論煤化工企業(yè)庫存管理中存在的問題及對策

秦學(xué)芬

（山西天澤煤化工集團(tuán)股份公司，山西 晉城 048026）

一、引言

存貨是企業(yè)重要的流動(dòng)資產(chǎn)之一，存貨中的原材料和產(chǎn)成品數(shù)量的增加與減少對企業(yè)的財(cái)務(wù)投資有一定的影響，原材料及產(chǎn)品數(shù)量較多時(shí)，企業(yè)的流動(dòng)資金占用也就相應(yīng)增加，同時(shí)庫存管理工作的水平直接影響到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。因此，庫存管理工作在企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)的全過程中起著十分重要的作用?？茖W(xué)的庫存管理方案一方面可以有效地減少倉儲(chǔ)的成本，另一方面可以加快倉儲(chǔ)中存貨的平均周轉(zhuǎn)時(shí)間，減少倉儲(chǔ)周轉(zhuǎn)的天數(shù)，使資金在倉儲(chǔ)中周轉(zhuǎn)的速度大幅提升，從而有效地減少存貨對資金的占用，使企業(yè)的資金實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

二、煤化工企業(yè)庫存管理的重要性

煤化工企業(yè)生產(chǎn)過程中涉及的庫存材料物資種類繁多，通常為原材料、輔助材料、備件等物品，具有消耗量大、占產(chǎn)品成本比例高的特點(diǎn)。以某氮肥生產(chǎn)企業(yè)為例，庫存各類原輔材料上萬種，各類原輔材料成本占產(chǎn)成品制造成本約60%，因此，做好庫存管理工作尤為重要。所謂庫存管理便是對企業(yè)的物品進(jìn)行有效管理，管理內(nèi)容繁多，主要為數(shù)量管理、內(nèi)容管理以及質(zhì)量管理等。企業(yè)發(fā)展過程中各個(gè)部門基于自身工作要求作出相關(guān)決定，例如，銷售部門需要盡量滿足廣大客戶的要求，保證相關(guān)產(chǎn)品以最快的速度送至客戶手中，滿足客戶的需求，有效地提高銷量。采購部門則需要確保原材料充足，符合生產(chǎn)的要求?？梢哉f庫存管理對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，科學(xué)有效的庫存管理目標(biāo)應(yīng)該是在保證生產(chǎn)和銷售的前提下，最大限度降低存貨的相關(guān)總成本，提高資產(chǎn)的使用效率，提高企業(yè)的競爭力。

存貨作為企業(yè)最主要的流動(dòng)資產(chǎn)組成部分，在賬面價(jià)值持續(xù)上升的同時(shí)，其可變現(xiàn)凈值可能已經(jīng)出現(xiàn)了減值；庫存往往占據(jù)很大的資金，大大降低了企業(yè)流動(dòng)資金的運(yùn)用效益。對企業(yè)而言，最核心的便是資金流，所以做好庫存管理工作對保證資金流健康穩(wěn)定、維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)營十分重要。合理的存貨管理工作是必要的，可以組織均衡生產(chǎn)和緩沖需求波動(dòng)。存貨管理的總體目標(biāo)，是在符合各方要求的前提條件下，對企業(yè)的庫存水平加以協(xié)調(diào)、管理，盡量減少庫存耗費(fèi)流動(dòng)資金，減少庫存積壓給企業(yè)造成的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和費(fèi)用，并且改善企業(yè)與供貨商、顧客之間的信息溝通和配送效率，以提高企業(yè)的競爭力，在激烈的競爭中取得優(yōu)勢。企業(yè)只有在有效控制庫存量的前提下，才可以使資金得到最大限度的利用，確保資金的流動(dòng)性。當(dāng)市場上有新的機(jī)遇出現(xiàn)時(shí)，企業(yè)可以抓住機(jī)會(huì)，有充足的資金去投資，從而擴(kuò)大企業(yè)的經(jīng)營范圍，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。

三、煤化工企業(yè)庫存管理中存在的問題

（一）庫存管理制度不夠完善

煤化工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中過多地強(qiáng)調(diào)生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)的管理，對庫存管理不夠重視。在實(shí)際運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)制度的不完善會(huì)造成很多不良后果，比如倉庫收到物資，未及時(shí)檢驗(yàn)入庫，使賬務(wù)不符，最終導(dǎo)致多采購貨物，增加庫存，增加流動(dòng)資金占用；發(fā)貨后未及時(shí)辦理領(lǐng)料出庫，一方面導(dǎo)致賬物不符，可能會(huì)出現(xiàn)生產(chǎn)缺貨，另一方面使產(chǎn)品成本核算不準(zhǔn)確，不能如實(shí)反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況。企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況直接決定著企業(yè)下一步的經(jīng)營計(jì)劃，相關(guān)部門若沒有掌握企業(yè)的實(shí)際情況，那么在制定計(jì)劃方面就會(huì)受限，使新的計(jì)劃不能完全適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前情況，從而達(dá)不到預(yù)期的效果，阻礙企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。供應(yīng)部門采購貨物后不能及時(shí)提供采購價(jià)格，財(cái)務(wù)部門參考?xì)v史價(jià)格進(jìn)行出庫材料成本核算，有時(shí)歷史價(jià)與實(shí)際采購價(jià)格相差較大，導(dǎo)致產(chǎn)品生產(chǎn)成本失真。為進(jìn)一步規(guī)范庫存管理，解決庫存管理中存在的問題，重點(diǎn)要有一套設(shè)計(jì)合理且運(yùn)行有效的庫存管理制度，更好地為企業(yè)發(fā)展提供保障。

（二）庫存物資存放量過大

存貨既具備保障企業(yè)生產(chǎn)流程順利推進(jìn)的積極功能，也存在占用資金、空間和變質(zhì)盜失等風(fēng)險(xiǎn)。因此企業(yè)為提高生產(chǎn)運(yùn)營流程的穩(wěn)定性和資本利用效益，就需要合理地購進(jìn)、耗用和營銷存貨。庫存管理是一個(gè)不斷調(diào)整、不斷完善的過程，不合理的存貨結(jié)構(gòu)將給企業(yè)造成超額的管理成本，大大降低企業(yè)資產(chǎn)的使用效率。在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)煤化工企業(yè)的庫存物資存放量過大，主要原因如下。一是生產(chǎn)部門為防止因物料短缺造成減量生產(chǎn)或停產(chǎn)，每月提出的物資需求計(jì)劃要比實(shí)際需求量多，采購入庫后，由于生產(chǎn)不需要，長期不辦理領(lǐng)料出庫，最終備而不用。二是物資采購部門確定采購量時(shí)，由于庫存物資種類繁多，倉庫管理人對庫存物資信息掌握不準(zhǔn)確，實(shí)際采購量偏高，使得一部分物資長期積壓在庫。三是由于安全、環(huán)保管控的不斷升級，技術(shù)的不斷進(jìn)步，設(shè)備更新?lián)Q代較快，與之配套的配品配件未作出相應(yīng)的處理，形成積壓物資。

（三）供應(yīng)商管控不力

供應(yīng)商管理是影響企業(yè)庫存的重要因素之一。優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商在降低采購成本、降低庫存、保證物資質(zhì)量、維持生產(chǎn)穩(wěn)定運(yùn)行方面發(fā)揮著重要的作用，在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)對供應(yīng)商管理的認(rèn)識不夠，存在一些問題。首先，還是運(yùn)用傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理模式，沒有根據(jù)不同材料物資在生產(chǎn)經(jīng)營中的重要性對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。其次，認(rèn)為供應(yīng)商是外部的材料物資提供者，與企業(yè)是競爭關(guān)系，雙方零和博弈，對供應(yīng)商價(jià)值的認(rèn)識不足。再次，與供應(yīng)商之間沒有建立有效的信息溝通渠道，缺少對供應(yīng)商的監(jiān)督激勵(lì)機(jī)制，無法確保一些貨物的正常供給，造成信息失真。

（四）庫存管理信息化弱

隨著企業(yè)外部環(huán)境信息化和智能化的快速深入推進(jìn)，企業(yè)的信息化建設(shè)也應(yīng)跟上發(fā)展的步伐。實(shí)地調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在企業(yè)雖然對信息化有了一定的認(rèn)識，但是對信息化管理的重視不足，在庫存管理方面并沒有融合完善的計(jì)算機(jī)技術(shù)，只是減輕了一部分工作量。在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)雖然使用了存貨信息化管理系統(tǒng)，但是管理單一，僅能實(shí)現(xiàn)本生產(chǎn)單位內(nèi)材料物資的入庫、領(lǐng)用、結(jié)存情況，不能對需求、請購、訂購、驗(yàn)收、退貨、發(fā)料、儲(chǔ)存，賬齡等方面情況進(jìn)行全面反映，缺少供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，更沒有充分利用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享功能，由于獲取信息的有限性，物資管理工作中存在的一些問題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，無法從根本上降低庫存，開展有效的成本管控。

四、煤化工企業(yè)完善庫存管理的對策

（一）制定合理的庫存管理制度，并保證有效運(yùn)行

建立健全現(xiàn)代庫存管理制度，確保庫存管理鏈條上的相關(guān)人員都能夠理解庫存管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范庫存管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。首先是結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀制定一套涉及物資需求、采購、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、領(lǐng)用、核算、盤點(diǎn)、處置、獎(jiǎng)懲等環(huán)節(jié)的庫存管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行該制度，保證采購需求量的確定合理、采購的物資質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、選擇的供應(yīng)商誠信可靠，收到物資能夠及時(shí)檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的物資及時(shí)入庫，且價(jià)格準(zhǔn)確，不合格物資及時(shí)退回。物資分類科學(xué)，存放整齊有序，收發(fā)料憑證審批齊全，及時(shí)發(fā)料，發(fā)料后及時(shí)辦理出庫，定期或不定期進(jìn)行抽盤或全面盤點(diǎn)，每年至少組織一次全面盤點(diǎn)，對于盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)查明原因，并作出相應(yīng)的處理。其次是加強(qiáng)對庫存管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督，任何一項(xiàng)制度無論設(shè)計(jì)得多么合理，如果沒有有效且一貫的運(yùn)行，都是一紙空文，這就需要內(nèi)部監(jiān)督部門經(jīng)常且不定期對制度執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期向高層管理人員報(bào)告跟蹤結(jié)果。對沒有嚴(yán)格執(zhí)行制度的人員，按責(zé)任追究制度的規(guī)定進(jìn)行處理，真正實(shí)現(xiàn)相關(guān)行為都在制度的約束下進(jìn)行。

（二）嚴(yán)格控制存貨管理，實(shí)現(xiàn)最佳庫存量

為了有效降低庫存物資積壓，淘汰減值風(fēng)險(xiǎn)，盡可能減少流動(dòng)資金的使用，提高資金周轉(zhuǎn)的速度，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，在工作中不斷尋找減少庫存的管理辦法。由于煤化工企業(yè)材料物資種類繁多，只有對材料物資逐級分類、編碼、設(shè)置賬齡，實(shí)現(xiàn)查找快捷、準(zhǔn)確，避免同一種物資因批次不同出現(xiàn)多個(gè)編碼，使庫存查詢不準(zhǔn)確，導(dǎo)致多采購，對于賬齡較長的物資要查明原因，分別針對不同原因進(jìn)行處理，生產(chǎn)不需要的要及時(shí)申請、審批處理。實(shí)際用工中發(fā)現(xiàn)不同物資需求量、使用頻率不同，這就需要結(jié)合需求、采購情況設(shè)置合理的庫存上限、下限，一旦某種物資庫存量超出上下限，物資管理系統(tǒng)自動(dòng)提醒，這樣既保證不因缺貨減產(chǎn)、停產(chǎn)，也使物資的儲(chǔ)備成本最低。當(dāng)前煤化工企業(yè)的安全、環(huán)保形式加速了工藝設(shè)備的更新速度，對于即將淘汰工藝設(shè)備的專用備件，采購計(jì)劃審批要嚴(yán)格把關(guān)，能修不購，盡量減少備用。對于已經(jīng)淘汰的設(shè)備，在辦理設(shè)備報(bào)廢時(shí)，要同時(shí)清理與之對應(yīng)的專用備件，避免形成積壓物資，減少存貨減值風(fēng)險(xiǎn)。由于一個(gè)集團(tuán)內(nèi)有多個(gè)煤化工企業(yè)，且相同設(shè)備較多，其中有些備件單位價(jià)值較高，更換頻率較低，如果每個(gè)生產(chǎn)單位都存儲(chǔ)備用，會(huì)加大資金占用。為此建議實(shí)施聯(lián)合庫存管理辦法，既能減少缺貨風(fēng)險(xiǎn)，又能降低庫存資金占用。

（三）加強(qiáng)供應(yīng)商管理，實(shí)現(xiàn)合作共贏

煤化工企業(yè)中材料物資種類繁多，各種材料在生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著不同的作用，為此對不同物資的供應(yīng)商按供應(yīng)物資的種類、占全部材料物資的比例進(jìn)行分類管理意義重大。比如煤炭作為企業(yè)的主要原材料，具有金額大、供應(yīng)商數(shù)量少的特點(diǎn)，必須對此類供應(yīng)商進(jìn)行重點(diǎn)管理，既要合理確定供應(yīng)商數(shù)量，以增強(qiáng)采購的議價(jià)能力，也要建立起長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，樹立合作共贏理念，建立暢通的溝通渠道，充分掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況，確保在貨源緊張時(shí)能優(yōu)先獲得物資供應(yīng)，減少物資儲(chǔ)備量。同時(shí)企業(yè)可以建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對于能夠滿足其生產(chǎn)需求，又能降低原材料庫存?zhèn)湄浀墓?yīng)商給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，提高供應(yīng)商參與的積極性，實(shí)現(xiàn)雙方合作共贏。對于其他材料物資供應(yīng)商作一般管理，充分利用買方市場的優(yōu)勢，通過多方詢價(jià)、比價(jià)、公開招標(biāo)等方式掌握談判的主動(dòng)性，從而爭取足夠的話語權(quán)，加快供應(yīng)商供貨的速度，從而降低原材料庫存占用資金。

（四）完善庫存管理系統(tǒng)，提高管理效率

在信息化迅速發(fā)展的今天，為進(jìn)一步改善和提高企業(yè)的庫存管理，運(yùn)用信息化系統(tǒng)對于企業(yè)尤為重要，可以促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)水平。例如，在完善現(xiàn)有的庫存管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，對庫存管理體系進(jìn)行升級、擴(kuò)展，使需求計(jì)劃提出、需求計(jì)劃審批、采購量確定、采購訂貨、收貨、驗(yàn)收入庫、退貨、領(lǐng)用出庫、出庫核算、結(jié)存情況等全過程在信息系統(tǒng)中留下痕跡，保證快速反映存貨需采收發(fā)存的全過程，及時(shí)準(zhǔn)確反映各種物資的庫存和流向狀態(tài)，不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理和成本核算工作提供依據(jù)，還可以充分利用信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢設(shè)置庫存上下限、賬齡、采購價(jià)格升降比例，一旦數(shù)據(jù)超出規(guī)定值，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒，據(jù)此可以開展物資管理、業(yè)績評價(jià)等工作。建立供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，詳細(xì)記錄供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等信息，為物資采購、激勵(lì)機(jī)制的實(shí)行提供足夠的信息。在集團(tuán)內(nèi)實(shí)施聯(lián)合庫存管理時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)做好集團(tuán)內(nèi)庫存管理系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)信息共享，使單位價(jià)值較高、更換頻率較低的物資達(dá)到最低持有量。

（五）注重企業(yè)管理人員的培養(yǎng)，實(shí)施業(yè)績考核

庫存管理存在許多問題，比如企業(yè)內(nèi)部管理無章法、采購量不合理、賬物卡不符等，其原因之一就是管理者素質(zhì)普遍較差，觀念落后。這就要求企業(yè)積極構(gòu)建人才資源管理體系，通過招聘、職業(yè)培訓(xùn)、晉升等措施吸引品德良好、盡職盡責(zé)、具備專業(yè)能力、崗位管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，從事企業(yè)存貨的采購、保管、財(cái)務(wù)、監(jiān)督等關(guān)鍵崗位管理工作。管理人員可實(shí)行定期或不定期的輪崗制，通過設(shè)定一些關(guān)鍵的績效指標(biāo)，定期進(jìn)行業(yè)績評價(jià)，業(yè)績考核做到獎(jiǎng)罰分明。要讓相關(guān)人員清楚績效考核的具體內(nèi)容，要預(yù)先了解獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)，對超額完成企業(yè)目標(biāo)行為進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以發(fā)放獎(jiǎng)金為主，也包括上浮工資和晉升等，對不達(dá)標(biāo)的進(jìn)行懲罰，懲罰的真正目的就是維持企業(yè)正常運(yùn)作的最低標(biāo)準(zhǔn)，主要方法就是批評和扣獎(jiǎng)金，有時(shí)包括降級、停職和免職。獎(jiǎng)罰一定要公開、公平，只有這樣才能提高工作人員的工作效率，激發(fā)工作人員的工作興趣。

五、結(jié)語

企業(yè)對經(jīng)營和生產(chǎn)成本的有效管理和控制可以擴(kuò)大自身的競爭優(yōu)勢，但是當(dāng)下企業(yè)仍要十分重視庫存管理工作。不同的管理方式會(huì)產(chǎn)生不同的結(jié)果，從而在一定程度上影響企業(yè)的經(jīng)營成本。制定并實(shí)施庫存管理制度，完善庫存管理系統(tǒng)，提高管理人員素質(zhì)。因此，企業(yè)需要結(jié)合自身實(shí)際情況，不斷優(yōu)化和完善庫存管理系統(tǒng)，降低成本，促進(jìn)資金周轉(zhuǎn)，擴(kuò)大企業(yè)的競爭優(yōu)勢。