周彥卿 揚(yáng)州市婦幼保健院審計(jì)處
在新時(shí)代背景下,切實(shí)履行單位內(nèi)部控制提升內(nèi)部審計(jì)職能已成為“新常態(tài)”。根據(jù)(國辦發(fā)〔2017〕67號)《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見》也明確指出要加強(qiáng)公立醫(yī)院內(nèi)審監(jiān)督。內(nèi)審部門是單位內(nèi)部控制評價(jià)的牽頭部門,內(nèi)部建設(shè)中應(yīng)當(dāng)搭建貫穿于決策、執(zhí)行、監(jiān)督的全過程架構(gòu),在兼顧全面的基礎(chǔ)上內(nèi)審部門再著重關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域,并采取更為嚴(yán)格的控制措施,發(fā)揮制衡作用。還應(yīng)該與醫(yī)院規(guī)模和風(fēng)險(xiǎn)水平相適應(yīng),以適當(dāng)?shù)某杀緦?shí)現(xiàn)有效控制。近年來,公立醫(yī)院貪污腐敗案件屢見不鮮,在各類巡視和審計(jì)中出現(xiàn)問題也較為頻繁,這與醫(yī)院內(nèi)部重要權(quán)力運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)缺乏監(jiān)督防控力,重大事項(xiàng)議事規(guī)則缺乏剛性執(zhí)行力密切相關(guān),一些權(quán)力運(yùn)行偏軌脫軌,涵蓋重大招標(biāo)采購,經(jīng)濟(jì)合同簽訂,固定資產(chǎn)監(jiān)督管理缺失等環(huán)節(jié)。而內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)可通過自身職能,維護(hù)醫(yī)院各類制度的堅(jiān)決貫徹,并通過建立長效機(jī)制推動(dòng)源頭防控,構(gòu)筑懲防體系的重要保障。
根據(jù)《衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》的文件要求,“年收入在3 000萬以上或編制300張病床以上的醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)該設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門并配備專職審計(jì)人員”。黨的十八大以來,認(rèn)識、適應(yīng)、引領(lǐng)新常態(tài),對于審計(jì)工作開創(chuàng)新局面。發(fā)揮審計(jì)在黨和國家監(jiān)督體系中的重要作用具有重大意義。內(nèi)審部門需提高政治站位,堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo),實(shí)現(xiàn)外部審計(jì)與內(nèi)部審計(jì)的優(yōu)勢互補(bǔ),從最初的為管理而審計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)閷芾磉M(jìn)行審計(jì)。主要對醫(yī)院實(shí)施內(nèi)部控制、發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)收支、領(lǐng)導(dǎo)干部履職情況等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)。
經(jīng)濟(jì)合同管理審計(jì)工作的開展過程當(dāng)中,一般情況下,是通過醫(yī)療單位內(nèi)部的審計(jì)人員,根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)以及具體的內(nèi)部管理規(guī)定,采用科學(xué)的審核方式以及審核流程,對醫(yī)療單位以及下屬單位簽訂的合同以及結(jié)果進(jìn)行相關(guān)的審計(jì)、監(jiān)督與管理。只有做好醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理審計(jì)工作,才能夠完善目前的經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)制,對具體的合同條款進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充,以便于提出更加合理化的建議,充分發(fā)揮審計(jì)管理的作用與優(yōu)勢。除此之外,做好經(jīng)濟(jì)合同管理審計(jì)工作,也能夠有效地對各部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分,提升合同的執(zhí)行力,在一定程度上避免資金流失,更好地維護(hù)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)權(quán)益,促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
基建類合同,即醫(yī)院在擴(kuò)建與經(jīng)營過程中由于設(shè)施改造而簽訂的各種消防、工程、裝修和設(shè)計(jì)等合約。此類合同受到自身施工周期的影響,大多表現(xiàn)出施工耗時(shí)久、標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格且牽涉方面較多,因此,在審計(jì)的過程中,需安排多個(gè)審計(jì)人員合作完成審計(jì)任務(wù)。審計(jì)的內(nèi)容主要有:是否在挑選供應(yīng)商之前完成了上報(bào)工作,招投標(biāo)環(huán)節(jié)是否符合相關(guān)的規(guī)定,施工所用的材料是否滿足了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)等。
物資采購類經(jīng)濟(jì)合同,大多指的是關(guān)于醫(yī)院各種耗材購置的合同,如日常辦公耗材和醫(yī)藥設(shè)備。此類合同的供需組成比較簡單,然而物資采購經(jīng)濟(jì)合同并未設(shè)置通用的格式,需參考所購置的物資制定專門的合同,因此務(wù)必要全面審核采購合同的內(nèi)容,在堅(jiān)持相關(guān)原則的基礎(chǔ)上,靈活處置和調(diào)整;在合同中必須詳細(xì)闡述供應(yīng)商的資質(zhì)門檻、材料設(shè)備整體性能的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等重要內(nèi)容。
我國公立醫(yī)院內(nèi)審工作起步晚,內(nèi)部審計(jì)制度不健全、不規(guī)范,在醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)中無章可循,從而降低內(nèi)部審計(jì)意見的權(quán)威性。機(jī)構(gòu)設(shè)置缺乏獨(dú)立性,多為兼職機(jī)構(gòu),內(nèi)審力量不足,人員配置專業(yè)性不夠。筆者認(rèn)為,主要是公立醫(yī)院對內(nèi)審組織不重視,管理模式不合理,制約了內(nèi)審在單位監(jiān)督體系的開展和作用。主要原因如下:
內(nèi)審定位不清,只重視外部審計(jì)而對于內(nèi)審形同虛設(shè)。部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對內(nèi)審有所顧慮,推動(dòng)不力,導(dǎo)致被審計(jì)處室態(tài)度消極,覺得內(nèi)審可有可無,是“挑刺找毛病”,甚至認(rèn)為是別有用心,不免帶有抵觸情緒。
目前,很多醫(yī)院將內(nèi)審機(jī)構(gòu)設(shè)置不獨(dú)立,普遍與其他處室合署辦公,設(shè)置不符合內(nèi)部控制“不相容崗位分離”的要求,且開展內(nèi)審工作局限在對財(cái)務(wù)收支進(jìn)行監(jiān)督,對內(nèi)審工作內(nèi)涵拓展不夠。公立醫(yī)院內(nèi)審任務(wù)單一,著重財(cái)務(wù)收支審計(jì),未延伸至經(jīng)濟(jì)活動(dòng)審計(jì)、業(yè)績績效審計(jì)、領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等。
醫(yī)院現(xiàn)有內(nèi)審人員構(gòu)成普遍不盡合理,專業(yè)素質(zhì)不高,無法適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。內(nèi)審機(jī)構(gòu)是一個(gè)分工協(xié)作的專業(yè)團(tuán)隊(duì),需懂經(jīng)營管理,熟悉醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行流程,同時(shí)具備財(cái)務(wù)、審計(jì)專業(yè)知識,人員配備不足專業(yè)面受限嚴(yán)重影響內(nèi)審的質(zhì)量,無法維護(hù)內(nèi)審意見的專業(yè)性和權(quán)威性。
內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)既是醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督處室,也是管理服務(wù)部門,不僅要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力,更要強(qiáng)化服務(wù)意識,為管理層當(dāng)好“參謀和顧問”,為被審計(jì)處室做好“保健醫(yī)生”,如果不能建立服務(wù)主導(dǎo)型的內(nèi)部審計(jì)模式,得不到高層支持和被審處室配合,內(nèi)審職能無法發(fā)揮應(yīng)有作用。
從當(dāng)前醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的形勢來看,一般以紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的保存,依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式,在這種情況下,便難以適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求,不利于提升目前經(jīng)濟(jì)合同管理的信息化水平,由于醫(yī)院并沒有建立一套適合的信息管理系統(tǒng),便難以實(shí)現(xiàn)信息的共享,使合同的各項(xiàng)環(huán)節(jié)與各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間形成脫節(jié)的情況,難以在后續(xù)過程當(dāng)中對數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤與查詢。
為了能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作的有序進(jìn)行,必須要建立更加完善的審計(jì)制度與管理體系,但從我國當(dāng)前醫(yī)療單位的經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)狀況來看,并沒有進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)與升級,例如,由于一些部門難以提升對經(jīng)濟(jì)合同的重視程度,沒有對相關(guān)的合同進(jìn)行審核便進(jìn)行合同的簽訂,在這種情況下,便無法發(fā)揮審計(jì)監(jiān)督的作用,從而為醫(yī)院帶來眾多的風(fēng)險(xiǎn)問題。因此,如果不能夠完善目前的內(nèi)部審計(jì)程序,便不能發(fā)揮經(jīng)濟(jì)合同的優(yōu)勢與作用,只有在實(shí)踐過程當(dāng)中總結(jié)相關(guān)的經(jīng)驗(yàn),建立更加完善的規(guī)章制度,才能夠?yàn)閷徲?jì)工作提供良好的依據(jù),有效地規(guī)避各類風(fēng)險(xiǎn)問題。
2017年出臺了《衛(wèi)生計(jì)生系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》自2018年1月1日起施行。以***婦幼保健院為例,介紹該院如何以內(nèi)部審計(jì)經(jīng)濟(jì)合同為抓手加強(qiáng)內(nèi)部控制管理。
以往,醫(yī)院合同由院辦公室蓋章,醫(yī)院內(nèi)部對合同的訂立,條款的執(zhí)行沒有必要的監(jiān)管,合同文本各自保管無歸口管理,缺乏合同管理專業(yè)知識,粗放式管理下造成合同漏存檔、延時(shí)存檔現(xiàn)象發(fā)生,甚至出現(xiàn)超合同條款及期限仍在執(zhí)行中的問題,將經(jīng)濟(jì)合同歸口管理和監(jiān)督迫在眉睫。2018年6月該院由審計(jì)科牽頭制定的《醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部審計(jì)規(guī)定》正式出臺,新增“***市婦幼保健院合同專用章”,公章不再適用于經(jīng)濟(jì)合同,明確該院審計(jì)科為所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同的歸口部門。
目前審計(jì)科合同審計(jì)工作分為兩個(gè)方面,合同簽訂過程審計(jì)和合同條款審計(jì),主要表現(xiàn)為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事項(xiàng)全過程管理。
1.密集出臺配套制度,固化合同審核流程
遵照醫(yī)院下發(fā)《***婦幼保健院院長辦公會(huì)議事規(guī)則》、《經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)規(guī)定》《后勤物資、工程(維修)、服務(wù)采購制度》《醫(yī)用耗材、化學(xué)試劑準(zhǔn)入管理規(guī)定》《醫(yī)學(xué)裝備采購管理細(xì)則》《50萬元以上醫(yī)學(xué)裝備購置論證管理制度及決策流程》文件精神執(zhí)行。明確合同擬定、審批和履行等環(huán)節(jié)的要求;禁止承辦科室以外的個(gè)人簽訂合同;明確合同的審簽、授權(quán)審批和責(zé)任劃分;明確合同專用章的使用范圍和保管的責(zé)任;為提高合同簽訂效率、降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化合同管理流程,從合同管理風(fēng)險(xiǎn)角度梳理設(shè)計(jì)出合同送審流程。
2.強(qiáng)化采購流程合規(guī),貫徹領(lǐng)導(dǎo)層集體決策
嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算采購,符合《揚(yáng)州市政府集中采購目錄、部門集中采購項(xiàng)目、分散采購限額標(biāo)準(zhǔn)和公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)》目錄的執(zhí)行政府采購,對目錄外物資采購按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》《政府采購非招標(biāo)采購方式管理辦法》。如醫(yī)用耗材、化學(xué)試劑的準(zhǔn)入由院醫(yī)療器械管理委員會(huì)組織評審專家組討論決定并需經(jīng)過充分論證。5萬以上合同簽訂需要院長辦公會(huì)集體決策,為簡化流程提高辦理效率,2萬以上5萬以下可由分管領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)委書記、院長會(huì)商決定并及時(shí)向院長辦公會(huì)報(bào)備,維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)層集體決策的權(quán)威性。
3.審核送審材料,保證內(nèi)容規(guī)范手續(xù)完備
相關(guān)證明文件是簽訂合同的重要依據(jù),有些還要報(bào)主管部門或國資管理部門、財(cái)政部門批準(zhǔn),黨委會(huì)(或院長辦公會(huì))討論決議、分管領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限內(nèi)批準(zhǔn)的相關(guān)材料。需招投標(biāo)項(xiàng)目按法律、法規(guī)需要通過招投標(biāo)程序。對方當(dāng)事人提供相關(guān)資料是否齊全,法人證書,業(yè)務(wù)受權(quán)證明,等級資質(zhì)證書、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、投標(biāo)澄清說明、投標(biāo)人承諾書等形式要件審查以及是否完成法律和醫(yī)院規(guī)定的相關(guān)流程。
1.核實(shí)經(jīng)濟(jì)合同的完整性
審查經(jīng)濟(jì)合同義務(wù)公平性,內(nèi)容合法性,核心條款合理性,合同履行規(guī)范性。
2.多部門聯(lián)簽保證合同順利實(shí)施
實(shí)踐中部分合同條款的履行涉及到醫(yī)院其他職能部門管理范圍,需要?dú)w口管理或監(jiān)督實(shí)施,在此情況下審計(jì)科既承擔(dān)審計(jì)監(jiān)督職能,也發(fā)揮服務(wù)溝通的作用,多部門在合同送審表中聯(lián)簽,保證合同順利實(shí)施。
3.對重大經(jīng)濟(jì)合同的審計(jì)應(yīng)注意的問題。
對于重大經(jīng)濟(jì)合同(我院規(guī)定限額為50萬元以上)的審計(jì),審計(jì)制度中還規(guī)定需經(jīng)法律顧問或相關(guān)專家審核,對合同條款進(jìn)行修改和完善,兼顧權(quán)利義務(wù)公平正義,最終逐一固化為固定的格式合同。主要容易忽視的問題有:(1)各種稅金的代扣代繳義務(wù)的問題;(2)執(zhí)行過程中后續(xù)服務(wù)的相關(guān)費(fèi)用的承擔(dān)問題;(3)合同風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān),違約金以及履約保證金的計(jì)算方式和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn);(4)其他問題。
由于經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作具有一定的復(fù)雜性,必須要求審計(jì)人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力與綜合素質(zhì),才能夠做好相關(guān)工作,只有提升審計(jì)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì),使團(tuán)隊(duì)內(nèi)部具備較強(qiáng)的凝聚力,才能夠?qū)贤瑢徲?jì)進(jìn)行更好的監(jiān)督與管理。為了提升審計(jì)人員的專業(yè)水平,可以從以下幾個(gè)方面做起:首先,要定期開展相關(guān)的培訓(xùn)工作,以便于提升工作人員的工作水平,從而掌握更多的審計(jì)方式與審計(jì)技術(shù),及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的不足。其次,要樹立終身學(xué)習(xí)的觀念,制定更加嚴(yán)格的工作計(jì)劃與工作標(biāo)準(zhǔn),改變傳統(tǒng)的審計(jì)模式與觀念,從而使自己具備較強(qiáng)的責(zé)任意識與職業(yè)道德素質(zhì),能夠以更加積極的狀態(tài)投入到工作當(dāng)中,只有使內(nèi)審人員通過合理的渠道提升目前的工作效率,才能夠確保審計(jì)工作順利完成。再次,內(nèi)審人員也應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)與審計(jì)內(nèi)容相關(guān)的政策與法規(guī),不斷提升自身的知識儲備,能夠通過不同的角度去思考相關(guān)問題,提升發(fā)現(xiàn)問題以及解決問題的能力。最后,也應(yīng)該與各部門之間加強(qiáng)溝通與聯(lián)系,樹立公平公正的審計(jì)理念,以便于正確的使用審計(jì)權(quán)限,提升審計(jì)工作的規(guī)范性與安全性。
為了能夠充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)的優(yōu)勢與作用,必須要對當(dāng)前的審計(jì)行為進(jìn)行更加合理的規(guī)范,不斷創(chuàng)新目前的審計(jì)方式,合理運(yùn)用信息技術(shù),建立與醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)的經(jīng)濟(jì)合同管理系統(tǒng),從而能夠?qū)?jīng)濟(jì)合同的流程進(jìn)行更加系統(tǒng)的管理,以便于促進(jìn)審計(jì)工作的順利開展。與此同時(shí),也要合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù),對各類有效數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與研究,實(shí)現(xiàn)有效信息的共享,準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)審計(jì)過程中所存在的問題,并通過合理有效的措施予以解決。
只有具備更加科學(xué)完善的經(jīng)濟(jì)合同管理體系,才能夠使內(nèi)審人員在開展審計(jì)工作時(shí)嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行操作,在建立管理制度的過程當(dāng)中,必須要處理好以下幾點(diǎn)問題,首先,要對合同的當(dāng)事人、具體的數(shù)量以及履行期限等基本條款進(jìn)行完善。其次,要對合同的擬定以及簽訂流程進(jìn)行深入的研究與分析,以便于對審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門以及其他部門的權(quán)限進(jìn)行明確。再次,要在合同履行過程當(dāng)中進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督與管理,做好合同款項(xiàng)的驗(yàn)收以及支付工作。最后,在對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行變更的過程中,也應(yīng)該嚴(yán)格按照具體的操作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,不得出現(xiàn)任何違規(guī)行為。只有完善目前的合同管理機(jī)制,才能夠促進(jìn)合同管理工作的有序進(jìn)行,避免發(fā)生各類風(fēng)險(xiǎn)問題。
經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)執(zhí)行之初存在很多問題,如款項(xiàng)已付事后補(bǔ)合同、合同無預(yù)算、醫(yī)院制度執(zhí)行不到位、流程手續(xù)不全、合同條款不規(guī)范、一審?fù)嘶卮薷暮蟛患皶r(shí)反饋等,造成科室間銜接不暢。在院領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)心下以及職能科室溝通協(xié)調(diào)的共同努力下,審計(jì)工作得以順利平穩(wěn)的開展,并通過合同審計(jì)為抓手,是在單位內(nèi)部控制的框架下,確保全面性、制衡性、重要性、適應(yīng)性、成本效益原則,建立單位內(nèi)部控制體系,加強(qiáng)和促進(jìn)了醫(yī)院各相關(guān)部門合同管理規(guī)范化、制度化,拓寬了審計(jì)工作范圍,內(nèi)部審計(jì)工作價(jià)值也得到了認(rèn)可。
實(shí)踐證明,通過內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督,完善合同管理制度,使醫(yī)院的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng),按照資金使用計(jì)劃、費(fèi)用定額成本等財(cái)務(wù)預(yù)算管控標(biāo)準(zhǔn)有序的運(yùn)轉(zhuǎn);依靠內(nèi)審監(jiān)督合同,加強(qiáng)財(cái)務(wù)付款審核控制,降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),我們正在積極學(xué)習(xí)外院先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),深入調(diào)研審計(jì)信息化平臺,今后將審計(jì)軟件作為管理工具嵌入審計(jì)日常工作中,降低人為因素,提高審計(jì)效率,特別是提升事后審計(jì)監(jiān)管力度,提升了財(cái)務(wù)管理精細(xì)化水平;規(guī)范的監(jiān)督合同管理,強(qiáng)化內(nèi)部控制制度的建設(shè),保證醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)健康運(yùn)行。