崔彬彬
(1北京從尚國(guó)際企業(yè)管理服務(wù)有限公司,北京 100013;2五糧液集團(tuán)宜賓安仕吉國(guó)際物流有限公司,四川 宜賓 644000)
隨著經(jīng)濟(jì)全球化影響力的不斷擴(kuò)大,供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購(gòu)管理工作的作用越來(lái)越明顯,在企業(yè)管理中的地位日益提升,企業(yè)管理層對(duì)采購(gòu)管理工作也更加關(guān)注。但是由于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足,部分企業(yè)存在采購(gòu)管理薄弱的問(wèn)題,且依然采用粗放型采購(gòu)模式,為了在短時(shí)間內(nèi)彌補(bǔ)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)的漏洞,有必要對(duì)采購(gòu)管理工作的優(yōu)化和升級(jí)進(jìn)行探討。
供應(yīng)鏈指的是圍繞核心企業(yè)的網(wǎng)鏈關(guān)系,其圍繞核心企業(yè),對(duì)資金流、物流以及信息流進(jìn)行管理和控制,使產(chǎn)品從原材料制成最終產(chǎn)品,最終通過(guò)銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)送達(dá)消費(fèi)者。供應(yīng)鏈管理將供應(yīng)商、制造商、零售商以及消費(fèi)者構(gòu)成了一條功能網(wǎng)鏈。
供應(yīng)鏈以網(wǎng)鏈的結(jié)構(gòu)存在,其中網(wǎng)鏈的節(jié)點(diǎn)是各個(gè)企業(yè),而這些節(jié)點(diǎn)圍繞核心企業(yè)分布,各節(jié)點(diǎn)企業(yè)之間為供求關(guān)系,因此具備四個(gè)特征。第一個(gè)特征是復(fù)雜性。由于供應(yīng)鏈上節(jié)點(diǎn)較多,且各節(jié)點(diǎn)還可根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類(lèi)型、企業(yè)規(guī)模等繼續(xù)劃分,比單個(gè)企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜得多。第二個(gè)特征是動(dòng)態(tài)性。當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境變化速度較快,企業(yè)之間的供求關(guān)系和利益關(guān)系也會(huì)發(fā)生變化,供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)時(shí)常處于動(dòng)態(tài)變化當(dāng)中。第三個(gè)特征是面向用戶(hù)需求。供應(yīng)鏈的形成主要基于市場(chǎng)需求,而市場(chǎng)需求的本質(zhì)則是用戶(hù)需求,供應(yīng)鏈的作用就是通過(guò)各個(gè)節(jié)點(diǎn)企業(yè)的協(xié)調(diào)配合,提供能滿(mǎn)足用戶(hù)需求的最終產(chǎn)品。第四個(gè)特征是交叉性。供應(yīng)鏈中的某個(gè)節(jié)點(diǎn)企業(yè),可以是當(dāng)前供應(yīng)鏈中的某一環(huán),也可以是另外一個(gè)供應(yīng)鏈中的節(jié)點(diǎn),眾多供應(yīng)鏈形成了交叉結(jié)構(gòu)[1]。
供應(yīng)鏈能夠幫助企業(yè)高效地獲取制造產(chǎn)品或提供服務(wù)所需的材料和半成品,因此具有協(xié)調(diào)配合的功能要素,包含五點(diǎn)內(nèi)容。
計(jì)劃:企業(yè)融入供應(yīng)鏈之前,需要基于目前的實(shí)際狀況,如現(xiàn)有資源、當(dāng)前發(fā)展階段、戰(zhàn)略目標(biāo)完成進(jìn)度等,制定出合理的資源計(jì)劃,對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行合理配置,提高資金使用效率,以滿(mǎn)足客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品的實(shí)際需求。
采購(gòu):在采購(gòu)環(huán)節(jié),企業(yè)需要通過(guò)合理的采購(gòu)策略選擇出能為自身提供原材料或服務(wù)的供應(yīng)商,并制定合理的流程,與供應(yīng)商達(dá)成長(zhǎng)期合作關(guān)系。
制造:該環(huán)節(jié)的目的在于對(duì)原材料或半成品進(jìn)行生產(chǎn)加工,并且圍繞成品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)、打包及配送前的所有準(zhǔn)備工作。
物流:該環(huán)節(jié)是物流企業(yè)關(guān)注的重要環(huán)節(jié),通過(guò)對(duì)用戶(hù)的訂單收據(jù)進(jìn)行整理,建立配送網(wǎng)絡(luò),將最終產(chǎn)品配送到消費(fèi)者手中。
售后:該環(huán)節(jié)是對(duì)產(chǎn)品售后的反饋服務(wù),及時(shí)對(duì)用戶(hù)提出的產(chǎn)品問(wèn)題進(jìn)行分析和解決,必要時(shí)要接收退回的產(chǎn)品,及時(shí)安撫客戶(hù)情緒。
企業(yè)采購(gòu)是指企業(yè)出于業(yè)務(wù)的生產(chǎn)需求,對(duì)市場(chǎng)信息進(jìn)行調(diào)查研究,并結(jié)合自身實(shí)際需求,選擇出合適的供應(yīng)商,與之合作,使雙方形成供求關(guān)系。而企業(yè)的采購(gòu)管理與采購(gòu)是存在一定區(qū)別的。采購(gòu)是為了完成預(yù)設(shè)的采購(gòu)目標(biāo)任務(wù)而開(kāi)展的實(shí)際活動(dòng),一般是指采購(gòu)人員的工作內(nèi)容。而采購(gòu)管理不僅包括采購(gòu)人員的工作內(nèi)容,而且涉及企業(yè)其他部門(mén)的工作人員。該工作內(nèi)容主要由企業(yè)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭協(xié)調(diào),其擁有調(diào)用企業(yè)內(nèi)部相應(yīng)資源的權(quán)力。由此可見(jiàn),采購(gòu)活動(dòng)是關(guān)于操作層面的基本工作內(nèi)容,而采購(gòu)管理則是關(guān)于企業(yè)管理層面的系統(tǒng)工作內(nèi)容,關(guān)系到企業(yè)各個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)配合,因此具有明顯的系統(tǒng)性。
企業(yè)采購(gòu)管理的目標(biāo)是在特定的時(shí)間內(nèi),盡可能降低采購(gòu)成本,并提高采購(gòu)材料的質(zhì)量,以確保供應(yīng)商能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)提供足夠的材料,保障生產(chǎn)目標(biāo)順利完成,進(jìn)而為企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。
采購(gòu)管理有三大職能,分別是供應(yīng)市場(chǎng)信息分析、供應(yīng)保障以及供應(yīng)商管理。供應(yīng)市場(chǎng)信息分析是指企業(yè)要隨時(shí)掌握市場(chǎng)信息動(dòng)態(tài),并對(duì)信息進(jìn)行處理分析,然后及時(shí)將結(jié)果反饋給企業(yè)高級(jí)管理層,為企業(yè)制定下一階段的決策提供參考依據(jù)。供應(yīng)保障是采購(gòu)管理中優(yōu)先級(jí)最高的工作,能通過(guò)合理安排計(jì)劃,確保企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的順利有序進(jìn)行。在工作過(guò)程中,不僅要注重產(chǎn)品的數(shù)量,還要確保產(chǎn)品質(zhì)量符合生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商管理是指企業(yè)通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)溝通,建立和諧穩(wěn)定的采購(gòu)環(huán)境以及穩(wěn)定長(zhǎng)期的合作關(guān)系,為保障資源供應(yīng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
采購(gòu)管理在企業(yè)管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用,主要分為三點(diǎn)。首先,采購(gòu)管理對(duì)成本控制有利。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與成本控制有密切的聯(lián)系,企業(yè)選擇的生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品品質(zhì)、材料數(shù)量、購(gòu)買(mǎi)時(shí)間等因素不同,必然會(huì)導(dǎo)致實(shí)際成本花費(fèi)不同,成本越高,經(jīng)濟(jì)效益自然越低,而企業(yè)能夠通過(guò)采購(gòu)管理工作,合理選擇采購(gòu)方案,控制以上成本因素導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)效益的下降。其次,采購(gòu)管理對(duì)供應(yīng)有利。企業(yè)可通過(guò)采購(gòu)管理,加快原料和信息的流動(dòng)速度,幫助企業(yè)在短時(shí)間內(nèi)提高生產(chǎn)效率,大大縮短交貨時(shí)間,提高客戶(hù)滿(mǎn)意度,獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益。最后,采購(gòu)管理對(duì)銷(xiāo)售有利。物資采購(gòu)作為企業(yè)產(chǎn)品銷(xiāo)售之前的先導(dǎo)環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)確保生產(chǎn)成品的品質(zhì)和數(shù)量與市場(chǎng)實(shí)際需求相符合,使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益最大化。
傳統(tǒng)采購(gòu)工作主要將重心放在供應(yīng)商提供的產(chǎn)品上,以此為基礎(chǔ)進(jìn)行篩選,在滿(mǎn)足交期與質(zhì)量的前提下,企業(yè)格外重視不同供應(yīng)商之間的價(jià)格,傾向于選擇價(jià)格較低且產(chǎn)品質(zhì)量較高的供應(yīng)商建立合作關(guān)系。在具體操作方面,傳統(tǒng)采購(gòu)管理側(cè)重于價(jià)格談判,企業(yè)采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商會(huì)在產(chǎn)品定價(jià)方面進(jìn)行多次談判,包括報(bào)價(jià)、詢(xún)價(jià)及還價(jià)等內(nèi)容。由此可見(jiàn),傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式具有一定的弊端,如無(wú)法全面評(píng)價(jià)供應(yīng)商,存在一定信息差,有時(shí)過(guò)于考量?jī)r(jià)格,反而會(huì)忽略產(chǎn)品質(zhì)量及供應(yīng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。
供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購(gòu)管理,著重考慮市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)化需求,企業(yè)采購(gòu)部門(mén)要隨時(shí)獲取市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)信息,從而對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行合理規(guī)劃,按實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)。供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購(gòu)管理有兩個(gè)特點(diǎn),首先,按訂單采購(gòu)。供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購(gòu)管理工作,通常以客戶(hù)訂單為驅(qū)動(dòng)點(diǎn),訂單產(chǎn)生因客戶(hù)需求而產(chǎn)生,因此按訂單采購(gòu)能準(zhǔn)確反映市場(chǎng)需求,避免出現(xiàn)無(wú)效采購(gòu)現(xiàn)象,減少資源浪費(fèi)。其次,實(shí)施有效資源管理。企業(yè)能夠通過(guò)采購(gòu)管理工作,將事后把控模式轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂颇J剑瑴p少傳統(tǒng)采購(gòu)模式帶來(lái)的信息差,加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的信息溝通。供應(yīng)商和企業(yè)共享庫(kù)存數(shù)據(jù),能提高采購(gòu)決策過(guò)程的透明度,為后續(xù)合作打下良好的基礎(chǔ)[2]。與此同時(shí),下游客戶(hù)也能通過(guò)與企業(yè)共享數(shù)據(jù),使企業(yè)快速確認(rèn)交期時(shí)間,從而提前規(guī)劃好生產(chǎn)計(jì)劃,確保企業(yè)準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)。
大型企業(yè)需要采購(gòu)的產(chǎn)品種類(lèi)較多,為了確保采購(gòu)工作的有序進(jìn)行,提高資源使用效率,實(shí)現(xiàn)企業(yè)制定的采購(gòu)目標(biāo),企業(yè)要對(duì)需要采購(gòu)的物資進(jìn)行分類(lèi),可按照物資對(duì)企業(yè)的重要性進(jìn)行分類(lèi),如在企業(yè)供應(yīng)成本及生產(chǎn)方面產(chǎn)生的作用、給企業(yè)帶來(lái)的供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)等,按物資的種類(lèi)進(jìn)行采購(gòu)。要根據(jù)產(chǎn)品的重要程度和供應(yīng)市場(chǎng)的情況,選擇不同的采購(gòu)戰(zhàn)略。
企業(yè)與供應(yīng)商的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,是一種雙方共贏、互相信任、共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和利潤(rùn)的企業(yè)合作關(guān)系。雙方在長(zhǎng)期合作中,會(huì)將商業(yè)市場(chǎng)交易行為轉(zhuǎn)變?yōu)閮纱笃髽I(yè)體系的內(nèi)部交易,實(shí)現(xiàn)雙方內(nèi)部資源的交換,促進(jìn)雙方企業(yè)資源的保值增值。從企業(yè)的角度來(lái)看,長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系能使企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)所需的原料數(shù)量和質(zhì)量都得到保證;而從供應(yīng)商的角度來(lái)看,長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系能使供應(yīng)商的產(chǎn)品穩(wěn)定銷(xiāo)售輸出,不僅能使供應(yīng)商獲得穩(wěn)定收益,還能促進(jìn)整個(gè)供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。
采購(gòu)戰(zhàn)略是從戰(zhàn)略的角度審視采購(gòu)管理工作,通過(guò)對(duì)某一特定產(chǎn)品進(jìn)行分析,根據(jù)服務(wù)需求有針對(duì)性地制定采購(gòu)戰(zhàn)略。在供應(yīng)鏈環(huán)境下,企業(yè)要充分甄別有效的采購(gòu)機(jī)會(huì),合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),化挑戰(zhàn)為機(jī)遇,增強(qiáng)企業(yè)對(duì)外部環(huán)境的適應(yīng)能力。從歷史數(shù)據(jù)分析結(jié)果可以看出,企業(yè)對(duì)重要供應(yīng)商開(kāi)展采購(gòu)管理工作是十分必要的,可使用SWOT模型對(duì)供應(yīng)商的特征進(jìn)行分析,找出不同供應(yīng)商具備的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì),以及其能為企業(yè)找出的機(jī)會(huì)和風(fēng)險(xiǎn)等,從而制定針對(duì)性較強(qiáng)的采購(gòu)戰(zhàn)略。
傳統(tǒng)多層次、金字塔狀的管理結(jié)構(gòu)降低了企業(yè)不同管理層級(jí)的溝通效率和執(zhí)行效率,冗雜的管理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)使企業(yè)中下層難以及時(shí)對(duì)管理決策作出反應(yīng)。與此同時(shí),企業(yè)高層也無(wú)法快速獲知基層工作的實(shí)際反饋。在采購(gòu)管理工作方面,企業(yè)各層級(jí)人員無(wú)法快速響應(yīng)市場(chǎng)和客戶(hù)需求,也就無(wú)法針對(duì)市場(chǎng)變化進(jìn)行合理的調(diào)整,無(wú)疑增大了市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。而在信息化背景下,企業(yè)可對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行扁平化處理,減少縱向管理層次,削減作用較小的職能部門(mén),將部分決策權(quán)下放到基層當(dāng)中,從而提高企業(yè)管理效率。
在采購(gòu)管理工作中,不僅需要實(shí)現(xiàn)組織的扁平化,而且需要協(xié)調(diào)好各組織部門(mén)的工作,完成對(duì)采購(gòu)管理流程的再設(shè)計(jì),要做好組織部門(mén)與外部環(huán)境的協(xié)調(diào)工作,具體可從兩個(gè)方面入手。首先,企業(yè)內(nèi)部信息與訂單信息協(xié)調(diào)同步,應(yīng)當(dāng)注重采購(gòu)需求信息與訂單信息的協(xié)調(diào)一致,通過(guò)信息協(xié)調(diào)及時(shí)獲取市場(chǎng)中的潛在需求,生產(chǎn)部和物料部根據(jù)市場(chǎng)需求制定生產(chǎn)計(jì)劃和物料組織計(jì)劃,業(yè)務(wù)流程隨著以上計(jì)劃的變動(dòng)而發(fā)生改變。其次,內(nèi)部資源戰(zhàn)略協(xié)調(diào)。除了外部市場(chǎng)需求會(huì)對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理造成影響外,企業(yè)的物料采購(gòu)還會(huì)受到內(nèi)部資源的限制,如企業(yè)當(dāng)前的采購(gòu)計(jì)劃金額超過(guò)采購(gòu)資金預(yù)算,那么企業(yè)財(cái)務(wù)部和倉(cāng)儲(chǔ)部就會(huì)對(duì)采購(gòu)需求和訂單業(yè)務(wù)發(fā)出預(yù)警信息。
采購(gòu)管理工作涉及采購(gòu)、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷(xiāo)售等活動(dòng),涉及企業(yè)、供應(yīng)商、消費(fèi)者等主體。首先,企業(yè)會(huì)與下游消費(fèi)者進(jìn)行溝通交流,從而確定當(dāng)前的市場(chǎng)需求信息,如產(chǎn)品價(jià)格、數(shù)量、交期、質(zhì)量等,通過(guò)數(shù)據(jù)信息分析,制定市場(chǎng)需求報(bào)告。其次,企業(yè)還會(huì)與上游供應(yīng)商進(jìn)行交流,結(jié)合市場(chǎng)需求,向供應(yīng)商提出自身的采購(gòu)要求,包括物料質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格、交期等信息。從系統(tǒng)整體上分析,第一,需要明確下游市場(chǎng)需求,第二,需要明確企業(yè)自身所具備的資源,第三,需要整合上游供應(yīng)商信息,三個(gè)節(jié)點(diǎn)互相作用、互相協(xié)調(diào),能促進(jìn)供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn),減少各節(jié)點(diǎn)的經(jīng)濟(jì)損失。
采購(gòu)管理人才隊(duì)伍建設(shè)工作可分為兩個(gè)方面。首先,在思想層面上,企業(yè)要使采購(gòu)人員明確采購(gòu)管理工作是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要組成部分,提高采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)管理工作的重視度。其次,在業(yè)務(wù)技能方面,企業(yè)要對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行縱向和橫向技能培訓(xùn),縱向培訓(xùn)是指提升采購(gòu)人員個(gè)人專(zhuān)業(yè)素養(yǎng),橫向培訓(xùn)是指進(jìn)行跨部門(mén)采購(gòu)管理團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建,針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大的現(xiàn)狀,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的專(zhuān)業(yè)化分工。
隨著信息技術(shù)的成熟和普及,企業(yè)將信息技術(shù)與采購(gòu)管理相結(jié)合已成為必然趨勢(shì)。信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)主要是通過(guò)信息系統(tǒng)強(qiáng)大的信息收集和分析能力,實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化、信息傳遞無(wú)紙化,極大地提高企業(yè)內(nèi)外的溝通效率,打破原有的信息孤島的局面。要強(qiáng)調(diào)實(shí)用性原則、統(tǒng)一性原則和安全性原則。實(shí)用性原則是指信息系統(tǒng)要與采購(gòu)業(yè)務(wù)緊密結(jié)合,幫助采購(gòu)人員提高工作效率;統(tǒng)一性原則是指系統(tǒng)設(shè)計(jì)要采用統(tǒng)一的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和工業(yè)標(biāo)準(zhǔn),無(wú)須轉(zhuǎn)換完成數(shù)據(jù)傳輸,滿(mǎn)足其他系統(tǒng)連接的需求;安全性原則是指該系統(tǒng)要能確保數(shù)據(jù)庫(kù)中信息數(shù)據(jù)的安全,可提供安全防護(hù)措施[3]。
企業(yè)能通過(guò)信息系統(tǒng)硬件設(shè)施和軟件配置,實(shí)現(xiàn)與上游供應(yīng)商和下游消費(fèi)者的溝通交流,并將外部數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)狡髽I(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中,實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)外采購(gòu)信息的管理。首先,企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商和客戶(hù)管理信息系統(tǒng),外部供應(yīng)商和消費(fèi)者可訪(fǎng)問(wèn)企業(yè)的信息管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)彼此的信息數(shù)據(jù)交換,企業(yè)要對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。其次,企業(yè)還要建立內(nèi)部信息管理控制中心,完成采購(gòu)管理需求分析、訂單計(jì)劃及物料驗(yàn)收等工作,該控制中心還可對(duì)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理維護(hù),為企業(yè)各部門(mén)工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)信息支持。
在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,各企業(yè)之間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力日益增大,引入供應(yīng)鏈管理這一新型管理模式,能夠有效提高企業(yè)管理的整體水平,增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力,幫助企業(yè)解決采購(gòu)管理環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題。因此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)采購(gòu)知識(shí)理論,加強(qiáng)采購(gòu)人才隊(duì)伍建設(shè),分析總結(jié)采購(gòu)管理的日常經(jīng)驗(yàn),將采購(gòu)管理的戰(zhàn)略與實(shí)踐結(jié)合起來(lái),使其成為企業(yè)與供應(yīng)商長(zhǎng)期合作的保障。