論企業(yè)如何做好存貨管理的內(nèi)部控制

李偉

（南寧城市建設(shè)投資集團(tuán)有限責(zé)任公司，廣西 南寧 530219）

一、引言

存貨管理是企業(yè)價(jià)值鏈管理的核心內(nèi)容，影響著企業(yè)存貨周轉(zhuǎn)率、資源配置結(jié)構(gòu)、變現(xiàn)能力、短期償債能力、資源利用率，只有做好存貨管理工作才能保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，降低存貨風(fēng)險(xiǎn)。然而，當(dāng)前很多企業(yè)的存貨管理質(zhì)量堪憂，存貨管理職能沒(méi)有得到發(fā)揮，削弱了企業(yè)運(yùn)營(yíng)能力?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)重視存貨管理，加強(qiáng)存貨管理內(nèi)部控制，通過(guò)完善內(nèi)部控制機(jī)制強(qiáng)化存貨管理效能，優(yōu)化存貨管理體系。

二、企業(yè)存貨管理的功能與影響

（一）存貨管理功能

存貨指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中持有的以備出售的產(chǎn)成品或商品，或仍然處于生產(chǎn)過(guò)程中的產(chǎn)品，或在生產(chǎn)過(guò)程將要消耗的材料、物料等［1］。存貨管理是指基于存貨政策，按需求量和產(chǎn)品可得性，主動(dòng)安排物資在渠道內(nèi)運(yùn)輸與分配的行為，如安排何時(shí)裝運(yùn)、何時(shí)分配、何時(shí)補(bǔ)給、何處存貨。而存貨會(huì)占用大量流動(dòng)資金，直接影響企業(yè)資產(chǎn)運(yùn)作。若存貨過(guò)多，企業(yè)就要承受相應(yīng)的資金壓力，甚至誘發(fā)資金風(fēng)險(xiǎn)，影響企業(yè)價(jià)值鏈的穩(wěn)定；若存貨過(guò)少，存貨短缺會(huì)影響企業(yè)正常生產(chǎn)，額外采購(gòu)則會(huì)增加存貨成本。只有采取存貨管理措施，合理控制存貨狀態(tài)，才能將存貨規(guī)模、存貨成本控制在合理范圍，滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)對(duì)存貨的需求，規(guī)避存貨風(fēng)險(xiǎn)。

（二）存貨管理對(duì)企業(yè)的影響

存貨的產(chǎn)生一方面是出于企業(yè)戰(zhàn)略需要及經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)需要，另一方面則是出于價(jià)格考慮，屬于事先管理措施。存貨管理效果對(duì)企業(yè)諸多方面都有直接影響。首先，存貨管理對(duì)企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)成本有影響。零購(gòu)價(jià)格較高，批量采購(gòu)有優(yōu)惠，大批量采購(gòu)物資就會(huì)產(chǎn)生存貨，而存貨規(guī)模決定了倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、管理費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用［2］。只有選擇適合的存貨方案，才能使存貨效益與成本得到平衡。其次，存貨管理影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)能力。若企業(yè)存貨管理存在問(wèn)題，選擇的存貨運(yùn)送線路不合理，運(yùn)送流量不能滿(mǎn)足生產(chǎn)需求，勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生負(fù)面影響。最后，存貨管理影響企業(yè)安全庫(kù)存。企業(yè)保持一定的安全存量，建立預(yù)存庫(kù)，才能應(yīng)對(duì)大量突發(fā)性訂貨、交貨意外中斷或突然延期等情況。因此，企業(yè)應(yīng)積極加強(qiáng)存貨管理，進(jìn)一步提升存貨管理水平。

三、加強(qiáng)企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制的必要性

（一）減少庫(kù)存積壓，提高資金使用效率

存貨采購(gòu)需要投入大量資金，而大量占用資金會(huì)增加企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。要想實(shí)現(xiàn)“低庫(kù)存、高周轉(zhuǎn)”，就要加強(qiáng)存貨管理內(nèi)控［3］。在存貨管理中要積極采取內(nèi)部控制措施，對(duì)存貨定額、周轉(zhuǎn)、供應(yīng)鏈進(jìn)行監(jiān)督與控制，監(jiān)控存貨情況，保障存貨的采購(gòu)、庫(kù)存、周轉(zhuǎn)都在可控范圍內(nèi)，以減少庫(kù)存積壓，提高資金使用效率。

（二）監(jiān)督存貨流轉(zhuǎn)，維護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全

存貨管理牽扯諸多利益相關(guān)方，在一些環(huán)節(jié)上易發(fā)生違規(guī)操作，損害企業(yè)利益。例如，存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)一些采購(gòu)人員惡意違背企業(yè)采購(gòu)規(guī)章制度，進(jìn)行暗箱操作，“吃、拿、卡、要”，嚴(yán)重影響了采購(gòu)的公正性［4］；再比如，貨物入庫(kù)、出庫(kù)及庫(kù)存環(huán)節(jié)易發(fā)生貪污盜竊，導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)外流。加強(qiáng)內(nèi)部控制，做好存貨盤(pán)點(diǎn)清查，使存貨記錄與實(shí)際庫(kù)存相符，便可遏制違規(guī)操作，維護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全與完整。

（三）準(zhǔn)確掌握庫(kù)存情況，提升資產(chǎn)回報(bào)率

存貨周轉(zhuǎn)可以將資產(chǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)槔麧?rùn)，存貨周轉(zhuǎn)越快，企業(yè)收益率越高。企業(yè)應(yīng)采取內(nèi)部控制措施對(duì)周期存貨、安全存量、預(yù)期存貨、管道存貨進(jìn)行有針對(duì)性的控制，從而及時(shí)掌握庫(kù)存情況，合理安排訂貨時(shí)間和數(shù)量，平衡供求，從而減少流動(dòng)資金需求，加速存貨周轉(zhuǎn)，以保護(hù)企業(yè)少受需求和訂貨周期的影響，充分發(fā)揮存貨的作用，提升企業(yè)資產(chǎn)回報(bào)率，使企業(yè)保持良好的財(cái)務(wù)狀態(tài)，獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

四、企業(yè)做好存貨管理內(nèi)部控制的建議

（一）完善存貨管理內(nèi)控機(jī)制

企業(yè)要轉(zhuǎn)變觀念，根據(jù)存貨政策和戰(zhàn)略目標(biāo)完善存貨管理的內(nèi)控機(jī)制，保障內(nèi)部控制工作任務(wù)得以貫徹和落實(shí)。

首先，企業(yè)要結(jié)合戰(zhàn)略需求、生產(chǎn)需求、庫(kù)存需求、市場(chǎng)環(huán)境制定存貨管理的配套內(nèi)部控制制度，通過(guò)制度對(duì)存貨定額、存貨周期、存貨采購(gòu)、存貨周轉(zhuǎn)做出規(guī)定，控制存貨管理流程，為存貨管理優(yōu)化提供導(dǎo)向。例如，對(duì)各種材料、物資的歸屬，產(chǎn)品和半成品的歸屬，單據(jù)、報(bào)表及具體管理辦法應(yīng)作出相應(yīng)要求，指出具體的存貨管理細(xì)節(jié)，要求各部門(mén)按制度展開(kāi)工作，從而減少管理漏洞。

其次，要構(gòu)建具有獨(dú)立性的內(nèi)控機(jī)構(gòu)。缺乏獨(dú)立性的內(nèi)部控制無(wú)法對(duì)存貨管理產(chǎn)生實(shí)質(zhì)影響，企業(yè)要根據(jù)內(nèi)控需要構(gòu)建具有獨(dú)立性的內(nèi)控工作小組，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)存貨管理監(jiān)督，負(fù)責(zé)對(duì)存貨采購(gòu)、入庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)、領(lǐng)用、核算的復(fù)核，負(fù)責(zé)檢驗(yàn)存貨相關(guān)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性，從而實(shí)現(xiàn)存貨管理的監(jiān)督常態(tài)化。

最后，要構(gòu)建配套評(píng)價(jià)體系。要想加速存貨周轉(zhuǎn)，檢驗(yàn)內(nèi)部控制成果，就要構(gòu)建配套評(píng)價(jià)體系。企業(yè)要通過(guò)評(píng)價(jià)確認(rèn)內(nèi)控達(dá)成情況，考核庫(kù)存誤差率、周轉(zhuǎn)率，檢查是否有未執(zhí)行的控制點(diǎn)，從而查漏補(bǔ)缺，全面提升企業(yè)存貨管理能力。

（二）加強(qiáng)存儲(chǔ)與保管控制

存貨管理中經(jīng)常出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，入賬數(shù)目和庫(kù)存數(shù)量存在差異，根本原因是存儲(chǔ)與保管控制的不足。因此，企業(yè)要從明確崗位責(zé)任、業(yè)財(cái)融合、革新管理手段幾個(gè)方面加強(qiáng)存儲(chǔ)與保管控制，提升內(nèi)部控制的力度。

從明確崗位權(quán)責(zé)方面來(lái)講，企業(yè)要通過(guò)內(nèi)部控制對(duì)存貨管理崗位責(zé)任履行情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，鑒定經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保不相容崗位分離。例如，存貨驗(yàn)收、存貨付款階段必須明確責(zé)任人，相關(guān)責(zé)任人要受到監(jiān)督，確保權(quán)責(zé)平衡。

從業(yè)財(cái)融合方面來(lái)講，脫離業(yè)務(wù)的內(nèi)控，不利于存貨的合理配置。因此，要結(jié)合存貨業(yè)務(wù)流程，基于業(yè)財(cái)融合理念對(duì)存貨業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，控制存貨取得、入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)、保管、領(lǐng)用、處置等環(huán)節(jié)，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員辦理存貨業(yè)務(wù)。

從管理手段革新方面來(lái)講，企業(yè)應(yīng)積極進(jìn)行信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化的內(nèi)部控制平臺(tái)，增強(qiáng)內(nèi)控的時(shí)效性。很多企業(yè)的內(nèi)控系統(tǒng)與存貨系統(tǒng)不兼容，數(shù)據(jù)不互通，導(dǎo)致內(nèi)部控制的時(shí)效性差，需要整合大量數(shù)據(jù)。企業(yè)可構(gòu)建統(tǒng)一管理平臺(tái)，進(jìn)行存貨信息精準(zhǔn)對(duì)流，及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握存貨信息，從而對(duì)存貨進(jìn)行有針對(duì)性的控制。

（三）基于價(jià)值鏈進(jìn)行存貨管理內(nèi)控

存貨管理內(nèi)控影響企業(yè)價(jià)值鏈，存貨管理內(nèi)控缺失會(huì)對(duì)整條價(jià)值鏈產(chǎn)生負(fù)面影響，給企業(yè)帶來(lái)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)要基于價(jià)值鏈制定存貨管理內(nèi)控方案，以?xún)r(jià)值鏈為導(dǎo)向推進(jìn)內(nèi)控工作，加強(qiáng)價(jià)值鏈與存貨管理間的聯(lián)系。具體來(lái)講，企業(yè)應(yīng)結(jié)合產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、出貨、售后服務(wù)等方面的管理需求，正確定位存貨管理的地位，定期召開(kāi)內(nèi)部控制工作會(huì)議，研究存貨管理工作計(jì)劃，確認(rèn)存貨狀態(tài)對(duì)價(jià)值鏈的影響程度，進(jìn)一步明確存貨管理內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)，構(gòu)建完整的存貨控制鏈條。另外，企業(yè)要整合供應(yīng)鏈，對(duì)供應(yīng)鏈上的存貨資源進(jìn)行內(nèi)控，通過(guò)減少儲(chǔ)備成本保障價(jià)值鏈的穩(wěn)定性，從而降低存儲(chǔ)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、存貨資金占用率，使存儲(chǔ)資源、信息資源、管理資源、運(yùn)輸資源成為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的工具。

（四）構(gòu)建專(zhuān)業(yè)內(nèi)部控制隊(duì)伍

存貨管理內(nèi)部控制具有一定的專(zhuān)業(yè)性，需要面對(duì)大量經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)相關(guān)人員綜合素質(zhì)有較高要求。若相關(guān)人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，就難以正確識(shí)別錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)信息。因此，企業(yè)要從人才培養(yǎng)與人才引進(jìn)兩個(gè)方面入手，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的內(nèi)部控制隊(duì)伍。

從人才培養(yǎng)方面來(lái)講，企業(yè)要積極組織職業(yè)技能培訓(xùn)，使相關(guān)人員了解存貨會(huì)計(jì)核算、存貨確認(rèn)以及二級(jí)明細(xì)科目的設(shè)計(jì)，具備存貨內(nèi)控能力。在培訓(xùn)過(guò)程中，為降低培訓(xùn)成本，可積極利用“微課”培訓(xùn)模式組織線上培訓(xùn)?！拔⒄n”內(nèi)容短小精悍，受訓(xùn)者可根據(jù)自身的認(rèn)知條件與學(xué)習(xí)能力反復(fù)觀看視頻，有著較好的培訓(xùn)效果。從外部人才引進(jìn)方面來(lái)講，企業(yè)要提高人才招聘門(mén)檻，對(duì)應(yīng)聘者的內(nèi)控理論實(shí)踐能力和經(jīng)驗(yàn)提出要求，組織筆試、面試，基于任職標(biāo)準(zhǔn)選擇符合要求的優(yōu)秀人才，通過(guò)專(zhuān)人專(zhuān)管提升內(nèi)控水平，避免外行監(jiān)督內(nèi)行的情況發(fā)生。

五、結(jié)語(yǔ)

存貨管理對(duì)企業(yè)有極大影響，企業(yè)做好存貨管理內(nèi)部控制意義重大。因此，企業(yè)應(yīng)完善存貨管理內(nèi)部控制機(jī)制，加強(qiáng)存儲(chǔ)與保管控制，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)內(nèi)部控制隊(duì)伍，全面增強(qiáng)內(nèi)部控制的有效性和專(zhuān)業(yè)性，從而規(guī)范存貨管理，加速存貨周轉(zhuǎn)。