企業(yè)檔案數(shù)字化的重要性淺析

文/國家能源集團(tuán)陜西電力有限公司 晏彩霞

企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分?，F(xiàn)代化企業(yè)檔案需要檔案信息化管理，檔案管理是滿足企業(yè)日益增長需要的重要工作。信息資源在企業(yè)現(xiàn)代化背景下充分體現(xiàn)了檔案工作的重要性和價值。因此，將所有企業(yè)檔案轉(zhuǎn)化為實用的信息來源成為重中之重，能夠迅速地向用戶提供服務(wù)，并更好地適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的需要。利用數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案成為可共享的數(shù)字信息資源，從而在檔案管理上發(fā)揮真正的作用。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的含義和現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案數(shù)字化管理的含義。企業(yè)檔案數(shù)字化管理是對傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新。檔案管理數(shù)據(jù)庫使其能夠進(jìn)行日常工作，如收集、識別、組織、儲存、傳送、統(tǒng)計等，從而實現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽和借閱的功能。其好處是：第一，節(jié)約資源。數(shù)字化檔案使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了存儲成本和空間，而且存取方便快捷，避免了紙張和勞動力的浪費和重復(fù)材料的印刷。第二，改善辦公效率。檔案管理使資料及時歸檔，并盡快得到利用。第三，便于使用。數(shù)字化管理簡化資料查詢方式，讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。隨著信息時代的發(fā)展，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。電子文件、電子檔案的大量存在使檔案呈現(xiàn)透明化，可以為企業(yè)提供更好的服務(wù)。檔案數(shù)字化是指利用信息技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（存儲、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲等高科技應(yīng)用，將不同資源庫中的資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字資源檔案館。檔案館信息建設(shè)的一個重要組成部分是以數(shù)字形式存儲并通過網(wǎng)絡(luò)互連，由計算機(jī)系統(tǒng)管理，計算機(jī)系統(tǒng)形成檔案數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，并實現(xiàn)資源分配。

（二）企業(yè)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀。目前，國有企業(yè)檔案大多以紙質(zhì)載體保存，采用傳統(tǒng)管理方式管理，為用戶提供人工服務(wù)，檔案利用率很低，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來非常費時，很難適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展，檔案的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值難以充分發(fā)揮，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。而數(shù)字檔案在對原檔案文件進(jìn)行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護(hù)方便安全，還能借助計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化特點從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國甚至全世界所利用。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會的檔案事業(yè)，也將朝著多元化、先進(jìn)化、開放化的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)乃是大勢所趨。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該注意的問題

（一）科學(xué)確定檔案管理的數(shù)字化范圍。從理論上講，所有存儲檔案的數(shù)字化是最基本的數(shù)字化方案。實際上，對于庫藏較大的檔案館來講沒有必要全部都進(jìn)行數(shù)字化處理，而應(yīng)該有一個清晰的計劃，例如：哪些應(yīng)該數(shù)字化，哪些不需要數(shù)字化。作為企業(yè)檔案，應(yīng)以利用需求為導(dǎo)向，結(jié)合企業(yè)的實際情況，全面規(guī)劃，分步實施，突出重點，量力而行，優(yōu)先利用最有價值的檔案。數(shù)字化最終目的是提供利用，企業(yè)檔案數(shù)字化有關(guān)的工作都必須使用服務(wù)來完成。如果有失偏頗，不利于檔案真實價值的表達(dá)，也會影響檔案數(shù)字化的效果。

（二）對企業(yè)檔案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化研究引起重視。企業(yè)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)可從三個方面進(jìn)行研究，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。從簡單的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展到科學(xué)、精確的標(biāo)準(zhǔn)化，從單個標(biāo)準(zhǔn)到組合和協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)，是標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的趨勢。然而，企業(yè)檔案數(shù)字化仍然是簡單、孤立的，并不是一個完整的系統(tǒng)。在軟件開發(fā)、軟件管理、數(shù)據(jù)管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)還不完善，需要加強(qiáng)研究。

（三）發(fā)揮檔案數(shù)字化工作的效益。效益是一切社會活動的重要目標(biāo)，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)也應(yīng)注意到這一點。利用數(shù)字化提高服務(wù)的優(yōu)勢，并盡可能充分利用數(shù)字存檔信息，為數(shù)字成果帶來真正的價值。目前，要重點做好檔案（數(shù)據(jù)）的識別、應(yīng)用系統(tǒng)的研發(fā)和安全體系的建設(shè)。只有明確了開放的數(shù)據(jù)、高效的應(yīng)用系統(tǒng)和完整的安全體系，數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)才能得到充分利用，才能充分發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢，充分考慮檔案數(shù)字化的重要性。同時，還要有選擇地進(jìn)行檔案數(shù)字化，不同的單位可以根據(jù)自己的情況選擇不同的標(biāo)準(zhǔn)，并將優(yōu)化后的存儲庫列表數(shù)字化，這是構(gòu)建歸檔數(shù)據(jù)源的基礎(chǔ)；同時還應(yīng)仔細(xì)審查館藏系統(tǒng)，確定具有特色的檔案，如視聽檔案和實物檔案，并對此進(jìn)行全文數(shù)字化。根據(jù)公司的要求，確定關(guān)鍵文件，如產(chǎn)品和研究檔案，以便將整個文本數(shù)字化。選擇數(shù)字化較大的檔案，可根據(jù)檔案的定期或不定期使用的統(tǒng)計結(jié)果來確定，如硬件檔案、產(chǎn)品檔案等。選擇與重點項目和企業(yè)工作有關(guān)的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

（四）保證檔案數(shù)字化的安全性。陜西電力有限公司進(jìn)行檔案數(shù)字化有三個方面：檔案實體的管理、信息的管理和數(shù)據(jù)管理。檔案實體管理的目的是加強(qiáng)對檔案實體流動全過程的監(jiān)控，確保檔案管理具有一定的安全性。信息管理必須做好檔案內(nèi)容的保密工作，嚴(yán)防泄密，數(shù)據(jù)管理的目的主要是防止數(shù)據(jù)丟失、損壞、盜竊、更改、消除電磁輻射、非法裝載和重復(fù)、病毒感染，系統(tǒng)碰撞、設(shè)備損壞等危險因素，必須對上述三個方面進(jìn)行綜合管理，不能偏袒，以免造成不可估量的損失。安全是檔案數(shù)字化體系結(jié)構(gòu)中不可忽視的重要組成部分。陜西電力有限公司對檔案數(shù)字化的安全性較為重視，通過認(rèn)真研究，在公司本部、水電公司、新能源都制訂了檔案信息保密制度，建立了檔案信息管理數(shù)據(jù)資源庫，檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計完整、準(zhǔn)確。公司檔案管理系統(tǒng)采用局域網(wǎng)，有專用的服務(wù)器，計算機(jī)設(shè)置了防火墻，由密碼訪問控制。檔案人員定期對檔案信息進(jìn)行檢查，備份，確保了檔案信息的安全。該公司與服務(wù)商簽訂了保密協(xié)議，采取了有效的安全管理措施，強(qiáng)化了數(shù)字化過程監(jiān)督，避免檔案信息泄露，保障了檔案實體與信息的安全。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化的重要性

（一）有利于長遠(yuǎn)的發(fā)展，對檔案進(jìn)行保護(hù)。用數(shù)字化檔案代替原件使用來保護(hù)原始檔案。采用數(shù)字化副本異地保存的方式，輸出縮微膠片進(jìn)行永久保存，這樣，這些檔案在發(fā)生自然災(zāi)害時不會受損，從而有助于檔案的長期發(fā)展。對字跡不清、褪色的照片檔案進(jìn)行修復(fù)，在編寫組織利用數(shù)字化檔案的事例上，從人數(shù)上和利用卷上證明了數(shù)字化檔案在保護(hù)檔案原件上的作用。例如某公司組織部的主要工作是編寫公司的組織史。但是20世紀(jì)60年代初建廠以來，該公司就沒有做過這項工作。該公司63所屬各分支機(jī)構(gòu)及以下部門需到檔案館查閱文件和檔案。原始文件和檔案的重復(fù)使用嚴(yán)重?fù)p壞了原始檔案。為了保護(hù)原始檔案，檔案的專業(yè)技術(shù)人員機(jī)構(gòu)設(shè)立、干部任免、人員調(diào)動等其他有關(guān)檔案，利用數(shù)碼相機(jī)按時間和關(guān)鍵字分類拍照，存儲在計算機(jī)中，供所屬單位和部門使用，提高檔案的利用率，有效保護(hù)檔案原件，減少對檔案的破壞。

（二）節(jié)約成本，提高檔案人員的工作效率。數(shù)字化管理后，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為機(jī)讀文件，既節(jié)省了存儲成本，又節(jié)省了空間。查閱資料更加方便快捷，避免了重復(fù)浪費材料造成的紙張和人員浪費。進(jìn)行數(shù)字化管理后，檔案可以及時歸檔，也可以提供更多更快的服務(wù)。例如，部門可以快速找到所需信息，節(jié)省技術(shù)時間。數(shù)字檔案管理使檔案查詢快捷方便，數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實。目前，許多大型企業(yè)檔案館正在進(jìn)行檔案數(shù)字化，將歷史資料傳送到檔案管理系統(tǒng)，建立現(xiàn)代化的檢索工具，對新的檔案實行系統(tǒng)化管理，將電子檔案集中歸檔，建立高效的檔案管理系統(tǒng)，直接開發(fā)電子檔案文件，在企業(yè)技術(shù)改造和管理上發(fā)揮著不可忽視的作用，這是以前傳統(tǒng)管理方法無法取代的。檔案數(shù)字化可以提供詳細(xì)、實時的信息，使信息查詢非常方便，也大大減輕了辦公室工作人員的工作量。存檔也從原來的文件存儲單元擴(kuò)展到信息存儲。檔案數(shù)字化為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和技術(shù)形態(tài)的變革提供服務(wù)，進(jìn)一步促進(jìn)了企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）進(jìn)一步實現(xiàn)社會價值。檔案的重要性決定了檔案的社會價值，這也是社會歷史發(fā)展過程中的一個必要方面，讓我們對未來有更好的計劃。數(shù)字檔案可以網(wǎng)絡(luò)存儲信息，提供快速方便的查詢，實時同步備份，存儲空間小，維護(hù)方便，確保整個單位、地區(qū)乃至世界都可以更加方便地使用它。對于數(shù)字檔案，涉及的范圍較廣，傳承人類文明，服務(wù)于社會主義政治經(jīng)濟(jì)體制，為我國不同企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展做出了貢獻(xiàn)?？傊?，檔案數(shù)字化是一項新的措施，也是順應(yīng)時代潮流的要求?？梢赃M(jìn)一步推動中國檔案事業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)社會進(jìn)步和人類文明進(jìn)步。

四、結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)的范圍較廣。數(shù)字檔案將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、電子化的檔案信息，可以使用計算機(jī)、掃描和多媒體等新技術(shù)存儲在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。檔案數(shù)字化是一項新的措施，能順應(yīng)時代潮流的要求，加快和促進(jìn)我國社會的發(fā)展。