檔案管理信息化的全面落實和應(yīng)用，高校應(yīng)該從自身管理實際情況出發(fā)，發(fā)布相應(yīng)的人事檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，同時要結(jié)合時代的發(fā)展需要做出改進(jìn)和調(diào)整。管理制度中要明確各級工作崗位，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理工作流程，所有工作人員都要遵守管理制度，落實相關(guān)工作，讓人事檔案管理更加順利開展，保證各項管理工作有效的應(yīng)用。（3）制定出標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化的管理措施。對于高校人事檔案管理中的數(shù)據(jù)記錄、存儲、壓縮、傳遞、轉(zhuǎn)換、加密等工作，防止在工作中出現(xiàn)沖突、不兼容的問題，保證人事檔案管理信息化有序進(jìn)行，進(jìn)而實現(xiàn)信息共享，切實提升檔案管理水平和效率，為高校開展教育活動提供良好的基礎(chǔ)［5］。

3.加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)

（1）結(jié)合高校人事檔案管理實際情況建設(shè)高校人事檔案管理信息化系統(tǒng)，確保檔案管理可以統(tǒng)一的規(guī)劃和進(jìn)行。系統(tǒng)內(nèi)需要開展檔案掃描、圖像處理、業(yè)務(wù)管理、信息查詢、輸入輸出等方面的工作，達(dá)到安全性的要求，可以兼容使用檔案信息。（2）準(zhǔn)確掌握教職工的全部信息，結(jié)合管理需要建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得檔案管理信息化建設(shè)順利開展。高校人事管理部門需要保留教職工的全面信息，將各項數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)內(nèi)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)完善性與可靠性。（3）建立電子檔案，利用掃描、數(shù)據(jù)壓縮等先進(jìn)技術(shù)將紙質(zhì)檔案直接轉(zhuǎn)化成為電子檔案的形式，這些都是信息化檔案的重要內(nèi)容。轉(zhuǎn)換要按照規(guī)定的流程進(jìn)行，以便于復(fù)制與查閱，保證檔案信息更具完整性、真實性與安全性。（4）建立數(shù)字檔案，把制作完成的電子檔案信息保存在電腦中，通過信息化資源的管理，建立功能完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫。檔案目錄是查詢檔案的入口，從目錄就可以看出整個檔案管理數(shù)據(jù)庫的全部情況，能夠了解該數(shù)據(jù)庫內(nèi)包含的各項數(shù)據(jù)信息。但僅是簡要的信息，通過計算機可以點擊查看具體的信息。此外，還要通過計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完善的信息共享系統(tǒng)，所有檔案管理人員與使用人員可以通過校園網(wǎng)查看相關(guān)的信息。但是只有具備相應(yīng)權(quán)限的人員才能記錄或者修改相關(guān)信息，以保證檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)泄漏、丟失等風(fēng)險。

三、結(jié)語

高校是我國教育體系中非常重要的部分，包含的教職工數(shù)量比較多，人事檔案管理工作有著極為重要的作用，尤其是對于教學(xué)活動的開展有著重要的影響。高校教師檔案管理有著一定的復(fù)雜性和難度，應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展，利用先進(jìn)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)認(rèn)識到檔案管理重要性，加強檔案管理團隊的建設(shè)，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和道德水平，從而保證高校教師檔案管理工作的順利實施，全面體現(xiàn)檔案管理的價值和意義，為高校開展各項工作奠定堅實基礎(chǔ)。