運(yùn)用6S管理促進(jìn)醫(yī)院檔案工作發(fā)展之我見(jiàn)

文·崔杰

6S管理起源于日本企業(yè)5S管理，是對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的材料、設(shè)備、人員等要素開(kāi)展整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）等活動(dòng)，因日語(yǔ)中羅馬拼音均以“S”開(kāi)頭簡(jiǎn)稱(chēng)為5S。1995年5S管理被海爾公司引入，并增加“安全” (SAFETY)變成了6S?，F(xiàn)已拓展應(yīng)用到服務(wù)行業(yè)，國(guó)內(nèi)眾多行業(yè)的6S標(biāo)準(zhǔn)將“清掃”調(diào)整為“規(guī)范“（STANDARDIZE）”，即整理、整頓、清潔、規(guī)范、素養(yǎng)、安全。由于6S管理的方法不斷發(fā)展和規(guī)范，在國(guó)內(nèi)很多企事業(yè)單位得到應(yīng)用與推廣。醫(yī)院引入6S管理理念后，促進(jìn)了各項(xiàng)工作的長(zhǎng)足進(jìn)步，同樣也推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展。

一、增強(qiáng)了對(duì)檔案工作的重視程度

長(zhǎng)期以來(lái)，由于對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，醫(yī)院在檔案工作資金投入、設(shè)施建設(shè)、制度完善、人員配備等方面重視不夠，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付、松散對(duì)待、不規(guī)范、不科學(xué)的狀態(tài)，主要表現(xiàn)在檔案形成部門(mén)不注重檔案材料的收集，整理、歸檔、移交工作，造成檔案材料缺失嚴(yán)重、查找困難。大多數(shù)職工檔案意識(shí)淡薄，在檔案形成過(guò)程中態(tài)度隨意，不能按照檔案規(guī)范要求詳細(xì)、完整地填寫(xiě)資料，甚至有涂改跡象，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性和權(quán)威性，使得檔案部門(mén)在檔案使用時(shí)，要投入大量的人力物力精力去甄別、鑒定、填補(bǔ)資料。

這些不良現(xiàn)象在6S管理理念引入后得以緩解。首先，在檔案室開(kāi)展作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理，充分運(yùn)用定置管理、目視化管理、定點(diǎn)攝影法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理法等對(duì)人、物、環(huán)境、時(shí)間、空間、設(shè)備及廢物的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行整理、整頓。其次，在6S管理下檔案工作的氛圍發(fā)生了變化，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)有了提高，加大了對(duì)檔案工作的資金人力投入力度，配齊了檔案管理工作所必需的基礎(chǔ)設(shè)施及軟、硬件設(shè)備，推進(jìn)了檔案資源數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)進(jìn)程，使檔案工作在管理手段、保管條件、保護(hù)技術(shù)、利用服務(wù)等各方面實(shí)現(xiàn)了升級(jí)換代的巨大提升，并充分利用現(xiàn)代技術(shù)和科技手段，保障醫(yī)院檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展。

二、加強(qiáng)了檔案管理的規(guī)范化

6S管理的內(nèi)涵決定了檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)際工作中，從日常清潔到流程操作都要有規(guī)則，具體包括一是區(qū)域定點(diǎn)自查，即每位員工每天定時(shí)檢查6S情況，堅(jiān)持每日6S管理10分鐘工作制；二是區(qū)域責(zé)任人日查，即每日督查1～2次，發(fā)現(xiàn)不符合6S管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，及時(shí)與相關(guān)人員溝通并敦促改正。落實(shí)6S管理“三不原則”，即“不制造臟亂、不擴(kuò)散臟亂、不恢復(fù)臟亂”。6S管理要達(dá)到的目標(biāo)是，讓每個(gè)員工都能積極參與，每個(gè)員工都能自我管理，每個(gè)員工都能養(yǎng)成習(xí)慣，每個(gè)員工都能持之以恒 。將6S管理理念融入到檔案工作之后，無(wú)論是醫(yī)院建設(shè)還是各科室自我管理的各項(xiàng)事宜，以及醫(yī)務(wù)人員參加的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)，都能注重檔案資料的累積，并按質(zhì)按時(shí)按要求上交并歸檔，及大地提高了檔案質(zhì)量。同時(shí)，通過(guò)6S管理理念不斷完善檔案管理制度， 將檔案管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員身上，使檔案管理人員有更高的責(zé)任意識(shí)，并將6S檢查工作融入到檔案管理的日常工作中，及時(shí)收集整理歸檔資料，規(guī)避檔案資料流失情況，極大地提升了檔案管理質(zhì)量和管理效率。

三、提升了檔案人員的整體水平

檔案業(yè)務(wù)包含檔案學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)以及計(jì)算機(jī)、數(shù)字化、信息化等多個(gè)學(xué)科的知識(shí)，要求檔案管理人員有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和綜合的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)推行6S管理，不斷對(duì)檔案人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)的教育培訓(xùn)、考核，可以為醫(yī)院培養(yǎng)出適應(yīng)現(xiàn)代化檔案事業(yè)發(fā)展需求的高端人才。另外，高科技的發(fā)展在推動(dòng)檔案事業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，也讓檔案信息安全隱患不斷增加，加劇了檔案管理的難度和風(fēng)險(xiǎn)。而醫(yī)院6S檔案管理模式，營(yíng)造出了規(guī)范、安全的工作環(huán)境，強(qiáng)化了檔案人員的安全意識(shí)，促使檔案管理人員自覺(jué)遵守規(guī)定，保持設(shè)備性能完好和運(yùn)轉(zhuǎn)正常，維護(hù)檔案存取規(guī)則，減少誤取誤用，杜絕安全隱患，避免安全事故，讓檔案人員在遵守科學(xué)工作規(guī)程中，不斷提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。6S管理的精髓和強(qiáng)大之處就在于其高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的可操作性極強(qiáng)的現(xiàn)場(chǎng)管理。6S是一種態(tài)度、一種習(xí)慣、一種行為、一種傳承、一種文化。這“五個(gè)一功能”，可以指引人的素質(zhì)逐步提升，提高員工價(jià)值，推動(dòng)流程管理，保障檔案安全，提升工作效率，提高服務(wù)對(duì)象滿(mǎn)意度。

醫(yī)院以治病救人和挽救生命為宗旨，是一個(gè)分工精細(xì)、操作嚴(yán)謹(jǐn)、追求效果的部門(mén)，檔案管理水平的高低會(huì)影響到醫(yī)院上述職能的發(fā)揮。而6S管理會(huì)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理提升水平極大提高，因此在醫(yī)院推行檔案工作6S管理模式是一種明智的選擇。