辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理方式解讀

文/萊西市教育和體育局 王德偉

在檔案管理工作中，文書(shū)檔案管理是其重要組成部分，該工作質(zhì)量不僅關(guān)乎檔案管理總體工作成效，而且還對(duì)檔案管理具有重要影響。在文書(shū)檔案管理工作中添加辦公自動(dòng)化技術(shù)，使該工作在原有基礎(chǔ)上將工作質(zhì)量與效率做進(jìn)一步強(qiáng)化，對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理實(shí)施研究，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化開(kāi)展文書(shū)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）辦公設(shè)備建設(shè)程度不足。雖然辦公自動(dòng)化技術(shù)使文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量在原有水平上得到進(jìn)一步提升，但部分檔案管理工作中，皆存在自動(dòng)化設(shè)備不足的情況。該問(wèn)題的出現(xiàn)，使管理人員沒(méi)有感受到現(xiàn)代化技術(shù)所帶來(lái)的便利，而且部分自動(dòng)化技術(shù)由于沒(méi)有設(shè)備作為支持，出現(xiàn)閑置的狀態(tài)，出現(xiàn)技術(shù)資源浪費(fèi)的問(wèn)題。

（二）管理人員專業(yè)水平不足。辦公自動(dòng)化技術(shù)的運(yùn)用，需要管理人員專業(yè)技術(shù)的支持，而當(dāng)前普遍存在工作人員專業(yè)能力不足的情況。該問(wèn)題的出現(xiàn)，使辦公自動(dòng)化技術(shù)沒(méi)有得到充分發(fā)揮，問(wèn)題嚴(yán)重時(shí)，甚至不能對(duì)該技術(shù)進(jìn)行使用，不僅浪費(fèi)技術(shù)資源，而且也使企業(yè)單位遭受損失。

（三）安全性和保密性不強(qiáng)。將辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案管理工作中，雖然能使該工作順利、有效地完成，但是其檔案資源也極容易遭人修改，導(dǎo)致檔案信息的保密性和安全性無(wú)法得到保障。

（三）缺少統(tǒng)一的制度及標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理方式得到了創(chuàng)新發(fā)展，信息檢索效率提高，多個(gè)部門共同參與到文書(shū)檔案管理中去。在這樣的情況下，不同部門之間的規(guī)章制度并不相同，對(duì)工作的開(kāi)展造成阻礙，由此可見(jiàn)，在優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的同時(shí)，還應(yīng)該制定出統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，為工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）工作重點(diǎn)沒(méi)有發(fā)生改變。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文件檔案的界限淡化，所有的文件都在設(shè)定的系統(tǒng)環(huán)境下生成，工作出現(xiàn)融合，歸檔時(shí)間遷移，文件和檔案一體化，統(tǒng)一接受計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理，文書(shū)檔案的管理渠道增加。但是很多企業(yè)的檔案管理工作重點(diǎn)沒(méi)有發(fā)生變化，依然按照傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行，無(wú)法滿足新時(shí)期的管理需求，工作效率不增反降，還導(dǎo)致其他方面的問(wèn)題出現(xiàn)。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下強(qiáng)化文書(shū)檔案管理的措施

（一）文書(shū)檔案辦公技術(shù)及設(shè)備的建設(shè)。辦公自動(dòng)化技術(shù)主要由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和相關(guān)設(shè)備作為支持，所以為確保該技術(shù)能夠得到最大限度的運(yùn)用，使其更好地服務(wù)于工作人員，管理者需要加大對(duì)該技術(shù)的資金投入，強(qiáng)化文書(shū)檔案辦公技術(shù)及設(shè)備的建設(shè)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的工作積極性，提升該工作的總體成效與質(zhì)量。在這一問(wèn)題中，管理者需要正確認(rèn)識(shí)到，當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中的問(wèn)題，以及強(qiáng)化建設(shè)后改善情況，對(duì)該兩項(xiàng)問(wèn)題給予充分分析，衡量技術(shù)與設(shè)備投入的重要性，保證建設(shè)工作具有一定的針對(duì)性、有效性、合理性和科學(xué)性，讓設(shè)備與技術(shù)的建設(shè)工作，成為提升文書(shū)檔案管理工作的有效途徑。

（二）文書(shū)檔案管理者專業(yè)技術(shù)水平的提升。文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，不僅關(guān)系到辦公自動(dòng)化技術(shù)能夠充分運(yùn)用，而且還對(duì)該工作的未來(lái)發(fā)展具有重要影響，所以管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)該問(wèn)題給予一定重視，以提升文書(shū)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平的方式，強(qiáng)化該工作的總體質(zhì)量，確保辦公自動(dòng)化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)能夠最大化發(fā)揮。在這一問(wèn)題中，管理者可按以下幾種方式開(kāi)展工作：第一，強(qiáng)化內(nèi)容培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作。邀請(qǐng)辦公自動(dòng)化專業(yè)人士，到單位內(nèi)部開(kāi)展該技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，以此提升文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。在培訓(xùn)過(guò)程中，管理者需要對(duì)其實(shí)施全程監(jiān)督，對(duì)工作人員專業(yè)能力不足之處，及時(shí)開(kāi)展針對(duì)性再教育，確保工作人員專業(yè)技術(shù)水平的全面性提升。第二，外派進(jìn)修。將文書(shū)檔案管理人員派至相關(guān)專業(yè)院?；驈S家進(jìn)修，由于外派進(jìn)修的機(jī)會(huì)十分難得，所以該方式不僅能夠有效提升其專業(yè)技能水平，而且還能激發(fā)其積極參與性。

（三）提高文書(shū)檔案管理的安全性和保密性。針對(duì)提高文書(shū)檔案管理的安全性和保密性問(wèn)題，管理者需要對(duì)系統(tǒng)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)加大投入力度，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中增設(shè)身份權(quán)限，根據(jù)工作人員不同的崗位職責(zé)，為其設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限，在系統(tǒng)內(nèi)部管理中提升檔案信息的安全性和保密性。針對(duì)該問(wèn)題，管理者可要求技術(shù)人員對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行適當(dāng)修改，除增設(shè)身份權(quán)限以外，還可以根據(jù)實(shí)際工作需求，制定出相應(yīng)的防御功能，以此提升文書(shū)檔案管理的安全性和保密性。與此同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)防火墻技術(shù)實(shí)施強(qiáng)化建設(shè)，防止外界因素對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)干擾，在系統(tǒng)外部強(qiáng)化檔案信息的安全性和保密性。針對(duì)防火墻技術(shù)，當(dāng)前檔案管理單位普遍使用傳統(tǒng)防火墻技術(shù)，該技術(shù)著重強(qiáng)調(diào)被動(dòng)防御，攻擊者可根據(jù)防火墻上所存在的漏洞實(shí)施針對(duì)性攻擊，即可獲取檔案信息或?qū)⑵浯輾?。在?shí)施防火墻技術(shù)更新后，使用當(dāng)代新型防火墻技術(shù)，在原有被動(dòng)防御基礎(chǔ)之上，還能實(shí)現(xiàn)主動(dòng)檢測(cè)功能，對(duì)自身所存在的漏洞進(jìn)行補(bǔ)丁下載并給予修補(bǔ)，對(duì)當(dāng)前流行性網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行實(shí)時(shí)防御更新，進(jìn)而使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性和保密性得到進(jìn)一步提升。

（四）提高文書(shū)檔案管理的體系制度及標(biāo)準(zhǔn)。自動(dòng)化辦公環(huán)境下，文書(shū)檔案的歸檔管理工作還要形成規(guī)范化的體制制度，以及統(tǒng)一的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化文書(shū)檔案管理體制是現(xiàn)階段重點(diǎn)，很多企業(yè)的文件管理和檔案管理分離，隸屬于不同的管理部門，這樣的情況下，檔案管理部門無(wú)法開(kāi)展前期控制工作。因此，要從管理體制上進(jìn)行規(guī)范。比如：某企業(yè)將文件管理和檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃，讓二者實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展，以此確保文件從形成到歸檔查閱都可以在文書(shū)檔案管理部門的統(tǒng)一指導(dǎo)下進(jìn)行。不僅如此，還要制定出科學(xué)的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，明確文件處理、歸檔管理流程以及著錄要求，最為主要的是統(tǒng)一的電子文件格式。技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)也非常重要，當(dāng)前的辦公環(huán)境下，檔案管理依賴軟件系統(tǒng)完成，因此在設(shè)計(jì)軟件系統(tǒng)時(shí)，要確保軟件的兼容性、應(yīng)用性能相對(duì)較優(yōu)，同時(shí)要對(duì)有關(guān)技術(shù)參數(shù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，包括：數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)不同類型的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的流暢性和安全管理水平。一個(gè)規(guī)范化的操作標(biāo)準(zhǔn)能夠給有關(guān)人員提供參考，避免在操作中出現(xiàn)問(wèn)題。

（五）轉(zhuǎn)換工作方式明確文書(shū)檔案管理重點(diǎn)。除了上述四點(diǎn)內(nèi)容之外，面對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境，一部分檔案工作內(nèi)容發(fā)生了變化，檔案管理工作和文化處理工作產(chǎn)生融合，雖然提高了工作效率，但也會(huì)對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生一定的影響，這就需要轉(zhuǎn)移檔案工作的重點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中主要集中在整理收集這一環(huán)節(jié)，現(xiàn)如今應(yīng)該轉(zhuǎn)到檔案的價(jià)值鑒定和文件保護(hù)方面。尤其是文件保護(hù)要從文件形成后就開(kāi)始跟蹤監(jiān)督指導(dǎo)，確保歸檔的文件每一個(gè)環(huán)節(jié)都符合檔案管理需求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動(dòng)分類，文件歸檔后檔案分類號(hào)和主題標(biāo)引都可以交給系統(tǒng)自動(dòng)完成，人員的工作量減少，工作質(zhì)量提高，更應(yīng)該將重點(diǎn)放在其他環(huán)節(jié)，尤其是檔案價(jià)值界定，需要依靠人工完成，是非常重要的環(huán)節(jié)，要確保文件真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。檔案工作人員要積極和各部門文書(shū)人員進(jìn)行溝通，打造出開(kāi)放式的檔案工作，檔案工作人員的工作能力要實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，將辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案管理中，不僅使該工作質(zhì)量得到有效提升，而且還增加其工作效率，實(shí)現(xiàn)科技現(xiàn)代化效果，使文書(shū)檔案管理能夠更好地為人們服務(wù)。與此同時(shí)，對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理進(jìn)行研究，強(qiáng)化檔案管理的同時(shí)，為現(xiàn)代化辦公技術(shù)未來(lái)的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。