高等院校電子文件歸檔和電子檔案管理問題分析

劉英

摘 要：單軌制電子檔案歸檔的成功實踐，不再將紙質(zhì)電子文檔與電子文件分別保存，降低了歸檔及管理成本，提升了電子文件管理效率。本文分析了電子文件歸檔的基本原則及實踐探索中的成功經(jīng)驗，并對下一步電子文件歸檔及電子檔案管理的發(fā)展方向及重點提出展望和預(yù)期，具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔;電子檔案管理;單軌制

概述

電子文件是指數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境中產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依托計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。從電子文件的概念可知，電子文件不僅涵蓋與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的圖形、圖像及文本電子文件，也包括視音頻電子文件，還包括軟件程序及其衍生的電子文件。近年來，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展以及信息技術(shù)的應(yīng)用，高等院校電子文件數(shù)量龐大，類型多樣，做好電子文件的歸檔和管理意義重大。為此，國家檔案局陸續(xù)出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《版式電子文件長期保存格式需求》《電子檔案管理基本術(shù)語》等，為高等院校電子檔案歸檔及管理提供了制度保障。單軌制電子檔案歸檔的成功實踐，不再將紙質(zhì)電子文檔與電子文件分別保存，降低了歸檔及管理成本，提升了電子文件管理效率。

1 電子文件歸檔原則

1.1 區(qū)別性對待。電子文件的渠道不同、格式不同，對其收集歸檔的方式和方法也存在較大的差異性，需要針對不同類型的電子文件進(jìn)行差異化、區(qū)別對待。

1.2 原始性保持。電子文件與相應(yīng)的軟件、硬件環(huán)境密不可分，其生成、流轉(zhuǎn)、使用都離不開相應(yīng)的介質(zhì)，但在收集、整理和后期的利用過程中應(yīng)始終保持電子文件的原始性，不能因為外界軟硬件環(huán)境的改變而改變電子文件的格式、內(nèi)容，保證電子文件的真實性。

1.3 可讀性延續(xù)。文字、圖表、視音頻等電子文件收集歸檔后，會隨著存儲介質(zhì)環(huán)境的改變而發(fā)生變化，這就要求電子文件的歸檔要始終保持其可讀性，以實現(xiàn)電子文件的現(xiàn)實應(yīng)用價值。

1.4 元數(shù)據(jù)收集。元數(shù)據(jù)（Metadata）又叫中介數(shù)據(jù)、中繼數(shù)據(jù)，是描述數(shù)據(jù)屬性的信息，主要用以支持指示存儲位置、歷史數(shù)據(jù)、資源查找等功能。因此，電子文件歸檔還要同步做好元數(shù)據(jù)收集，確保電子文件的真實、有效。

2 電子文件歸檔意義

2.1 便于檢索利用。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，電子文件歸檔及管理，借助計算機信息技術(shù)，實現(xiàn)了高等院校館藏檔案的全文檢索，確保檔案服務(wù)利用的查準(zhǔn)率和查全率。將電子文件按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，采取電子錄入、關(guān)鍵詞著錄和圖像識別等，可以實現(xiàn)電子文件的高效檢索，為相關(guān)部門查詢利用提供可靠保障。

2.2 利于統(tǒng)計分析。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔轉(zhuǎn)化為單軌制電子文件歸檔，借助全文檢索、智能檢索的強大技術(shù)優(yōu)勢，能夠為高等院校檔案編研、統(tǒng)計分析提供技術(shù)支持。

2.3 滿足現(xiàn)實需要。隨著辦公自動化的持續(xù)推進(jìn)，以及高等院校發(fā)展對于檔案信息需求的不斷增加，積極開展單軌制電子檔案歸檔及管理，不僅有利于提升檔案管理效率和質(zhì)量，還有利于助力高等院校發(fā)展，滿足高等院校發(fā)展對于檔案信息的現(xiàn)實需要，不斷提升高等院校檔案管理的能力和水平。

3 電子文件歸檔及管理實踐探討

電子文件及其元數(shù)據(jù)收集、歸檔，根據(jù)其來源渠道不同，其要求和方法也有較大差異。在此，以較為常見的電子文字圖表類文件歸檔為例，做一簡要論述。辦公OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，是電子文檔中最為常見的一類，從擬稿、審稿、發(fā)文、催辦、傳閱等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了公文處理線上自動化、無紙化處理。整套系統(tǒng)設(shè)立預(yù)立卷、整理庫和檔案庫三個工作庫，其中，預(yù)立卷對應(yīng)電子文件預(yù)立卷整理;整理庫對應(yīng)高等院校檔案館對電子文檔審核核對;檔案庫則對應(yīng)檔案正式入庫利用等?？傊?，應(yīng)將電子文件歸檔與管理實行集成管理。

3.1 明確系統(tǒng)歸檔集成需求

高等院校辦公OA系統(tǒng)涵蓋了學(xué)校日常無紙化辦公及管理的主要環(huán)節(jié)，由此產(chǎn)生的電子文件數(shù)量龐雜，要確保電子文件歸檔保持其真實性、完整性、可用性和安全性等重要屬性，首先需要關(guān)注和解決的是明確OA辦公系統(tǒng)與檔案歸檔系統(tǒng)的集成需求。為此，根據(jù)高等院校電子文件歸檔實際，重點明確了三個方面的電子文件集成歸檔。一是高等院校已經(jīng)辦結(jié)的發(fā)文;二是經(jīng)高等院校歸檔部門篩選后辦結(jié)的來文;三是辦結(jié)的其他文件。電子文件歸檔集成涵蓋電子文件元數(shù)據(jù)及電子文件內(nèi)容信息數(shù)據(jù)。其中，元數(shù)據(jù)為高等院校文件條目及審批流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)項;電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)包括正文、附件及其背景信息等。

3.2 制定電子文件管理模式

高等院校電子文件管理模式分按件管理與按卷管理兩種模式。其中，高等院校的黨建、工青婦群團(tuán)、行政管理等電子文件類檔案按件管理為主;高等院校教育教學(xué)、科學(xué)研究、基礎(chǔ)實施建設(shè)及設(shè)備管理等則以卷管理為主。

3.3 健全電子文件歸檔流程

將檔案管理系統(tǒng)與高等院校的OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行歸檔集成，并將OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)或非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件進(jìn)行實時歸檔。其中，OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的電子文件，從OA辦公系統(tǒng)中將包括目錄條目、審批記錄、正文及附件等相關(guān)電子文件捕獲至對應(yīng)的信息管理緩存庫，并由高等院校的相應(yīng)檔案管理部門進(jìn)行分類、審核，并做好歸檔預(yù)立卷、分發(fā)條目信息及檔號編制、組件排序等，全流程做好電子文件歸檔，并對歸檔的電子文件信息的真實、完整、可用及安全等“四性”進(jìn)行檢測，符合要求的，及時歸入檔案庫，反之則退回，待符合條件后再進(jìn)行歸檔。

3.4 選擇合適接口開發(fā)技術(shù)

近年來，高等院校電子文件歸檔的集成接口包括ESB技術(shù)、中間庫技術(shù)及Web Service技術(shù)等。不同技術(shù)有其實際應(yīng)用特點，其中，ESB技術(shù)速度快，但成本高;中間庫技術(shù)能夠有效降低檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)耦合度;Web Service技術(shù)操作較為便捷，應(yīng)用簡便。根據(jù)院校電子文件歸檔的現(xiàn)實以及技術(shù)特點，建議使用“Web Service+中間庫”復(fù)合技術(shù)模式，能夠高效簡便地進(jìn)行歸檔，也能夠確保電子文件的可追溯性和安全性。通過在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中增設(shè)OA信息緩存庫，將OA系統(tǒng)捕獲的公文數(shù)據(jù)借助XML技術(shù)進(jìn)行封裝。

3.5 制定可行數(shù)據(jù)配置規(guī)則

將OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集成，從而完成了檔案信息的轉(zhuǎn)移，但電子文件歸檔及管理有其專門的規(guī)則要求，因此，要制定切實可行的數(shù)據(jù)配置規(guī)則，確定電子文件的類型、電子文件的分類、電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，以及電子文件的數(shù)據(jù)元素等，通過數(shù)據(jù)配置規(guī)則的制定，初步篩選出OA系統(tǒng)中電子文件是否屬于歸檔范圍，以及屬于短期、長期及永久等何種保存期限，并直接存入相應(yīng)的檔案門類之中。采用“程序模塊自動為主+人工為輔”的辦法，做好電子文件的著錄、分類、歸檔及鑒定等，從而做到元數(shù)據(jù)信息與數(shù)字文件的實時歸檔，實現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)信息管理的自動化。

展望

（1）完善OA信息緩存庫。電子文件系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有機銜接，需要在檔案管理系統(tǒng)中創(chuàng)建OA信息緩存庫，根據(jù)高等院校OA辦公系統(tǒng)的實際需要，內(nèi)設(shè)“收文”“發(fā)文”“材料報送”若干模塊，將其中的電子公文實時流轉(zhuǎn)至相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)捕獲OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)條目及電子文件，并通過數(shù)據(jù)信息解析，將存檔信息存入緩存庫，并根據(jù)電子文件配置規(guī)則，自動分發(fā)至相應(yīng)的預(yù)立卷，為后期電子文件歸檔奠定基礎(chǔ)。

（2）制定合理分配規(guī)則。目前，使用較多的是機構(gòu)代碼來制定相應(yīng)的分配規(guī)則。由于高等院校的機構(gòu)代碼是唯一的，可根據(jù)高等院校最新的組織機構(gòu)名稱及代碼配置電子文件歸檔承辦單位、擬稿部門、報送部門及歸檔單位名稱，提升電子文件歸檔的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

（3）切實解決組卷問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體不同，電子文件多以“件”為歸檔、管理單位，針對這一特點，結(jié)合高等院校實際，可在組卷時，引入虛擬檔號模式，在不影響原有檔案管理模式基礎(chǔ)上，有效解決電子檔案實時歸檔。而以卷為單位的，可以立卷歸檔部門作為單位建立相應(yīng)的條目和檔號，并將OA系統(tǒng)中的文件存放于對應(yīng)的案卷中，案卷中的文件以“件”作為歸檔及管理單位，通過組卷問題的解決，提升高等院校電子檔案的管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張秀芳.淺議高校電子文件歸檔及其開發(fā)利用[J].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2008（6）：120—121.

[2]李霜，何偉.高校電子文件歸檔問題和對策探討[J].傳媒論壇，2018（9）：8—9.

[3]王婭.高校電子文件歸檔現(xiàn)狀芻議[J].陜西檔案，2015（4）：42—43.

[4]符昌慧.高校電子文件歸檔管理情況分析及對策[J].檔案與建設(shè)，2015（2）：24—27.

[5]劉麗.高校電子文件歸檔與管理模式探究[J].價值工程，2014（25）：191—192.

（作者單位：蘭州城市學(xué)院檔案館）