高校文書檔案規(guī)范化管理探析

王向敏

摘 要：高校文書檔案的規(guī)范化管理對于學(xué)校的長足發(fā)展具有重要意義，文章對高校文書檔案的基本內(nèi)容和組成進(jìn)行了分析，提出當(dāng)前高校文書檔案的管理存在三大問題：即文書檔案基礎(chǔ)工作不到位、信息資源開發(fā)工作不深入、檔案專業(yè)管理隊伍不健全?；诖耍ㄗh從三個角度著手推進(jìn)文書檔案的規(guī)范化管理，一是完善文書檔案管理制度體系，二是推進(jìn)文書檔案資源開發(fā)工作，三是組建文書檔案專業(yè)管理隊伍。

關(guān)鍵詞：高校;文書檔案;規(guī)范化

高校是培養(yǎng)人才的重要基地，高校文書檔案真實記載和反映了學(xué)校招生、科研、教務(wù)、學(xué)工等各種實踐活動，具有較強的保存價值?？茖W(xué)、規(guī)范管理文書檔案，能夠推動高校的長足有序發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+時代，高校文書檔案的管理呈現(xiàn)出新的變化，新形勢下，如何立足高校發(fā)展的需求和檔案管理工作的實際，實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理值得探究。

1 高校文書檔案的內(nèi)容分析

高校文書檔案主要產(chǎn)生于學(xué)校各種事務(wù)活動，如教學(xué)、科研、學(xué)工、后勤等，對學(xué)校教學(xué)、科研、后勤、人事等各類管理活動具有重要的參考價值。根據(jù)2008年教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》將高校檔案劃分為黨群、行政、學(xué)生及教學(xué)等十一大類，從載體形式分，高校檔案主要分為紙質(zhì)、電子、照片、錄音錄像、實物等。而高校文書檔案主要為學(xué)校對內(nèi)對外開展交往活動形成的各類文件，如學(xué)校接收的來自上級單位、不相隸屬機關(guān)的業(yè)務(wù)往來文件，學(xué)校各種重大事項的發(fā)文等。

高校文書檔案的管理需遵循《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱國家檔案局8號令），將文書檔案的保管期限劃分為永久、定期兩大類，定期又細(xì)分為30年、10年，而具體的保管時間主要以文書檔案保管期限表的具體規(guī)定為參照。高校文書檔案的整理主要遵循《歸檔文件整理規(guī)則》，包括件的構(gòu)成、件內(nèi)順序排列、三類基本的分類方法、檔號的編制規(guī)則、檔案的裝訂要求、歸檔章的基本樣式，等等。可以說，高校文書檔案的規(guī)范化管理需要從多個角度著手。

2 高校文書檔案管理的問題分析

2.1 文書檔案基礎(chǔ)工作不到位

檔案工作一般分為八大環(huán)節(jié)，此處所提到的基礎(chǔ)性工作主要指檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索及統(tǒng)計六個環(huán)節(jié)。此處重點闡述文書檔案收集、整理、保管三個方面存在的問題。

一是收集工作問題。高校的職能部門和二級學(xué)院眾多，這就導(dǎo)致檔案分布相對分散，收集工作難度大。高校各二級機構(gòu)的檔案工作一般由缺乏必要檔案專業(yè)知識的行政人員兼任，這就導(dǎo)致文件歸檔不規(guī)范、不及時的問題。特別是隨著高校OA系統(tǒng)的普遍使用，電子文件大量增加，在線即時歸檔將逐步成為主流，如何轉(zhuǎn)變工作思路更好地滿足線上收集工作的需求值得探究。二是整理工作問題。從具體流程來看，高校文書檔案的整理包括兩個階段，文書處理部門參照學(xué)校相關(guān)的整理制度對相關(guān)文件進(jìn)行初步整理，移交給檔案部門后，檔案專職人員進(jìn)行深度整理。在實際工作中，較少有高校文書形成或處理部門對相關(guān)文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，移交的檔案存在排序不準(zhǔn)、文件缺失、文件重份等多種問題。三是保管工作問題。高校的職能部門和二級學(xué)院較多，檔案管理工作一般由行政人員兼任，一些檔案分散于領(lǐng)導(dǎo)或行政人員手中，沒有及時歸檔。此外，很多二級機構(gòu)并未設(shè)置專門的檔案保管室，硬件設(shè)施達(dá)不到檔案長久保管的相關(guān)要求。

2.2 信息資源開發(fā)工作不深入

文書檔案的信息資源開發(fā)主要是指檔案的編輯與研究工作、檔案利用工作。但目前信息資源開發(fā)的程度還不夠，檔案的價值并未最大限度發(fā)揮。

一方面，檔案編研工作進(jìn)展緩慢。一是缺乏專業(yè)的編研團隊。檔案編研是檔案資源開發(fā)的重要方式，此項工作專業(yè)性較強，需要組織專業(yè)隊伍，開發(fā)人員需具備一定的洞察力，能夠準(zhǔn)確了解高校用戶的實際需求，還需具備一定的科研能力，準(zhǔn)確選題、選材、編寫并推廣運用。但從目前的實際情況來看，部分高校仍缺乏專業(yè)的隊伍。二是重視程度不夠。相比于教學(xué)、科研等核心業(yè)務(wù)工作，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度還有待提升，檔案工作缺乏良好的績效考評機制，檔案從業(yè)人員的積極性并未得到最大程度的挖掘。

另一方面，檔案利用手段不夠智能。檔案利用是體現(xiàn)檔案價值的重要工作，傳統(tǒng)的利用方式主要為到館實地利用，隨著信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛利用，線上利用也逐漸成為檔案利用的重要方式，這極大地提升了檔案利用的效率。但由于很多高校檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程比較緩慢，檔案利用仍停留在目錄檢索層面，尚不能實現(xiàn)檔案的全文檢索。此外，部分高校并未設(shè)置線上平臺，檔案利用仍停留在采取傳統(tǒng)的到館利用方式，檔案利用的效率受到影響。

2.3 檔案專業(yè)人員隊伍不健全

一是缺乏專業(yè)知識背景。檔案管理工作專業(yè)性強，需要人員具備專業(yè)知識背景，但從高校檔案從業(yè)人員的專業(yè)背景來看，畢業(yè)于檔案學(xué)專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員較少;既未經(jīng)過系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)，也缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)的人員較多。二是缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)的機會。當(dāng)前，高校OA辦公系統(tǒng)逐步推廣和使用，檔案管理從“雙套制”向“單套制”轉(zhuǎn)變，區(qū)塊鏈技術(shù)的推廣，高校文書檔案管理人員需要通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)來不斷更新觀念，與時俱進(jìn)。

3 高校文書檔案規(guī)范化管理策略探析

3.1 完善文書檔案管理制度體系

為規(guī)范檔案工作，國家檔案局出臺系列法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。對于高校文書檔案而言，首先要遵循《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），這是全國各領(lǐng)域檔案工作最基本的遵循。其次要遵循教育部發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，辦法的具體內(nèi)容具有針對性，符合高校檔案工作的實際情況和需求。再次參照文書檔案系列標(biāo)準(zhǔn)，如國家檔案局8號令、《歸檔文件整理規(guī)則》、《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等。此外，還包括國家檔案局頒布的電子檔案規(guī)范化管理的系列標(biāo)準(zhǔn)，如《電子檔案移交與接收辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》。構(gòu)建完善的制度體系，為檔案工作的開展提供保障。有效劃分本校文書檔案的歸檔范圍、選擇合適的復(fù)合式分類方法、規(guī)范開展文書檔案的系統(tǒng)整理工作、做好電子文件的歸檔工作。

3.2 參照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程

前文已經(jīng)闡述高校檔案規(guī)范化管理的系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，此處對具體的要求進(jìn)行闡述，從歸檔的范圍和形式來看，參照《高等學(xué)校檔案管理辦法》高校檔案劃分為十一大類，包括紙質(zhì)、電子等各種載體形式。從歸檔時間來看，不同的部門其歸檔時間有所差別。而從檔案整理的角度來看，參照《歸檔文件整理規(guī)則》，文書檔案的規(guī)范化整理要求更為詳細(xì)，譬如，分類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)高校檔案工作實際，高校檔案管理一般采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限的三級分類法;再如，歸檔章的基本構(gòu)成和蓋章位置，歸檔章由六個基本要素構(gòu)成，加蓋于首頁上端的空白位置并將六大要素補充完整;再如，歸檔文件目錄同樣具有基本格式，包括序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)及備注九大要素。

3.3 推進(jìn)文書檔案資源開發(fā)工作

一是針對高校各業(yè)務(wù)工作開展編研工作。教學(xué)、科研、社會服務(wù)是高校三大核心工作，在具體的業(yè)務(wù)工作中形成了大量的文書檔案。當(dāng)前，本科院?！半p一流”、高職院?！半p高計劃”正如火如荼開展，檔案機構(gòu)可以結(jié)合業(yè)務(wù)工作開展的實際需求開展專題匯編、文件匯編等工作，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。二是借助重大節(jié)日契機開展檔案宣傳工作。檔案工作是一項相對“低調(diào)”的工作，需要通過各種宣傳來擴大其影響范圍和程度。檔案機構(gòu)可以考慮利用重大節(jié)日契機利用館藏資源策劃系列專題展覽，譬如，2021年建黨100周年的紀(jì)念展，全面回顧學(xué)校在黨委領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)展壯大的心路歷程;在6·9國際檔案日、9月10日教師節(jié)、10月1日國慶節(jié)等重大日子策劃相關(guān)的專題展覽。三是逐步推動文書檔案信息化工作。一方面，逐步推進(jìn)高校文書檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化為電子文件。另一方面，購買或設(shè)計檔案管理系統(tǒng)并與高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)有效對接，構(gòu)建各種數(shù)據(jù)資源庫，組建高校檔案大數(shù)據(jù)中心，利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，掌握高校教職工的信息需求并開展針對性服務(wù)。

3.4 組建文書檔案專業(yè)管理隊伍

一是完善激勵機制。缺乏有效的激勵機制不利于調(diào)動檔案專業(yè)人員的積極性，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定：“高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制”“高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇”。辦法對檔案專職人員的待遇和職稱晉升做出了明確的要求，但事實上，此條款的落實情況不佳，部分高校中檔案從業(yè)人員的利益沒有得到充分保障。高校需進(jìn)一步完善激勵機制，對專兼職檔案管理人員進(jìn)行年度工作考核，評選先進(jìn)，調(diào)動其積極性。此外，暢通檔案人員的行政和職稱晉升通道，讓檔案人員有期待、有奔頭。

二是完善隊伍結(jié)構(gòu)。可以從兩個方面入手，一方面在人才引進(jìn)階段，注重引入具有檔案學(xué)專業(yè)背景的人才，關(guān)注人才的專業(yè)能力和信息能力，以適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化管理的發(fā)展需求。另一方面在人才培養(yǎng)方面，注重檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與繼續(xù)教育，鼓勵檔案管理人員積極參與檔案行業(yè)內(nèi)舉辦的各類培訓(xùn)和交流，特別是針對高校文書檔案管理的專題培訓(xùn)，著力提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和能力。此外，高校檔案機構(gòu)開設(shè)針對校內(nèi)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保各二級機構(gòu)檔案管理工作的規(guī)范性。

參考文獻(xiàn)：

[1]李萍.淺議高校文書檔案工作的規(guī)范化管理[J].情報雜志，2009（28）：267—268.

[2]陳高潤.淺議高校文書檔案工作的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：184—185.

[3]沈運蘭.關(guān)于高校文書檔案管理規(guī)范化的思考[J].才智，2014（11）：71.

（作者單位：山西農(nóng)業(yè)大學(xué)）