城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑探討

城建檔案中如實記錄了城市發(fā)展與建設(shè)各方面情況，為城市長遠規(guī)劃、建設(shè)管理以及改造維護等提供了可靠依據(jù)，具有重要的保存與利用價值。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及智能手機應(yīng)用越來越廣泛，除了能夠讓人們工作模式發(fā)生變化以外，也推動著城建檔案管理工作方式的變革。因此要通過加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，保證城建檔案管理水平不斷提升。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

城建檔案是在城市建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)管理等工作中形成的歷史記錄材料，通過文字、圖紙、圖表和聲像等載體存儲下來，具備極高保存與利用價值。借助城建檔案，我們能夠了解城市建設(shè)規(guī)劃到建設(shè)成果的整個過程，文獻價值極高，可以讓城市現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃決策獲得可靠依據(jù)。城建檔案中涉及的內(nèi)容較多，長期以來，通過紙質(zhì)材料保管下來，在存儲空間上要求較大，還要投入過多的人力、物力和財力。對紙質(zhì)檔案來說，需要將防潮、防水、防火和防蟲等工作做到位，若是出現(xiàn)損毀的情況，將導致很多珍貴文獻資料出現(xiàn)遺失問題，不利于保證城建檔案的完整性與可靠性，并帶來嚴重的危害與不利影響。在傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，人們在檢索查閱檔案資料的過程中會遇到很多難題，現(xiàn)在借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠讓城建檔案資料得到數(shù)字化處理，從而解決傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并真正共享檔案信息數(shù)據(jù)資源。此外，數(shù)字化城建檔案資料對空間要求并不大，從而有效節(jié)省了時間與精力，能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)的作用發(fā)揮出來，讓城市建設(shè)工作獲得更多的支持。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的難題

（一）前期建設(shè)難度較大。城建檔案為實現(xiàn)數(shù)字化管理，前期建設(shè)存在較大難度，這是由于在剛開始建設(shè)的過程中，除了涉及基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)等建設(shè)內(nèi)容以外，必須建立起與之相應(yīng)的檔案管理制度，加強對紙質(zhì)檔案資料的收集與整理工作。在形成數(shù)字化城建檔案資料以后，再開展檔案錄入工作，實行分類建檔的方法，這樣城建檔案的查詢與借閱等環(huán)節(jié)才更加高效。這樣不僅工作量較大，任務(wù)也很重，對人力、物力和財力等消耗較大，增加了存儲難度，只要發(fā)生一點差錯，將為后續(xù)城建檔案數(shù)字化管理工作帶來不利影響，不利于發(fā)揮檔案資料的作用。

（二）存檔方式落后。對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)來說，需要關(guān)注數(shù)字化信息管理的應(yīng)用，然而至今為止，還有很多地方待進一步普及。結(jié)合現(xiàn)階段城建檔案收錄情況分析發(fā)現(xiàn)，存在很多不足之處需要進行改善，尤其是對很多落后地方來說，除了要增強對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認識以外，也需要轉(zhuǎn)變紙質(zhì)方式，利用數(shù)字化手段收錄城建檔案。由于缺少這方面的變化，不僅浪費了資源，也導致大量人力被消耗。對此應(yīng)該轉(zhuǎn)變城建檔案存檔方式，積極引入數(shù)字化信息管理方式，提升城建檔案數(shù)字化、信息化管理水平。

（三）管理信息容易缺失。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨信息網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定的現(xiàn)象，這樣容易引起檔案資料遺失等問題，不能保證管理信息的完整性，從而為城建檔案數(shù)字化管理工作效率造成不利影響。在管理數(shù)字化電子文檔的時候，受到計算機軟件與硬件設(shè)施不足的影響，或者是人為因素與信息網(wǎng)絡(luò)等問題，導致電子文檔穩(wěn)定性降低，城建檔案資料容易發(fā)生缺失的情況。尤其對于很多重要的城建檔案信息來說，若是受到各種因素影響出現(xiàn)遺失的情況，將導致檔案資料完整性降低，對今后城建檔案的使用造成不便。

（四）檔案利用率較低。通過城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，有利于城市居民將先進技術(shù)利用起來，從而掌握所需的信息資源，讓城市建設(shè)獲得更好的服務(wù)。在時代進步與發(fā)展過程中，在城建檔案管理建設(shè)需求方面逐步增大，然而分析實際情況可知，我國很多地區(qū)城建檔案利用效率并不高，也未做好數(shù)字化信息管理普及工作。這需要今后加強宣傳工作，不斷拓寬宣傳范圍，保證居民對城建檔案數(shù)字化管理的作用有更加清晰的認識。

（五）檔案信息容易泄露。作為城市規(guī)劃與建設(shè)的歷史記錄，做好城建檔案管理工作具有重要意義，能夠為城市建設(shè)提供可靠指導作用，且很多檔案資料有著極高的保密性要求。但是實行城建檔案數(shù)字化管理措施后，容易出現(xiàn)各種網(wǎng)絡(luò)漏洞，導致很多高價值檔案資料出現(xiàn)泄漏的問題，容易被不法分子盜取與篡改，這樣城建檔案信息的安全性與可靠性將無法得到保障。這要求我們關(guān)注城建檔案數(shù)字化管理的安全問題，通過采取有效措施，避免出現(xiàn)重要信息泄漏與篡改等問題。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑

（一）合理制定檔案工作規(guī)劃。檔案管理部門在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中要制定科學規(guī)劃，不斷優(yōu)化具體的工作流程與體系，確保檔案數(shù)字化建設(shè)能夠快速推進，讓我國智慧城市建設(shè)獲得可靠依據(jù)。而對檔案管理人員來說，也要結(jié)合管理學原理，科學統(tǒng)計城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的各部門內(nèi)容，以先后順序作出排列，并安排一定的人力與物力，保證做好紙質(zhì)檔案分類整理與電子文檔制作等工作。為了做好準備工作，還要安排責任心強、知識水平極高、能力扎實的工作人員，能夠全面、細致地開展城建檔案收集與整理工作。在科學規(guī)劃下，才能將數(shù)字化建設(shè)工作重點確定下來，為實現(xiàn)城建檔案管理目標創(chuàng)造良好條件。

（二）明確檔案數(shù)字化建設(shè)標準。要想讓數(shù)字化建設(shè)工作正常進行，檔案管理部門也需要將建設(shè)標準統(tǒng)一下來。對此要結(jié)合住建部頒布的各項條文準則，從本地區(qū)檔案工作要求出發(fā)，在格式與標準等方面保證統(tǒng)一，之后進行數(shù)字化建設(shè)，將制定的建設(shè)標準落到實處，防止出現(xiàn)隨意而為的情況，這樣才能提升檔案數(shù)字化工作的合理性與規(guī)范化。此外，地方政府應(yīng)該積極采取宏觀調(diào)控措施，做好指導工作，在政策、資金等方面為檔案工作中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用提供更多扶持。如果條件允許，還要將各地區(qū)城建檔案結(jié)合起來，建立綜合利用數(shù)據(jù)平臺，提供檔案查詢、在線閱覽、在線交流探討和提出意見與建議等功能。通過這種方式有利于數(shù)字化建設(shè)的高效進行，滿足各階層使用群體的需求，保證工作效率不斷提升。

（三）加強數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在城市建設(shè)推進過程中，要想將城建檔案服務(wù)功能充分體現(xiàn)出來，應(yīng)該注重對各項基礎(chǔ)設(shè)施的完善，具體來說，要采取以下措施：第一，改善硬件環(huán)境，主要內(nèi)容有辦公環(huán)境建設(shè)、信息系統(tǒng)平臺和檔案庫房等。而在硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面，則有數(shù)字化處理設(shè)備、服務(wù)器以及網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備等。第二，完善系統(tǒng)軟件，主要從檔案數(shù)字化管理工作需求出發(fā)，盡快配置先進、成熟的軟件，建設(shè)性能好、容量大的服務(wù)管理系統(tǒng)。對軟件系統(tǒng)來說，除了能夠更好開展城建檔案利用與業(yè)務(wù)管理工作以外，也能夠與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)充分融合起來，確保能夠順利通過計算機錄入、管理以及查詢城建檔案。第三，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這是數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境主要分為檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、連接互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)和連接政府的政務(wù)網(wǎng)等。

（四）提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性能。網(wǎng)絡(luò)安全性問題是城建檔案數(shù)字化管理工作中需要重點關(guān)注的內(nèi)容，要想提升這項工作的安全性能，讓計算機網(wǎng)絡(luò)保持更加安全與穩(wěn)定，需要檔案管理部門主動采取應(yīng)對措施，解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)面臨的安全威脅。因此在利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案的過程中，需要在系統(tǒng)上進行規(guī)范，逐步增加科技投入，配置由正規(guī)計算機研究部門研發(fā)的專業(yè)防火墻技術(shù)與編程軟件，針對訪問者要實行身份實名認證的方法，嚴格界定其使用權(quán)限，通過加大管理力度，防止由于疏忽引起計算機網(wǎng)絡(luò)漏洞的出現(xiàn)，保證檔案數(shù)字化建設(shè)安全性能實現(xiàn)提升。同時也要注重采取外部接入管理的措施，將相關(guān)準入標準確定下來，加大對外部群體使用城建檔案信息時的控制力度。對網(wǎng)站維護人員來說，也要接受專門的計算機技術(shù)培訓，確保具備更高的計算機信息素養(yǎng)，逐步增強自身安全意識，通過做好維護工作保證城建檔案數(shù)字化管理的安全性。

（五）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，對檔案管理人員專業(yè)水平也有更嚴格的要求，不僅要掌握統(tǒng)計類專業(yè)知識，也需要提升自己的計算機操作技能。這要求城市建設(shè)單位盡快培養(yǎng)更多專業(yè)化檔案管理人才，定期組織城建檔案管理人員參與培訓教育，采取講座等方式，掌握更多檔案數(shù)字化管理知識，同時也要嚴格考核培訓效果，從整體上提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。當然也可以采取遠程培訓的方式，確保每個檔案管理人員真正認識到城建檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，能夠主動加強學習，提高自己的專業(yè)技能，更好地勝任城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作任務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，加快城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐具有重要的意義，能夠為今后城市發(fā)展建設(shè)提供詳細、完整和準確的歷史資料。城建檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，數(shù)字化建設(shè)是一個系統(tǒng)、動態(tài)的過程，需要我們不斷摸索與完善。對此我們要在思想上引起高度重視，不僅要提前制定科學規(guī)劃，也要統(tǒng)一建設(shè)標準，配置所需現(xiàn)代化設(shè)備，解決安全與人才方面的問題，保證城建檔案管理工作最大限度發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的作用。