醫(yī)院人力資源檔案管理信息化建設(shè)探討

文·黃燕

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，無紙化、信息化辦公進程加速推進，信息化技術(shù)逐漸應(yīng)用于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進程中。但因受到傳統(tǒng)觀念、信息技術(shù)等因素的制約，醫(yī)院對人力資源檔案管理信息化建設(shè)仍認識不足，使其成為阻礙醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的瓶頸。這就需要檔案人員對人力資源檔案管理信息化建設(shè)深入分析探討，探索醫(yī)院人力資源檔案管理信息化建設(shè)的實踐路徑，促進醫(yī)院人力資源檔案管理朝著規(guī)范化和標準化的方向發(fā)展，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

一、制定切實可行的人力資源檔案管理發(fā)展規(guī)劃

對于公立醫(yī)院而言，人力資源是最具優(yōu)勢的部分，他們所提供的醫(yī)療服務(wù)貫穿于廣大人民群眾預(yù)防、醫(yī)療、救治、養(yǎng)老等生命全周期，是促進公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的第一動力。醫(yī)院要想在日益激烈的市場競爭中占據(jù)領(lǐng)先地位，需要高素質(zhì)高質(zhì)量的專業(yè)人才為醫(yī)院發(fā)展提供人力支撐。傳統(tǒng)人力資源檔案管理工作效率低下，人力資源成本高，信息時效性不足，不利于醫(yī)院全面培養(yǎng)發(fā)展專業(yè)人才。因此，醫(yī)院應(yīng)加強對人力資源檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，將其作為醫(yī)院發(fā)展的重點工作內(nèi)容，安排專人負責(zé)，制定切實可行的發(fā)展規(guī)劃。通過與專業(yè)信息技術(shù)團隊進行合作，打造一套切實可行的人力資源檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮其價值和作用。

二、強化醫(yī)院人力資源檔案管理系統(tǒng)終端應(yīng)用系統(tǒng)功能

醫(yī)院人力資源檔案管理系統(tǒng)的安全程度直接影響到人力資源檔案資料的使用與保存，因此，醫(yī)院對管理系統(tǒng)的終端應(yīng)用系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性要求很高。終端應(yīng)用系統(tǒng)主要應(yīng)用于人力資源檔案資料的儲存和傳輸，保障檔案資料的安全，避免檔案資料在保存和傳輸過程中出現(xiàn)丟失等問題。終端應(yīng)用系統(tǒng)主要由因特網(wǎng)和大組工網(wǎng)組成，這兩個系統(tǒng)都可以應(yīng)用到人力資源檔案資料的保存工作中去，區(qū)別在于所保存的檔案資料的等級不同。這就要求各管理部門之間加強交流協(xié)作，進一步完善醫(yī)院人力資源檔案管理系統(tǒng)，提高管理效率，規(guī)范從業(yè)行為，加強對人力資源檔案管理系統(tǒng)的維護工作，降低醫(yī)院人力資源檔案資料遺失以及醫(yī)務(wù)人員個人信息泄露等問題發(fā)生的可能性。

三、建立健全醫(yī)院人力資源檔案數(shù)據(jù)庫

首先應(yīng)做好醫(yī)院人力資源檔案目錄數(shù)據(jù)庫，全面掌握人力資源檔案中的各種信息。將現(xiàn)有的檔案資料進行整合與分類，根據(jù)醫(yī)院人力資源檔案的不同類型建立各種目錄，并進行相應(yīng)的著錄和標引工作。建立目錄可以按照人力資源資料的性質(zhì)分為個人基本信息目錄以及家庭情況目錄等，也可根據(jù)用途分為文件級目錄以及證書級目錄等，以便于日后檔案資料的查閱和調(diào)用。其次，利用專業(yè)設(shè)備，例如刻錄機、掃描儀等將人力資源檔案資料根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫的目錄依次進行數(shù)字化處理，準確無誤地錄入到信息化管理系統(tǒng)中。在加強醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的過程中，利用局域網(wǎng)進行管理也是一種有效方式。得到授權(quán)的醫(yī)院相關(guān)人員可以進入醫(yī)院局域網(wǎng)，對人力資源檔案進行檢索、查詢以及閱覽等工作，為醫(yī)院相關(guān)工作提供便利。另外，由于醫(yī)院人員類型復(fù)雜，不僅包括醫(yī)療、護理、藥劑、醫(yī)技等衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員，還包括保潔、運送、安保等后勤人員，因此，在實現(xiàn)檔案信息化管理過程中，應(yīng)根據(jù)人員類型在一體化管理的基礎(chǔ)上實行分級管理。

四、加大人力資源檔案管理信息化建設(shè)的投入力度

在實際工作過程中，當(dāng)工作人員通過互聯(lián)網(wǎng)查詢相關(guān)業(yè)務(wù)信息時，極易感染病毒，從而導(dǎo)致人力資源檔案信息的竊取、刪除或篡改等問題。因此，在醫(yī)院人力資源檔案信息化管理過程中，要加大對計算機軟硬件設(shè)施的投入，加強網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)，構(gòu)建完善的安全保障體系，確保檔案信息資源的安全。在建立健全人力資源檔案資料數(shù)據(jù)庫的同時，應(yīng)進一步完善檔案存儲備份功能，有效規(guī)避檔案資料丟失產(chǎn)生的不必要麻煩。

五、提升檔案管理人員能力與水平

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力是制約醫(yī)院人力資源檔案管理工作有效展開的關(guān)鍵因素。為了有效解決檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平不足的問題，醫(yī)院一方面可以從招聘環(huán)節(jié)入手，將專業(yè)技術(shù)能力、道德素質(zhì)修養(yǎng)以及計算機應(yīng)用水平等作為選拔檔案管理人才的重要考核標準，為醫(yī)院人力資源檔案信息化管理工作的順利開展提供高素質(zhì)的人才儲備。另一方面，應(yīng)加強對人力資源檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和考核管理，建立相關(guān)激勵機制，激發(fā)他們的工作熱情，打造一支人力資源檔案信息化管理的專業(yè)團隊。醫(yī)院還應(yīng)加強人力資源檔案管理的監(jiān)管機制，為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化技術(shù)的條件，定期舉行信息化安全管理的培訓(xùn)，提高檔案管理人員在工作中的安全意識，利用登錄身份認證、電子密鑰等技術(shù)，按照標準規(guī)范的檔案管理準則進行相應(yīng)的操作，防止失泄密等事件的發(fā)生。

六、建立健全醫(yī)院人力資源檔案管理制度

為了充分發(fā)揮檔案在人力資源管理中的重要作用，就要建立健全醫(yī)院人力資源檔案管理制度，使其有章可循、有據(jù)可依。通過深入了解現(xiàn)階段的實際運行情況，建立與之適應(yīng)的人力資源檔案管理制度，設(shè)計標準化檔案管理流程，確保醫(yī)院人力資源檔案管理工作順利開展。在推動醫(yī)院人力資源管理工作朝著制度化、規(guī)范化和標準化方向發(fā)展的同時，還需建立與之配套的其他管理制度。例如，為了加強對醫(yī)院人力資源檔案的管理，保障檔案資料信息的安全性，應(yīng)建立健全人力資源檔案資料的查閱、借閱制度，規(guī)范相關(guān)申請流程，由專門的負責(zé)人進行登記審批。

醫(yī)院人力資源檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院改革的必經(jīng)之路，為醫(yī)院人力資源檔案管理工作有效展開提供了新思路。能夠打破傳統(tǒng)人事管理復(fù)雜冗長且效率低下的弊端，在醫(yī)院合理配置人力資源、培育實力強勁的人才隊伍以及選拔專業(yè)人才等工作中提供技術(shù)支撐，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，更好地為人民提供全方位全周期健康服務(wù)。