大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響及思路分析

文/鄒平市長山中心衛(wèi)生院 張兆國

醫(yī)院管理工作的開展和實施，主要是對醫(yī)院長期以來各活動、運(yùn)營發(fā)展中產(chǎn)生的文件資料、數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行收集、整理、存儲和歸檔，全面反映醫(yī)院的醫(yī)療成果、研究情況、重大活動、運(yùn)營發(fā)展情況等，為醫(yī)院的管理和發(fā)展提供有效支撐和依據(jù)。醫(yī)院檔案管理要求提高檔案資料信息的利用效率，最大化發(fā)揮其價值和作用。新時期，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，其檔案管理的觀念意識、方法手段也需要改進(jìn)和優(yōu)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，為其提供了技術(shù)支持，有助于推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料信息的標(biāo)準(zhǔn)化、高效化管理，為推進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響

大數(shù)據(jù)使得醫(yī)院檔案管理的工作量更大、需要管理的資料信息更多，一定程度上增加了檔案管理的難度，對檔案管理工作的實施及檔案管理人員提出了更高的要求。同時，大數(shù)據(jù)也為醫(yī)院提高檔案管理水平、增強(qiáng)檔案資料利用效率提供了支撐和保障，為檔案管理工作高效化開展提供了技術(shù)支撐。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，一定程度上推動了檔案管理環(huán)境、主客體、管理理論、管理方式和模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案資料利用效率?？茖W(xué)合理的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有助于實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料信息的及時收集、數(shù)字化存儲和分類歸檔管理，通過對檔案資料信息的深入挖掘和利用，能夠為醫(yī)院的業(yè)務(wù)活動開展、管理服務(wù)和經(jīng)營發(fā)展提供依據(jù)，有效提高檔案資料的利用效率。

（二）創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)庫。合理的利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等大數(shù)據(jù)技術(shù)，將醫(yī)院的紙質(zhì)文件、聲像文件、電子檔案形成一個完整的信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料信息的安全、高效、規(guī)范化管理，也方便日常對檔案資料信息進(jìn)行查詢、調(diào)閱，提高檔案信息的使用效率。

（三）實現(xiàn)檔案精化管理。科學(xué)合理的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)思維模式及方法，有助于實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的精細(xì)化管理，實現(xiàn)醫(yī)院所有檔案資料信息的及時、全面收集和歸檔，使檔案管理數(shù)字化、信息化，降低長期使用造成的檔案數(shù)據(jù)丟失、失真等問題，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性。

（四）檔案服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以更好地滿足信息爆炸時代人們對檔案資料信息的需求，高效化地處理數(shù)量多、類型復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，更精準(zhǔn)地分析檔案需求，為其提供更便捷、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)，節(jié)省檔案管理的成本和人力消耗。

二、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化和信息化現(xiàn)狀及問題

（一）醫(yī)院檔案管理數(shù)字化和信息化現(xiàn)狀。在醫(yī)院不斷發(fā)展過程中逐漸認(rèn)識到大數(shù)據(jù)在檔案管理發(fā)展中的重要作用，積極地開展檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案高效化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。1.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，爭取做到對所有檔案資料進(jìn)行管理。2.為檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)提供支撐，加強(qiáng)相關(guān)設(shè)備和軟件的應(yīng)用，完善相關(guān)平臺和系統(tǒng)。3.改變檔案信息收集、存儲的方式，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，對醫(yī)院的檔案資料文件及時進(jìn)行收集、分類歸檔管理，實現(xiàn)數(shù)字化存儲，將醫(yī)院的紙質(zhì)文件、聲像文件、電子檔案等建成一個完整的數(shù)據(jù)資料庫，相關(guān)人員憑借權(quán)限就可以查詢、調(diào)閱資料信息。

（二）醫(yī)院檔案管理數(shù)字化和信息化存在的問題。當(dāng)前，仍有很多醫(yī)院在檔案數(shù)字化和信息化方面存在問題，需要進(jìn)一步改進(jìn)和完善。1.重視程度不夠，對檔案信息化、數(shù)字化缺乏全面認(rèn)識，檔案資料收集、存儲、歸檔方法比較落實，信息化技術(shù)、設(shè)備仍需要健全和完善。2.增加了電子檔案保存的風(fēng)險，如果安全管理工作不到位，容易造成檔案數(shù)據(jù)的丟失、泄露、惡意篡改等，還會造成設(shè)備和系統(tǒng)的兼容性不強(qiáng)，導(dǎo)致部分檔案無法打開，影響使用。3.信息化、數(shù)字化程度不夠，無法實現(xiàn)檔案管理的文檔歸檔、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)錄入的自動化操作。4.部分檔案管理人員的能力素質(zhì)有待提升，其計算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及信息分析能力、整合能力和識別能力不強(qiáng)，影響檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，很多時候在檔案信息的收集、整理、歸檔、存儲和利用方面存在缺漏。

三、大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的對策和建議

（一）夯實檔案管理的基礎(chǔ)。醫(yī)院需要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)對檔案管理工作開展和實施的影響，認(rèn)識到推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)的作用意義，并完善與之相關(guān)的制度，為其創(chuàng)造出良好的環(huán)境。醫(yī)院的檔案管理部門、管理人員，要根據(jù)醫(yī)院實際情況、管理工作的需要，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)平臺。要完善相關(guān)制度，明確自身在檔案管理中的職責(zé)和目標(biāo)，確保檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。要強(qiáng)化數(shù)字化管理意識，加大數(shù)字化建設(shè)方面的重視程度。設(shè)立專門的檔案管理部門，并完善設(shè)施和設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，做好檔案資料的收集、分類、存儲、歸檔和利用工作。要完善監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理實施全面監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)檔案傳遞、移交和利用等方面的問題，科學(xué)地進(jìn)行改進(jìn)。要提高檔案管理人員的信息化水平、利用信息技術(shù)的能力，學(xué)習(xí)檔案管理的知識、技巧和手段，科學(xué)合理的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等，提高檔案管理水平及信息資料利用效率。

（二）充分挖掘檔案信息資源。醫(yī)院需要強(qiáng)化檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案資料信息系統(tǒng)，提升檔案資料管理水平，同時提高資料信息的利用效率，為醫(yī)院各項業(yè)務(wù)開展及管理發(fā)展服務(wù)。1.科學(xué)合理地利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，集中對醫(yī)院的檔案資料和文件信息進(jìn)行收集、整理、歸檔、加工、處理、利用，提高檔案管理的效率和資料信息共享利用效率。2.有效引入大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等，結(jié)合HIS、LIS、PACS、EMR等相關(guān)信息系統(tǒng)，打造數(shù)字化管理平臺，并實現(xiàn)紙質(zhì)病案檔案等文件資料的微縮數(shù)字化加工，實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資料文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，及時歸檔和存儲檔案資料信息，根據(jù)實際變化情況，科學(xué)調(diào)整和增加檔案資料信息，使檔案信息保存更完整、準(zhǔn)確。3.建立系統(tǒng)化的檔案資料平臺，方便將各部門相關(guān)醫(yī)療活動開展產(chǎn)生的資料信息及時進(jìn)行收集、整理和上傳，構(gòu)建一個龐大、完善的檔案信息資料數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，方便對檔案資料文件的查閱和借閱。4.鼓勵經(jīng)常查閱和查看檔案資料信息，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以實現(xiàn)同一份資料文件，不同群體的同一時間查閱。5.定期對電子文件資料進(jìn)行檢查，做好備份工作，有助于保證資料的安全性。

（三）提高檔案信息化管理水平。要科學(xué)合理的引進(jìn)和利用先進(jìn)的技術(shù)手段，提高檔案信息化管理水平。1.加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，將以往的紙質(zhì)文件、聲像文件、電子檔案建成完整的檔案信息庫，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的快速傳遞和接收、及時更新、分類管理、有序歸檔。2.加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化平臺、檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化平臺，提高檔案資料的共享利用效率，實現(xiàn)檔案資料信息的集成化查詢、檢索和利用。3.加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，借助電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程技術(shù)，獲取檔案文件信息，實現(xiàn)對檔案資料的高效化開發(fā)和利用。4.通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，依照統(tǒng)一的格式對醫(yī)院的檔案資料信息進(jìn)行集中管理，由信息化系統(tǒng)進(jìn)行自動歸檔，將所有的資料信息集中保存在數(shù)據(jù)庫平臺，方便對檔案資料信息的維護(hù)、管理和利用。

（四）做好信息化安全管理工作。大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)的應(yīng)用，在提高檔案管理水平、檔案管理工作效率的同時，一定程度上增加了檔案管理的風(fēng)險性，容易發(fā)生電子檔案轉(zhuǎn)移和傳遞的時候信息丟失、信息竊取、惡意篡改信息等情況。醫(yī)院檔案管理工作的開展和實施，要求做好信息化安全管理工作，明確各項不穩(wěn)定性因素，做好檔案信息的保密工作，有效預(yù)防檔案外泄、丟失等情況。對重要檔案進(jìn)行加密處理，科學(xué)設(shè)置權(quán)限，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，將紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合等。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代，每天都能形成大量的數(shù)據(jù)信息，醫(yī)院需要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)在檔案管理中的作用，科學(xué)合理地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極推進(jìn)檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的思想、模式和方法，實現(xiàn)檔案資料信息的高效化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化管理。將大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的開展和實施有效結(jié)合起來，提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院檔案資料信息的維護(hù)、管理，整合和利用檔案資料價值，推進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。