信息化檔案管理模式存在的問題及優(yōu)化措施

范 敏

（梁山縣工業(yè)和信息化局，濟(jì)寧 272600）

引 言

信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，擁有高效、高速、大容量的特點(diǎn)，受地點(diǎn)、時(shí)間等因素的影響較小，對(duì)保存環(huán)境的要求相對(duì)較低。因此，根據(jù)信息化檔案管理的特點(diǎn)，對(duì)信息化管理模式做進(jìn)一步的研究探討，對(duì)于改進(jìn)信息化檔案管理模式、提高檔案管理工作質(zhì)量和效率具有重要意義。

一、信息化檔案管理的概念與特點(diǎn)

（一）信息化檔案管理概念

信息化檔案管理模式主要是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合性的存儲(chǔ)處理、分類整理等，使檔案管理規(guī)范化、檔案信息數(shù)字化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。應(yīng)用信息化管理在實(shí)際開展過程中，可分為U盤、硬盤，以及云儲(chǔ)存等諸多模式。信息化管理在檔案管理過程中屬于具有創(chuàng)新性的管理模式，具有諸多方面的優(yōu)勢(shì)，不僅能夠使得儲(chǔ)存空間得以有效節(jié)約，而且能夠進(jìn)一步將圖片、文字、音頻、視頻等諸多內(nèi)容進(jìn)行綜合性的整合，使得檔案管理工作效率得到大幅度的提升。一方面，信息化管理能夠方便人們隨時(shí)對(duì)資料進(jìn)行查閱與調(diào)?。涣硪环矫?，信息化管理能夠在一定程度上使管理成本大幅度降低。

（二）信息化檔案管理的特點(diǎn)

1.信息化檔案管理具有高效化的特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)不斷升級(jí)，許多軟件能夠在檔案信息化管理過程中得到綜合性的應(yīng)用，除了傳統(tǒng)的Word、Excel等諸多工具，相應(yīng)的檔案館已經(jīng)能夠?qū)f(xié)同管理云系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，使檔案管理的信息化程度得到不斷的提升，不僅使檔案的分類儲(chǔ)存工作得以高效完成，并且能夠使相應(yīng)的人員開展高效的協(xié)同合作，對(duì)檔案信息進(jìn)行高質(zhì)量、高效率的查詢。

2.信息化檔案管理具有高度系統(tǒng)化的特點(diǎn)

在信息化檔案管理模式之下，相應(yīng)的檔案管理構(gòu)建出更加系統(tǒng)化的特征。依托信息化檔案管理的工作人員能夠開展系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)采集，并且對(duì)文字內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)綜合性的編輯。信息化管理模式需要遵循嚴(yán)格的規(guī)范化模板，將需要填寫的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的完善，使信息得到有效的分類，防止各類差異性的信息冗雜融合。信息化檔案管理模式在實(shí)際應(yīng)用背景之下，使檔案管理過程更為規(guī)范，也更為系統(tǒng)，并且分類將更為清晰。

3.信息化檔案管理工作具有全面化的特點(diǎn)

在信息化檔案管理模式的背景之下，檔案管理信息具有更加全面的特征。在傳統(tǒng)檔案具體管理的過程中，相應(yīng)的檔案管理環(huán)節(jié)會(huì)由檔案管理室的工作人員以獨(dú)立的方式來完成，諸多信息采集角度存在碎片化及扁平化的特征。在開展信息化檔案管理的過程中，可以借助圖片、音頻及視頻等諸多信息，更加充分地使檔案從不同角度得到全面反映。對(duì)于部分較為重要的檔案而言，能夠?yàn)槠溥M(jìn)一步添加附件，使檔案管理能夠更為細(xì)致、更為全面。

二、信息化檔案管理模式的作用

（一）使檔案管理流程化工作模式得以實(shí)現(xiàn)

傳統(tǒng)檔案管理僅在某一地方對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行儲(chǔ)存，如果需要對(duì)資料進(jìn)行查閱，則需要在相應(yīng)的地點(diǎn)進(jìn)行，并且多數(shù)資料為孤本，很難進(jìn)行共享。而信息化檔案管理在應(yīng)用過程中，能夠使資源得到有效的共享，所有人均可以通過登錄計(jì)算機(jī)對(duì)所需要的資料進(jìn)行查閱。此外，信息化管理模式在應(yīng)用過程中能夠使檔案管理工作更加有效，能夠形成更為標(biāo)準(zhǔn)化的工作模式。

（二）使檔案管理工作的時(shí)效性得以大幅度提升

在信息化檔案管理工作開展之前，檔案管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間來對(duì)資料文檔進(jìn)行整理，并且進(jìn)行有效的歸類，具有較為繁重、單調(diào)的工作特征，致使管理人員不愿從事檔案管理工作，也致使檔案管理人員存在消極怠工的現(xiàn)象，使得檔案管理工作的時(shí)效性得不到有效保證。而信息化檔案管理模式在具體應(yīng)用過程中，能夠?qū)ι鲜鰡栴}予以規(guī)避，工作人員在短時(shí)間之內(nèi)可對(duì)需要的資料進(jìn)行錄入，并且能夠確保檔案信息管理工作具有高度的時(shí)效性。同時(shí)，計(jì)算機(jī)能夠自動(dòng)地對(duì)各類信息進(jìn)行有效的分類，使得信息的實(shí)用功能得到有效的發(fā)揮。

（三）使檔案檢索工作的精準(zhǔn)性得到提高

檔案檢索的主要作用在于后續(xù)能夠快速便捷地對(duì)各類檔案進(jìn)行查閱。精準(zhǔn)性是檔案管理追求的目標(biāo)，在人工管理模式下，需要以人工方式對(duì)各類檔案內(nèi)容予以查詢，會(huì)消耗大量人力物力，同時(shí)在查詢之后需要對(duì)各類資料進(jìn)行重新整理，使檔案管理的工作量大幅度增加。在電子信息化檔案管理模式下，查詢工作在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)上完成，通過輸入關(guān)鍵字或相關(guān)檢索內(nèi)容便可查詢所需要用的檔案，因此檔案檢索精準(zhǔn)性得到有效提升。

三、信息化檔案管理模式存在的問題

（一）信息化檔案管理安全性有待進(jìn)一步提升

一方面，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠使檔案信息與實(shí)際載體進(jìn)行分離，方便了檔案信息的使用，進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案信息的綜合使用價(jià)值；另一方面，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，加大了安全管理的難度，應(yīng)引起管理人員的高度重視。

目前，電子檔案的保護(hù)僅為相應(yīng)的用戶名及密碼的一次性防護(hù)，存在密碼泄露風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)整體電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。此外，檔案的安全防護(hù)工作與檔案管理制度化建設(shè)有著極為密切的聯(lián)系，仍有部分單位沒有健全完善電子檔案管理制度，存在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)非法運(yùn)行及檔案非法竊取等諸多問題。在部分信息檔案丟失之后，相應(yīng)的檔案追蹤工作無法得到有效的實(shí)現(xiàn)，也致使檔案管理工作存在的安全問題無法得到真正的解決。

（二）信息化檔案管理人員的工作素養(yǎng)有待進(jìn)一步提升

檔案管理人員是檔案管理工作中極為重要的實(shí)施者，同時(shí)也是檔案管理工作過程中較為活躍的要素，其自身綜合素養(yǎng)對(duì)檔案管理的質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生較為明顯的影響。在信息化檔案管理過程中，需要管理人員能夠使用計(jì)算機(jī)信息操作技術(shù)，對(duì)各類檔案資料進(jìn)行加工處理，對(duì)檔案管理情況進(jìn)行分析。但是，目前部分工作人員仍然按照以前的經(jīng)驗(yàn)和做法，而不是按照信息化檔案管理的技術(shù)要求進(jìn)行操作，使得檔案管理不可避免地存在隨意性，不能充分發(fā)揮檔案管理軟件的作用，檔案管理質(zhì)量得不到保證。

四、信息化檔案管理工作優(yōu)化措施

針對(duì)信息化檔案管理工作中存在的問題，需要從多種角度使管理工作得到有效的優(yōu)化。一方面，需要構(gòu)建嚴(yán)格的信息化檔案管理工作流程；另一方面，信息化檔案管理模式的安全性需要得到有效的提升。此外，在檔案管理過程中，需要使相應(yīng)的管理人員接受學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使管理的效果得到不斷的優(yōu)化。

（一）構(gòu)建規(guī)范嚴(yán)格的工作流程

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化檔案管理模式的便捷性大幅度提升，諸多檔案能夠進(jìn)行有效且及時(shí)的傳輸。在高效儲(chǔ)存模式背景之下，信息化檔案管理工作更加需要對(duì)其工作流程進(jìn)行規(guī)范，需要對(duì)人工操作的嚴(yán)謹(jǐn)性予以加強(qiáng)，需要制定更加專業(yè)的管理流程，使工作人員在開展信息化檔案管理工作過程中，能夠依照相關(guān)的工作流程執(zhí)行具體的信息化檔案管理工作。同時(shí)，在制定信息化檔案管理方案的過程中，需要結(jié)合實(shí)際情況，確保所制定的工作流程與實(shí)際相符。需要對(duì)照工作流程，建立嚴(yán)格的管控制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)審核監(jiān)督，對(duì)不按工作流程違規(guī)操作者嚴(yán)格追責(zé)問責(zé)，使信息化檔案的管理過程規(guī)范有序。

（二）有效提升信息化檔案管理模式的安全性

在信息化檔案管理過程中，需要使檔案管理人員的操作能力大幅度提升，并強(qiáng)化數(shù)字化的安全管理。若工作人員不能進(jìn)行有效的安全防護(hù)工作，將給信息化檔案管理工作帶來較大的安全隱患。此外，在信息化安全管理過程中，存在著因?yàn)楣ぷ魅藛T操作不當(dāng)而致使信息泄露或者存在丟失的問題。為了防止上述問題發(fā)生，必須制定相應(yīng)的檔案信息安全管理工作制度，提高檔案管理工作人員安全意識(shí)、防范意識(shí)，使相關(guān)人員對(duì)每個(gè)檔案高度負(fù)責(zé)、認(rèn)真對(duì)待，確保工作人員都能夠進(jìn)行規(guī)范性操作。

此外，在進(jìn)行信息化檔案管理的過程中，需要構(gòu)建檔案安全的保障體系。電子檔案無論在進(jìn)行歸檔或者具體使用過程中，均需要在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中予以操作。信息化檔案對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴性，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在構(gòu)建過程中，具備一定程度的開放性，網(wǎng)絡(luò)空間具有一定的公共性與共享性，在為相應(yīng)的用戶提供便利的同時(shí)，也使得不法分子借助網(wǎng)絡(luò)竊取信息的機(jī)會(huì)大幅度增加，因此需要構(gòu)建更為完善且高效的安全保障體系。信息化檔案管理必須對(duì)電子檔案開展加密性的處理，設(shè)置檔案信息訪問權(quán)限，并構(gòu)建相應(yīng)的身份認(rèn)證服務(wù)器，在應(yīng)用過程中，需要定期地進(jìn)行修補(bǔ)，更新系統(tǒng)配置，防止非法入侵者對(duì)相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行竊取。

應(yīng)用信息化檔案管理模式按照各類介質(zhì)的不同進(jìn)行差異性管理。同時(shí)，在進(jìn)行檔案保管的過程中，需要更加注重對(duì)檔案保管環(huán)境的維護(hù)。需要對(duì)防腐、防潮等工作進(jìn)行細(xì)化，確保能合理地控制環(huán)境的濕度、溫度。對(duì)于電子儲(chǔ)存介質(zhì)，需要對(duì)其安全性予以重視，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，開展病毒掃描，避免信息資源數(shù)據(jù)受到威脅。

（三）提高檔案管理工作共享效率

檔案管理工作不僅需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，更加需要與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展形勢(shì)相符，推進(jìn)資源共享與交流，以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，及時(shí)對(duì)部分優(yōu)質(zhì)檔案予以共享。此外，可借助數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳，進(jìn)而方便后續(xù)檔案查閱等各項(xiàng)工作的落實(shí)。在檔案管理推進(jìn)過程中，電子檔案管理與開發(fā)工作仍然擁有較大拓展空間，因此以信息化系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善需要確保信息的共享性得到提升。

（四）提升信息化檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

為了使管理人員的綜合素養(yǎng)得到提升，需要在工作過程中進(jìn)一步加大宣傳培訓(xùn)工作的力度。在信息化檔案管理模式的構(gòu)建過程中，存在多方面的問題，需要檔案管理工作人員具備良好的工作素養(yǎng)。應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，提高其綜合素質(zhì)，使其處理問題的方式和能力得到顯著的改善與提升。因此，需要對(duì)檔案人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，以資格培訓(xùn)與繼續(xù)教育為培訓(xùn)的重點(diǎn)，同時(shí)激發(fā)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)積極性，進(jìn)一步引導(dǎo)檔案管理工作人員主動(dòng)進(jìn)行知識(shí)更新，并且進(jìn)行知識(shí)結(jié)構(gòu)優(yōu)化。提高信息化檔案管理工作人員自身專業(yè)能力水平，構(gòu)建具有多層次的專業(yè)性隊(duì)伍。在工作中，搭建信息化檔案管理工作人員經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)，做到互相學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短；也可以開展各個(gè)部門之間及區(qū)域之間的交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，對(duì)外地信息化檔案管理的新技術(shù)、創(chuàng)新性的做法進(jìn)行借鑒，提升其工作能力。此外，通過交流學(xué)習(xí)，檔案管理人員能夠?qū)⒐ぷ鞲行越?jīng)驗(yàn)進(jìn)行理論化的轉(zhuǎn)變，將一些好經(jīng)驗(yàn)在信息化檔案管理模式中進(jìn)行應(yīng)用，使信息處理的質(zhì)量得到大幅度的提升。

（五）完善信息收集、整理與鑒定工作

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行有效收集，而后可將收集的信息進(jìn)行統(tǒng)一匯總、統(tǒng)一編寫，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，可將信息依照管理的實(shí)際需求進(jìn)行整理，并分類編排整理后的信息，也可依照邏輯需求進(jìn)行精準(zhǔn)位置排列，有效構(gòu)建與之匹配的檢索目錄，確保用戶在第一時(shí)間更加快速地對(duì)所需要的信息進(jìn)行檢索。在檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建過程中，應(yīng)通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息檢索與生成條件等內(nèi)容予以鑒定，同時(shí)對(duì)不同信息的使用以更加精準(zhǔn)的方式進(jìn)行劃分。如若鑒定工作量相對(duì)較大，則需要配合應(yīng)用人工鑒別方式，以此提升檔案信息鑒定效率。

（六）提高檔案資源統(tǒng)計(jì)工作水平

檔案資源統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理工作的重要一環(huán)，根據(jù)檔案類型和特點(diǎn)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類整理，以圖片和表格的形式表現(xiàn)出來，是了解和掌握檔案的形成、管理、利用的重要手段，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，由此形成更加細(xì)致的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)人工勞動(dòng)量，提高統(tǒng)計(jì)速度，使檔案資源利用效率大幅度提升。同時(shí)，需要檔案統(tǒng)計(jì)人員不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，具備扎實(shí)的專業(yè)能力，大膽探索，不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作的基礎(chǔ)規(guī)律，提高檔案管理服務(wù)水平。

結(jié) 語

信息化檔案管理工作涉及很多方面的內(nèi)容，檔案管理人員既要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，又要掌握一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求，完成檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的作用。同時(shí)，檔案管理人員需要擁有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)各類新型管理模式的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理工作水平，促使檔案管理工作跟上信息時(shí)代的發(fā)展步伐。