醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案的收集與利用工作探討
——以青島大學(xué)附屬醫(yī)院為例

文·徐淳

疫情防控檔案是全國(guó)人民打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)的真實(shí)記錄。醫(yī)院作為抗擊新冠肺炎疫情的最前線，是各種形式、各種內(nèi)容、各種載體防疫抗疫檔案材料和數(shù)據(jù)的原發(fā)地和主要來源之一。疫情防控檔案對(duì)醫(yī)院開展疫情防控、臨床診療、鼓舞士氣、宣傳正能量等方面具有重要價(jià)值。青島大學(xué)附屬醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱青大附院）作為青島市救治新冠肺炎的定點(diǎn)醫(yī)院，不僅發(fā)現(xiàn)并治愈了山東省首例患者，派出全省首個(gè)奔赴疫區(qū)醫(yī)生，并且相繼派出143名醫(yī)療隊(duì)員馳援武漢。本文以青大附院為例，圍繞如何做好疫情防控檔案的收集與利用進(jìn)行分析與探討。

一、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集與利用的意義

醫(yī)院在抗疫過程中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的文件材料、醫(yī)療數(shù)據(jù)、救治方案、宣傳報(bào)導(dǎo)等，是醫(yī)院抗擊疫情、救治病患的重要?dú)v史記錄，蘊(yùn)含大量知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院管理高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

醫(yī)院疫情防控檔案內(nèi)容包含范圍廣，既有醫(yī)院的決策部署文件、各類防控工作組構(gòu)成、職責(zé)、工作方案、實(shí)施細(xì)則、院感防控舉措要求、后勤保障、處置流程等，還有請(qǐng)戰(zhàn)書、抗疫日記、英雄事跡、紀(jì)實(shí)報(bào)道等等材料；載體形式多樣，既有紙質(zhì)文件，也有電子文件；既有實(shí)體檔案，也有反映抗疫歷程的大量數(shù)碼照片、視頻資料等。對(duì)龐大的抗疫信息進(jìn)行科學(xué)整合，不僅能夠總結(jié)抗疫經(jīng)驗(yàn)、借鑒資治，還能夠有效促進(jìn)醫(yī)院提升應(yīng)急反應(yīng)能力。

醫(yī)院疫情防控檔案詳細(xì)記載了患者病情及各項(xiàng)處理措施、患者體征狀況及應(yīng)對(duì)、專家會(huì)診意見等等，匯集、分析這些數(shù)據(jù)對(duì)今后病患的救治提供了詳實(shí)的參照，能夠幫助專家全面準(zhǔn)確分析新冠肺炎的規(guī)律和特點(diǎn)，確立更加切實(shí)有效的治療方案。同時(shí)，這也是研究有效避免發(fā)生院內(nèi)感染的第一手資料，為確定醫(yī)院感染重點(diǎn)部門 、重點(diǎn)環(huán)節(jié)、重點(diǎn)流程、危險(xiǎn)因素及相關(guān)干預(yù)措施及職業(yè)防護(hù)培訓(xùn)提供科學(xué)依據(jù)。

醫(yī)院疫情防控檔案是醫(yī)院抗擊疫情的真實(shí)歷程和生動(dòng)場(chǎng)景的寫照，包含文字、照片、視頻各種形式的檔案材料，圖文并貌，生動(dòng)鮮明。全方位、多渠道、創(chuàng)造性做好抗擊新冠肺炎疫情檔案的收集、整理、編撰及利用工作，勢(shì)必會(huì)激發(fā)廣大醫(yī)務(wù)工作者的斗志，增強(qiáng)必勝的信念。不僅為宣傳醫(yī)院文化理念提供素材，而且在潛移默化中對(duì)職工、患者和社會(huì)各界人士進(jìn)行宣傳教育，震撼心靈，引發(fā)共鳴，更好促進(jìn)醫(yī)患和諧，擴(kuò)大醫(yī)院影響力，有效提升醫(yī)院文化建設(shè)，助力全面打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)，扎實(shí)推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

二、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案的規(guī)范收集

2020年2月，國(guó)家檔案局緊急印發(fā)文件《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，并及時(shí)提請(qǐng)中辦、國(guó)辦轉(zhuǎn)發(fā)《國(guó)家檔案局關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的意見》，明確疫情防控檔案管理原則，對(duì)做好疫情防控檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作作出整體部署，指導(dǎo)各地區(qū)各部門有序開展疫情防控檔案工作。

（一）明確醫(yī)院疫情防控檔案的收集歸檔范圍

青大附院檔案科按照國(guó)家、省和青島市檔案局關(guān)于疫情防控工作文件材料歸檔范圍的具體要求，在總結(jié)以往工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，制定醫(yī)院內(nèi)部抗疫檔案材料歸檔分類方案及歸檔范圍，能夠有效保證醫(yī)院疫情防控檔案“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。具體分為文件材料類、醫(yī)療診治及技術(shù)類、宣傳報(bào)道及榮譽(yù)類、書信日志及創(chuàng)作類、其他類共計(jì)五大類。其中，文件材料類主要包括醫(yī)院建立疫情防控工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制、制度規(guī)定及醫(yī)院有關(guān)疫情防控工作的重大部署、規(guī)定、通知、通告、簡(jiǎn)報(bào)，上級(jí)有關(guān)主管部門下發(fā)的相關(guān)工作部署、要求、規(guī)范、制度及上級(jí)有關(guān)部門來院檢查督導(dǎo)工作的相關(guān)工作材料；醫(yī)療診治及技術(shù)類包括接收、診治確認(rèn)和疑似病人過程中形成的治療舉措、方案、處置原則、病情監(jiān)測(cè)、會(huì)診情況匯報(bào)、相關(guān)醫(yī)療數(shù)據(jù)等；宣傳報(bào)道及榮譽(yù)類包括各類新聞媒體、自媒體、社交媒體在采訪過程中形成的紀(jì)實(shí)材料和各類醫(yī)院宣傳報(bào)道材料、獲得的表彰及榮譽(yù)材料等；書信日志及創(chuàng)作類包括抗疫期間援鄂醫(yī)療隊(duì)與家人的書信往來、心得體會(huì)、日記、“請(qǐng)戰(zhàn)書”及相關(guān)文學(xué)創(chuàng)作等；其他類包括相關(guān)疫情防控工作的數(shù)碼照片、音視頻材料和實(shí)物等。

（二）提高醫(yī)院疫情防控檔案工作效率與質(zhì)量

充分利用青大附院檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，與宣傳部門密切配合，建立各職能部門兼職檔案員、各臨床業(yè)務(wù)科室宣傳員全方位、全覆蓋的網(wǎng)格化工作機(jī)制。青大附院檔案科專職檔案人員全程參與，指導(dǎo)各職能部門兼職檔案員做好疫情防控檔案材料的收集和移交，各兼職檔案員根據(jù)歸檔要求，擔(dān)負(fù)起收集和初步整理各類疫情防控檔案工作的責(zé)任。同時(shí)，加強(qiáng)與各臨床一線業(yè)務(wù)科室宣傳員、援鄂醫(yī)療隊(duì)宣傳員保持密切聯(lián)系，整體協(xié)同作戰(zhàn)，建立連動(dòng)機(jī)制，有效提升團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)能力，獲取第一手資料，確保醫(yī)院疫情防控檔案收集齊全完整，真實(shí)、全面、完整記錄醫(yī)院在抗擊疫情的各個(gè)方面。

（三）全過程、多渠道、多類型收集醫(yī)院疫情防控檔案

在強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、檔案意識(shí)的同時(shí)，將檔案工作貫穿于醫(yī)院防疫抗疫的整個(gè)流程，打破之前按年度歸檔的要求，確定疫情防控檔案作為重大事件檔案材料，不受時(shí)間限制，可按階段、按專題快速集中歸檔，重要疫情防控材料、電子文檔、數(shù)碼照片、音視頻材料可即時(shí)歸檔，并加強(qiáng)對(duì)由文字、照片、視頻等組成的社交媒體檔案、網(wǎng)頁信息資料的收集與整理。在收集檔案的過程中，多措并舉，統(tǒng)籌推進(jìn)，除了常規(guī)收集渠道外，注重一線抗疫材料的收集，確保疫情檔案的真實(shí)性、完整性、原始性，為真實(shí)記錄與還原青大附院人眾志成城、奮力抗擊疫情的歷程奠定基礎(chǔ)。

三、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案的創(chuàng)新利用

（一）及時(shí)整理、匯編、發(fā)布，提供有效利用，助力抗疫

檔案保管的最終目的是為了利用，開放檔案、開展服務(wù)是檔案工作中的中心環(huán)節(jié)。醫(yī)院疫情防控檔案的內(nèi)容和載體具有廣泛分散且數(shù)量龐大的特點(diǎn)，如何從井噴式的信息中，整合出有利用價(jià)值的材料，及時(shí)提供決策依據(jù)和參考，青大附院檔案科采取邊收集、邊整理、邊篩選、邊匯編、邊發(fā)布的策略，及時(shí)跟進(jìn)疫情變化和醫(yī)院重大決策部署，整理、編撰《印記·白衣執(zhí)甲——2020年青島大學(xué)附屬醫(yī)院抗疫資料匯編》。全書以檔案材料形成時(shí)間為主線，分為《援鄂篇》和《青島篇》。前者由壯士出征、先進(jìn)事跡、書信日志、處置戰(zhàn)果四部分組成。記錄了疫情突發(fā)，“白衣戰(zhàn)士”臨危受命，馳援武漢等一系列可歌可泣的動(dòng)人場(chǎng)景。后者記錄了青大附院人為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)忘我工作，科學(xué)救治，舍小家為大家的真實(shí)歷程。全書包含央視新聞、青島日?qǐng)?bào)、青島新聞網(wǎng)、大眾網(wǎng)、半島新聞等多家媒體共計(jì)316篇報(bào)道材料，1207張珍貴的抗疫照片。該書詳實(shí)記錄了青大附院防疫抗疫的許多寶貴經(jīng)驗(yàn)和可歌可泣的英雄事跡，從“一線”醫(yī)護(hù)、患者、“逆行者”及家屬、醫(yī)療技術(shù)支持、后勤保障等多個(gè)角度展現(xiàn)了為抗疫取得最終勝利，所進(jìn)行的艱苦卓絕的努力，客觀、全面地記錄這場(chǎng)沒有硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)，受到省、市檔案館和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度評(píng)價(jià)。目前，已被山東省檔案館和青島市檔案館收藏。

（二）以電子文件檔案綜合管理平臺(tái)為依托，建立青大附院防疫抗疫專題數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院疫情防控檔案來源廣泛、內(nèi)容龐雜、載體形式多樣，只有在前期進(jìn)行甄別、篩選的基礎(chǔ)上，才能在今后的利用工作中更加有的放矢。一是對(duì)不同價(jià)值的檔案進(jìn)行分類管理，有借鑒和利用價(jià)值的重要防疫抗疫檔案，實(shí)行紙制檔案、電子檔案“雙套制”保管，即對(duì)紙制版的檔案進(jìn)行掃描，并與電子文件檔案綜合管理平臺(tái)在數(shù)據(jù)庫中相掛接，這樣能夠保證快速、有效地查找對(duì)應(yīng)的檔案材料，及時(shí)提供利用和參考。二是重視數(shù)碼照片、音視頻檔案的管理。對(duì)前期收集的1207張珍貴的抗疫照片及相關(guān)音視頻檔案制作分類目錄索引，并與電子文件檔案綜合管理平臺(tái)相掛接，做到查找精準(zhǔn)、調(diào)閱便捷。三是系統(tǒng)、規(guī)范地收集、整理防疫抗疫過程中各類檔案材料，加大對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、分析、統(tǒng)計(jì)的力度，建立針對(duì)性強(qiáng)、更有價(jià)值的專題數(shù)據(jù)庫，助力醫(yī)院事業(yè)發(fā)展，提升檔案工作影響力。