醫(yī)院檔案管理中6S精細化管理運用的研究

文·王正紅

6S精細化管理是當下最為先進的一項管理模式，包括整理、整頓、清掃、清潔、安全、素養(yǎng)6個環(huán)節(jié)。從管理角度來看，前三項是具體的管理操作內(nèi)容，后三項中的清潔是進一步推進管理的制度化，安全是要確保管理的安全性特征，素養(yǎng)是指對人員素養(yǎng)的要求。6S精細化管理目前在各企業(yè)管理工作中都發(fā)揮著重要作用，而將該精細化理念引入到醫(yī)院檔案管理工作中，是醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的一個重要舉措[1]。它可以使檔案管理工作更加規(guī)范化，檔案管理模式更加制度化，檔案人員管理素養(yǎng)更加符合檔案工作要求，能夠整體提升醫(yī)院檔案管理的效率和職能，滿足醫(yī)院對檔案的實際需求。

一、6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的整理運用

醫(yī)院檔案來源較雜、種類較多、數(shù)量較大，運用傳統(tǒng)的整理手段耗費時間較長，且整理人員對檔案資料有無價值的判定主要依據(jù)主觀意識，使得一些有價值的檔案被誤清除。6S精細化管理的整理環(huán)節(jié)，有區(qū)分優(yōu)劣、去粗取精的功能。將6S精細化管理的整理功能運用到醫(yī)院檔案管理中，可以將有用資料與無用資料進行精細劃分，清除掉無保存價值的資料，再將檔案按照價值與功能進行精細分類，減少后續(xù)檔案管理中的無用工作量，節(jié)省檔案儲存空間，將有價值的檔案資料進行妥善歸檔、有序管理。

二、6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的整頓運用

在檔案管理工作中，整頓是指對有價值的檔案進行科學歸整處理，將關鍵文件要做好標識，并有序存放，方便查找。在醫(yī)院檔案工作中，運用6S精細化檔案整頓方式，可以使檔案負責部門職責更為明確，檔案存放區(qū)域都更為準確，檔案整頓章程更加標準。比如醫(yī)院行政辦公室、人力資源部門、醫(yī)務部門產(chǎn)生的檔案資料，由行政辦、人力資源部、醫(yī)務處進行整頓工作，最后移交檔案室管理。而醫(yī)院財務部門、經(jīng)營部門產(chǎn)生的財務檔案、業(yè)務文件、績效考核以及疾病治療信息等資料，則直接由財務部門、經(jīng)營部門整頓存檔。在各類檔案實際整頓存檔中，除遵循各門類檔案整理的特殊規(guī)定外，還要嚴格遵循醫(yī)院統(tǒng)一的規(guī)章制度，比如逐頁進行精細化編號，檔案分批次存放，底稿、復印件等要有相應人員的審批蓋章等。

三、6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的清掃運用

6S精細化管理的清掃理念，是指對醫(yī)院檔案和檔案室進行清理歸整。在檔案清掃工作開展時，要先制定出醫(yī)院檔案安全防護管理制度，明確檔案清掃工作的相關職責，比如定期采用紫外線消毒法對檔案進行清掃處理；定時對檔案保護環(huán)境進行全面清掃，使其達到安全衛(wèi)生標準；每天對檔案的保存環(huán)境進行監(jiān)控，監(jiān)測其溫度和濕度是否合規(guī)，空調設備運行是否正常，還要適當調整檔案室的光照條件，使檔案保存環(huán)境的溫濕度、空氣質量、光照條件符合檔案保存的要求。

四、6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的清潔運用

6S精細化管理中清潔是清掃的深化功能，其作用是為了確保檔案整理、整頓以及清掃等工作的更加完善，這需要以規(guī)范化制度作為支撐。比如，醫(yī)院可將檔案室進一步擴建，劃分出不同的功能區(qū)，以便于存儲不同類型的檔案資料。同時，對于不同的檔案功能區(qū)安排對應的管理人員，使得檔案管理工作更加井然有序，檔案管理職責更為細致明確。比如，為檔案室配備先進的管理設施，像紫外線消毒裝置、消防設施、文件掃描儀、殺蟲燈等，推進醫(yī)院檔案管理的科學化。要制定惡劣天氣出現(xiàn)、自然災害發(fā)生時檔案保護的應急預案，確保檔案在任何情況下的萬無一失。要制定出檔案清潔精細化責任制度，便于檔案出現(xiàn)意外時精準追責，以此提升檔案管理人員的檔案意識、端正態(tài)度、嚴謹作風，發(fā)揮出檔案精細化管理的價值。

五、6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的素養(yǎng)應用

6S精細化管理中的素養(yǎng)管理理念，主要是指人的素養(yǎng)，即要不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的素養(yǎng)，保證人員能夠有效落實檔案精細化管理的規(guī)范機制。比如，組織醫(yī)院檔案管理人員進行統(tǒng)一培訓，進行精細化管理相關法律法規(guī)、管理實踐知識及不同類型檔案管理具體操作技能的講解，讓檔案管理人員了解精細化檔案管理的內(nèi)涵，樹立新時代的檔案管理理念，強化其精細化管理的技能水平，促進6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理工作中的高效應用。

六、6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的安全應用

安全管理理念也是6S精細化管理最為重要的一項理念。醫(yī)院檔案管理工作中包含了許多機密性文件，對管理的安全性要求較高。目前許多醫(yī)院的檔案管理工作實現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質檔案向電子檔案的轉變，其安全管理模式也隨之轉換成相應的模式。比如，對于依舊需要沿用紙質化管理的檔案資料，可設立專用存放區(qū)域，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防霉變等安保措施，并定期開展檔案安全檢查工作，確保檔案無損壞、無丟失、無變質、無差錯。對于一些條件允許的醫(yī)院，還可將紙質檔案進行數(shù)據(jù)化備份處理，提升檔案管理的安全性。對于已存在的電子檔案，醫(yī)院應當給信息系統(tǒng)安裝防火墻，并不斷升級防火墻技術水平。同時安裝安全管理軟件，實時查檢系統(tǒng)中的病毒并殺毒，防止電子檔案被侵害?？衫糜脖P設施進行電子檔案備份處理，并做好硬盤的管理工作，保障好醫(yī)院檔案資料的安全性。