鄧松樹
(福建省龍巖市連城縣人民政府辦公室,龍巖 366200)
公文是指機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)施行政業(yè)務(wù)、公共服務(wù)等職能時(shí)形成或應(yīng)用的資料,與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理效能、服務(wù)效能息息相關(guān)。公文管理是指對(duì)公文形成、辦理、歸檔等公文處理過程進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型可使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成相關(guān)操作,規(guī)避人為因素的影響,能夠顯著提升公文管理質(zhì)效,節(jié)約辦公成本,應(yīng)受到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的廣泛重視。
在機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展辦公業(yè)務(wù)的過程中,會(huì)產(chǎn)生大量公文。公文是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展辦公業(yè)務(wù)的關(guān)鍵資料,公文管理是業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容。基于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的特殊性,公文有明確的格式要求,往往涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位的多個(gè)部門,且部分內(nèi)容涵蓋機(jī)關(guān)事業(yè)單位的涉密事項(xiàng),對(duì)公文的形成、流轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)等管理環(huán)節(jié)提出較高要求。在此基礎(chǔ)上,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公文管理工作相對(duì)復(fù)雜,難度較高。在電子政務(wù)發(fā)展過程中,公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是不容忽視的重點(diǎn)和難點(diǎn)問題,出現(xiàn)該現(xiàn)象的原因在于公文管理的如下特征。
首先是時(shí)效性。公文是機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公業(yè)務(wù)相關(guān)的書面文件,應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行傳閱與辦理,為辦公業(yè)務(wù)的高效實(shí)施提供支持,使得公文管理表現(xiàn)出顯著的時(shí)效性特征。如公文管理人員缺乏時(shí)間觀念,未及時(shí)完成閱辦等操作,導(dǎo)致書面文件操作與機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公業(yè)務(wù)脫節(jié),將對(duì)依法行政及公務(wù)活動(dòng)的實(shí)施產(chǎn)生負(fù)面影響?;诖耍瑱C(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步推進(jìn)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型的技術(shù)優(yōu)勢(shì),將復(fù)雜煩瑣的人工操作升級(jí)為自動(dòng)操作,提高公文管理的時(shí)效性。
其次是規(guī)范性。公文有特定的體式及規(guī)范的處理程序,公文管理人員在開展各項(xiàng)公文管理工作時(shí),應(yīng)遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T 9704-2012)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,規(guī)范公文的格式、類型、行文規(guī)則等操作,使得公文管理表現(xiàn)出顯著的規(guī)范性特征。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中,公文管理的規(guī)范性體現(xiàn)在公文管理章程、公文管理工作作風(fēng)、公文管理流程銜接3個(gè)層面,分別從制度、氛圍和操作角度入手,約束公文管理行為,使公文管理符合規(guī)范要求。在此基礎(chǔ)上,機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí),需注重公文規(guī)范性,確保信息化公文管理符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
最后是安全性。公文是機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公業(yè)務(wù)形成的所有書面文件的統(tǒng)稱,涵蓋機(jī)關(guān)事業(yè)單位的涉密內(nèi)容,公文的安全管理有著較高要求,公文管理應(yīng)表現(xiàn)出顯著的安全性特征。特別是在公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,公文管理的線上操作增多,為網(wǎng)絡(luò)攻擊提供可乘之機(jī),加大了公文機(jī)密的泄露風(fēng)險(xiǎn)。為此,在公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)公文安全管理的重視,做好公文的安全防護(hù)工作,切實(shí)保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位的權(quán)益。
在《2020年聯(lián)合國(guó)電子政務(wù)調(diào)查報(bào)告》中,我國(guó)電子政務(wù)發(fā)展指數(shù)為0.794 8,排名進(jìn)入全球前50位(第45位),雖然超過全球平均值,但與世界領(lǐng)先水平仍存在較大差距,仍需持續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)工作。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中,需繼續(xù)加強(qiáng)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,深化管理改革,提高工作效能。細(xì)化來說,機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要作用體現(xiàn)在以下三點(diǎn)。
第一,組織工作要求。黨的十八大以來,我國(guó)頒布了多項(xiàng)電子政務(wù)有關(guān)政策文件,對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子政務(wù)實(shí)施提供指導(dǎo),要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位做到無紙化辦公。為落實(shí)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的要求,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步開展公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,將信息技術(shù)引入公文管理的各個(gè)環(huán)節(jié),由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)負(fù)責(zé)公文管理各個(gè)環(huán)節(jié)中的公文處理工作,在線上完成公文的運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、歸檔等工作,真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。同時(shí),在全面從嚴(yán)治黨要求下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化工作約束,而公文可體現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部的工作成效,數(shù)字化公文管理可為全面從嚴(yán)治黨的落實(shí)提供全面的參考資料,理應(yīng)受到重視。
第二,規(guī)范公文管理。在公文管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中,公文的形成、傳遞及歸檔過程均由公文管理系統(tǒng)負(fù)責(zé),而公文管理系統(tǒng)會(huì)按照設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)程序和要求,進(jìn)行公文處理,減少了人為操作的空間,避免出現(xiàn)篡改或遺漏等現(xiàn)象,使公文管理更為規(guī)范。同時(shí),在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,公文管理系統(tǒng)可對(duì)公文進(jìn)行備份處理,保障了公文的全面性,即使原始文件被損壞或丟失,也不會(huì)影響公文的正常使用,避免公文管理出現(xiàn)問題,造成嚴(yán)重?fù)p失。
第三,提高管理質(zhì)效。公文管理內(nèi)容涵蓋公文的形成、流轉(zhuǎn)及歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié),管理工作量大,且機(jī)關(guān)事業(yè)單位成立時(shí)間較長(zhǎng),形成的公文較多,工作人員的管理難度較高。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可對(duì)公文實(shí)施數(shù)字化處理,由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更換為電子文件,公文管理系統(tǒng)可按照規(guī)范程序?qū)嵤┫嚓P(guān)管理工作,人工操作的工作量大幅降低,可顯著提升公文管理效率。同時(shí),電子文件可支持跨時(shí)間、跨空間的查詢與移動(dòng),便于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的資源整合,提高公文管理質(zhì)量。
基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身工作特點(diǎn),從各個(gè)層面加強(qiáng)和改進(jìn)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,為電子政務(wù)的順利轉(zhuǎn)型添磚加瓦。
在機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理工作中,管理制度是重要的指導(dǎo)文件,為各項(xiàng)公文管理工作的依據(jù)。要想加強(qiáng)和改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,首先要健全公文管理制度,將公文管理信息化納入制度體系中,明確公文管理信息化的要求和實(shí)施要點(diǎn),為公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深化推進(jìn)提供指導(dǎo)。例如,在某機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公文處理規(guī)章制度中,增加數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)的內(nèi)容:①除需要保密的公文外,單位的所有公文均需通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、單位內(nèi)網(wǎng)等方式進(jìn)行公文公布處理;②要求實(shí)施公文處理信息化工作,除政策性公文外,以機(jī)關(guān)事業(yè)單位或辦公室名義向機(jī)關(guān)事業(yè)單位系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布的布置性公文或事務(wù)性公文,全部實(shí)行無紙化傳輸;③要求公文管理人員利用電子掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)公文進(jìn)行電子化處理,同時(shí)按照檔案管理要求保存紙質(zhì)公文。
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)內(nèi)容的指導(dǎo)下,公文管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照制度要求,應(yīng)用公文管理系統(tǒng)開展公文處理工作,這有助于數(shù)字化轉(zhuǎn)型作用的有效發(fā)揮。同時(shí),機(jī)關(guān)事業(yè)單位可在人力資源管理制度中明確公文管理人員的信息化工作職責(zé),將公文管理信息化實(shí)施成效與公文管理人員及辦公室績(jī)效相關(guān)聯(lián),提高公文管理人員對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重視程度,積極執(zhí)行制度內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上,機(jī)關(guān)事業(yè)單位可圍繞公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,優(yōu)化調(diào)整公文管理人員的績(jī)效考核指標(biāo)體系,通過績(jī)效考核指標(biāo)體系,細(xì)化數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下公文管理的各項(xiàng)要求和注意事項(xiàng),有助于公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的強(qiáng)化。
以某機(jī)關(guān)事業(yè)單位為例,在公文管理績(jī)效考核工作中,增加數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)內(nèi)容。例如,在公文簽收方面,對(duì)電子公文簽收時(shí)間有明確要求,普通電子公文應(yīng)在2日內(nèi)簽收,緊急電子公文應(yīng)隨時(shí)簽收。如未滿足工作要求,則在績(jī)效考核中扣除相應(yīng)分?jǐn)?shù)。普通電子公文簽收延遲1次,扣除0.5分;緊急電子公文簽收延遲1次,扣除1分,扣完為止(該指標(biāo)滿分為3分)。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面,要求公文管理人員積極參加培訓(xùn)活動(dòng),根據(jù)活動(dòng)參與情況給予扣分或加分處理,滿分為3分。對(duì)于積極探索公文處理新方法、新手段的公文管理人員,根據(jù)探索方法手段的可行性,給予加分處理,最多加5分。
在機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中,公文管理平臺(tái)是關(guān)鍵技術(shù)的支撐工具,技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理需求,加強(qiáng)管理平臺(tái)建設(shè),拓展公文管理系統(tǒng)功能,更好地為機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型服務(wù)。以某機(jī)關(guān)事業(yè)單位為例,在公文管理平臺(tái)建設(shè)中,圍繞公文管理各項(xiàng)工作內(nèi)容,提供電子簽名、電子印章等服務(wù),滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的無紙化辦公、零接觸辦公目標(biāo)要求。為推進(jìn)精細(xì)化管理,該機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公文管理平臺(tái)功能包括:①發(fā)文管理,包括擬稿會(huì)稿、審核簽發(fā)、核稿編號(hào)、套紅蓋章、分發(fā)歸檔等,自動(dòng)完成各項(xiàng)發(fā)文工作;②收文管理,包括簽收登記、審核分送、批辦傳閱、承辦催辦、跟蹤查詢等,公文管理人員可高效處理各項(xiàng)公文;③公文用印,包括用印公文、快速用印、防偽打印等,將印章進(jìn)行電子化處理,擴(kuò)大數(shù)字化轉(zhuǎn)型廣度與深度;④公文歸檔,包括自動(dòng)歸檔、批量歸檔、借閱管理等,為公文的檔案管理提供便利;⑤公文交換,包括發(fā)送公文、接收公文、公文補(bǔ)發(fā)等,公文交換過程全記錄,避免漏發(fā)或重復(fù)發(fā)送等現(xiàn)象;⑥公文報(bào)表,包括類型統(tǒng)計(jì)、辦理統(tǒng)計(jì)、績(jī)效統(tǒng)計(jì)等,公文管理平臺(tái)可根據(jù)規(guī)范格式自動(dòng)處理相關(guān)數(shù)據(jù),輸出報(bào)表。
同時(shí),技術(shù)人員在公文管理平臺(tái)中設(shè)置應(yīng)用基礎(chǔ)、拓展功能與協(xié)同功能。應(yīng)用基礎(chǔ)是指主題詞庫、模板庫、公文文號(hào)、公文類型及分級(jí)權(quán)限等,支持多種類型的標(biāo)準(zhǔn)公文樣式,公文管理人員可利用平臺(tái)實(shí)施自動(dòng)套紅制作,有效整合數(shù)字化轉(zhuǎn)型與公文管理要求。拓展功能是指檔案集成、身份認(rèn)證、印章集成等,為電子印章與電子簽名的實(shí)施提供支持。協(xié)同功能是指會(huì)議管理、日常管理、督辦管理等,為公文管理人員制訂工作計(jì)劃、協(xié)調(diào)工作內(nèi)容提供便利,有助于公文管理質(zhì)效的提升。另外,在公文管理平臺(tái)中,全程記錄辦文過程,包括辦文期間的修改痕跡,可顯著提升政務(wù)信息的安全性。
辦公室人員是開展公文管理的主體,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)做好信息人才培養(yǎng)工作,提高辦公室人員的信息素養(yǎng),確保其高效開展公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,為公文管理質(zhì)效提升提供人員保障。以某機(jī)關(guān)事業(yè)單位為例,在信息人才培養(yǎng)中,從兩個(gè)層面開展培訓(xùn)。其一,制度培訓(xùn)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位根據(jù)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求調(diào)整工作制度后,組織辦公室人員進(jìn)行公文管理制度學(xué)習(xí),共同解讀數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下公文管理的新要求,明確公文管理信息化實(shí)施要點(diǎn),使公文管理人員明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文運(yùn)轉(zhuǎn)流程、規(guī)范格式等內(nèi)容,強(qiáng)化辦公室人員的信息意識(shí)及責(zé)任意識(shí),調(diào)動(dòng)其學(xué)習(xí)積極性。其二,操作培訓(xùn)。在公文管理平臺(tái)投入使用后,組織公文管理人員開展操作培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容包括管理平臺(tái)介紹、管理平臺(tái)操作指導(dǎo)、管理平臺(tái)實(shí)戰(zhàn)演練等,使公文管理人員明確管理平臺(tái)的各項(xiàng)公文管理功能,掌握功能操作方法要點(diǎn),并通過實(shí)戰(zhàn)演練提升平臺(tái)操作水平,進(jìn)而開展高效高質(zhì)的信息化公文管理工作。
另外,機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展培訓(xùn)活動(dòng)的同時(shí),可舉辦專項(xiàng)培訓(xùn)會(huì),強(qiáng)調(diào)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性,明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)在于嚴(yán)把政治關(guān)、政策關(guān)、格式關(guān)等,切實(shí)利用公文管理信息化平臺(tái)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公文辦理效率和管理質(zhì)量。指明各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)的要求,確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各個(gè)相關(guān)科室及公文管理人員能夠開展高效學(xué)習(xí),盡快掌握操作要領(lǐng),將其用于崗位實(shí)踐,查缺補(bǔ)漏,保障公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的有效實(shí)施,逐步提升公文管理的信息化、數(shù)字化水平。強(qiáng)化公文管理培訓(xùn)成果管理,根據(jù)崗位人員的公文管理成效,評(píng)估培訓(xùn)效果與崗位成效,嚴(yán)格跟進(jìn)問效,倒逼崗位人員積極參與培訓(xùn)活動(dòng),提升公文管理成效。
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)信息安全是威脅電子政務(wù)的關(guān)鍵因素,機(jī)關(guān)事業(yè)單位在加強(qiáng)和改進(jìn)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作時(shí),應(yīng)提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全的重視,對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)公文實(shí)施規(guī)范管理,保障公文管理信息化的安全推進(jìn)。結(jié)合上述機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案要點(diǎn),網(wǎng)絡(luò)信息安全的落實(shí)可從以下三方面入手。
第一,建設(shè)安全網(wǎng)絡(luò)。搭建公文傳輸專用網(wǎng)絡(luò),與互聯(lián)網(wǎng)隔離,建立互聯(lián)網(wǎng)攻擊第一道防線,避免互聯(lián)網(wǎng)攻擊者直接攻擊公文傳輸網(wǎng)絡(luò)。設(shè)置管理平臺(tái)權(quán)限,技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)公文管理人員的崗位,設(shè)置不同平臺(tái)訪問權(quán)限等級(jí),向不同權(quán)限的用戶開放不同功能和數(shù)據(jù)庫內(nèi)容,避免不法分子利用漏洞獲取或篡改機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公文。
第二,拓展管理平臺(tái)空間??紤]到機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文的數(shù)量逐年增多,公文管理平臺(tái)空間應(yīng)具有可擴(kuò)展性,技術(shù)人員設(shè)置拓展功能,可以不斷增加平臺(tái)的存儲(chǔ)空間,必要時(shí)可打造云平臺(tái),將公文存儲(chǔ)于管理云中,避免管理平臺(tái)因存儲(chǔ)過多文件而降低運(yùn)行速度,進(jìn)而崩潰,提高管理平臺(tái)使用可靠性。另外,公文管理人員的安全意識(shí)也會(huì)影響公文管理安全,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在制度中明確管理平臺(tái)安全使用要求,約束其工作行為,避免公文管理人員在無意識(shí)的情況下使用個(gè)人工具,導(dǎo)致公文管理平臺(tái)被電腦病毒侵入。
第三,引進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)。技術(shù)人員在進(jìn)行公文管理信息化平臺(tái)建設(shè)時(shí),應(yīng)一體推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、安全認(rèn)證技術(shù)、安全網(wǎng)關(guān)等,并設(shè)置系統(tǒng)管理員、安全保密管理員及安全審計(jì)管理員等用戶,對(duì)公文管理信息化平臺(tái)的安全使用進(jìn)行全面管理,通過三類管理員的相互制約,保障網(wǎng)絡(luò)信息安全,避免惡意訪問或病毒攻擊。
以某機(jī)關(guān)事業(yè)單位構(gòu)建的公文管理平臺(tái)為例,工作人員以該平臺(tái)為基礎(chǔ)開展各項(xiàng)公文管理工作,為提升公文管理安全性,平臺(tái)對(duì)帶有重要數(shù)據(jù)的公文實(shí)施對(duì)稱加密、信息摘要、電子簽名處理,利用相關(guān)技術(shù)增強(qiáng)公文的加密效果,避免機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要信息泄露。同時(shí),為應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展帶來的多樣化攻擊手段,公文管理平臺(tái)應(yīng)承載于專用網(wǎng)絡(luò),引進(jìn)多種安全認(rèn)證方式,在公文流轉(zhuǎn)的過程中對(duì)使用人員進(jìn)行認(rèn)證,判斷平臺(tái)用戶的權(quán)限是否滿足對(duì)應(yīng)公文的處理要求,提高公文處理的安全性,避免機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要數(shù)據(jù)被不法分子獲取。平臺(tái)可使用的認(rèn)證方式包括USB Key認(rèn)證、動(dòng)態(tài)口令卡、CA認(rèn)證等,針對(duì)不同類型的公文采用不同的認(rèn)證方式,進(jìn)一步提升公文加密效果。另外,對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的密級(jí)公文,公文管理平臺(tái)對(duì)公文設(shè)置二次密碼校驗(yàn)功能,通過雙重密碼驗(yàn)證保障公文的安全應(yīng)用,提高公文管理水平。
綜上所述,機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)更加精準(zhǔn)有效落實(shí)組織工作要求,規(guī)范公文文件,提高公文管理質(zhì)效。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步健全公文管理制度,加強(qiáng)公文管理平臺(tái)建設(shè),提升管理人員信息素養(yǎng),突出網(wǎng)絡(luò)信息安全,全面加強(qiáng)和改進(jìn)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,發(fā)揮轉(zhuǎn)型作用,實(shí)現(xiàn)全方位高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。