信息化背景下基層檔案管理的質(zhì)量提升與發(fā)展

寧建文

（阿魯科爾沁旗公路管護(hù)和運(yùn)輸保障中心，內(nèi)蒙古 赤峰 025550）

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和信息技術(shù)的提高，基層檔案管理獲得新的機(jī)遇的同時(shí)也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了進(jìn)一步提高基層檔案管理的效率與質(zhì)量，有必要將網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)運(yùn)用于管理模式中，從而提升檔案管理工作的水平。本文主要分析了當(dāng)前在信息化背景下，我國(guó)基層檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀以及所面臨的主要問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步探討了如何改進(jìn)基層檔案管理的工作方法，以提高檔案管理工作的效率。

一、基層檔案管理質(zhì)量提升與發(fā)展的必要性

基層檔案管理，指的是相關(guān)主管機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在工作以及學(xué)習(xí)過(guò)程中所形成的，具有儲(chǔ)存價(jià)值和意義的各類(lèi)文字資料的記錄。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，經(jīng)歷時(shí)間越久，則檔案管理機(jī)構(gòu)所需要儲(chǔ)存與保管的檔案資料也愈為繁雜且豐富?；鶎訖n案資料中包含著重要的社會(huì)發(fā)展信息與數(shù)據(jù)，對(duì)于保留歷史記錄以及指導(dǎo)未來(lái)工作具有關(guān)鍵性的作用。因此，如何進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量對(duì)于相關(guān)從業(yè)人員來(lái)說(shuō)具有重要的研究意義。工作時(shí)間越久則需要保管的資料數(shù)據(jù)越龐大，對(duì)于管理水平的要求也更高，進(jìn)一步利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理質(zhì)量的提升，是當(dāng)前信息化背景下的一項(xiàng)重要的檔案管理改革任務(wù)。

通過(guò)調(diào)查顯示，我國(guó)傳統(tǒng)的基層檔案管理方式，多采用紙質(zhì)化的形式進(jìn)行相關(guān)資料的儲(chǔ)存與保管，需要具備大面積的儲(chǔ)存空間以及充分的人力資源，才能對(duì)龐大的檔案資料進(jìn)行管理，管理效率較低，會(huì)產(chǎn)生更多的硬件及資金成本。當(dāng)前我國(guó)檔案管理所面臨的主要困境包括：首先，檔案管理理念與技術(shù)落后無(wú)法滿(mǎn)足越來(lái)越復(fù)雜的管理要求；其次，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平較低，缺乏管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致工作耗費(fèi)的投入與取得的效果不成正比。在此背景下，主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理理念，提升檔案工作的信息化水平與專(zhuān)業(yè)化程度，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的工作效率與質(zhì)量。

二、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新具體要求分析

（一）高效性要求。檔案管理工作部門(mén)所需要處理和保管的信息與資料隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展愈發(fā)龐雜。如果不提高檔案管理工作的效率，將導(dǎo)致檔案工作積壓，影響檔案服務(wù)質(zhì)量等問(wèn)題。因此，需要充分提高信息化背景下檔案管理工作的高效性。檔案管理部門(mén)的工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)不同類(lèi)型的檔案信息資料進(jìn)行分類(lèi)處理，并且充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)以精簡(jiǎn)人員工作量，在提高效率的同時(shí)保證檔案工作的準(zhǔn)確性。通過(guò)前述手段能更好防止檔案積壓情況的發(fā)生，優(yōu)化檔案管理的流程，使得檔案信息能夠得到及時(shí)有效的處理。

（二）全面性要求。檔案管理工作的主要內(nèi)容是人們?cè)谏?、學(xué)習(xí)與工作過(guò)程中所產(chǎn)生的具有保管意義的信息資料。檔案資料能夠真實(shí)地展現(xiàn)社會(huì)發(fā)展情況，并為未來(lái)決策提供有效信息。因此，如何進(jìn)一步提升檔案管理工作的全面性，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重要的挑戰(zhàn)。只有保證檔案資料的全面與完整，才能夠更好地體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。另外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從工作流程以及技術(shù)手段等方面加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)，防止檔案缺失或遺漏，提升工作責(zé)任感，從而使得檔案管理工作協(xié)調(diào)有序，也能夠?yàn)槭褂谜咛峁└鼮橥晟频臋n案服務(wù)。

（三）及時(shí)性要求?，F(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷普及，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展浪潮，及時(shí)對(duì)信息資料進(jìn)行收集、分析與儲(chǔ)存。提升檔案管理工作的及時(shí)性，一方面有利于優(yōu)化檔案管理工作流程，避免返工所耗費(fèi)的人力物力；另一方面，及時(shí)歸檔也有利于使后續(xù)用者對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢(xún)與分析，更好地提升信息利用率，發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的價(jià)值與意義。

三、當(dāng)前基層檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作改革的重視

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)但作用明顯的工作。一些地區(qū)往往將精力集中于經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展，卻忽略了基層檔案管理工作的改革。相關(guān)部門(mén)缺乏對(duì)專(zhuān)業(yè)管理人才的培養(yǎng)，沒(méi)有形成完善的檔案管理部門(mén)，甚至未建立專(zhuān)業(yè)的檔案工作崗位，導(dǎo)致檔案管理改革工作難以開(kāi)展，各類(lèi)型的檔案資料處于混亂的狀態(tài)。這些問(wèn)題將導(dǎo)致檔案管理工作面臨困境，甚至造成重要的檔案資料缺失，無(wú)法查詢(xún)，不利于后續(xù)相關(guān)工作的開(kāi)展。另外，由于資金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)的相關(guān)設(shè)施設(shè)備落后甚至損壞，管理設(shè)備無(wú)法得到及時(shí)維修與更新，難以開(kāi)展檔案管理工作。

（二）檔案管理工作人員素質(zhì)良莠不齊

信息化時(shí)代背景下，更需要具備現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信專(zhuān)業(yè)技術(shù)的管理人員進(jìn)行檔案管理工作。如今，電子化的檔案管理已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，并且大大提高了基層檔案管理的工作效率和質(zhì)量。因此，基層部門(mén)需要更多的管理人才投入到相關(guān)檔案資料的管理工作中。然而，現(xiàn)實(shí)情況是各部門(mén)的檔案管理人員存在老齡化嚴(yán)重的問(wèn)題，而檔案管理專(zhuān)業(yè)的高校畢業(yè)生，卻面臨著嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)。就業(yè)市場(chǎng)供給嚴(yán)重不匹配。另外，在基層部門(mén)，由于缺乏管理經(jīng)驗(yàn)或相應(yīng)的資金技術(shù)等，還在繼續(xù)沿用老舊的檔案管理方法，工作效率低下且管理水平落后。此外，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式，需要具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作技能，而一些基層檔案管理人員，不僅缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且在長(zhǎng)期固化的工作模式下缺少主動(dòng)提升技能的自我意識(shí)，妨礙了基層檔案管理工作的改革。

（三）檔案管理工作缺乏完善的機(jī)制

要想進(jìn)一步提高檔案管理工作的水準(zhǔn)，首先需要建立完善的答案工作管理機(jī)制，這是所有檔案管理改革工作開(kāi)展的制度基礎(chǔ)。而對(duì)于一些主管部門(mén)而言，不僅缺乏完善的管理機(jī)制，甚至沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案工作管理秩序混亂且崗位職責(zé)不明確，沒(méi)有安排專(zhuān)門(mén)的人員擔(dān)任。你檔案信息管理工作，從而導(dǎo)致一些基層部門(mén)甚至出現(xiàn)重要的檔案資料丟失的情況。上述問(wèn)題將嚴(yán)重阻礙基層工作的順利進(jìn)行。

（四）基層檔案信息化缺乏安全保障

檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，便是檔案信息的安全保證。尤其在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案的安全存在著一定的危險(xiǎn)。相較于紙質(zhì)檔案管理模式，電子儲(chǔ)存的方式在節(jié)省儲(chǔ)存空間以及提升管理效率的同時(shí)，也面臨著一定的安全威脅。電子檔案的安全問(wèn)題主要出現(xiàn)在黑客攻擊以及木馬病毒等方面。為進(jìn)一步保證電子檔案的安全，相關(guān)部門(mén)需要建立電子檔案安全管理系統(tǒng)。并安排具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能的管理人才，提高基層管理系統(tǒng)的安全水平。

四、信息化背景下基層檔案管理的質(zhì)量提升與發(fā)展策略

（一）樹(shù)立檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

答案管理工作是一個(gè)龐大的工程，基層檔案管理部門(mén)需要樹(shù)立對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)。并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理理念，明確自身工作職責(zé)，培養(yǎng)自主意識(shí)，運(yùn)用科學(xué)化與規(guī)范化的手段進(jìn)行檔案的采集、管理與運(yùn)用。另外，檔案管理人員需要提高檔案管理信息化的能力。明確答案工作重點(diǎn)，在保證，檔案資料及時(shí)儲(chǔ)存與保管的前提下，也要發(fā)揮檔案工作的服務(wù)職能，使得人民群眾可以對(duì)答案信息進(jìn)行及時(shí)的查詢(xún)，為相關(guān)決策提供依據(jù)，指明未來(lái)發(fā)展方向，從而更好地體現(xiàn)檔案管理工作的意義。

（二）建立健全檔案管理工作制度

基層檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立并完善檔案管理工作的機(jī)制與流程，為檔案管理提供良好的制度環(huán)境。首先，基層部門(mén)應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)管理模式的弊端，關(guān)注信息化背景下檔案工作建設(shè)與轉(zhuǎn)型的發(fā)展方向。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)操作技能的學(xué)習(xí)。利用現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，制定并實(shí)施相關(guān)的檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)。此外，注重對(duì)于專(zhuān)業(yè)管理人才的培養(yǎng)，優(yōu)化檔案工作管理流程，安排專(zhuān)人專(zhuān)職負(fù)責(zé)基層檔案管理工作，明確崗位職責(zé)與責(zé)任，促使檔案管理人員形成積極的工作態(tài)度，并設(shè)定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，以更好地培養(yǎng)培養(yǎng)爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的工作氛圍。

（三）完善信息化配套基礎(chǔ)設(shè)施

在信息化時(shí)代背景下，利用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技能提升管理工作的水平具有重要的意義。因此，基層部門(mén)應(yīng)當(dāng)配備完善的檔案信息化管理設(shè)施與設(shè)備，方便將紙質(zhì)型的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行儲(chǔ)存與保管，從而避免浪費(fèi)大面積的儲(chǔ)存空間，節(jié)省人力物力，并且能夠方便相關(guān)人士對(duì)檔案進(jìn)行查詢(xún)?；鶎硬块T(mén)應(yīng)當(dāng)不斷推動(dòng)檔案信息化管理的進(jìn)度與管理水平，通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)的財(cái)政資金補(bǔ)貼等作為檔案管理改革工作的政策扶持。

（四）提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

一方面，基層部門(mén)應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案管理人員的定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與履職能力。在信息化發(fā)展背景下，有目的地提升管理人員的計(jì)算機(jī)操作技能與信息化管理水平。另一方面，針對(duì)高校而言，作為檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)基地，各高校應(yīng)當(dāng)將檔案管理的理論知識(shí)與實(shí)踐案例相結(jié)合以作為主要的教學(xué)內(nèi)容，從而全方位的培養(yǎng)學(xué)生能力。此外，基層部門(mén)應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大管理專(zhuān)業(yè)高校畢業(yè)生的錄取比例，并為檔案管理工作人員提供良好的人才培養(yǎng)環(huán)境，從而為基層部門(mén)的檔案管理工作，提供豐富的人才儲(chǔ)備。起到提高專(zhuān)業(yè)管理水平的效果。此外，基層部門(mén)還可以通過(guò)績(jī)效考核等方式，對(duì)于專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)拔尖并且工作能力突出的管理專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，發(fā)揮良好的激勵(lì)作用，進(jìn)一步培養(yǎng)檔案管理工作人員的進(jìn)取心與責(zé)任心。

（五）提高檔案安全管理水平

信息化背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于基層檔案管理工作來(lái)說(shuō)，既是一項(xiàng)重要機(jī)遇，也帶來(lái)了更多的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)黑客的侵入以及密木馬病毒等問(wèn)題的擴(kuò)散造成檔案管理工作的安全威脅?；鶎硬块T(mén)在進(jìn)一步提升檔案管理工作的現(xiàn)代化與科學(xué)化水平的同時(shí)，也要利用先進(jìn)的技術(shù)手段防止網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊或其他的信息安全泄露問(wèn)題。檔案管理工作安全水平的提高可以從提高人防、物防、技防并且不斷提升答案工作人員的安全防護(hù)意識(shí)，進(jìn)一步明確安全管理職責(zé)，優(yōu)化工作流程與標(biāo)準(zhǔn)，并且建立健全安全事故應(yīng)急預(yù)案，從而將網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)降到最小。

五、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的建議

（一）加強(qiáng)管理人員意識(shí)創(chuàng)新

檔案管理人員是答案工作的主要實(shí)施者，對(duì)于檔案管理工作的最終質(zhì)量有著關(guān)鍵性的影響與作用。因此，檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也要有充分的責(zé)任意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，以更好地發(fā)揮自身職能。檔案工作人員提高工作創(chuàng)新意識(shí)有以下幾個(gè)重要途徑：首先，不同單位或不同機(jī)構(gòu)的答案工作人員所面臨著檔案管理工作內(nèi)容有所不同，在實(shí)施檔案管理前必須要對(duì)現(xiàn)有檔案信息與資料進(jìn)行分析，針對(duì)不同的檔案類(lèi)型采用科學(xué)合理的管理方法。其次，選用檔案管理人員時(shí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)做好資質(zhì)審查工作，優(yōu)先選用具有檔案學(xué)管理專(zhuān)業(yè)出身背景的人才，從而使得工作人員所學(xué)與工作崗位所匹配，充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)能力與素養(yǎng)并建立完善考核標(biāo)準(zhǔn)。另外，在實(shí)際工作過(guò)程中，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，提升答案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，并在日常工作中充分激發(fā)管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式下的弊端與不足，將管理理念向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)型，從而更好地提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）拓展檔案管理范圍

各行各業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不斷加深，社會(huì)對(duì)于檔案管理人員的能力與素質(zhì)也提出了更高的要求。檔案管理工作必須要進(jìn)行理念及制度創(chuàng)新，只有充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能，才能夠使得檔案信息資料為今后的決策工作提供更為全面的參照意見(jiàn)。因此，檔案管理人員要拓展檔案管理范圍。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，很多人認(rèn)為檔案工作僅僅局限于文稿的收集與登記等。但實(shí)際上隨著社會(huì)發(fā)展，越來(lái)越多不同類(lèi)型的業(yè)務(wù)資料都有著收集、保管與應(yīng)用的需求。檔案管理工作人員如果忽視了檔案收集與保管的全面性要求將會(huì)到導(dǎo)致重要的業(yè)務(wù)資料或數(shù)據(jù)缺失的問(wèn)題。甚至影響到之后對(duì)于關(guān)鍵信息的分析與運(yùn)用，無(wú)法發(fā)揮現(xiàn)有資料的價(jià)值。有鑒于此，管理人員必須要明確自身職責(zé)，充分了解檔案管理工作的范疇，根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際需求對(duì)檔案管理的范圍進(jìn)行拓寬，從而掌握重要的答案信息資料。另外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的大數(shù)據(jù)管理理念，將現(xiàn)有資料分門(mén)別類(lèi)。保證資料的完整性與準(zhǔn)確性，也要便于在今后能夠查詢(xún)與利用。

（三）強(qiáng)化檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

檔案管理工作的意義不僅僅只體現(xiàn)在對(duì)于現(xiàn)有資料的儲(chǔ)存與保管，更重要的價(jià)值在于要提高對(duì)現(xiàn)有信息資料的利用率，以更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)提升檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，將發(fā)揮檔案的服務(wù)功能作為一項(xiàng)工作重點(diǎn)。首先，在進(jìn)行資料的收集與儲(chǔ)存的過(guò)程中，工作人員應(yīng)當(dāng)盡量保證資料的完整性與豐富性，避免重要信息的遺漏或缺失。一旦發(fā)現(xiàn)缺少關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)足，為使用者提供完善的服務(wù)。其次，為進(jìn)一步提高信息查詢(xún)的便捷性，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立并完善檔案應(yīng)用數(shù)據(jù)中心與查詢(xún)平臺(tái)。并在信息處理系統(tǒng)中設(shè)置檢索服務(wù)，使得更多人員能夠通過(guò)查詢(xún)平臺(tái)以及線上服務(wù)等方式進(jìn)行檔案資料的訪問(wèn)與使用。由此不僅能夠減少檔案工作人員的工作量，也能提升檔案資料的利用率。通過(guò)建立現(xiàn)代化的檔案管理與查詢(xún)平臺(tái)，還能夠?qū)n案資料進(jìn)行更好的安全維護(hù)；針對(duì)不同類(lèi)別的員工，可以設(shè)置相映的查詢(xún)權(quán)限，防止重要信息的泄露。此外，檔案資料的收集與管理并不僅僅是檔案管理部門(mén)的工作，更需要各個(gè)部門(mén)之間的相互配合。為進(jìn)一步提高檔案管理工作的及時(shí)性與安全性，各部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分提高。協(xié)助意識(shí)。當(dāng)檔案管理工作需要其他部門(mén)共同參與時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)，配合檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)工作的協(xié)調(diào)與落實(shí)，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。例如檔案部門(mén)需要對(duì)內(nèi)部人事資料進(jìn)行收集與管理時(shí)，人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極配合，補(bǔ)充相關(guān)資料。保證上交信息的真實(shí)性。

綜上所述，信息化背景下如何進(jìn)一步提升基層檔案管理工作的質(zhì)量與效率并且進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)管控，對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)具有重要的意義?，F(xiàn)階段我國(guó)一些基層部門(mén)缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)以及專(zhuān)業(yè)能力。因此，基層部門(mén)必須要轉(zhuǎn)變管理理念，及時(shí)開(kāi)展檔案工作改革，優(yōu)化檔案管理人才儲(chǔ)備，并且提供充分的財(cái)政資金支持，建立并完善檔案管理設(shè)施設(shè)備，才能更好地提升基層檔案管理工作的水平，促進(jìn)檔案工作的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。