電子檔案文件保存技術(shù)初探

文/榆林市愛國衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)服務(wù)中心 劉銳菲

在信息時(shí)代，傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，全面做好檔案管理工作，必須著重加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不斷提高電子檔案文件保存技術(shù)。在檔案信息整合與分類的過程中，需要借助各種先進(jìn)的電子技術(shù)加強(qiáng)檔案內(nèi)容審核，為后期的安全維護(hù)、檔案資源共享與使用奠定基礎(chǔ)。

一、加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)

提高電子檔案文件保存技術(shù)，首先，要重視加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)，構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理部門應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，配置穩(wěn)定的軟件和硬件系統(tǒng)，比如交換機(jī)、掃描儀等，確保檔案信息化管理工作能夠有序開展。其次，在檔案信息化管理工作中，還需要進(jìn)一步加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)速度，及時(shí)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)與網(wǎng)頁的接口，配置專網(wǎng)進(jìn)行檔案管理和接受資源信息，并定期更新和升級檔案數(shù)據(jù)庫，依據(jù)檔案信息化管理的實(shí)際需求，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，及時(shí)修補(bǔ)漏洞，并建設(shè)數(shù)據(jù)庫預(yù)警系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)身份異常，立即將其反饋給管理員。最后，應(yīng)設(shè)置專業(yè)的管理人員監(jiān)督與審核電子檔案管理工作中的各項(xiàng)事務(wù)，規(guī)范電子檔案管理流程，融入多元化的資料搜集、檢索、歸檔、存儲方式，以此確保電子檔案管理的時(shí)效性。

二、提高電子檔案信息管理技術(shù)

提高電子檔案信息管理技術(shù)，首先，要緊密融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從基本定義來講，大數(shù)據(jù)技術(shù)是繼信息技術(shù)的新發(fā)展成果，該技術(shù)具備海量數(shù)據(jù)規(guī)模和巨大的數(shù)據(jù)價(jià)值，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高速流轉(zhuǎn)，呈現(xiàn)多樣化數(shù)據(jù)類型，保存海量數(shù)據(jù)信息。其次，應(yīng)正確采用智能化分層技術(shù)對電子檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化。目前，分層技術(shù)主要包括雙層技術(shù)、三層技術(shù)、四層技術(shù)、中間技術(shù)和五層結(jié)構(gòu)技術(shù)，這五種技術(shù)各具優(yōu)勢。其中，雙層技術(shù)能夠拓展檔案信息搜索、分析、整合、存儲和推薦功能。從基本定義來看，雙層技術(shù)是由客戶端和數(shù)據(jù)服務(wù)器組合而成，當(dāng)客戶端下達(dá)命令后，數(shù)據(jù)服務(wù)器會(huì)立刻予以接收并執(zhí)行。此外，雙層技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)兩臺計(jì)算機(jī)之間的連接，同時(shí)開展兩臺計(jì)算機(jī)的檔案數(shù)據(jù)提取與分析工作，對這兩臺計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全控制，優(yōu)化各層次功能，將一臺計(jì)算機(jī)中的檔案數(shù)據(jù)信息成功提取到另一臺電子設(shè)備中。三層技術(shù)是對雙層技術(shù)的優(yōu)化與升級，該技術(shù)組合結(jié)構(gòu)包括客戶端、數(shù)據(jù)服務(wù)器與應(yīng)用服務(wù)器，其中，應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)服務(wù)器互相作用，能優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)處理工作，提高檔案信息分析處理效率，減輕數(shù)據(jù)服務(wù)器的工作負(fù)擔(dān)，促進(jìn)信息溝通。在三層技術(shù)應(yīng)用過程中，計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)被分為三層：第一層，業(yè)務(wù)處理層。該層次功能主要是通過分析用戶需求對數(shù)字信息進(jìn)行提取然后提交給數(shù)據(jù)層，由數(shù)據(jù)層進(jìn)行處理。第二層，界面處理層。該層次主要負(fù)責(zé)加工所需要的數(shù)字信息，然后將分析結(jié)果提交到數(shù)據(jù)處理層。第三層，數(shù)據(jù)處理層。該層次主要用于深度分析和處理數(shù)字信息，將最終的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)輸入業(yè)務(wù)層，由業(yè)務(wù)層提供最完整的數(shù)字信息。由此可見，各層次在互相分工的同時(shí)相互合作，使電子檔案管理工作效率得到有效提高。四層技術(shù)由數(shù)據(jù)層、Web層、業(yè)務(wù)處理層和存儲層共同組成，其中，數(shù)據(jù)層用于分析、處理數(shù)字信息和編輯電子代碼，執(zhí)行代碼應(yīng)用；Web層通過提供不同的開發(fā)方式來降低海量檔案信息管理工作難度，維護(hù)軟件系統(tǒng)安全；業(yè)務(wù)處理層具有嚴(yán)密的邏輯性，能夠?qū)?shù)據(jù)層提交的數(shù)字信息傳輸給Web層；存儲層主要是分類存儲同類別的檔案信息。中間技術(shù)是中間件技術(shù)的簡稱，該技術(shù)被應(yīng)用于檔案信息提取系統(tǒng)各層次中以起到電子資源優(yōu)勢互補(bǔ)的作用。在檔案信息提取分析工作中，充分利用中間技術(shù)能夠改善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)異構(gòu)分布模式和數(shù)字信息管理模式，優(yōu)化信息處理效果。五層結(jié)構(gòu)技術(shù)對數(shù)字信息管理系統(tǒng)的劃分最為精細(xì)，主要層次包括客戶端、集成層、資源管理層、Web層、J2EE和Serer算法，這樣劃分使數(shù)字信息管理功能更為多樣，運(yùn)行更加安全可靠。其中，J2EE能夠根據(jù)信息需求提供最優(yōu)服務(wù)；Serer算法通過數(shù)據(jù)分析、計(jì)算和數(shù)據(jù)資源分配來提煉最準(zhǔn)確的檔案信息，使大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的電子檔案管理系統(tǒng)處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)。

三、構(gòu)建云計(jì)算數(shù)據(jù)平臺

從服務(wù)層次來看，云計(jì)算數(shù)據(jù)平臺主要分為三層：第一層，基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)層；第二層；平臺服務(wù)層；第三層，軟件服務(wù)層。這三層服務(wù)互相作用方能實(shí)現(xiàn)各層次資源優(yōu)化配置，促進(jìn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)信息互動(dòng)，促進(jìn)平臺數(shù)據(jù)管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。首先，運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)做好電子檔案文件保存工作，需要改善計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，優(yōu)化軟硬件分支系統(tǒng)兼容性，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)信息采集技術(shù)方法和處理技術(shù)方法，針對不同結(jié)構(gòu)類型的云數(shù)據(jù)設(shè)置兼容性處理平臺，由各分支系統(tǒng)在同一時(shí)間內(nèi)容提供適宜的分析處理方法與技術(shù)，例如在平臺中設(shè)置云數(shù)據(jù)分析技術(shù)與分支處理技術(shù)，當(dāng)分析技術(shù)識別出檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型后，由分支處理技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速處理。與此同時(shí)，應(yīng)全面完善數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和云計(jì)算數(shù)據(jù)中心能量管理平臺結(jié)構(gòu)，迅速做好數(shù)據(jù)提煉工作與清洗工作，及時(shí)提取有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)云計(jì)算數(shù)據(jù)中心能量管理平臺的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，應(yīng)促進(jìn)人工智能技術(shù)和云計(jì)算數(shù)據(jù)中心能量管理平臺的有機(jī)融合。從發(fā)展視角來看，基于人工智能技術(shù)支持的云計(jì)算數(shù)據(jù)中心能量管理將日趨智能化、數(shù)據(jù)化與信息化，平臺存儲容量會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大，這樣能夠做好大量電子檔案信息保存工作，使電子檔案保存技術(shù)得到全面性優(yōu)化。據(jù)調(diào)查了解，IP網(wǎng)絡(luò)存儲器是云計(jì)算數(shù)據(jù)中心能量管理平臺存儲系統(tǒng)的核心設(shè)備，該設(shè)備存儲了所有云數(shù)據(jù)，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)對存儲空間的要求以及產(chǎn)生的影響也不盡相同。此外，存儲器及其存儲容量不僅要滿足大量云數(shù)據(jù)存儲需求，而且要兼顧不同數(shù)據(jù)格式兼容、轉(zhuǎn)換、生成與交互，滿足容災(zāi)備份的空間需求。人工智能技術(shù)還能改善云平臺服務(wù)器寬帶，為大量電子檔案文件提供充足的存儲空間與備份空間。信息時(shí)代的云服務(wù)器寬帶必須能夠確保整個(gè)制作系統(tǒng)的暢通運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)，能滿足數(shù)據(jù)I／O所需的極限帶寬。目前，基于人工智能技術(shù)的云平臺已經(jīng)能夠支持不同結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息的同時(shí)傳輸。再次，人工智能技術(shù)能夠進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)工作。如今，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊問題依然存在，要確保云平臺的正常工作，保證電子檔案數(shù)據(jù)的精確性，維護(hù)IP網(wǎng)絡(luò)安全，必須加強(qiáng)對云數(shù)據(jù)信息的安全保護(hù)，這就需要全面加強(qiáng)IP網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)軟硬件安全建設(shè)，設(shè)置存儲數(shù)據(jù)安全密碼與數(shù)據(jù)邏輯安全系統(tǒng)，對電子檔案數(shù)據(jù)的完整性、信息準(zhǔn)確性和應(yīng)用安全性進(jìn)行科學(xué)管控，全方位預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒的惡意侵害。與此同時(shí)，要對Amazon S3／OpenStack Swift、Microsoft Active Directory和LDAP這三項(xiàng)協(xié)議進(jìn)行安全管理。另外，要重視優(yōu)化IP網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)架構(gòu)。從宏觀層次來看，IP網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)架構(gòu)屬于開放式系統(tǒng)存儲，該存儲模式分為內(nèi)置存儲與外掛存儲，其中，外掛存儲又分為直連存儲（簡稱DAS）和網(wǎng)絡(luò)存儲（英文簡稱FAS）。網(wǎng)絡(luò)存儲分為存儲區(qū)域網(wǎng)絡(luò)（英文簡稱SAN）和網(wǎng)絡(luò)接入存儲（英文簡稱NAS）。而存儲區(qū)域網(wǎng)絡(luò)又分為IP-SAN和FC-SAN；網(wǎng)絡(luò)接入存儲分為統(tǒng)一式、網(wǎng)關(guān)式和橫向擴(kuò)展式。從微觀層次來看，常用IP網(wǎng)絡(luò)存儲架構(gòu)主要分為兩種：第一，SAD架構(gòu)。該架構(gòu)模式屬于一種獨(dú)立存儲網(wǎng)絡(luò)，在該架構(gòu)的支持下，電子檔案數(shù)據(jù)傳輸迅速而流暢，擴(kuò)展性效果良好。第二，NAS架構(gòu)。該架構(gòu)模式主要是以IP網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托提高電子檔案數(shù)據(jù)專用存儲服務(wù)，在具體工作中，NAS架構(gòu)會(huì)充分利用專業(yè)操作系統(tǒng)和文件系統(tǒng)來對外提供標(biāo)準(zhǔn)化CIFS／NFS協(xié)議，同時(shí)，通過啟用太網(wǎng)交換機(jī)實(shí)現(xiàn)存儲設(shè)備和應(yīng)用設(shè)備的有效連接，構(gòu)建完善的電子檔案存儲網(wǎng)絡(luò)，對以云數(shù)據(jù)為表現(xiàn)形式的電子檔案信息進(jìn)行集中化管理，減輕寬帶壓力，使帶寬得以釋放，全面優(yōu)化云平臺性能，使電子檔案保持技術(shù)更具實(shí)效性。

四、結(jié)語

綜上所述，提高電子檔案保存技術(shù)，全面做好電子檔案信息存儲工作，維護(hù)檔案資源的安全性，必須著重加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和人工智能技術(shù)，為電子檔案保存工作構(gòu)建完善的管理技術(shù)體系。