疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化路徑探究

谷浩靜

（吉林省公主嶺市疾病預(yù)防控制中心，吉林 公主嶺 136100）

檔案管理作為疾控中心工作中的重要一環(huán)，做好該項工作可以為疾病控制與預(yù)防提供重要支撐，然而隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷改革，對疾控中心檔案管理工作開展也提出嶄新要求，除了要依托先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐以外，還要認(rèn)真仔細(xì)梳理檔案管理工作內(nèi)容和實施流程，對科學(xué)規(guī)范的工作機制進(jìn)行建立，在保障檔案管理工作效率與質(zhì)量的同時，疾控中心檔案管理水平也能得到提升[1]。本文聯(lián)系疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的重要意義，對當(dāng)前疾控中心檔案管理存在問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并從加大資金投入力度、完善工作機制、提高信息化水平、促進(jìn)檔案資源共享、提高檔案人員素質(zhì)等方面入手，提出幾點行之有效優(yōu)化路徑，以供參考。

一、疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的重要意義

疾控中心加強檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，可以發(fā)揮以下作用：（1）滿足時代發(fā)展需要，隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在社會各領(lǐng)域中也得到十分廣泛應(yīng)用，并起到簡化工作流程和提高工作效率積極作用，在這一背景下疾控中心采用傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實工作需要，要求緊跟時代發(fā)展步伐，將這些先進(jìn)技術(shù)手段運用到檔案管理當(dāng)中，在推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程的同時，疾控中心檔案管理更好服務(wù)于疾病預(yù)防控制的重要作用也能得到充分發(fā)揮；（2）促進(jìn)檔案資源共享，新時期背景下，疾控中心開展工作產(chǎn)生信息資料不斷增多，無疑也加大了檔案收集、整理、管理和利用難度，特別是在整理和利用上面，依靠傳統(tǒng)人工模式進(jìn)行操作，不僅效率十分低下，還無法保證工作質(zhì)量，對相關(guān)檔案資料進(jìn)行搜索和利用也十分困難，這時候加快檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，這些問題就能夠迎刃而解，無論是檔案收集、整理，還是開發(fā)利用，均能夠通過信息化平臺快速實現(xiàn)，并取得信息全面共享和檔案高效管理理想效果；（3）提高檔案管理水平，隨著社會不斷發(fā)展進(jìn)步，我國科技水平也得到顯著提升，這也與疾控中心檔案管理形成較大差距，特別是在繼續(xù)采用紙質(zhì)化手段開展工作情況下，無法促進(jìn)檔案管理水平提升，而加強檔案管理信息化建設(shè)，就可以推動疾控中心檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新，在減少更多人力成本的同時，實際工作效率也會大大提升，并推動其朝著更好方向邁進(jìn)[2]。

二、當(dāng)前疾控中心開展檔案管理工作存在問題分析

現(xiàn)階段，疾控中心開展檔案管理工作還暴露出以下問題：（1）資金投入不足，開展檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)工作，除了要加強思想認(rèn)識以外，還要投入較多資金，為信息化建設(shè)提供更多支持，然而聯(lián)系實際，疾控中心開展工作投入到檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)中的資金比較少，并將更多時間和精力放在了預(yù)防控制疾病這一主要工作上面，導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程發(fā)展緩慢，實際工作效率與質(zhì)量也受到極大影響；（2）工作機制不夠完善，無論是檔案信息化管理，還是檔案工作科學(xué)化開展，都需要一套完善的工作機制從旁提供支持，確保各項工作任務(wù)能夠貫徹落實到實處，但是結(jié)合實際，檔案管理工作機制還不夠完善，特別是在各環(huán)節(jié)有效銜接、考核獎懲等機制上面，還需要立足實際對其進(jìn)行優(yōu)化完善；（3）信息化水平較低，盡管近幾年疾控中心對檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)引起足夠重視，但是從整體來看，檔案管理信息化水平還比較低，尤其是在電子采集、電子儲存、資源共享等系統(tǒng)平臺構(gòu)建上，還無法滿足實際工作開展要求，極大降低了檔案管理工作效率與水平；（4）檔案人員素質(zhì)有待提升，在推進(jìn)檔案管理信息化和科學(xué)化進(jìn)程中，還要有許多專業(yè)檔案工作人員從旁給予支持，并且檔案人員綜合素質(zhì)水平高低，也會對檔案管理信息化和科學(xué)化帶來直接影響，需要充分認(rèn)識到當(dāng)前檔案人員在專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能等方面存在的不足，并采取有效措施進(jìn)行優(yōu)化，助力檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)工作更快更好完成[3]。

三、推進(jìn)疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化的有效路徑

（一）加大資金投入

在推進(jìn)疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化過程中，需要從思想角度，引導(dǎo)疾控中心深刻認(rèn)識到加強檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的重要作用，并結(jié)合自身檔案管理工作開展實際，適當(dāng)加大資金投入力度，在為信息化和科學(xué)化建設(shè)提供更多支持的同時，相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施也能配置齊全。特別是在檔案管理信息化進(jìn)程中，高效開展檔案管理工作，需要眾多硬件和軟件提供有力支撐，而配備這些信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備需要運用較多資金，再加上現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度較快，經(jīng)過一段時間以后就需要對硬軟件進(jìn)行更新替換，只有保證資金充足，才能夠為高效科學(xué)開展檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)[4]。

（二）完善工作機制

在健全工作機制引導(dǎo)下，疾控中心檔案管理工作也會更加科學(xué)、高效展開，在保證各項工作任務(wù)落到實處的基礎(chǔ)上，檔案管理工作開展質(zhì)量也能得到切實保障。實踐中，需要認(rèn)真仔細(xì)分析檔案管理信息化和科學(xué)化實質(zhì)要求，并深入到疾控中心內(nèi)部，對檔案管理工作開展目標(biāo)、內(nèi)容、流程等進(jìn)行細(xì)致把握，然后采用規(guī)章制度方式，將各工序流程有效結(jié)合起來，針對細(xì)節(jié)性操作，也能夠用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指導(dǎo)和約束，以防止操作不規(guī)范、疏漏重復(fù)等問題發(fā)生。與此同時，將責(zé)任制度、考核機制等融入其中，在幫助檔案管理部門及人員自身職責(zé)認(rèn)識的同時，實際開展工作也能嚴(yán)格遵照規(guī)章制度要求進(jìn)行操作，對于工作開展中出現(xiàn)的各種問題，也能透過制定制度落實責(zé)任，不僅可以提高檔案管理水平，還能夠促使其獲得良性運轉(zhuǎn)[5]。

（三）提高信息化水平

要妥善解決疾控中心檔案管理信息化水平偏低問題，就要結(jié)合實際有效利用現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，加快和完善檔案管理信息化建設(shè)。具體包含以下內(nèi)容：（1）電子采集系統(tǒng)，新時期疾控中心業(yè)務(wù)十分繁忙，各項工作開展產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息也非常多，運用傳統(tǒng)紙質(zhì)方法進(jìn)行收集保管，效率十分低下，并且容易發(fā)生疏漏情況，而通過電子采集系統(tǒng)構(gòu)建，就可以運用電子文件形式對形成檔案資料進(jìn)行保管，并將多媒體技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫等融入其中，實現(xiàn)資源文件信息化采集；（2）電子儲存平臺，隨著電子文件數(shù)量不斷增多，計算機儲存壓力也會日漸增大，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰現(xiàn)象，就極容易引發(fā)電子文件丟失，并對疾控中心正常工作開展帶來巨大影響，這時候?qū)⑾冗M(jìn)網(wǎng)絡(luò)儲存技術(shù)引入其中，實現(xiàn)電子儲存平臺有效構(gòu)建，就可以對疾控中心形成檔案進(jìn)行統(tǒng)一、集中管理，并為后期搜尋、利用創(chuàng)造良好條件；（3）建立信息化管理機制，在檔案信息化管理模式建立下，要對實際檔案信息化管理功能和流程進(jìn)行了解，然后通過建立信息化管理機制，進(jìn)一步強化檔案資源信息分析、整理、分類、歸檔等工作，在避免錯誤、丟失等情況發(fā)生的同時，已形成檔案科學(xué)性和完整性也能得到可靠保障；（4）加強安全管理，在檔案管理信息化中，安全工作占據(jù)著非常重要的地位，實踐中除了要對信息化系統(tǒng)平臺進(jìn)行定期維護(hù)和檢查以外，還要利用密鑰、身份認(rèn)證等技術(shù)，保證檔案資源完整和安全，并為信息化檔案工作開展提供強有力支撐[6]。

（四）檔案資源共享

檔案資源共享是檔案管理信息化和科學(xué)化中的一項重要內(nèi)容，這里所說資源共享不只體現(xiàn)在疾控中心各部門之間，還表現(xiàn)在各疾控中心資源共享上面，在更好支持疾控中心開展工作的基礎(chǔ)上，推動檔案管理獲得更進(jìn)一步發(fā)展。實踐中，需要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，將共享理念滲透到檔案管理信息化和科學(xué)化流程中，并依托互聯(lián)網(wǎng)、通信等技術(shù)，對檔案資源信息化共享平臺進(jìn)行建立，操作中還要利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，打破疾控中心各部門溝通交流壁壘，在展開高效溝通和緊密協(xié)作的同時，檔案管理資源也能高效流轉(zhuǎn)和共享，并助力疾控中心開展各項工作任務(wù)更好落到實處[7]。甚至還可以與其他疾控中心建立緊密聯(lián)系，并積極利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，對高水平的檔案共享平臺進(jìn)行打造，各疾控中心也能通過這一平臺對相關(guān)檔案資料進(jìn)行查詢、借閱和參考，在共同推動檔案資源信息化共享建設(shè)的基礎(chǔ)上，助力疾病預(yù)防控制工作更好展開。

（五）提高人員素質(zhì)

考慮到疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)和發(fā)展，需要眾多檔案工作人員提供巨大支持，并且在檔案管理信息化和科學(xué)化推進(jìn)過程中，對當(dāng)前檔案工作人員綜合素質(zhì)也提出更高要求。實踐中，就要疾控中心根據(jù)檔案管理信息化和科學(xué)化提出的嶄新要求，對外引進(jìn)一批專業(yè)知識扎實、業(yè)務(wù)能力較強和懂得運用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的優(yōu)秀人才，在促進(jìn)現(xiàn)有檔案工作人員優(yōu)化配置的同時，整體素質(zhì)水平也能得到提升。同時，緊緊圍繞檔案管理信息化和科學(xué)化要求，對檔案管理工作內(nèi)容、實施流程、注意事項等進(jìn)行細(xì)致梳理，并結(jié)合實際崗位工作需要，積極開展業(yè)務(wù)教育和培訓(xùn)活動，在幫助檔案人員認(rèn)清自身工作內(nèi)容及職責(zé)的同時，其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能也能得到明顯提升，并更加熟練對外和完成自身崗位工作[8]。此外，運用現(xiàn)代化管理思維，將競爭、考核、獎懲等機制融入到其中，不僅可以提高檔案人員工作積極性和主動性，還能夠減少各種錯誤問題發(fā)生，檔案管理科學(xué)化水平也會得到提升。

結(jié)語：本文是對疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化路徑的探究，檔案管理作為疾控中心工作重要組成部分，在推進(jìn)疾控中心各項工作順利進(jìn)行、提高疾控中心醫(yī)療服務(wù)水平等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，需要對檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)引起關(guān)注。特別是在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前疾控中心開展檔案工作要求，急需跟上時代步伐，采用加大資金投入、完善工作機制、提高信息化水平等措施，推動檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，在促進(jìn)疾控中心更好發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案管理水平也能得到極大提升。