信息化執(zhí)法模式下的衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理

文/山東省巨野縣衛(wèi)生計(jì)生綜合執(zhí)法局 申海麗

不斷發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)有效提高了衛(wèi)生監(jiān)督管理水平。新形勢(shì)下，應(yīng)及時(shí)提高衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)部門檔案管理水平與效率，為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有力保障。所謂衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案，實(shí)際是指相關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督部門在衛(wèi)生監(jiān)督與執(zhí)法過程中，必須保障初始工作記錄的有效性，將行政執(zhí)法的真實(shí)情況客觀地展示出來，使人民群眾全面了解其具備一定的合法性，符合公開、公平及公正的要求。檔案管理工作的有序完成，為相關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督部門開展有效工作奠定了良好基礎(chǔ)。衛(wèi)生監(jiān)督檔案的有效建立，將多種相關(guān)內(nèi)容真實(shí)地記錄下來，例如醫(yī)療衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生以及飲用水衛(wèi)生等，以確保醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)部門監(jiān)督管理工作有序進(jìn)行，并為其出具有效的參考依據(jù)。以下針對(duì)信息化執(zhí)法模式融入衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作做出詳細(xì)闡述。

一、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化的重要意義

（一）提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量及效率。衛(wèi)生監(jiān)督體系實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，其實(shí)是促使傳統(tǒng)人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理模式，并完成信息采集工作，同時(shí)也促使衛(wèi)生監(jiān)督部門存儲(chǔ)的檔案信息資源充分發(fā)揮最大作用，以便更好地服務(wù)于社會(huì)大眾。在此過程中，可以引入較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，例如網(wǎng)絡(luò)、信息以及計(jì)算機(jī)等有效技術(shù)，完成檔案信息的有效收集、科學(xué)整理、合理分類及具體歸檔等工作，進(jìn)而對(duì)初始檔案資料起到有效的保護(hù)作用，進(jìn)一步確保檔案的真實(shí)性，以此提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量及效率?；诖?，衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)部門應(yīng)促使信息化檔案管理模式的實(shí)施，以便實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理執(zhí)法的信息化。

（二）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的科學(xué)依據(jù)。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，確保其具備先進(jìn)性，不僅可以在衛(wèi)生監(jiān)督部門做出決策時(shí)快速地提供有效的科學(xué)依據(jù)，保障檔案信息的準(zhǔn)確性以及時(shí)效性，同時(shí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也將其作為重要的參考依據(jù)，并結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的對(duì)策，以便確保對(duì)策的時(shí)效性及有效性，管理模式的科學(xué)性及合理性?；诖?，衛(wèi)生監(jiān)督部門中的檔案管理信息可以將紙質(zhì)檔案有效轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，降低檔案信息存儲(chǔ)空間的占用量，避免相關(guān)資金的浪費(fèi)，以此促使檔案存儲(chǔ)效率不斷提高。除此之外，也避免將大量的時(shí)間浪費(fèi)在檔案查找工作中，進(jìn)而加強(qiáng)相應(yīng)的工作質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理現(xiàn)狀

各個(gè)衛(wèi)生監(jiān)督部門在依法開展衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法時(shí)，一定要保障初始工作記錄必須具備合法性，并且要公開進(jìn)行，以示其公正。加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的重視，并對(duì)其業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，從而避免執(zhí)法人員在執(zhí)法中產(chǎn)生違規(guī)行為。

（一）沒有明確的管理認(rèn)知。目前我國(guó)信息化技術(shù)不斷發(fā)展，因此在衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理過程中，應(yīng)將信息化執(zhí)法模式融入其中，彰顯其真實(shí)性，并不斷提高其精準(zhǔn)度。衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)管理檔案在衛(wèi)生執(zhí)法工作中發(fā)揮著重要的作用，其中包含衛(wèi)生監(jiān)督工作的行政批準(zhǔn)、日常文書等，同時(shí)也涵蓋了多種具備權(quán)威性的內(nèi)容。但目前衛(wèi)生監(jiān)督部門負(fù)責(zé)的執(zhí)法業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)內(nèi)容過于煩瑣，檔案管理工作人員承受了較大的壓力。檔案管理工作中，衛(wèi)生監(jiān)督部門往往過于看重工作人員的業(yè)務(wù)能力，卻忽視了加強(qiáng)技術(shù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，致使大部分專業(yè)人員滯后于時(shí)代的發(fā)展，無法跟上新時(shí)代的發(fā)展步伐。業(yè)務(wù)檔案管理工作中，管理制度缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，致使業(yè)務(wù)檔案管理工作存在較多不足之處，在記錄過程中極易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失等情況。

（二）以信息化為背景，執(zhí)法工作及檔案管理工作存在沖突。衛(wèi)生監(jiān)督部門有序開展信息化執(zhí)法，不僅可以提升工作質(zhì)量，同時(shí)也可以提高衛(wèi)生監(jiān)督工作的公開性及公平性。然而檔案管理工作過程中并沒有采用信息化管理模式，致使執(zhí)法工作無法與檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有效銜接。衛(wèi)生監(jiān)督部門在加大力度，推動(dòng)信息化體系以及移動(dòng)執(zhí)法發(fā)展時(shí)，并沒有制定完整的檔案管理模塊，因此不能有效更新衛(wèi)生監(jiān)督檔案相關(guān)信息，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效性。

（三）采用移動(dòng)執(zhí)法模式，阻礙了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作順利進(jìn)行。移動(dòng)執(zhí)法為執(zhí)法管理信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。衛(wèi)生相關(guān)部門在執(zhí)法過程中，可以借助手機(jī)及藍(lán)牙打印機(jī)，公開制作并打印執(zhí)法相關(guān)證明，并真實(shí)地記錄執(zhí)法的整個(gè)過程。但是部分檔案管理內(nèi)容并沒有全部錄入系統(tǒng)中，導(dǎo)致相關(guān)工作人員還是參考以往的紙質(zhì)檔案，日常的監(jiān)督管理檔案失去了使用價(jià)值。執(zhí)法工作人員不僅無法及時(shí)查詢行政相關(guān)信息，同時(shí)也無法準(zhǔn)確分析檔案內(nèi)容，直接影響了監(jiān)督執(zhí)法工作的時(shí)效性，對(duì)于其中存在的問題也無法做出準(zhǔn)確判斷。

三、衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的原則

（一）有效原則。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理應(yīng)收集所有有效檔案信息并將其歸納于檔案管理中，并依法對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密以及個(gè)人隱私等檔案資源進(jìn)行管理。在對(duì)檔案信息化體系構(gòu)建過程中，應(yīng)結(jié)合相應(yīng)的檔案信息資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化管理。

（二）統(tǒng)一原則。衛(wèi)生監(jiān)督部門應(yīng)統(tǒng)一構(gòu)建及合理部署檔案資源的信息化管理，并結(jié)合實(shí)際檔案信息制定相應(yīng)的工作準(zhǔn)則，避免部門之間的各為其主，造成資源及資金的大量浪費(fèi)。

四、信息化執(zhí)法模式下，衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)管理工作人員檔案信息化管理意識(shí)。對(duì)于檔案管理工作人員，應(yīng)積極開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，以便提高其自身專業(yè)能力，同時(shí)也促使其全面認(rèn)知信息化執(zhí)法，并有效掌握知識(shí)的更新能力。立足于信息化執(zhí)法角度，滿足信息化背景下衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理需求。在設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容及范圍時(shí)，應(yīng)促使檔案管理人員在檔案管理過程中具備統(tǒng)一性以及標(biāo)準(zhǔn)性，并培養(yǎng)其具備信息化管理認(rèn)知，構(gòu)建完整具體的管理制度，并將此管理制度全面貫徹于衛(wèi)生監(jiān)督管理部門的檔案管理工作中，進(jìn)而促使管理體系趨于規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化發(fā)展。因此應(yīng)加大力度構(gòu)建日常監(jiān)督檔案的管理體系，為之后的查詢工作提供便利條件，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案規(guī)范化管理的有效發(fā)展。

（二）延伸檔案收集范圍。為滿足時(shí)代發(fā)展需求，應(yīng)加大投資力度構(gòu)建檔案監(jiān)督管理體系，并促使衛(wèi)生監(jiān)督檔案質(zhì)量實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。延伸檔案收集范圍，不僅要高度關(guān)注衛(wèi)生審批檔案以及相應(yīng)的處罰檔案，還要對(duì)監(jiān)督相關(guān)材料以及各種形式的檢測(cè)報(bào)告進(jìn)行有效收集并整理，既要對(duì)紙質(zhì)材料的合理歸納予以高度重視，也要對(duì)信息技術(shù)產(chǎn)生的各式各樣的電子檔案以及在監(jiān)管過程中錄制的影片、圖片等有效信息進(jìn)行整理。管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，為準(zhǔn)確搜索及快速查詢檔案提供諸多便利條件，以此促使利用率的顯著提升。

（三）全面落實(shí)檔案雙軌制，實(shí)現(xiàn)資源共享。在衛(wèi)生監(jiān)督管理業(yè)務(wù)檔案過程中，信息化技術(shù)不斷發(fā)展，檔案相關(guān)部門應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行雙軌制管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用率，進(jìn)而提升現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法的工作效率。為信息化背景下衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法相關(guān)工作發(fā)的順利進(jìn)行奠定良好基礎(chǔ)?；诖?，可以將衛(wèi)生審核標(biāo)準(zhǔn)以及執(zhí)法信息檔案的檢閱目錄全部輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以便相關(guān)人員可以及時(shí)查找相關(guān)信息內(nèi)容。除此之外，可以為衛(wèi)生監(jiān)督管理人員配置移動(dòng)執(zhí)法相關(guān)設(shè)備，有助于快速查閱相關(guān)的電子資源信息，系統(tǒng)信息也可以得到及時(shí)審核及屬實(shí)。不僅如此，監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案的信息化管理模式下，安全性及保密性都有一定保障，因此對(duì)信息資源起到很好的保護(hù)作用。

五、結(jié)語

綜上所述，在執(zhí)法過程中有效引入信息化技術(shù)，在一定范圍內(nèi)，促使衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理工作的高效開展，然而這種管理模式仍然存在一定的不足，因此衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)給予檔案管理體系充足的時(shí)間，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)及技能，還要求專業(yè)研發(fā)人員不但要提高信息技術(shù)水準(zhǔn)，對(duì)相應(yīng)管理體系進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化并完善。