大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)智慧檔案館的構(gòu)建探析

文·路鐵硯

隨著信息化發(fā)展，越來(lái)越多的業(yè)務(wù)操作皆由信息系統(tǒng)取代原有的手工操作模式，電子文件也逐步取代紙質(zhì)文檔作為業(yè)務(wù)操作的結(jié)果物在不同公司或部門間進(jìn)行交換。2019年4月26日中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令第716號(hào)《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》中對(duì)電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案的法律效力的認(rèn)可，一個(gè)新的數(shù)字檔案管理時(shí)代來(lái)到了。2020年，隨著新修訂《檔案法》的頒布實(shí)施，國(guó)家出臺(tái)了一系列的新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范，信息技術(shù)密碼國(guó)標(biāo)指南、電子簽名密碼技術(shù)規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)，逐步從深層次上解決實(shí)現(xiàn)電子文件“單套制”制約。信息化技術(shù)對(duì)日后檔案管理及查考利用具有重要價(jià)值，因此利用信息化技術(shù)推動(dòng)企業(yè)智慧檔案館的發(fā)展意義重大。本文以齊魯石化檔案館為例分析信息技術(shù)在智慧檔案館建設(shè)中的應(yīng)用。

一、信息化技術(shù)在企業(yè)檔案館建設(shè)中的重要性

國(guó)家檔案局原局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出，檔案館經(jīng)過(guò)傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館，迎來(lái)了智慧檔案館時(shí)代。全國(guó)檔案專家薛四新博士指出了智慧檔案館建設(shè)的四項(xiàng)主要架構(gòu)：軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的可信性、系統(tǒng)建設(shè)中的可信技術(shù)、規(guī)劃可信的數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可信性。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)在2020年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議報(bào)告上指出，加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，探索大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)向智慧化方向發(fā)展。

近幾年，齊魯石化信息化發(fā)展迅速，檔案的收集、存儲(chǔ)、傳送、處理、利用、保管呈現(xiàn)出數(shù)字化和信息化特征，必須轉(zhuǎn)變管理思路，改變以往檔案業(yè)務(wù)被動(dòng)接收、整理的工作方式。注重管理數(shù)據(jù)檔案，使檔案信息化建設(shè)和需求高度相符，保證具有保存價(jià)值文件的真實(shí)性和完整性，從而促使現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)功能解決企業(yè)上線業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)不同平臺(tái)所產(chǎn)生的大量電子文件的集中統(tǒng)一管理問(wèn)題。

根據(jù)齊魯石化機(jī)構(gòu)改革整體方案，公司檔案館于2017年下半年與信息中心整合，成為信息檔案一體化機(jī)構(gòu)。改革之后，檔案與信息技術(shù)結(jié)合度增強(qiáng)，人員減少，在信息化背景下給檔案工作帶來(lái)更加有力的機(jī)遇。增強(qiáng)了應(yīng)用高新技術(shù)、對(duì)電子文件信息加強(qiáng)管理技術(shù)實(shí)力，使公司建設(shè)智慧檔案館、增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力成為可能。

二、信息化新技術(shù)在齊魯石化智慧檔案館中的應(yīng)用

齊魯石化智慧化檔案管理系統(tǒng)主要建設(shè)內(nèi)容有：預(yù)整編平臺(tái)、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)歸檔接口、齊魯石化有關(guān)信息綜合管理系統(tǒng)接口（通過(guò)檔案預(yù)整編平臺(tái)歸檔至中國(guó)石化檔案管理系統(tǒng)）、智能庫(kù)房建設(shè)。業(yè)務(wù)范圍包括齊魯石化公司機(jī)關(guān)（含15個(gè)機(jī)關(guān)部門）、8個(gè)專業(yè)機(jī)構(gòu)、20個(gè)二級(jí)單位。

（一）構(gòu)建智慧檔案館的基本要素

1.完善歸檔范圍，制定規(guī)章制度。全面梳理齊魯石化業(yè)務(wù)部門和二級(jí)單位的歸檔范圍及電子文件歸檔內(nèi)容，制定《齊魯石化電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)章制度。借助中國(guó)石化檔案管理系統(tǒng)的體系框架，提升齊魯石化檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施水平，使具備條件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)或文件材料實(shí)現(xiàn)電子歸檔“單套制”運(yùn)行。

2.開(kāi)發(fā)齊魯石化檔案預(yù)整編平臺(tái)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口。在檔案預(yù)整編平臺(tái)建立齊魯石化標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)，包括分類樹、文檔的細(xì)分類、文檔細(xì)目。梳理齊魯石化業(yè)務(wù)部門和二級(jí)單位通用數(shù)據(jù)流。在標(biāo)準(zhǔn)目錄的框架下，建立各立檔單位和各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的現(xiàn)行文件采集檢驗(yàn)平臺(tái)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上的檢驗(yàn)歸檔機(jī)制，輔助紙質(zhì)實(shí)物檔案的組卷、裝盒與管理；通過(guò)歸檔模塊完成檢驗(yàn)平臺(tái)上數(shù)據(jù)到中國(guó)石化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸檔。

數(shù)據(jù)檔案預(yù)整編平臺(tái)開(kāi)發(fā)涉及齊魯石化公司機(jī)關(guān)及二級(jí)單位，公司檔案館主要管理日常生產(chǎn)建設(shè)與經(jīng)營(yíng)管理形成的管理類檔案資料。齊魯石化檔案預(yù)整編平臺(tái)從數(shù)據(jù)的生成源頭采集原始數(shù)據(jù)到現(xiàn)行文件采集檢驗(yàn)平臺(tái)，由數(shù)據(jù)生成部門關(guān)鍵用戶（數(shù)據(jù)的法律責(zé)任人）進(jìn)行真實(shí)性、完整性確認(rèn)—>關(guān)鍵用戶在該平臺(tái)組織歸檔檢驗(yàn)、與檔案數(shù)據(jù)管理員交流、紙質(zhì)資料自動(dòng)組卷、審批與歸檔交接—>格式封裝后進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)—>數(shù)據(jù)服務(wù)員推送各種應(yīng)用專題。

研究開(kāi)發(fā)了標(biāo)準(zhǔn)接口，明確齊魯石化OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等各個(gè)信息綜合管理系統(tǒng)歸檔范圍，形成歸檔范圍清單，通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)重要電子文件的自動(dòng)化歸檔。檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成采用建立檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口的方式，可提供良好的可擴(kuò)展性、可重用性、可維護(hù)性和可管理性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)主動(dòng)將數(shù)據(jù)上傳到檔案服務(wù)器（例如FTP服務(wù)器），即采用推的方式將包含了元數(shù)據(jù)和電子原文的檔案數(shù)據(jù)主動(dòng)推送給檔案系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送過(guò)來(lái)的檔案數(shù)據(jù)不做二次加工，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和原始性。檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口的日志與監(jiān)測(cè)通過(guò)檔案系統(tǒng)消息模塊統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)。

3.智能化庫(kù)房建設(shè)。選擇幾個(gè)條件好的庫(kù)房做智能庫(kù)房建設(shè)試點(diǎn)。采購(gòu)安裝密集架、溫濕度采集設(shè)備，部署門禁系統(tǒng)。采用RFID識(shí)別技術(shù)應(yīng)用在檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案入出庫(kù)全過(guò)程跟蹤與智能化管理。新的檔案入庫(kù)前，檔案系統(tǒng)中首先根據(jù)主要信息，如檔案的全宗、檔案類別、年份和保管期限、密級(jí)、存址等相關(guān)信息生成電子標(biāo)簽，記錄于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。智能庫(kù)房系統(tǒng)通過(guò)終端管理器寫入RFID標(biāo)簽，并以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)媒介并粘貼在檔案盒上，在RFID芯片中存儲(chǔ)該卷檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用非接觸式的RFID讀寫設(shè)備，與后臺(tái)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)相配合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找工作過(guò)程的信息化管理。通過(guò)溫濕度數(shù)據(jù)采集接口，按照設(shè)定的周期采集庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)溫濕度數(shù)據(jù)的在線監(jiān)控及異常信息的預(yù)警功能。建設(shè)齊魯石化智能庫(kù)房，實(shí)現(xiàn)檔案出入庫(kù)管理、庫(kù)房盤點(diǎn)、智能密集架控制、門禁管理、庫(kù)房溫濕度在線監(jiān)控。

4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全建設(shè)。根據(jù)中國(guó)石化檔案管理系統(tǒng)自身的安全需求，加強(qiáng)業(yè)務(wù)安全設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)安全設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計(jì)。基于中國(guó)石化現(xiàn)有的云資源及安全基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)本期項(xiàng)目的主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行加固及安全策略配置，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，包括防火墻、IDS、堡壘機(jī)等安全策略配置與接入。集成SMCC，部署日志采集器，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)日志、主機(jī)日志、中間件日志、應(yīng)用日志的統(tǒng)一采集與分析。與中國(guó)石化統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)用戶的身份認(rèn)證和賬號(hào)管理，集成PKI/CA、數(shù)字簽名、時(shí)間戳、電子簽章、電子文檔安全，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)安全。確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)完成后達(dá)到國(guó)家信息系統(tǒng)（等保三級(jí)）及中國(guó)石化信息系統(tǒng)安全（等級(jí)保護(hù)級(jí)Ⅲ）技術(shù)要求。

（二）技術(shù)路線、技術(shù)指標(biāo)及技術(shù)關(guān)鍵

1.系統(tǒng)基于B/S三層架構(gòu)，將整個(gè)業(yè)務(wù)應(yīng)用劃分為：界面展示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問(wèn)層，實(shí)現(xiàn)模塊高內(nèi)聚松耦合。

2.系統(tǒng)采用J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)，利用Spring MVC +JPA + Redis框架，以幫助開(kāi)發(fā)人員在短期內(nèi)搭建結(jié)構(gòu)清晰、可復(fù)用性好、維護(hù)方便的Web應(yīng)用程序。利用JPA框架對(duì)數(shù)據(jù)層提供支持，Spring做管理，Redis做緩存。

3.電腦端界面展示層采用JSP+基于jQuery的 EasyUI技術(shù)，通過(guò)Jquery用戶界面插件的集合，為一些用于交互的JS應(yīng)用提供必要的功能；使用EasyUI不需要寫很多的Javascript代碼，開(kāi)發(fā)產(chǎn)品時(shí)可節(jié)省時(shí)間和資源，支持?jǐn)U展，可根據(jù)需求擴(kuò)展控件。

4.利用中國(guó)石化非結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)服務(wù)進(jìn)行檔案原文存儲(chǔ)，文件以對(duì)象存儲(chǔ)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并自動(dòng)實(shí)現(xiàn)副本備份，業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文件采集管理平臺(tái)和檔案系統(tǒng)通過(guò)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)提供的API進(jìn)行訪問(wèn)，滿足大量非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的安全儲(chǔ)存和并發(fā)訪問(wèn)。

5.安全設(shè)計(jì)可靠。參照中國(guó)石化系統(tǒng)信息安全等級(jí)保護(hù)III級(jí)要求，結(jié)合系統(tǒng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)與安全需求，充分利用中國(guó)石化現(xiàn)有安全基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)中國(guó)石化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全建設(shè)。

三、智慧檔案館的構(gòu)建具有較好的示范引領(lǐng)作用

傳統(tǒng)的檔案館主要管理紙版及實(shí)物檔案，新時(shí)代的檔案館建設(shè)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展形勢(shì)、轉(zhuǎn)變管理思路，依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段，注重管理數(shù)據(jù)檔案，輔助紙版實(shí)物檔案的管理，改變以往檔案業(yè)務(wù)被動(dòng)接收、整理的工作方式，從數(shù)據(jù)產(chǎn)生的源頭抓起，數(shù)據(jù)化、智能化、規(guī)范化全面的采集、管理及利用。保障檔案的法律效力。齊魯石化檔案管理系統(tǒng)是按照檔案管理規(guī)范對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行采集，整個(gè)過(guò)程實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)、無(wú)縫、高效的按照國(guó)家的11號(hào)文和716號(hào)令的要求保證文件不離線，確保了電子文件的法律效力。

隨著社會(huì)大環(huán)境中信息檔案化的持續(xù)發(fā)展，以及國(guó)家對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理的日益關(guān)注，對(duì)各企業(yè)如何進(jìn)行電子檔案管理，以及對(duì)電子文件的“四性”保障成為新的關(guān)注點(diǎn)和工作難點(diǎn)。結(jié)合電子文件管理要求，以及國(guó)家檔案管理系統(tǒng)建設(shè)指南，逐步將檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向電子管理轉(zhuǎn)變，提升企業(yè)電子檔案管理水平，保障檔案歸檔、移交及長(zhǎng)久保存環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性。通過(guò)開(kāi)放的標(biāo)準(zhǔn)接口及數(shù)字化加工整理，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案資源，以及存量檔案的完整收集，并提供多種方式的在線利用，使檔案信息資源采集數(shù)據(jù)化、存儲(chǔ)安全化、管理科學(xué)化、利用便捷化。