信息化檔案管理安全防范策略分析

文/陳 曦

現(xiàn)階段，電子文件和紙質(zhì)文件共存，加之檔案管理朝著數(shù)字化升級轉(zhuǎn)型，使檔案管理工作變得愈發(fā)復雜，顯得安全防范更加重要。對此，本文立足信息化檔案管理需求，簡要分析安全防范的相關(guān)策略

檔案信息進行數(shù)字化、信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢，可是在具體進行信息檔案管理時，極易產(chǎn)生安全問題，在一定程度上對檔案信息化進程帶來阻礙。怎樣保證信息化檔案的安全性與完整性，實為現(xiàn)階段檔案管理人員的一個重要研究課題。

一、簡析信息化檔案的主要優(yōu)勢

1.方便存儲

未進行信息化管理前，大部分檔案資料均是通過人工方式加以整理與分類，同時要做好記錄與進行定期調(diào)整修改。避免存儲檔案發(fā)生錯誤和遺漏。該方式一方面花費很多時間，另一方面管理人員面對更大的工作負擔。而實現(xiàn)信息化檔案管理，讓原本的存儲工作變得快捷簡單。借助相應(yīng)的程序算法實現(xiàn)檔案的快速歸檔，而且需要查閱檔案資料也很方便。與以前相比，在減少查找資料時間的基礎(chǔ)上，大幅度提升資料的使用率。

2.精準查詢

大型企業(yè)通常會擁有大量類型相同的檔案，若是相關(guān)決策者需要查閱相關(guān)資料，管理人員則應(yīng)篩選很多相似的檔案資料。因為以往均是由人工進行辨別，加之任務(wù)繁重不可避免會產(chǎn)生誤差。而信息化檔案管理便可以防止發(fā)生這些問題。僅需在輸入關(guān)鍵詞便會實現(xiàn)快速篩選，進而縮減資料可選擇范圍，降低管理人員的工作壓力。再依據(jù)檔案資料自身的特殊性，可以在大量相似檔案資料中快速辨別，提高查閱的精準性。

3.快捷共享

雖然檔案資料無法對外公開，可有時需要內(nèi)部傳閱，旨在幫助相關(guān)人員更好地掌握了解以往項目的缺點、優(yōu)點。可通常檔案資料僅保存一份，若查閱需求增大會帶來較大的工作不便與困擾，但通過信息化檔案管理可加以彌補。依托互聯(lián)網(wǎng)平臺同企業(yè)內(nèi)部之間實現(xiàn)資源共享，信息化檔案管理多數(shù)人可以同時進行檔案查閱，而且也為查閱人員予以足夠的時間，確保檔案本有作用的充分發(fā)揮。

4.多級管理

關(guān)于一些核心資料沒有經(jīng)過允許不能擅自翻看，不然便是信息盜取，應(yīng)承擔相應(yīng)的法律責任。可傳統(tǒng)的檔案管理模式很難防止泄露。通過實現(xiàn)信息化檔案管理，就類型不同的檔案資料的重要性進行合理劃分，在此基礎(chǔ)上增加權(quán)限設(shè)置，并分級處理檔案資料，一方面減低檔案資料遭竊取的概率，另一方面重新劃分檔案管理工作責任。

二、簡析信息化檔案管理工作中的安全防范問題

1.安全風險較大

雖然在進行信息化檔案管理時，已經(jīng)提高對檔案資料安全性的重視，可從當前管理信息化檔案情況來看，提高安全性的主要方法為逐層審批，在該過程中還應(yīng)嚴格遵守相應(yīng)的法律規(guī)章，由此確保檔案的合理性與安全性。實際上，由于檔案管理工作未能獲得應(yīng)有的重視，在具體的檔案管理工作中往往受到人為因素的影響，使得檔案管理無法滿足安全性要求。另外，部分企業(yè)擁有的檔案資料保密性相對較低，在一定程度上增大了安全風險。有的企業(yè)在對安全風險規(guī)避時，通常會選擇不提供檔案查詢等其他服務(wù)，而這樣也導致信息化檔案管理難以實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。信息化檔案管理系統(tǒng)平臺仍未獲得全面認可。通過云存儲即使為管理人員帶去較多便利，可仍無法保障信息化檔案的安全性。據(jù)相關(guān)調(diào)查研究表明，很多企業(yè)單位針對信息化檔案管理存在加大安全顧慮。例如加密技術(shù)，使用的身份驗證方法相對簡單，木馬病毒極易截獲數(shù)據(jù)由此引發(fā)泄露的問題。另外，確保系統(tǒng)穩(wěn)定與檔案安全應(yīng)由技術(shù)人員負責，通過系統(tǒng)的定期更新予以保護，但這會在一定程度上提高勞動成本。在信息化檔案管理平臺上過大投入勞動成本，難以在長遠發(fā)展中清楚展現(xiàn)其巨大優(yōu)勢。

2.制度較為陳舊

關(guān)于信息化檔案管理，針對其安全防范所采取的制度相對傳統(tǒng)，在實際管理工作中受限于領(lǐng)導者的管理，未能真正遵守有關(guān)法律規(guī)章，針對管理工作所制定的專門法律規(guī)章無法全面落實，直接影響到安全防范工作以及信息化管理。

三、簡析信息化檔案管理強化安全防范的相關(guān)策略

針對上述問題，特提出信息化檔案管理強化安全防范策略如下：

1.實施一體化管理

做好檔案資料的分類，使不同檔案間形成聯(lián)系方便使用和管理?；谌藛T選擇與體制機構(gòu)等方面強化管理。通過檢索系統(tǒng)便可以檢測所需檔案資料。借助信息化管理模式，相關(guān)管理人員能夠及時處理歸檔。而且能夠參與到管理系統(tǒng)設(shè)計，更好地了解后續(xù)工作，促進信息資料綜合度的提高，科學配置資源，有效共享資源，滿足信息化、數(shù)字化的管理要求。伴隨高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)、計算機等現(xiàn)代技術(shù)，一體化管理模式的發(fā)展趨勢較為明顯。不同類型的檔案資料關(guān)乎各行業(yè)領(lǐng)域的持續(xù)發(fā)展。作為從業(yè)人員應(yīng)拓寬個人視野、提高自身綜合素質(zhì)。另外，相關(guān)管理部門應(yīng)為檔案管理制定完善的法律法規(guī)，保證可以和檔案管理職業(yè)道德標準相符。除此之外，還需要重點關(guān)注監(jiān)督與評價檔案管理職業(yè)道德的工作。應(yīng)定期針對檔案管理人員自身職業(yè)道德規(guī)范遵循情況，展開考察，然后根據(jù)考察結(jié)果來予以評判，配合相應(yīng)的獎懲制度來激勵、警示檔案管理人員。

2.強化層次化管理

在進行檔案管理時應(yīng)對檔案加以分類或分級。例如檔案劃分成政治、歷史以及財會類等，依據(jù)重要性能夠劃分成A、B、C等級。另外，還應(yīng)針對檔案館做好分類。類型不同的檔案放置于指定的檔案館，確保檔案管理具有清晰層次，方便個人或組織機關(guān)查閱，進一步提升信息使用率。

3.重視檔案識別工作

信息化檔案的歸類與整理屬于檔案管理的一項基礎(chǔ)性工作。通過科學有效的管理能夠大幅度提升檔案整理與歸類效率。而通過整理與歸類能夠為風險防范提供必要依據(jù)。因此，在檔案整理工作中應(yīng)正確識別檔案內(nèi)容信息，通過全面深入地分析找出產(chǎn)生風險的源頭，找出檔案管理的不足，且依據(jù)分類分層分析信息化檔案管理，在降低檔案管理難度的同時，有層次地進行風險預測與評估。

4.檔案管理爭取全員參與

設(shè)計檔案管理相關(guān)網(wǎng)站，使盡可能多的人針對信息化檔案管理提出建議與意見，達到全民參與的效果。應(yīng)明確檔案資料最終是為企業(yè)、相關(guān)機構(gòu)和個人而服務(wù)的，一句話“服務(wù)于全社會”。檔案管理網(wǎng)站，應(yīng)基于被服務(wù)者層面使建設(shè)更具針對性，提升個人與相關(guān)機構(gòu)組織的滿意程度，讓人們正確認識檔案資源的現(xiàn)實意義，在提升檔案使用率的同時為安全防范提供保障。

5.提高檔案的智能化與系統(tǒng)性

進入信息化時代，能夠通過互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)智能化。各行業(yè)領(lǐng)域會產(chǎn)生很多電子文件，通過電子查閱系統(tǒng)，可以讓檔案更具智能化和系統(tǒng)化，進一步提升檔案資源使用率及管理效率。應(yīng)加大此方面的投入力度，通過和有關(guān)企業(yè)密切合作，以離線或是在線等方法進行歸檔并將其轉(zhuǎn)變成電子文檔。把載體里不同的內(nèi)容信息化數(shù)字化，以此形成信息化檔案?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展普及，信息化檔案已然成為大勢所趨?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)試圖通過價格合適、快捷方便的云服務(wù)建設(shè)數(shù)字化檔案館，這也是提升檔案安全性的一條有效途徑。

6.鑒定重組檔案

（1）提升管理工作效率，突出檔案資源本價值。例如，將不必要的檔案及時銷毀，降低管理工作壓力。（2）站在長遠視角明確檔案價值，應(yīng)了解到檔案在未來一段時間內(nèi)的發(fā)展形勢。（3）管理人員有必要對檔案重新組織，及時補充檔案。（4）初始檔案分類掃描并妥善保存，至于紙板以及和其他有關(guān)文件不需要保存，為后續(xù)檔案管理創(chuàng)造便利條件。

7.妥善保管檔案

保管工作尤為重要，保管工作需關(guān)注以下幾方面：（1）保證檔案安全。（2）避免丟失檔案。在管理信息化檔案時，應(yīng)重視提高庫房的管理，做好防火防水，且防止查閱檔案時發(fā)生損壞。（3）建立科學的管理制度。僅讓查閱人員進行室內(nèi)查詢，但不能攜帶出去。（4）有關(guān)管理人員需提升安全意識、綜合素質(zhì)與專業(yè)能力。另外針對寶貴的檔案資料應(yīng)用好備份，有必要時應(yīng)分散多地予以保存，降低因為自然災(zāi)害等給檔案安全性帶來的威脅。

8.工作人員應(yīng)提高綜合素養(yǎng)

信息化檔案管理同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之間存在密切聯(lián)系，同時也受限于檔案管理人員自身素質(zhì)。以上均屬于對管理人員綜合能力提出的一項基本要求，防止信息化檔案管理產(chǎn)生的風險的大前提。同時，應(yīng)著重考察相關(guān)人員的風險防范意識，作為管理人員應(yīng)持有正確的風險防范意識。針對管理過程容易出現(xiàn)的風險應(yīng)事先開展評估與做好防范。風險評估主要是把檔案管理時出現(xiàn)的潛在風險全面羅列，合理分析在存在風險條件下可能帶來的損失，就這部分風險加以等級分類，有關(guān)風險防范應(yīng)有重點，從而把風險引起的損失有效控制在標準范圍。而劃分風險等級也有利于在發(fā)生風險時，管理人員依據(jù)風險帶來的威脅程度，能高效有序地處理安全風險問題。

9.運用信息化檔案安全防范技術(shù)

第一，加密技術(shù)。運用密碼技術(shù)可以提升數(shù)據(jù)信息的保密性、避免秘密數(shù)據(jù)遭受外部破壞。通過加密技術(shù)能保證信息化檔案的非公開性。通過信息的編碼或變換讓敏感信息轉(zhuǎn)換成亂碼信息，從而達到數(shù)據(jù)安全保護的目的。

第二，防火墻。其屬于網(wǎng)絡(luò)間控制訪問執(zhí)行的系統(tǒng)，屬于軟件與硬件的集合體，有效保護內(nèi)網(wǎng)絡(luò)遭受非法侵入、將不良信息過濾掉。

第三，防寫技術(shù)。讓數(shù)字檔案的狀態(tài)為“只讀”，用戶在此狀態(tài)下僅能夠讀取信息，無法對其修改。針對外部存儲設(shè)備，只讀光盤僅可以讀出信息而無法擦除、追加信息；至于一次寫入光盤能夠提供使用者進行多次讀出、一次寫入，無法把初始信息擦除。此記錄介質(zhì)能避免信息化檔案內(nèi)容的更改，維護信息化檔案的可靠性與真實性。

10.提升安全風險預判意識

管理人員在管理信息化檔案時應(yīng)具備高度風險防范意識，重視安全問題，妥善解決信息化檔案管理中遭遇的安全風險問題，在具體防范中特別要重視不確定性安全風險的有效防范。在日常工作中也應(yīng)把風險控制放置于首位，從容應(yīng)對安全風險，在此基礎(chǔ)上制定并完善風險防范舉措，防止發(fā)生風險與最低限度降低其造成的損失，提升管理工作水平。同時，企業(yè)還應(yīng)在思想上轉(zhuǎn)變以往信息化檔案管理的錯誤認識，針對風險出現(xiàn)之后引發(fā)的后果深入分析，讓相關(guān)管理人員可以正確認識管理過程中的各項風險，關(guān)注管理每個環(huán)節(jié)的安全防范，促進安全意識的提高，確保安全制度的落實。

不言而喻，做好信息化檔案管理工作，強化安全防范能力，有利于提升檔案管理工作的效率與水平，可實際上這些潛在風險會直接威脅到檔案管理。有關(guān)工作人員需在管理信息化檔案中，進一步提升防范意識與技術(shù)水平，在進行安全風險科學評估的基礎(chǔ)上形成完善的檔案管理工作規(guī)范，避免發(fā)生信息化檔案管理安全風險，從而為促進我國的檔案事業(yè)的發(fā)展提供保障。