大數(shù)據(jù)時代企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理的探索與實踐

文/姚 姮

在大數(shù)據(jù)時代，通過分析檔案從紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)變過程中出現(xiàn)的法律憑證、“四性”保障、檔案利用等一系列問題，以國家檔案局試點項目為基礎(chǔ)提出切實可行的解決措施，達(dá)到創(chuàng)新管理模式、實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益雙提升的工作效果

當(dāng)前正處于以計算機(jī)技術(shù)為核心的全球網(wǎng)絡(luò)化時代，隨著信息化進(jìn)程的加快和辦公自動化程度的加強(qiáng)，越來越多的電子文件呈現(xiàn)在人們面前。從紙質(zhì)到電子的轉(zhuǎn)變，可以說是有記錄以來檔案最大的變革。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有更大的信息量和更廣闊的發(fā)展空間，打破了傳統(tǒng)檔案管理模式，從而為檔案工作帶來了新的要求和挑戰(zhàn)。

基于此背景，國家、行業(yè)和技術(shù)層面都在不斷推進(jìn)電子文件和電子檔案單套制，2016年4月國家檔案局發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中首次在國家層面明確提出“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制管理試點”，并逐步開始在全國范圍內(nèi)開展電子檔案單套制的試點工作。我公司作為勘測設(shè)計行業(yè)的代表，以設(shè)計項目文件材料歸檔、會計核算電子文件資料、電子發(fā)票以及其他電子票據(jù)歸檔和電子檔案管理為試點內(nèi)容成為國家檔案局試點單位并順利通過試點驗收，在試點工作中發(fā)現(xiàn)一些問題并探索出一些電子檔案管理工作經(jīng)驗。

一、電子檔案管理應(yīng)關(guān)注的問題

1.電子檔案如何發(fā)揮法律憑證效力的問題

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案因其載體的穩(wěn)定性得以保證信息的原生性，進(jìn)而發(fā)揮檔案的法律憑證價值。而在數(shù)字化時代，電子文件具有極強(qiáng)的流動性和易改性，且修改后難查痕跡，因此，電子檔案如何發(fā)揮法律證據(jù)效力是需要關(guān)注的重點問題。我國頒發(fā)的《中華人民共和國電子簽名法》明確規(guī)定“可靠的電子簽名與傳統(tǒng)手寫簽名與蓋章具有同等的法律效力”，從而確保了帶有國家認(rèn)證的數(shù)字證書的電子文件的法律效力。確保電子文件的真實可靠，是電子文件擁有證據(jù)證明力的前提。

2.電子檔案如何保障“四性”的問題

電子檔案的“四性”是指真實性、完整性、可用性、安全性，在電子文件時代，由于電子文件的信息載體的可分離性以及存儲介質(zhì)的不穩(wěn)定性，導(dǎo)致電子文件存在著使拷貝件和原件“真假難辨”，原文件必須要不斷轉(zhuǎn)換格式去適應(yīng)新系統(tǒng)等問題，削弱和降低了電子文件的“四性”，從而難以有效控制電子檔案的“四性”符合程度。

3.電子檔案如何利用挖掘的問題

伴隨著大數(shù)據(jù)時代信息建設(shè)的不斷提速，信息、數(shù)據(jù)也成為了企業(yè)發(fā)展和競爭的重要動力，如何分析、挖掘檔案大數(shù)據(jù)是信息深入開發(fā)、推進(jìn)知識管理、企業(yè)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。轉(zhuǎn)換檔案利用方式，不僅僅只局限于收集檔案相關(guān)信息，更需要延伸到前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)——從電子文件產(chǎn)生的源頭采集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，發(fā)掘檔案資源價值，讓檔案“亮起來”。

二、工作中采取的相應(yīng)措施

面對以上出現(xiàn)的種種問題，我公司持續(xù)推進(jìn)企業(yè)檔案工作由“雙套制”到“單套制”管理模式的轉(zhuǎn)變以及從被動到主動的服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，并探索出一些創(chuàng)新性、示范性的先進(jìn)舉措，為公司創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

1.搭建高效的基礎(chǔ)設(shè)施，保證電子文件高速流轉(zhuǎn)

建立同城異地備份中心建設(shè)，與企業(yè)總部實現(xiàn)互聯(lián)互通。除使用連續(xù)數(shù)據(jù)保護(hù)軟件對電子檔案管理系統(tǒng)虛擬機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)外，在備份中心機(jī)房部署NBU數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的同城異地備份，提高數(shù)據(jù)安全性。

建立企業(yè)數(shù)字檔案館專用私有云平臺，基于大規(guī)模電子文件存儲、管理、利用的要求，為電子檔案管理系統(tǒng)的存儲擴(kuò)容和系統(tǒng)運(yùn)行提供充足可靠的IT資源服務(wù)。

建設(shè)獨立的集中式存儲（主存儲和備份存儲），為電子檔案管理系統(tǒng)提供專用存儲資源，滿足電子檔案規(guī)模的高速增長，提供高可靠的存儲環(huán)境。

建立高效企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)訪問基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，從總體上提升互聯(lián)網(wǎng)接入的穩(wěn)定性、可靠性和高性能要求，保證前后方溝通和信息傳輸?shù)耐〞场?/p>

2.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善電子文件管理模式

完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)作業(yè)流程，建立起電子文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)至歸檔的全生命周期管理機(jī)制，實現(xiàn)電子文件的及時可靠完整歸檔。結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè)，通過與檔案管理系統(tǒng)的對接聯(lián)動，對業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造和重組，同步梳理業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)，使電子文件的收集歸檔與業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度融合，不斷推進(jìn)并最終實現(xiàn)以電子檔案為主體的檔案“單套制”管理。

以公司設(shè)計項目系統(tǒng)為例，為加強(qiáng)設(shè)計報告、設(shè)計圖冊等設(shè)計產(chǎn)品電子文件和紙質(zhì)歸檔的一致性管理，重新梳理產(chǎn)品的出版流程，從而改進(jìn)優(yōu)化系統(tǒng)文印出版功能，在原有產(chǎn)品源文件管理基礎(chǔ)上，線上提交出版電子文件的PDF版本文件，最終實現(xiàn)出版電子文件和紙質(zhì)文件歸檔的一致性，為檔案工作向單套管理的轉(zhuǎn)變提供了堅實保障，目前勘測設(shè)計圖紙檔案單套管理工作已著手實施，其他檔案文件的單套管理工作將逐步推行。

在財務(wù)共享中心中，為優(yōu)化會計檔案立卷歸檔過程、最大發(fā)揮電子會計檔案作用，重新梳理電子會計檔案元數(shù)據(jù)及其整理流程，將傳統(tǒng)以“卷”管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴凹狈绞焦芾?，把財?wù)共享中心產(chǎn)生的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息歸檔至檔案系統(tǒng)，方便后期查找利用；另一方面，在電子發(fā)票、電子票據(jù)上，已無需打印紙質(zhì)文件，在檔案單套管理的探索實踐上取得初步成效。

3.自主開發(fā)檢測系統(tǒng)，充分保障電子檔案“四性”

深入研究電子檔案“四性”相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，自主開發(fā)獨立于與業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與電子檔案管理系統(tǒng)松耦合的設(shè)計架構(gòu)的四性檢測系統(tǒng)。通過對電子文件歸檔信息包、電子檔案長期保存封裝包進(jìn)行“四性”檢測，并將檢測結(jié)果可視化展現(xiàn)，展現(xiàn)內(nèi)容包含四性的檢測狀態(tài)、檢測結(jié)果、檢測時間等信息。四性檢測系統(tǒng)讀取元數(shù)據(jù)和電子文件進(jìn)行四性檢測和數(shù)據(jù)分析，不變更電子檔案的任何數(shù)據(jù)信息，最大程度保護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)獨立和數(shù)據(jù)完整，充分保障電子文件“四性”。

采用數(shù)字證書電子簽名服務(wù)和可信時間簽名服務(wù)兩部分保護(hù)數(shù)據(jù)的完整可信，防止對數(shù)據(jù)未經(jīng)授權(quán)的修改，確保簽名行為的不可抵賴。再加上四性檢測系統(tǒng)，從而真正解決了電子文件歸檔和電子檔案長期保管過程中，檔案來源真實性、檔案電子文件不完整、元數(shù)據(jù)信息不完整、重復(fù)歸檔、檔案遷移可靠性等傳統(tǒng)檔案工作中難以解決的一系列難題，極大地提高了檔案工作效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量。

4.制定規(guī)范的管理體系，建立電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

建立科學(xué)合理的電子文件管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系，是有效開展電子文件歸檔和電子檔案管理工作的前提。制度規(guī)范應(yīng)涵蓋電子文件從形成歸檔到檔案管理的全過程管理及安全性要求，內(nèi)容包括檔案元數(shù)據(jù)、歸檔接口、檔案四性檢測、數(shù)字證書等，統(tǒng)一、規(guī)范的制度體系是推進(jìn)電子文件歸檔與電子檔案管理工作的重要一步。

根據(jù)國家《電子簽名法》、國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等國家、行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合試點工作目標(biāo)和檔案工作發(fā)展趨勢，新編及修訂了一系列公司級的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確了從電子文件形成到電子檔案管理的全周期各環(huán)節(jié)的工作要求，規(guī)定了業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件和數(shù)據(jù)信息歸檔的技術(shù)路線、實現(xiàn)機(jī)制、歸檔數(shù)據(jù)封裝規(guī)范，從公司管理、檔案管理、信息化等各個方面建立和保障了電子文件的管理和歸檔依據(jù)，為推進(jìn)企業(yè)以電子檔案為主的檔案單套管理工作提供基本依據(jù)。

5.完善電子檔案元數(shù)據(jù)，挖掘電子檔案價值

電子檔案元數(shù)據(jù)不僅僅只是提高檔案管理人員工作效率的數(shù)據(jù)，更是實施知識管理和大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的基礎(chǔ)。采集元數(shù)據(jù)不規(guī)范、不完整，就無法揭示業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的流轉(zhuǎn)過程，導(dǎo)致后期用戶利用不方便，檔案資源成為“死資源”。制定元數(shù)據(jù)規(guī)范，為歸檔接口開發(fā)建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案四性檢測提供了基本依據(jù)。元數(shù)據(jù)方案本著開放共享的理念，樹立“企業(yè)檔案數(shù)據(jù)倉庫”的理念，從數(shù)據(jù)長期利用、深度開發(fā)為出發(fā)點，將業(yè)務(wù)部門認(rèn)為重要或需長期關(guān)注的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)納入元數(shù)據(jù)建設(shè)體系。元數(shù)據(jù)取值根據(jù)設(shè)定規(guī)則從業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)中取值或者默認(rèn)取值，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)自動采集，無需人工干預(yù)，并且利用信息技術(shù)，實現(xiàn)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)電子文件的關(guān)聯(lián)展現(xiàn)，使檔案信息資源“活起來”，方便用戶后期利用，為電子檔案長期利用、知識管理及大數(shù)據(jù)利用奠定了良好的基礎(chǔ)條件。

三、工作效果

1.檔案單套管理工作上取得突破

技術(shù)上，檔案電子文件基于數(shù)字證書進(jìn)行電子簽名，解決了電子檔案在法律規(guī)定的電子憑據(jù)可信用方面的基本問題，解決了數(shù)字證書過期導(dǎo)致檔案電子文件完整性被破壞的普遍難題，解決了電子檔案形成時間的可信性問題。業(yè)務(wù)上，實現(xiàn)電子文件歸檔質(zhì)量的全面提升，對于已對接的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中原生為電子的，加上相關(guān)技術(shù)和制度規(guī)范的保障和規(guī)定，均可取消紙質(zhì)載體歸檔。

2.全面提升電子文件歸檔質(zhì)量

在檔案單套管理發(fā)展形勢下，相關(guān)檔案文件材料歸檔范圍的適用性和適應(yīng)性同時也需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。一是通過重新梳理相關(guān)業(yè)務(wù)文件歸檔范圍和歸檔形式，提升電子文件收集歸檔的可操作性；二是通過完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)作業(yè)流程，建立起電子文件全過程收集歸檔機(jī)制，實現(xiàn)了電子文件的及時可靠完整的歸檔；三是通過電子文件在線歸檔、自動電子簽名、檔案四性檢測等手段，保障電子文件及時可靠完整歸檔。

3.管理新模式創(chuàng)造大價值

加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理，持續(xù)推進(jìn)檔案單套制管理模式，使企業(yè)的檔案文件在不同程度減少了紙質(zhì)輸出，檔案文件的大量電子化也避免了數(shù)字化的大幅投入，實體檔案館運(yùn)行維護(hù)和人工成本隨著上述工作將顯著減低。推行單套制會給企業(yè)帶來顯著的經(jīng)濟(jì)效益，同時紙張消耗的大幅減少在生態(tài)保護(hù)方面也將產(chǎn)生良好的社會效益。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理信息數(shù)量和類型越來越多、信息資源利用也愈加廣泛，檔案管理工作要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，積極探索如何創(chuàng)新管理工作思維，樹立大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念，進(jìn)一步挖掘電子文件價值，從成果管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮r值管理，打造完整高效的檔案信息大數(shù)據(jù)平臺，從而使檔案更好地發(fā)揮服務(wù)與利用功能，為公司的發(fā)展提供有力的支撐。