檔案管理過程中的主要問題及解決路徑

文·林玉芳

檔案是企業(yè)規(guī)劃、管理工作開展的重要依據(jù)，是企業(yè)科研的重要參考，也是企業(yè)發(fā)展的真實記錄，屬于企業(yè)的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理中處于重要位置。因此，全面強化企業(yè)檔案管理，有效推進檔案工作穩(wěn)定開展，是企業(yè)發(fā)展中不能忽視的問題。對企業(yè)檔案管理，要注重對各種檔案信息資源進行集中整合，做好檔案資源開發(fā)利用，并激發(fā)管理人員工作創(chuàng)造性，保障檔案工作能朝著科學化、規(guī)范化方向發(fā)展[1]。

一、檔案管理過程中的主要問題分析

（一）管理重視度不足，制度設(shè)定不完善

在檔案管理實踐中，檔案工作重要性被不同程度地忽視掉。首先，管理層在企業(yè)長期發(fā)展中多半是關(guān)注經(jīng)濟效益的提升，對檔案管理工作缺乏有效認知，對于檔案管理中的人財物投入相對較少，導(dǎo)致檔案工作相對落后于其他工作。其次，由于管理層對檔案管理的忽視，導(dǎo)致檔案人員的檔案意識也相對較低。在檔案管理中還是因循守舊地采用傳統(tǒng)檔案管理辦法，無法有效開發(fā)檔案信息資源，使檔案作用的發(fā)揮受到影響，又反過來加劇了管理層對檔案工作的不重視。

在企業(yè)檔案工作開展中，尚未建立科學規(guī)范、切實可行的檔案管理考核體系，致使檔案管理制度不規(guī)范，檔案組織機構(gòu)劃分不科學，檔案管理考評不合理，檔案管理職責不能有效落實，嚴重影響檔案管理人員的工作積極性和能動性，同時對檔案管理質(zhì)量提升以及管理推廣產(chǎn)生負面影響[2]。

（二）管理工作不規(guī)范，信息化建設(shè)力度不足

首先是檔案收集不規(guī)范。文書檔案收集量較多，部分項目檔案收集存有遺漏。內(nèi)部檔案收集較多，外部檔案信息收集較少，諸多檔案收集還處于空白情況。其次，檔案收集類型相對單一，紙質(zhì)檔案數(shù)量較多，其余類型檔案量較少。再次，檔案收集內(nèi)容不夠規(guī)范，多種檔案信息缺失嚴重，檔案審批不滿足規(guī)定要求。還有部分檔案資料混亂放置，致使諸多價值較高的信息資源應(yīng)用不能得到較高關(guān)注，對檔案管理活動整體質(zhì)量產(chǎn)生較大負面影響[3]。

在檔案信息化建設(shè)中，部分企業(yè)對檔案信息管理的資金投入有限，多項硬件配置不規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施設(shè)備應(yīng)用落后，諸多軟件和系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)速度難以有效對應(yīng)。單方面通過人力資源整合實現(xiàn)檔案資源收集與整理，與目前信息化時代發(fā)展速度與各項需求難以對應(yīng)，而片面化依照傳統(tǒng)程序?qū)嵤┕芾硪搽y以滿足當前社會快速發(fā)展要求。

（三）監(jiān)管機制不健全，內(nèi)部與外部環(huán)境不達標

在檔案管理中，由于檔案管理監(jiān)管機制設(shè)定不完善，致使管理過程中諸多單位均實施自主化管理，尚未建立系統(tǒng)化的檔案監(jiān)管機制，難以有效發(fā)揮檔案信息資源整體優(yōu)勢。檔案管理屬于相對專業(yè)的業(yè)務(wù)工作，要求專業(yè)人員對各類檔案資料集中整理控制，提高檔案資源綜合利用效率。但是目前部分管理人員綜合素質(zhì)較低，對檔案管理流程未能熟練掌握，不懂計算機操作應(yīng)用技術(shù)，加重了檔案管理活動復(fù)雜程度，限制了檔案管理活動效率的提升[4]。

二、檔案管理問題解決路徑實踐探究

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，更新檔案管理手段

企業(yè)管理部門以及相關(guān)管理人員要強化對檔案管理工作的認識，研判檔案管理重要作用與主要工作內(nèi)容，依照科學化要求實施管理，提高管理活動整體成效。要遵循自上而下的原則，進行檔案管理專業(yè)技術(shù)與知識培訓(xùn)。在可行性較高的科學化培訓(xùn)中，確保檔案管理趨于規(guī)范化、標準化發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展要求。在檔案工作開展中，全面實現(xiàn)各類檔案有效轉(zhuǎn)接，對諸多涉密檔案集中管控。要適度調(diào)整檔案保管條件，對各類檔案有效劃分，提升管理的有序性。在管理階段還要遵循高標準的管理要求，全面實踐領(lǐng)導(dǎo)人審批管理機制，做好登記確認與責任人簽字，及時做好管理檔案完整度檢查與歸檔管理監(jiān)管[5]。

（二）推動檔案信息化建設(shè)，配備專業(yè)化檔案管理硬件設(shè)施

在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中要注重發(fā)揮技術(shù)、人才與設(shè)備的作用，對各類檔案資料集中收集，提高檔案管理的效率，做好檔案資料分類存儲，建立完善的檔案信息共享機制；要對多項檔案信息進行有效整合，并對檔案資源應(yīng)用、整合情況集中分析，將檔案信息有效轉(zhuǎn)化為知識型應(yīng)用材料，強化檔案信息資源整合效果；要注重拓展檔案管理空間，設(shè)定專業(yè)化的管理部門，提高管理成效。此外，還要補充足夠的檔案管理應(yīng)用工具，比如文件框、文件袋、文件夾等，配置專業(yè)化的電腦設(shè)施等，有效適應(yīng)新時期社會發(fā)展要求，保障檔案管理工作規(guī)范化開展[6]。

（三）確保檔案信息安全，完善檔案存放環(huán)境

要認識到機密檔案泄露的重要危害，對檔案的保密性進行有效控制。要定期對檔案管理人員展開保密常識培訓(xùn)，促使其在工作中提高檔案安全管理意識，堅守職業(yè)道德，不隨意與外部人員討論檔案內(nèi)容。要對檔案資料規(guī)范化保存，對各類檔案規(guī)范化分類，實施安全保密分級保存，設(shè)定較為完善的機密泄露以及檔案泄露懲處措施，從機制制度上降低檔案資料泄露幾率，保障檔案管理水平與檔案服務(wù)質(zhì)量全面提升，實現(xiàn)企業(yè)全面發(fā)展。