運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)基建檔案管理路徑探究

周冬月

（中國(guó)電影資料館，北京 100022）

一、前言

信息化時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)通信與云計(jì)算等高新技術(shù)改變了人們的生產(chǎn)、生活方式。信息數(shù)據(jù)傳播與處理效率的提升，為基建檔案管理的高效率發(fā)展提供了信息化改革與發(fā)展的方向。由于基建檔案涉及范圍廣，內(nèi)容多，不僅需要做好大量的信息處理工作，在管理和后期查閱方面也需要耗費(fèi)大量的資源和精力。合理進(jìn)行信息化改革，充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，通過(guò)加強(qiáng)基建檔案信息化管理和高效率改革，不斷解決傳統(tǒng)基建檔案管理中存在的問(wèn)題，以確保在不斷提升基建檔案管理水平和管理效率的基礎(chǔ)上，推動(dòng)我國(guó)相關(guān)產(chǎn)業(yè)與企事業(yè)發(fā)展，促進(jìn)其管理水平的不斷提升。

二、基建檔案信息化管理的意義

適應(yīng)新時(shí)代信息化發(fā)展要求，強(qiáng)化基建檔案管理改革，能夠在不斷優(yōu)化檔案管理工作流程，全面提升基建檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，減少人力、資源等方面的投入與消耗，進(jìn)而提升基建檔案信息化建設(shè)與管理水平，推動(dòng)企事業(yè)單位基建檔案管理和綜合管理水平的不斷提升［1］。

首先，信息化建設(shè)彌補(bǔ)了以往傳統(tǒng)基建檔案管理模式中效率不高的短板。本身基建檔案信息來(lái)源廣、內(nèi)容多、管理難度高，在傳統(tǒng)基建檔案管理模式下，基建檔案管理工作不僅對(duì)員工的工作能力要求較高，也對(duì)企事業(yè)單位的人力資源配置提出了一定的要求。而現(xiàn)代信息技術(shù)不僅直接解決以往人力資源消耗大的問(wèn)題，也進(jìn)一步提升了檔案管理、查詢等方面的效率。

其次，傳統(tǒng)基建檔案管理模式存在很多安全漏洞。一方面是紙質(zhì)文件不利于檔案保密和保存，另一方面是隨著基建檔案總體數(shù)量的累積，很多新建項(xiàng)目的后期維護(hù)、資料數(shù)據(jù)信息的更新，以及檔案室內(nèi)部的擴(kuò)建都會(huì)對(duì)檔案保密和安全工作造成一定的影響。尤其是一些需要經(jīng)常查閱的基建檔案資料，不僅存在易丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)，還會(huì)由于查閱次數(shù)過(guò)多、磨損程度增加、年份增長(zhǎng)等問(wèn)題影響整體基建檔案管理。為此，采用信息化、數(shù)字化、智能化的基建檔案管理模式，不僅能夠從根源上解決紙質(zhì)檔案的保存問(wèn)題，還能夠提升查閱和整理的效率。對(duì)于一些涵蓋文字、圖片以及音頻等多種形式的檔案資料，也可以直接進(jìn)行分類保存和管理，方便后期的歸檔和查閱。

最后，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，全面提升基建檔案管理質(zhì)量、效率，能夠在有效提升基建檔案資料數(shù)據(jù)利用率的基礎(chǔ)上，減少人力、物力以及其他資源的消耗和投入，這對(duì)于企事業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)發(fā)展與信息化轉(zhuǎn)型等方面也具有一定的促進(jìn)作用。

三、當(dāng)前基建檔案管理存在的問(wèn)題

（一）信息化建設(shè)程度低，管理不規(guī)范

基建檔案管理的信息化建設(shè)與管理并不是簡(jiǎn)單將紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，需要從多方面考慮，同時(shí)做好對(duì)基建檔案的信息化結(jié)構(gòu)構(gòu)建和體系制度的細(xì)化管理。對(duì)基建檔案信息化管理與重視的不到位，也會(huì)造成基建檔案管理信息化建設(shè)程度不足。在當(dāng)前的大環(huán)境下，本身就存在對(duì)檔案管理部門(mén)以及檔案管理工作的忽視，這與基建檔案管理工作的屬性有關(guān)，也與內(nèi)部管理方式不合理、檔案管理宣傳工作不到位等方面的因素有關(guān)。與此同時(shí)，想要在做好信息化建設(shè)改革與基建檔案現(xiàn)代化管理等方面實(shí)現(xiàn)升級(jí)與創(chuàng)新，不僅需要投入大量的資源和精力，還需要配置相關(guān)的專業(yè)人才和設(shè)備設(shè)施［2］。

內(nèi)部基建檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)以及規(guī)范管理相對(duì)簡(jiǎn)單，但是一些合作單位以及施工方的檔案資料收集與管理，不僅需要消耗大量的時(shí)間與精力進(jìn)行互動(dòng)交流，也需要多方配合共同建立和規(guī)范基建檔案信息化管理制度。尤其是在項(xiàng)目結(jié)束后期，很多規(guī)范和管理不到位，造成基建項(xiàng)目檔案材料在收集、整理、審核期間遇到諸多管理障礙。其中，項(xiàng)目建設(shè)資料缺失、整理基建檔案的難度較大、信息化建設(shè)不到位以及成檔時(shí)間較長(zhǎng)等，都是影響基建檔案信息化管理的重要因素。

（二）專業(yè)管理人員匱乏，管理意識(shí)薄弱

目前，我國(guó)實(shí)行基建檔案信息化、全面化管理的企事業(yè)單位并不多。一方面是相關(guān)管理人才和專業(yè)人才匱乏，導(dǎo)致即使具有信息化檔案管理的條件，也很難在后續(xù)管理與發(fā)展中持續(xù)開(kāi)展基建檔案管理；另一方面，基建檔案管理需要耗費(fèi)工作人員大量的時(shí)間和精力，在薪資待遇相差較大的情況下，很多基建部門(mén)都沒(méi)有比較穩(wěn)定且具有專業(yè)能力的基建檔案管理、信息技術(shù)應(yīng)用方面的人才。另外，基建檔案信息化管理并不是一蹴而就的工作，需要在適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)環(huán)境與行業(yè)形勢(shì)的基礎(chǔ)上，不斷升級(jí)和完善基建檔案歸檔、數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)，才能夠有效開(kāi)展基建檔案管理工作，同時(shí)促進(jìn)企業(yè)事業(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展［3］。

綜合來(lái)看，當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及為基建檔案管理工作帶來(lái)了很多便利，但也相應(yīng)提出了許多的發(fā)展、改革要求。想要在適應(yīng)大環(huán)境的前提下做好基建檔案管理工作，不僅需要開(kāi)發(fā)或者引進(jìn)先進(jìn)的基建檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，也要積極招賢納士，聘用更多專業(yè)的檔案管理人才和技術(shù)人才。同時(shí)也要不斷總結(jié)現(xiàn)有管理經(jīng)驗(yàn)，才能夠在不斷提升基建檔案信息化、智能化管理水平的基礎(chǔ)上，建設(shè)高效率基建檔案管理系統(tǒng)和運(yùn)行部門(mén)，促使基建檔案信息化管理與發(fā)展的不斷進(jìn)步。

四、合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)有效加強(qiáng)基建檔案管理的路徑

（一）明確改革發(fā)展目標(biāo)，細(xì)化信息化管理

想要實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案的信息改革與技術(shù)升級(jí)，需要制定明確的基建檔案信息化管理改革目標(biāo)。通過(guò)對(duì)多方面的升級(jí)與改革，強(qiáng)化管理人員的思想認(rèn)知，進(jìn)而通過(guò)完善相關(guān)管理制度、體系，進(jìn)一步營(yíng)造和構(gòu)建良好的內(nèi)部管理氛圍和內(nèi)部管理體系［4］。

首先，從思想上進(jìn)行全面深化改革與升級(jí)。從管理層入手，全面更新內(nèi)外部檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)與改革的認(rèn)知，明確信息化建設(shè)的重要意義，同時(shí)做好對(duì)各方面責(zé)任的劃分和工作任務(wù)的分配，確保基建檔案管理工作的有效性，使其符合未來(lái)發(fā)展改革需求。

其次，從基礎(chǔ)設(shè)施以及信息化技術(shù)方面進(jìn)行升級(jí)。對(duì)于一些現(xiàn)存的管理問(wèn)題和不足積極進(jìn)行改革。對(duì)于基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)、現(xiàn)代信息技術(shù)等方面的應(yīng)用、管理不到位的，可以通過(guò)購(gòu)買(mǎi)專業(yè)設(shè)備設(shè)施、引進(jìn)專業(yè)技術(shù)手段以及專業(yè)人才等方式實(shí)現(xiàn)全面應(yīng)用與優(yōu)化管理。對(duì)于一些現(xiàn)存的設(shè)備應(yīng)用和管理方面存在的問(wèn)題，也可以通過(guò)優(yōu)化內(nèi)部資源配置和細(xì)化檔案管理平臺(tái)建設(shè)等方面，控制相關(guān)資源的投入和后續(xù)改革計(jì)劃的管理，確保內(nèi)部資源、人員等方面的最優(yōu)配置。同時(shí)也讓檔案管理部門(mén)、基建檔案管理工作人員以及其他部門(mén)認(rèn)識(shí)到當(dāng)前基建檔案管理信息化建設(shè)和基建檔案管理效率提升的重要意義。

最后，為了有效維護(hù)基建檔案管理信息化升級(jí)與改革的有效性，在基建檔案高效率管理、改革期間，也可以強(qiáng)化對(duì)專業(yè)人才的選拔和培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)人才管理方面的優(yōu)化升級(jí)，進(jìn)一步促進(jìn)基建檔案信息化管理水平的提升。

（二）強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建基建檔案網(wǎng)絡(luò)一體化管理平臺(tái)

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為基建檔案管理平臺(tái)的建設(shè)提供了多方面的便利。搭建具有個(gè)性化特色與多功能需求的基建檔案網(wǎng)絡(luò)一體化管理平臺(tái)，能夠在充分提升基建檔案管理工作質(zhì)量與效率的基礎(chǔ)上，全面提升企事業(yè)單位的內(nèi)部信息化管理水平。

根據(jù)不同的工作以及管理發(fā)展需求，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。

關(guān)于信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的處理和一體化辦公，可以在構(gòu)建基建檔案網(wǎng)絡(luò)一體化管理平臺(tái)后，根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展、管理需求進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化升級(jí)。比如有關(guān)數(shù)據(jù)采集和信息整合功能方面的升級(jí)，可以通過(guò)內(nèi)部集成模型的設(shè)計(jì)與優(yōu)化實(shí)現(xiàn)升級(jí)，集中處理基建檔案材料中不同類別的內(nèi)容，同時(shí)做好分析、整理、儲(chǔ)存等方面的工作。對(duì)于搜索與編排功能的優(yōu)化升級(jí)，集中整改有關(guān)便捷式搜索方面的功能，可以通過(guò)全文數(shù)據(jù)檢索關(guān)鍵詞、信息提取等進(jìn)行多維度升級(jí)，確保能在基建檔案多且雜的數(shù)據(jù)信息中快速檢索、查閱所需的材料和信息。在此期間，也可以通過(guò)內(nèi)部基建檔案管理的優(yōu)化和升級(jí)，或者項(xiàng)目名稱、數(shù)據(jù)資料整理方面的排版設(shè)計(jì)等，全面提升和優(yōu)化數(shù)據(jù)檢索功能。

另外，有關(guān)數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)營(yíng)維護(hù)方面的工作也需要集中優(yōu)化和升級(jí)。除了基礎(chǔ)性的賬號(hào)登錄、檔案信息查詢以及個(gè)性化信息記錄等，還可以集中針對(duì)不同形式的后臺(tái)數(shù)據(jù)和賬號(hào)等級(jí)劃分權(quán)限層級(jí)，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的升級(jí)與維護(hù)，避免內(nèi)部人員在查閱檔案信息的過(guò)程中造成個(gè)人信息數(shù)據(jù)泄露或者系統(tǒng)數(shù)據(jù)流失。同時(shí)也要做好各方面的監(jiān)督、審查工作，比如在數(shù)據(jù)信息存在異常時(shí)，及時(shí)預(yù)警和提醒后臺(tái)數(shù)據(jù)維護(hù)和管理人員，確保使用者的操作記錄在有需要的時(shí)刻能夠被平臺(tái)調(diào)取，同時(shí)也能夠全方位保障基建檔案的安全性。

（三）規(guī)范檔案管理制度，強(qiáng)化內(nèi)外管理溝通互動(dòng)

強(qiáng)化各部門(mén)之間的溝通互動(dòng)，建立規(guī)范的基建檔案管理制度體系，由此能夠在明確多方職業(yè)與權(quán)限的基礎(chǔ)上，提升檔案管理工作的質(zhì)量、效率。同時(shí)也能規(guī)避工作人員不足，或者多方交互信息數(shù)據(jù)更新速度慢等造成的基建檔案信息化管理效果不顯著等問(wèn)題［5］。

首先，強(qiáng)調(diào)責(zé)任與工作任務(wù)的劃分。對(duì)于發(fā)現(xiàn)或者已經(jīng)發(fā)生的基建檔案管理工作問(wèn)題和失誤，及時(shí)追究相關(guān)責(zé)任人和管理人員的責(zé)任，并做好相關(guān)的教育、懲戒工作。對(duì)于外部合作單位溝通互動(dòng)積極性差、檔案資料保存和上傳信息存在問(wèn)題的情況，及時(shí)向上級(jí)人員反饋，并提前與合作單位以及部門(mén)做好責(zé)任、任務(wù)、權(quán)限等的劃分，避免出現(xiàn)糾紛就互相甩鍋或者推卸責(zé)任等。

其次，加大細(xì)化實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)懲罰相關(guān)制度的力度。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工和管理人員，及時(shí)對(duì)其部門(mén)及個(gè)人進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)榜樣作用的發(fā)揮，全方位規(guī)范和優(yōu)化內(nèi)部基建檔案管理制度體系。對(duì)于一些存在不合理工作思想以及工作態(tài)度不端正的管理人員，不僅需要做好相關(guān)懲罰、教育工作，也需要根據(jù)問(wèn)題的等級(jí)、影響等進(jìn)行精確打擊，打造良好工作氛圍和工作環(huán)境。同時(shí)也要反向觀察部門(mén)管理?xiàng)l例、基建檔案管理制度措施是否存在漏洞和不足。為了進(jìn)一步建設(shè)良好的內(nèi)部管理工作環(huán)境，也可以建立專屬的員工意見(jiàn)反饋通道，確保上級(jí)以及管理層人員能夠第一時(shí)間了解基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題和信息化建設(shè)等方面存在的不足，積極改革并不斷完善，確保在打造良好企業(yè)文化和工作氛圍的基礎(chǔ)上，激發(fā)調(diào)動(dòng)全體員工的工作積極性與上進(jìn)心。

最后，規(guī)范內(nèi)外工作交接以及核對(duì)管理流程。對(duì)于一些需要長(zhǎng)期交互的檔案資料，創(chuàng)建專項(xiàng)工作流程，確保信息化基建檔案系統(tǒng)能夠及時(shí)錄入相關(guān)數(shù)據(jù)、更新信息，避免后續(xù)出現(xiàn)數(shù)據(jù)和資料缺失等問(wèn)題時(shí)找不到責(zé)任人。對(duì)于一些監(jiān)督管理人員的權(quán)限劃分，也可以參照階梯式和多位一體管理流程的設(shè)計(jì)，確保在不會(huì)過(guò)分干涉檔案管理人員工作的同時(shí)，增強(qiáng)監(jiān)督、管理、交接等工作的規(guī)范性和有效性。

（四）配置專業(yè)人才隊(duì)伍，全面提升檔案管理水平

基建檔案信息化管理的質(zhì)量的與人才隊(duì)伍的質(zhì)量息息相關(guān)。想要全面提升基建檔案信息化管理的水平和工作效率，需要強(qiáng)化對(duì)專業(yè)人才隊(duì)伍的構(gòu)建和對(duì)管理型、技術(shù)型人才的培養(yǎng)，能夠在不斷提升專業(yè)人才隊(duì)伍素質(zhì)的基礎(chǔ)上，全方位實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的信息化、高效性發(fā)展。

一是根據(jù)當(dāng)前檔案管理人員隊(duì)伍情況做好合適的人才選拔、聘用?？梢酝ㄟ^(guò)內(nèi)部體系機(jī)制的改革升級(jí)來(lái)篩選具有發(fā)展?jié)摿蛯I(yè)能力的檔案管理、技術(shù)人員，也可以通過(guò)招聘符合具體工作需求和未來(lái)基建檔案管理信息化建設(shè)管理要求的專業(yè)人才來(lái)補(bǔ)充原有檔案管理人才隊(duì)伍。二是想要保障基建檔案管理工作人員具有穩(wěn)定且符合工作發(fā)展需求的業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)，強(qiáng)化人才培訓(xùn)與現(xiàn)代信息技術(shù)升級(jí)也是比較有效的管理措施與發(fā)展途徑。三是結(jié)合基建檔案管理當(dāng)前的情況與檔案管理工作的優(yōu)化需求做好人員待遇的升級(jí)和工作內(nèi)容的細(xì)化管理，以進(jìn)一步完善檔案管理工作考評(píng)制度體系，強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)與管理。

五、結(jié)語(yǔ)

積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)化基建檔案管理，能夠在充分適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變革趨勢(shì)和行業(yè)發(fā)展要求的基礎(chǔ)上，不斷提升基建檔案信息化管理的質(zhì)量和效率。構(gòu)建信息化、智能化基建檔案網(wǎng)絡(luò)一體化管理平臺(tái)，完善內(nèi)部管理制度體系，強(qiáng)化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)與管理等途徑，能夠全方位提升和保障基建檔案信息化管理的有效性和實(shí)效性，推進(jìn)基建檔案管理以及內(nèi)部管理水平的不斷提升。