企業(yè)檔案整理方法問題及改進(jìn)策略

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域的市場競爭日益激烈，企業(yè)需要不斷提高自身競爭實(shí)力，以進(jìn)一步促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展，其中組織工作效率提升成為重要管理目標(biāo)。在企業(yè)檔案管理中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的應(yīng)用，對傳統(tǒng)檔案整理方法進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)對檔案管理人員提出了更高的要求，需要對檔案整理方法進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案整理工作效率和質(zhì)量有效提高，使后期檔案信息的開發(fā)利用價(jià)值得以充分發(fā)揮。

一、檔案整理方法分析

（一）分類方法。目前檔案整理分類方法最常見的方式如下：1.年度分類法。工作人員需要根據(jù)文件類型及處理年度對檔案進(jìn)行整理，結(jié)合檔案的具體時(shí)間對其進(jìn)行細(xì)分。工作人員在實(shí)際整理過程中需要對全部檔案按照檔案具體日期進(jìn)行整理歸納，再對檔案進(jìn)行標(biāo)注，并通過不斷實(shí)踐使檔案分類質(zhì)量與效率提高。2.組織機(jī)構(gòu)分類法。工作人員對全部檔案按照檔案處理階段等進(jìn)行分類，并根據(jù)承辦單位的不同內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)對相應(yīng)分類類目進(jìn)行設(shè)置。3.問題分類法。工作人員根據(jù)檔案內(nèi)容所反映事由、實(shí)際問題等對檔案進(jìn)行分類。

（二）檔案裝訂。紙質(zhì)文書檔案作為重要的原始憑證，其整理和保管在檔案管理中至關(guān)重要，其中檔案裝訂工作是檔案整理中重要的內(nèi)容之一。由于檔案分類、內(nèi)容不同，其裝訂方法也應(yīng)有所差異，主要包括了獨(dú)立裝訂和混合裝訂的方式。在實(shí)際整理過程中，工作人員應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，選擇合理的裝訂方式。另外，為了提高后期檔案查閱效率，應(yīng)將完成裝訂的相關(guān)檔案放置在同一個(gè)類目中進(jìn)行保管。

（三）檔號章和頁碼編寫。在檔案整理過程中，通過檔案頁碼、編號的有效編制，能夠促進(jìn)工作人員整理工作效率提高。在具體編制過程中，工作人員首先需要在全部檔案的右上角檔號章內(nèi)編寫檔案號碼、所屬年份、館編件號、機(jī)構(gòu)代號、保管時(shí)限、問題代號等內(nèi)容。再根據(jù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案低級至高級的順序進(jìn)行編寫。有利于檔案案號編寫效率提高，也為日后管理工作及查閱工作的開展提供了便利。

二、計(jì)算機(jī)背景下檔案整理方法問題分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛普及，在企業(yè)檔案整理工作中得以運(yùn)用，使整理工作通過信息化建設(shè)，整理工作質(zhì)量和效率大幅度提高，為檔案工作以及檔案后期開發(fā)利用帶來極大的便利。不少企業(yè)在檔案整理工作中仍沿用傳統(tǒng)的案卷級整理方法，導(dǎo)致實(shí)際工作中仍存在著一些問題：

根據(jù)相關(guān)檔案分類規(guī)則的規(guī)定，目前企業(yè)檔案包括了企業(yè)內(nèi)部機(jī)關(guān)事務(wù)管理的相關(guān)檔案，其主要有以下類別：黨群工作、經(jīng)營管理、行政管理、產(chǎn)品和生產(chǎn)技術(shù)管理、干部職工檔案、基本建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備儀器等。在進(jìn)行上述類別檔案的整理時(shí)，如仍沿用案卷級整理方法，不僅使檔案信息缺乏更深入的整理，造成查詢時(shí)無法實(shí)現(xiàn)精確查詢，對檔案信息的快速檢索和利用造成不利影響，同時(shí)還會(huì)與國家相關(guān)檔案整理規(guī)則中推進(jìn)的檔案整理方法存在差異，由于兩種整理方法的標(biāo)準(zhǔn)不同，容易在檔案整理過程中留下隱患。

在科技技術(shù)研究類、產(chǎn)品類、儀器設(shè)備、基本建設(shè)類等檔案中，其具有明顯的組卷特征，在進(jìn)行案卷級整理時(shí)，通常根據(jù)檔案管理的文件要求，分別按照產(chǎn)品型號、編號、項(xiàng)目、設(shè)備型號等分類對這幾類檔案進(jìn)行整理，但在具體的整理工作中，常會(huì)遇到某一產(chǎn)品、某一設(shè)備、某一項(xiàng)目的資料不全，甚至極少的情況，如仍按照上述要求進(jìn)行分類，會(huì)導(dǎo)致檔案子類目數(shù)量不斷增加，數(shù)量過多影響檔案信息的查找和管理，反而人為地增加了檔案管理的復(fù)雜性。

上述類別的檔案進(jìn)行分類時(shí)，通常要求按照產(chǎn)品型號、設(shè)備型號、項(xiàng)目編號等進(jìn)行子類的劃分，并根據(jù)子類進(jìn)行整理組成案卷，但在具體整理工作中，時(shí)常出現(xiàn)部分文件無法歸屬于哪個(gè)具體的型號或項(xiàng)目的情況，或者文件與幾個(gè)型號或項(xiàng)目都存在著一定的關(guān)聯(lián)性，這會(huì)加大檔案組卷難度。

檔案資料的利用價(jià)值，即使屬于同一產(chǎn)品、同一設(shè)備或同一項(xiàng)目也有所區(qū)別，同時(shí)也會(huì)影響檔案資料的保管期限，但在實(shí)際整理過程中，檔案組卷后，通常會(huì)將這些不同保管期限的檔案集中管理，并進(jìn)行裝訂固化，不僅不利于后期檢索利用，同時(shí)也對后期檔案價(jià)值鑒定工作的有序開展造成阻礙。

在案卷級檔案整理工作中，檔案信息著錄通常以案卷為著錄單位，未對該卷的每份檔案信息逐一進(jìn)行著錄，導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容不夠明確，對后期檔案信息的精準(zhǔn)開發(fā)利用造成不利影響。

三、企業(yè)檔案整理方法的有效創(chuàng)新策略

目前針對傳統(tǒng)單一的案卷級企業(yè)檔案整理方法所存在的問題和弊端，在企業(yè)檔案整理過程中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)得到廣泛應(yīng)用，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案整理方法進(jìn)行改進(jìn)，使以往檔案整理中存在的問題得以解決，同時(shí)為了促進(jìn)檔案整理方法的改革，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案整理質(zhì)量和效率，在計(jì)算機(jī)背景下，需要對檔案整理方法不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，對能夠更好地適應(yīng)企業(yè)檔案管理實(shí)際情況的整理方法加強(qiáng)實(shí)踐應(yīng)用，使企業(yè)檔案信息管理有效優(yōu)化，使后期檔案信息開發(fā)利用需求得到有效滿足，檔案信息價(jià)值在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中充分發(fā)揮作用。

首先企業(yè)在進(jìn)行檔案信息分類時(shí)，在相關(guān)分類規(guī)則所確定的上述類別的基礎(chǔ)上，還應(yīng)對綜合類別進(jìn)行增設(shè)，使實(shí)際整理工作中出現(xiàn)的部分文件無法歸類的問題得以有效解決。

對企業(yè)各類別檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行深入調(diào)研和分析，按照不同檔案內(nèi)容，對其合理的整理方法進(jìn)行研究和制定。按照國家相關(guān)檔案行業(yè)整理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，對文書類檔案和其他零散類別檔案的方法和要求進(jìn)行確定，使文件級檔案整理得以實(shí)現(xiàn)。通過這種整理方式能夠使事業(yè)單位、其他機(jī)關(guān)的同類檔案整理方法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，使管理中存在的差異性和矛盾等問題得以有效解決。

針對企業(yè)檔案中的科學(xué)技術(shù)研究類、產(chǎn)品類、設(shè)備儀器、基本建設(shè)類等檔案資料，需要結(jié)合檔案資料的具體情況，對適合檔案自身特點(diǎn)的整理方式進(jìn)行靈活選擇和運(yùn)用，更有利于后期檔案管理和檢索工作的開展。在實(shí)際工作中，采用文件級檔案整理適用于零散的檔案資料或數(shù)量較少的某一產(chǎn)品、某一項(xiàng)目或某一型號的檔案資料，能夠使子類目數(shù)量龐大的問題有效避免，提高整理和管理工作效率；案卷級檔案整理方法適用于部分?jǐn)?shù)量較多的某一產(chǎn)品、某一項(xiàng)目或某一型號的檔案資料,可以在沿用同類檔案整理方法的同時(shí)，使檔案信息的整體性得以有效保持，有利于后期管理和利用。通過案卷級檔案整理和文件級檔案整理相配合的方法，能夠有效提高檔案整理工作質(zhì)量和效率。

采用文件級整理方法對上述檔案類別進(jìn)行整理時(shí)，首先需要確保產(chǎn)品、項(xiàng)目型號等全部檔案資料的全面性和真實(shí)性，在整理時(shí)，將相關(guān)檔案資料進(jìn)行集中相鄰排列，確保相關(guān)檔案信息能夠形成整體性。在運(yùn)用案卷級整理方法時(shí)，需要對檔案信息著錄的深入度加強(qiáng)重視，確保后期檔案信息查找的效率和準(zhǔn)確性，在實(shí)際整理過程中，可對案卷概念予以保留，對整卷裝訂的方式進(jìn)行改進(jìn)，將卷內(nèi)文件分別進(jìn)行獨(dú)立裝訂，再根據(jù)卷內(nèi)文件序號進(jìn)行檔案文件的編號和排列。通過這種整理方法，能夠使檔案案卷的文件級信息著錄得以實(shí)現(xiàn)，能夠更好地滿足檔案信息查找利用的需求，同時(shí)使同一型號、同一產(chǎn)品、同一項(xiàng)目的檔案整體性得以有效保證。

在檔案整理過程中，如同時(shí)運(yùn)用文件級檔案整理和案卷級檔案整理兩種檔案整理方法進(jìn)行檔案分類，在進(jìn)行排架時(shí)，可以將同一級類目、同一年度檔案進(jìn)行統(tǒng)一排列，并按文件級檔案在前、案卷級檔案在后的方式進(jìn)行排列。另外，文件級檔案可根據(jù)檔案的保管期限長短進(jìn)行逐一排列，案卷檔案可根據(jù)型號、項(xiàng)目、產(chǎn)品等編號次序進(jìn)行逐一排列，有利于后續(xù)的檔案管理和開發(fā)利用。

對現(xiàn)行的企業(yè)檔案整理方法進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新時(shí)，還需要對檔案信息管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件進(jìn)行審查，確保其能夠有效滿足檔案信息管理的發(fā)展需要。如在實(shí)際運(yùn)用中，兩者之間存在矛盾和沖突，應(yīng)圍繞檔案信息管理需要，對檔案信息管理軟件程序的編寫進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，使其更好地適應(yīng)檔案整理方法的改進(jìn)和創(chuàng)新要求，并使后續(xù)檔案管理和利用需要得到有效滿足。

四、結(jié)語

作為企業(yè)重要的檔案載體形式，文書檔案是檔案管理體系中的重要組成內(nèi)容，是檔案數(shù)字化管理工作實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。文書檔案作為具有價(jià)值的、長期創(chuàng)造和積累的智慧記錄和財(cái)富，其整理方法直接決定著檔案價(jià)值的發(fā)揮和利用，因此在實(shí)際整理工作中，對檔案整理和保管工作不斷創(chuàng)新，對我國檔案管理工作體系的建立和完善有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。