財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的利弊及應(yīng)對(duì)措施

宋進(jìn)軍

（安永會(huì)計(jì)師事務(wù)所，山東 青島 266071）

一、財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行的背景和發(fā)展

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一種方法，其可以在企業(yè)中設(shè)置獨(dú)立的相關(guān)部門來(lái)處理問(wèn)題，對(duì)財(cái)務(wù)管理進(jìn)一步信息化，這種新穎的創(chuàng)新性的管理模式可以將多地區(qū)多行業(yè)的財(cái)務(wù)工作統(tǒng)一起來(lái)，整合成為一個(gè)整體，可以進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)管理工作的工作效率并且降低成本。所以，財(cái)務(wù)共享中心滿足了財(cái)務(wù)管理的規(guī)模，還保證了其統(tǒng)一記錄、規(guī)范記錄的高效。但是有一點(diǎn)不容忽視，財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行對(duì)不同地區(qū)不同行業(yè)的業(yè)務(wù)類型不能有充分直觀的體現(xiàn)［1］。

二、公司應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢(shì)

（一）進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)工作的流程

便捷是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的一個(gè)顯著的特點(diǎn)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以在保證各企業(yè)信息管理和內(nèi)部數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和規(guī)范化的基礎(chǔ)上，更加方便、快速、整體的協(xié)調(diào)不同地區(qū)不同行業(yè)的操作系統(tǒng)和相關(guān)程序，有利于對(duì)財(cái)務(wù)工作的錯(cuò)誤進(jìn)行防范或者減少，對(duì)公司運(yùn)行的潛在風(fēng)險(xiǎn)減低。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的設(shè)立使財(cái)務(wù)管理體系進(jìn)一步完善，從而對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)工作加以修正和改進(jìn)。另外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也嚴(yán)可以對(duì)基層財(cái)務(wù)工作人員加強(qiáng)管理，規(guī)范他們的行為，格按照財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的相關(guān)規(guī)定處理財(cái)務(wù)工作，目的在于降低財(cái)務(wù)工作中的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為了做到財(cái)務(wù)集中處理，統(tǒng)一進(jìn)行財(cái)務(wù)工作的核查，實(shí)現(xiàn)資金動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控，就要做到有限的資源合理高效安排，嚴(yán)格根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)核查財(cái)務(wù)工作。從而幫助企業(yè)科學(xué)安排資產(chǎn)和資金的規(guī)范應(yīng)用，使各類部門對(duì)資金的流動(dòng)和使用更加協(xié)調(diào)暢通，所以要強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理。

（三）規(guī)范財(cái)務(wù)管理、發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于一些企業(yè)而言，比如建筑施工企業(yè)，規(guī)范化處理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度，規(guī)范企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作，是建筑施工企業(yè)長(zhǎng)久以來(lái)面對(duì)的重點(diǎn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的創(chuàng)建，不僅成立了比較完善的、規(guī)范化的體系來(lái)管理財(cái)務(wù)工作、大大促進(jìn)企業(yè)相關(guān)部門的快速發(fā)展，而且調(diào)整了對(duì)于基層財(cái)務(wù)工作人員的相關(guān)政策，因此財(cái)務(wù)工作根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的規(guī)定順利進(jìn)行，降低了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)［2］。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)用為進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)工作的流程、強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理、規(guī)范財(cái)務(wù)管理、發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)等方面提供了很大優(yōu)勢(shì)。探尋財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的最好的運(yùn)行模式的企業(yè)數(shù)量也逐漸增多，但是不能否認(rèn)的是，新的管理模式的運(yùn)行還是存在一些弊端，接下來(lái)從幾個(gè)方面探討財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)運(yùn)行中存在的一些問(wèn)題。

（一）關(guān)于職工的問(wèn)題

企業(yè)內(nèi)部工作人員不可避免地存在年齡分布不均勻，文化水平差異大的現(xiàn)象，而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的良好運(yùn)行，要求每一名工作人員能夠使用共享服務(wù)平臺(tái)完成所有分內(nèi)工作，這就要求員工能夠正確熟練的操作服務(wù)共享相關(guān)軟件。但是不同的年齡段和知識(shí)水平，影響他們對(duì)專業(yè)知識(shí)的接受能力，于是導(dǎo)致一些老員工對(duì)新技能的掌握較弱，適應(yīng)時(shí)間較長(zhǎng)，在一定時(shí)間內(nèi)不能夠熟練的操作財(cái)務(wù)共享服務(wù)軟件。而且對(duì)一些老員工和剛參與進(jìn)來(lái)的部門管理人員而言，假如他們不能充分的熟悉財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作流程，這會(huì)嚴(yán)重影響到企業(yè)財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行。由此看來(lái)，企業(yè)對(duì)于員工的能力培養(yǎng)和資源投入需要加大力度，這將是一筆很大的資金投入［3］。

（二）企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范建立

以前的有關(guān)建筑施工企業(yè)的財(cái)務(wù)工作是根據(jù)財(cái)務(wù)人員接收的原始單據(jù)進(jìn)行計(jì)算。自從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心創(chuàng)建以后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心要求每個(gè)員工擁有自己的賬戶，全體員工務(wù)必經(jīng)過(guò)這個(gè)對(duì)應(yīng)的賬戶來(lái)辦理業(yè)務(wù)，每個(gè)員工在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心盡快辦理業(yè)務(wù)，才能及時(shí)收集和整理原始單據(jù)。實(shí)際上，及時(shí)的完成原始單據(jù)的收集和整理是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，尤其對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的一些基層工作人員來(lái)說(shuō)，這可以稱作一種挑戰(zhàn)。有很多大一部分企業(yè)職工數(shù)量大，職員分散程度高，職工之間的業(yè)務(wù)合作，工作整合需要一定的磨合期，況且工作流程中有很多潛在的風(fēng)險(xiǎn)，有可能對(duì)財(cái)務(wù)工作帶來(lái)一些麻煩。

（三）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的高成本

降低財(cái)務(wù)工作的成本是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的基本目標(biāo)。就當(dāng)前情況而言，創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和優(yōu)化財(cái)務(wù)工作的工作人員隊(duì)伍大大增加了對(duì)員工的需求量，隨之而來(lái)的是員工的待遇和社會(huì)福利保障總額增長(zhǎng)的問(wèn)題，企業(yè)要付出更多的成本，此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的軟件維護(hù)與更新以及辦公條件的改善也使得企業(yè)成本提高。

（四）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的高需求與高投入

企業(yè)所要審核的財(cái)務(wù)工作往往不是單一的，各個(gè)環(huán)節(jié)比較煩瑣，花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作模式把財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員和實(shí)際的業(yè)務(wù)辦理分為兩個(gè)部分，所以很少有機(jī)會(huì)和主要的工作部門交流。通常通過(guò)電腦顯示的相關(guān)數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行業(yè)務(wù)的分析和處理，這很難滿足資產(chǎn)工作的對(duì)質(zhì)量的高需求。實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員必須和各部門的操作人員溝通交流，需要投入大量的時(shí)間和精力來(lái)解釋工作流程，使財(cái)務(wù)工作人員沒(méi)有更多的時(shí)間和精力投入到自身基礎(chǔ)工作的提高［4］。

四、企業(yè)的相關(guān)措施

（一）強(qiáng)化企業(yè)各部門之間高效合作

就目前而言，財(cái)務(wù)高效服務(wù)中心的幾個(gè)重要部分，如文檔、稅務(wù)、報(bào)告并沒(méi)有統(tǒng)一起來(lái)，對(duì)接不暢通。有大量的工作人員被用來(lái)應(yīng)對(duì)對(duì)接錯(cuò)誤問(wèn)題。所以在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的開發(fā)與完善時(shí)，更新完善信息管理系統(tǒng)，使各部門統(tǒng)一化，對(duì)接流暢，提升配置，使企業(yè)相關(guān)部門便利使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）加強(qiáng)各部門的資金管理

規(guī)范財(cái)務(wù)工作審核和付款流程。各個(gè)部門對(duì)其所屬的工作熟悉程度高，更了解也更直接接觸各種情形，及時(shí)高效進(jìn)行財(cái)務(wù)工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的集中統(tǒng)一管理形式，可以使資金使用更集中，各個(gè)部門債務(wù)清算更快捷［5］。面對(duì)部門中出現(xiàn)的資金問(wèn)題，部門應(yīng)該主動(dòng)積極應(yīng)對(duì)，不能只是一味等待企業(yè)財(cái)務(wù)部門來(lái)處理，而誤了良好的時(shí)機(jī)。懲罰也不是對(duì)待此類問(wèn)題的唯一途徑，我們需要科學(xué)合理的措施，增加全體員工對(duì)于財(cái)務(wù)工作搜集和整理數(shù)據(jù)的積極性，對(duì)各個(gè)部門合理的資金管理。

（三）增加各個(gè)部門與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的聯(lián)系

財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行和財(cái)務(wù)審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)息息相關(guān)，如果財(cái)務(wù)共享標(biāo)準(zhǔn)固定，不同部門成員的審閱標(biāo)準(zhǔn)也不相同，并且很難達(dá)到一致。這說(shuō)明企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員專業(yè)培訓(xùn)十分有必要，使審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和統(tǒng)一化。而且審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的完善應(yīng)該對(duì)應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)工作的調(diào)查，根據(jù)實(shí)際情況動(dòng)態(tài)跟進(jìn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與其他各個(gè)部門聯(lián)系溝通，形成一個(gè)統(tǒng)一在整體才能夠?qū)ω?cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行完善，才可以更加規(guī)范更具有應(yīng)用性。

（四）有效降低財(cái)務(wù)人員工作強(qiáng)度

降低財(cái)務(wù)人員工作強(qiáng)度是設(shè)置財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的主要目的。從現(xiàn)今情況來(lái)看，財(cái)務(wù)工作人員的工作量并沒(méi)有減少，反而增加了。在研究財(cái)務(wù)工作流程時(shí)發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員工作量不能有效降低的原因主要是原始的收集數(shù)據(jù)和審查工作流程過(guò)于復(fù)雜。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員需要投入大量時(shí)間和精力來(lái)面對(duì)這種情形。如果財(cái)務(wù)人員減少工作量負(fù)擔(dān)，才能把更多的時(shí)間和精力放到財(cái)務(wù)管理的工作當(dāng)中。協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)工作人員和其他部門更好的交流合作，減少?zèng)_突是必然［6］。搜集和整合數(shù)據(jù)是財(cái)務(wù)工作人員的基本責(zé)任。共享服務(wù)中心根據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定保核對(duì)發(fā)票單據(jù)并且存好賬單，這樣可以減少服務(wù)共享中心與其他部門的沖突，也可以使財(cái)務(wù)工作人員有更多的時(shí)間精力來(lái)進(jìn)步，還可以使審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)更加統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。

五、結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)用時(shí)現(xiàn)今財(cái)務(wù)工作的需求所決定的，是大勢(shì)所趨。這種科學(xué)合理的工作模式可以滿足大型企業(yè)的快速發(fā)展。企業(yè)要根據(jù)自身運(yùn)行的實(shí)際情況和基礎(chǔ)特征，進(jìn)行調(diào)整和完善，滿足財(cái)務(wù)管理需求，降低財(cái)務(wù)工作風(fēng)險(xiǎn)，提高全體員工素質(zhì)。提高基層財(cái)務(wù)工作的效率，降低財(cái)務(wù)工作人員的工作量，使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)揮其更大的作用。