如何正確處理文秘與檔案工作的關(guān)系

文/山東省成武縣檔案館 李國源

公文是檔案的來源，檔案是公文的精華，它們是聯(lián)系緊密而又相對獨立的一個主體的兩個方面，二者相互促進、相互制約。重視和處理好文秘工作與檔案管理的關(guān)系，做好文秘工作，既有利于檔案的歸檔、管理和利用，又促進了文秘工作質(zhì)量提高和全局工作的健康運行。隨著社會的發(fā)展與進步，人們的生活與工作逐漸進入信息化時代，行政管理工作與辦公室業(yè)務(wù)工作也逐步走向了標準化與規(guī)范化，因此，事業(yè)單位若想在市場競爭中脫穎而出，需要充分認識到檔案管理工作與文秘工作的重要性與積極意義，同時管理部門還需要給予其足夠的重視，將文書檔案管理工作與文秘工作牢牢結(jié)合在一起，提高與改善事業(yè)單位的工作效率，使事業(yè)單位更好更穩(wěn)定地發(fā)展。

一、文秘工作與檔案管理不協(xié)調(diào)的主要因素

在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的新形勢下，先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到快速普及應(yīng)用，為人們生活帶來極大便利，也為事業(yè)單位文秘工作與文書管理工作一體化提供了便利性、可行性與必然性。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，通常情況下被稱為文檔一體化。事業(yè)單位對先進計算機技術(shù)以及行政辦公管理系統(tǒng)等進行充分利用，將文秘工作與文書檔案管理工作進行有機結(jié)合，能夠有效推動文秘工作與文書檔案管理工作的一體化、智能化、現(xiàn)代化，進而對公文資料的起草、審核、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)督，促使文書檔案資料真正實現(xiàn)一體化、標準化、規(guī)范化。在實際工作中，文秘工作與檔案管理之間經(jīng)常出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的問題，大大降低了工作效率，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）文秘人員素質(zhì)參差不齊。文秘工作是各級機關(guān)重要的、經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作，是機關(guān)工作的一個重要組成部分。要求文秘工作人員要有強烈的事業(yè)心與高度的政治責(zé)任感，高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)，較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，集政策理論、法律法規(guī)、經(jīng)濟管理、本行業(yè)的基本業(yè)務(wù)知識、公文處理和檔案管理、寫作知識和應(yīng)用能力等于一身。

（二）工作分工不明確。有的單位文秘人員和檔案管理人員的分工不夠明確，崗位職責(zé)范圍不清晰，相互間難免出現(xiàn)推諉和不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致一些工作落不到實處；由于精簡機構(gòu)，往往是一人多職，文秘、檔案管理工作一肩挑，由于精力所限，很難保證規(guī)范、標準、高效。

（三）文秘人員的檔案意識不強。文秘工作對于檔案管理起著決定性的作用，公文處理是否標準、規(guī)范，直接影響到檔案的質(zhì)量、規(guī)范化管理和開發(fā)利用。日常工作中，部分文秘人員沒有認清其責(zé)任的重要性，忙于應(yīng)付收發(fā)文等工作，思想上沒有繃緊“檔案”這根弦，經(jīng)常出現(xiàn)保存不完整或疏于收集、整理和留底備份，導(dǎo)致有些文件漏存或遺失。

（四）公文處理流程不規(guī)范。公文的辦理程序雖說是一個嚴密的體系，但是實際工作中，不遵守工作規(guī)則，不經(jīng)過有關(guān)部門的審核越級行文、越級簽發(fā)、有校對無復(fù)核、一人校對兼復(fù)核、不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象時有發(fā)生，除了給工作造成損失外，也為檔案管理工作留下了不少隱患，甚至難以處理和彌補。

二、如何處理文秘工作與檔案管理的關(guān)系

文秘工作與文書檔案管理工作，兩者之間在很大程度上是相互聯(lián)系的，但同時也在一定程度上彼此獨立。文秘工作與文書檔案管理工作的對象都是公文。公文寫作是文秘工作的重要內(nèi)容之一，是公文成文的前置條件。而檔案資料主要是從公文中收集提取并分類保存，所以，可以將文書檔案的管理視為公文發(fā)布以后的延續(xù)工作。由此可以看出，文秘工作與文書檔案管理工作之間通過公文這一主體緊密聯(lián)系起來。通過以上分析不難看出，文秘工作在檔案管理工作中起著至關(guān)重要的作用，要想規(guī)范機關(guān)的檔案管理工作，就必須從文秘工作抓起。

（一）加強教育培訓(xùn)，提高文秘人員素質(zhì)。任何工作，人都是決定性因素。文秘人員素質(zhì)直接影響文秘工作水平。要對文秘人員進行政治責(zé)任感教育，使他們熱愛本職工作，牢固樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，甘于奉獻，吃苦耐勞，愛崗敬業(yè)，為做好公文處理工作奠定良好的思想基礎(chǔ)。要通過各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高文秘人員的政策水平、專業(yè)理論、語言與邏輯，公文處理與撰寫等業(yè)務(wù)素質(zhì)。還要增強文秘人員的檔案意識，教育他們增強責(zé)任心，頭腦中時刻裝有“檔案意識”。檔案管理作為一項政治性、機要性、技術(shù)性很強的工作，不僅僅為當前工作服務(wù)，更要站在對歷史負責(zé)的高度，按照標準規(guī)范辦理好每份公文，時刻不忘有價值的文件日后都要成為檔案，為立卷存檔打下基礎(chǔ)，更要為檔案的利用和管理創(chuàng)造條件。

（二）建立完善的工作規(guī)則和制度。要按照國家的有關(guān)標準和要求，制定整套具有約束力的規(guī)章制度來規(guī)范公文處理行為，這些規(guī)定和程序要具體實用、簡潔明確、操作性強，要盡可能細化，對公文的收文、發(fā)文、簽發(fā)、歸檔等每一細節(jié)、每一步驟都做出明確規(guī)定。同時要嚴格監(jiān)督執(zhí)行，要求公文處理的每個環(huán)節(jié)都必須按照規(guī)定進行；定期開展檢查評比，把公文處理工作列入文秘人員的崗位責(zé)任中，明確規(guī)定文秘人員在公文處理中的任務(wù)、職責(zé)和要求，以此作為依據(jù)。實施考核和獎懲，推動公文處理逐步走向制度化、規(guī)程化、規(guī)范化，保障檔案的“半成品”文件材料齊全完整、優(yōu)質(zhì)高效。

（三）強化文書部門立卷工作。文書部門立卷是《檔案法》早已明確的一個基本制度，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)“及時整理(立卷)、歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后一個環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，是真正意義上的銜接點。各機關(guān)辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時收集、及時分類，切忌拖拉積壓。會議文件應(yīng)在會議結(jié)束后及時收集歸檔，聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協(xié)辦單位保存復(fù)制件或副本。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進行分門別類的管理，方便平時查閱，有利于年終立卷。需要指出的是，當遇到工作人員調(diào)離崗位時，應(yīng)將本人保存、借用的公文材料按照有關(guān)規(guī)定全部進行移交，以保證檔案材料的完整齊全。

（四）引進“文檔一體化”管理的模式。檔案專業(yè)教科書上把檔案的收集作為檔案工作的開始，在理論上是正確的。但在實踐中，檔案工作必須從文秘工作抓起，只有“超前”管理，才能確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范管理科學(xué)利用。隨著科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化的發(fā)展，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案界提出了“文檔一體化”管理模式，所謂“文檔一體化”，就是從文秘工作和檔案工作的全局出發(fā)，對文件實行前端控制，全程管理。“前端控制”是現(xiàn)代文件管理理念的重要內(nèi)容，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程，要求把一切能夠提前進行的，一律提前到文件生命周期的最前段進行?！叭坦芾怼本褪菣n案部門把文件從運行、保管、維護再到利用的全過程加以控制、從“源頭”提前介入文件的管理工作，不論是檔案的鑒定，還是包括信息整理在內(nèi)的編目、著錄、標引等檔案管理行為都完全融入文件辦理運行程序中同時進行。這就是我們要追求的“文檔一體化”管理，它使“文件”與“檔案”階段、“文件管理”與“檔案管理”階段再也不能明確區(qū)分開來，成為相互聯(lián)系、相立促進的一個整體階段。

（五）加強電子政務(wù)和信息化建設(shè)，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化打好基礎(chǔ)。要想徹底避免人為因素造成的工作失誤，使文秘工作和檔案管理工作規(guī)范化、標準化，實現(xiàn)二者的有機銜接，就要依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。有條件的單位要盡快建立電子政務(wù)系統(tǒng)，并在規(guī)劃和設(shè)計本單位電子政務(wù)系統(tǒng)時，按照國家的有關(guān)規(guī)定標準和要求建立電子政務(wù)系統(tǒng)，在辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)置合理的工作流程，把文件工作和檔案管理工作的需求一同嵌入管理系統(tǒng)中，使檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)結(jié)合成有機的整體。通過這一現(xiàn)代化的手段，在確保電子公文及時高效、安全保密地運行的同時，使文件整理與歸檔工作一次完成，避免大量的重復(fù)勞動，大大提高了工作效率。檔案人員也不必再次進行歸檔文件目錄的輸入，可以節(jié)省大量人力和時間進行檔案信息資源的開發(fā)工作。另外，檔案管理部門也可以通過自動化系統(tǒng)隨時掌握文書、業(yè)務(wù)部門的管理動態(tài)，及時進行指導(dǎo)，從而實現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理。

三、結(jié)語

綜上所述，文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展是未來檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢，更是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的前提基礎(chǔ)與條件，兩者的一體化發(fā)展是事業(yè)單位的發(fā)展條件與基石，更是事業(yè)單位的必然選擇。在新時代，事業(yè)單位要給予一定的關(guān)注與重視，做好事業(yè)單位檔案管理與文秘工作的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，引進專業(yè)技術(shù)過硬的人才，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時為我國檔案管理事業(yè)保駕護航。