事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)的探討

吳 鋒 十堰市婦幼保健院病案室

檔案是一種原始資料，這里包含眾多有價值的內(nèi)容，隨時可能會應(yīng)用到或者是挖掘更深的價值，從而提高其開發(fā)利用率[1]。隨著現(xiàn)代事業(yè)單位對檔案開發(fā)的需求量不斷提升，檔案管理的重點(diǎn)從保管好檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)橥苿訖n案資源的開發(fā)利用。事業(yè)單位是我國重要的社會服務(wù)組織，主要接受政府領(lǐng)導(dǎo)，其檔案管理不僅僅保存著本單位在工作中保留下來的各種歷史資料，有助于確保單位工作的順利開展，另一方面事業(yè)單位中保存的檔案資料中也有大量關(guān)于群眾的資料，事業(yè)單位檔案管理水平、管理方式以及開發(fā)利用程度對于群眾來說也有重要的現(xiàn)實(shí)意義[2]。隨著現(xiàn)代公共服務(wù)理論的不斷完善與更新，加上信息技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的推廣應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理也需要進(jìn)行改革，推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、事業(yè)單位與檔案管理概述

(一)事業(yè)單位

事業(yè)單位是有國家機(jī)關(guān)舉辦或其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的社會服務(wù)組織，雖然是國家設(shè)置具有公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，卻不等同于政府機(jī)關(guān)。根據(jù)2020年事業(yè)單位管理制度與運(yùn)行機(jī)制改革來看，事業(yè)單位目前可分為三種類型：承擔(dān)行政職能、從事生產(chǎn)經(jīng)營活動以及從事公益服務(wù)[3]。事業(yè)單位相對于企業(yè)單位來說，其不以盈利為目的，并且財(cái)政及其他單位撥款不以收獲經(jīng)濟(jì)利益作為回報(bào)，其職責(zé)在于為社會提供服務(wù)，管理社會事務(wù)。

(二)檔案管理

當(dāng)納管理是指對檔案資料進(jìn)行管理并提供相關(guān)服務(wù)工作的總稱，包括檔案收集、整理、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯、服務(wù)以及價值鑒定等方面的工作。其主要對象是檔案，為組織提供檔案服務(wù)，需要解決的是分散、凌亂、雜質(zhì)、大量檔案信息的整理，從而解決組織所要面對的問題[4]。檔案管理水平的提高對于組織管理水平有著積極的影響，因此，為了適應(yīng)社會的發(fā)展，需要不斷提高檔案管理水平。從目前檔案管理發(fā)展來看，從傳統(tǒng)的粗放式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化、現(xiàn)代化、信息化管理模式，推動檔案管理的快速發(fā)展。

(三)事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位主要是服務(wù)于社會發(fā)展，其不以盈利為目的，因此，事業(yè)單位的檔案管理不直接影響經(jīng)濟(jì)效益，檔案也不僅僅是在檔案部門產(chǎn)生和利用，其來源于事業(yè)單位工作中形成的記錄，因此，檔案管理工作不是一個獨(dú)立的工作，其主要是通過提供檔案信息為事業(yè)單位提供支持。事業(yè)單位檔案管理具有以下特征：1.公共性：其所提供的服務(wù)性質(zhì)為公共服務(wù)，并非有償性。檔案管理屬于事業(yè)單位管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，包括著公共事業(yè)中的各個方面，包括科學(xué)、教育、衛(wèi)生、文化等方面，因此，其具有明顯的公共性[5]。2.服務(wù)性：事業(yè)單位作為一種服務(wù)機(jī)構(gòu)，主要是為社會大眾提供公共服務(wù)，因此，事業(yè)單位檔案管理工作也有比較突出的服務(wù)性質(zhì)。3.非營利性：事業(yè)單位經(jīng)營不以盈利為目的，經(jīng)費(fèi)主要來源于財(cái)政撥款，因此，事業(yè)單位檔案管理工作也具有非營利性的特征，無法給事業(yè)單位帶來直接經(jīng)濟(jì)效益。4.機(jī)密性：由于事業(yè)單位服務(wù)范圍廣，涵蓋到我國科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生以及軍事等各個領(lǐng)域，其中涉及到的各種機(jī)密信息較多，對于國家安全有較大的影響，同時也關(guān)系著群眾的隱私權(quán)。事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)信息丟失、泄露等情況，將會使我國社會發(fā)展形成一定的阻礙，因此，應(yīng)該做好事業(yè)單位的檔案管理[6]。

二、目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題闡述

(一)檔案管理制度不完善

從目前調(diào)查來看，雖然大部分事業(yè)單位已經(jīng)建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但是在進(jìn)一步調(diào)查中發(fā)現(xiàn)多數(shù)工作人員對于現(xiàn)有管理制度的滿意度較低，有超過50%的工作人員認(rèn)為檔案管理制度需要改進(jìn)與調(diào)整[7]。目前事業(yè)單位檔案管理制度不完善主要表現(xiàn)于以下兩方面：1.缺乏完善的監(jiān)督制度：事業(yè)單位檔案管理部門雖然有著比較明確的管理流程與規(guī)范，但是在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)督制度，容易出現(xiàn)較多的問題。目前很多事業(yè)單位檔案管理人員缺乏較好的自律性，在沒有監(jiān)督的情況下出現(xiàn)了很多不規(guī)范的行為，從而影響了檔案管理的質(zhì)量。2.不重視檔案資源開發(fā)：目前很多事業(yè)單位在檔案管理中更加關(guān)注的是檔案資料的收集、整理與保存，但是很少對檔案資源進(jìn)行合理開發(fā)，導(dǎo)致檔案管理工作淪為單純的行政工作。

(二)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

當(dāng)前，負(fù)責(zé)事業(yè)單位檔案管理的工作人員，其對檔案工作的專業(yè)性還不夠強(qiáng)，綜合能力有待提高。檔案管理為重要且復(fù)雜的基礎(chǔ)性工作，這對于管理人員的學(xué)歷與專業(yè)技能有著一定的要求，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)選取本科以上學(xué)歷且有著較好信息技術(shù)以及檔案管理能力的人才。但是從實(shí)際人員構(gòu)成來看，檔案管理人員中本科以上學(xué)歷人數(shù)較少，且年齡較大，無法推動檔案管理的信息化建設(shè)[8]。雖然部分事業(yè)單位開展了相應(yīng)的技能培訓(xùn)工作，但是檔案管理人員的積極性不夠，學(xué)習(xí)提高的水平不高，甚至導(dǎo)致單位經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)，因此，事業(yè)單位對于檔案管理人員培訓(xùn)的意愿下降。

(三)檔案管理改革力度不高

隨著現(xiàn)代事業(yè)單位改革的不斷深入，事業(yè)單位的分類也越來越完善，內(nèi)部結(jié)構(gòu)發(fā)生改變，導(dǎo)致事業(yè)單位將重心放在其他方面，忽略了檔案管理改革。而檔案管理改革是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要花費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，也需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的共同努力。但是很多事業(yè)單位都沒有重視這一問題，從而限制了檔案管理改革的進(jìn)步，導(dǎo)致其信息化建設(shè)薄弱，設(shè)施不夠完善且軟件更新速度滯后[9]。同時由于技術(shù)滯后，導(dǎo)致檔案信息泄漏事件頻發(fā)，例如黑客繞開安全系統(tǒng)侵入檔案系統(tǒng)，導(dǎo)致一些保密信息泄露；或者是部分檔案管理人員的安全意識不高，沒有進(jìn)行加密保存，或者是檔案資料瀏覽、借閱程序不完善的情況下就給出檔案信息，威脅檔案信息的安全性。

三、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)策略

總而言之，事業(yè)單位檔案管理改革成為其工作重點(diǎn)，因此，需要深入分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及其問題。為了推動事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，需要加緊事業(yè)單位檔案管理建設(shè)，提高單位對檔案管理的重視度，引進(jìn)技術(shù)人才，提高人才待遇，加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)，增加融資途徑，提高檔案資源的利用率，同時要貫徹民主化管理，鼓勵群眾參與，從而推動檔案管理的發(fā)展。

(一)不斷完善檔案管理制度

由于很多事業(yè)單位的檔案管理觀念比較落后，因此，需要提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，更新自身的觀念，提高檔案資源的開發(fā)利用。首先需要轉(zhuǎn)變單純追求效率的目標(biāo)，不將管理效率作為評價檔案管理工作的唯一標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識到檔案管理的重要性，并且要建立符合本單位實(shí)際情況的檔案管理制度，并加強(qiáng)對本單位現(xiàn)存檔案的整理、開發(fā)與利用，除了做好機(jī)密檔案的保密工作之外，對于其他檔案則需要進(jìn)一步的開發(fā)利用，尋找有價值的檔案資源，并加強(qiáng)與其他單位的合作交流，實(shí)現(xiàn)有價值檔案資源的共享，提高其開發(fā)利用價值。

(二)加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督力度

事業(yè)單位的檔案資料不僅僅涉及到本單位相關(guān)的信息，同時涉及到單位相關(guān)群眾的個人信息，且與一般企業(yè)檔案資料不同，事業(yè)單位檔案涉及范圍廣，其管理流程和方法也更加復(fù)雜，因此，需要檔案管理人員秉持著高度負(fù)責(zé)任的態(tài)度。但是在實(shí)際管理工作中，由于缺乏有效的監(jiān)督指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中沒有注意各種細(xì)節(jié)，容易引起較多的安全問題。為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，需要加大對檔案管理工作的監(jiān)督力度。事業(yè)單位不能僅以經(jīng)濟(jì)效益作為考察的唯一標(biāo)準(zhǔn)，需要認(rèn)識到檔案管理在保存資料和文獻(xiàn)收集方面的作用，更新檔案管理觀念，重視對檔案資源的開發(fā)與利用，可以成立專門的檔案資源管理小組，對檔案資源進(jìn)行進(jìn)一步的整理與開發(fā)。

事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督管理可以從內(nèi)部與外部兩方面著手，內(nèi)部監(jiān)督主要是通過建立相應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)督制度著手，設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督小組，并對檔案管理工作內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步明確規(guī)定，從而為監(jiān)督工作提供有效依據(jù)；外部監(jiān)督則主要是通過人民群眾監(jiān)督實(shí)現(xiàn)的，引導(dǎo)群眾參與事業(yè)單位監(jiān)督，并對其獻(xiàn)言獻(xiàn)策，從而推動事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。

(三)提高檔案管理人員的專業(yè)水平

從社會發(fā)展的背景來看，事業(yè)單位檔案管理改革過程中需要更多高素質(zhì)專業(yè)人才的支持，從而推動檔案管理改革的順利實(shí)施，針對目前是事業(yè)單位檔案管理人員結(jié)構(gòu)來看，需要從提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)水平、招聘高素質(zhì)檔案管理人才這兩方面著手，從而提高檔案管理水平。人才作為組織發(fā)展的重要基礎(chǔ)，能夠?yàn)闄n案管理改革提供有效的支持，因此，事業(yè)單位需要重視現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，并不斷引入高素質(zhì)專業(yè)人才，加速檔案管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位可以與高校合作，從高校引入專業(yè)化人才，而且應(yīng)適當(dāng)提高專業(yè)人才的待遇，使更多的專業(yè)人才能夠愿意從事此項(xiàng)工作。同時相比于高薪引進(jìn)人才來說，如果單位支出有限，也可以對現(xiàn)有檔案管理人員開展專業(yè)化能力，提升他們的綜合素質(zhì)，因此，需要通過繼續(xù)學(xué)習(xí)、再培訓(xùn)等方式來提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)水平，提高其對現(xiàn)代檔案管理理論與技術(shù)的認(rèn)知水平，加速檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。由于目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)獲得了一定的發(fā)展，因此，檔案管理人員需要具備較好的信息技術(shù)，從而適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的改革與發(fā)展。

(四)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

為了提高事業(yè)單位檔案資源的利用率，需要重視檔案管理的信息化建設(shè)。目前比較檔案管理信息化建設(shè)中主要是使用了一些數(shù)字技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將傳統(tǒng)的檔案資料通過數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)資料的整合與統(tǒng)計(jì)。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，能夠構(gòu)建信息化檔案管理平臺，從而完成檔案資源的整理、歸納和補(bǔ)充。檔案資源作為事業(yè)單位的重要資源，檔案管理的信息化建設(shè)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造有利條件。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理信息化建設(shè)，在此過程中，事業(yè)單位要積極引進(jìn)技術(shù)人員或者是派遣員工外出學(xué)習(xí)，從而將先進(jìn)技術(shù)引入單位的檔案管理。

信息化檔案管理平臺能夠?qū)崿F(xiàn)自動化管理，也是其改革的重要內(nèi)容。目前多數(shù)信息系統(tǒng)中采用了掃描識別技術(shù)、電子標(biāo)簽技術(shù)以及OCR識別技術(shù)能夠完成自動化管理，因此，在檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)中，可以通過這些自動化技術(shù)來完成數(shù)據(jù)的自動采集、篩查、檢索和提取，從而對檔案信息進(jìn)行大批量的處理。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理的信息化建設(shè)，購入相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的環(huán)境。同時還要根據(jù)單位的實(shí)際情況設(shè)計(jì)相應(yīng)的管理系統(tǒng)，最后使用系統(tǒng)來提高檔案管理效率。

(五)提高檔案資源的利用率

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案通常只供檔案部門或人事部門使用，利用率較低，因此，可以通過互動化系統(tǒng)建設(shè)，提高檔案資源的利用率。互動化系統(tǒng)主要是指在信息平臺基礎(chǔ)上，通過局域內(nèi)網(wǎng)下的一對多聯(lián)動方式，讓檔案資源能夠?yàn)閱挝还ぷ魅藛T提供服務(wù)，或者是通過開發(fā)相應(yīng)的軟件，讓內(nèi)部員工能夠在線借閱檔案。通過這種方式，檔案的利用率將進(jìn)一步提升，還可以對部分檔案進(jìn)行互動交流，為單位員工提供更高效的服務(wù)，優(yōu)化檔案的服務(wù)能力，符合現(xiàn)代改革的實(shí)際需求。此外，政府職能轉(zhuǎn)型下要求事業(yè)單位需要改變傳統(tǒng)的工作模式，堅(jiān)持服務(wù)為主的理念，強(qiáng)調(diào)服務(wù)功能。因此，在檔案管理中需要堅(jiān)持這一理念，民眾查閱文獻(xiàn)本質(zhì)上是提供服務(wù)的過程。因此，事業(yè)單位在檔案管理中需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，堅(jiān)持民主理念，提高檔案管理服務(wù)性，在檔案管理改革中堅(jiān)持民主。

(六)加大資金投入

資金缺乏是目前事業(yè)單位檔案管理改革的重要問題，因此，需要通過不同的途徑來提高檔案管理信息化建設(shè)投入，比較有效的方式是通過增加籌資途徑來獲取足夠的資金支持，推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。總體來說，事業(yè)單位需要積極與國家財(cái)政部門協(xié)商，獲取轉(zhuǎn)型資金補(bǔ)助，或者是設(shè)立專項(xiàng)基金，推動檔案管理信息化建設(shè)。多渠道融資主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1.為了獲取地方政府的財(cái)政撥款，事業(yè)單位需要提出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃和設(shè)計(jì)方案，并將其作為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，那么財(cái)政部門的審批將更容易通過，還可以被給予其他方面的補(bǔ)助；2.積極動員社會力量，因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案資料關(guān)系著群眾的隱私，因此，可以鼓勵企業(yè)與個人參與其中。

四、結(jié)語

隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位改革的不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理也要做出轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，提高檔案資源開發(fā)利用率，有助于提高事業(yè)單位管理的效率，從而推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。