“雙一流”建設(shè)背景下高校檔案管理工作研究

王學(xué)娟 吳衛(wèi)波 承德醫(yī)學(xué)院

“雙一流”指世界一流大學(xué)與世界一流學(xué)科?！半p一流”是新時(shí)期背景下中國(guó)高等教育發(fā)展的重要目標(biāo)，是繼“211工程”“985工程”后的又一國(guó)家戰(zhàn)略，是為新時(shí)期社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)高素質(zhì)人才而服務(wù)的關(guān)鍵。在“雙一流”建設(shè)背景下，高校檔案管理工作發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，能夠促進(jìn)“雙一流”高校教育理念凝練與踐行、推動(dòng)高校職能履行、傳承“雙一流”高校文化，值得采取各種措施做好相關(guān)工作。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

（一）檔案管理重視程度不夠

雖然檔案管理在“雙一流”背景下已然成為高校管理的重要部分，但是依舊有部分高校對(duì)其缺乏正確認(rèn)知，重視程度明顯不夠。一方面，部分高校長(zhǎng)期將專業(yè)與學(xué)科建設(shè)放在首位，對(duì)包括檔案管理等在內(nèi)的其他工作缺乏足夠重視，在“雙一流”背景下這一現(xiàn)象依舊較為普遍；另一方面，不少高校人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知還停留在較為原始的階段，并沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)地更新管理觀念，對(duì)“雙一流”背景下高校檔案管理的創(chuàng)新趨勢(shì)了解不夠。在重視程度不夠的情況下，高校檔案管理工作的開(kāi)展自然難以有效展開(kāi)以及取得良好成效。

（二）管理制度不完善

完善的制度歷來(lái)都是支持檔案管理工作有效開(kāi)展的基礎(chǔ)。然而部分高校在“雙一流”建設(shè)進(jìn)程中沒(méi)有充分考慮新時(shí)期對(duì)檔案管理的影響以及新要求，同時(shí)對(duì)原有檔案管理制度中存在的問(wèn)題改善和解決不到位，導(dǎo)致整個(gè)制度體系存在不少的缺陷與不足，并不能完全滿足基于“雙一流”的檔案管理需要。諸如具體的管理責(zé)任劃分不明確、管理流程繁瑣等問(wèn)題的存在，更是會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理的有序落實(shí)。

（三）管理人才欠缺

“雙一流”背景下，高校檔案管理要求有所提升，相應(yīng)的管理人員整體素養(yǎng)也需要得到綜合提升。但是目前高素質(zhì)的專業(yè)管理人才數(shù)量有限，同時(shí)高校在職的檔案管理人員整體素養(yǎng)偏低，普遍存在年齡大、專業(yè)知識(shí)與技能水平不高、對(duì)基于“雙一流”的檔案管理認(rèn)知不夠、創(chuàng)新意識(shí)與學(xué)習(xí)能力差等不足。在缺乏優(yōu)秀人才支撐的情況下，高校難以有效適應(yīng)“雙一流”建設(shè)需要并構(gòu)建高質(zhì)量的檔案管理模式。

（四）檔案利用不到位

目前不少高校檔案管理工作的開(kāi)展都停留在較為淺層的階段，即將檔案作為記錄學(xué)校相關(guān)事宜、信息、數(shù)據(jù)等的載體，只關(guān)注檔案的記錄作用。實(shí)際上檔案管理不僅要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行采集、編制、記錄、保存等，更需要積極挖掘檔案中的有用信息，積極探索高效的檔案利用路徑，進(jìn)而借助檔案更好地支持學(xué)校建設(shè)、管理和發(fā)展。目前停留于淺層的檔案管理模式，自然難以為“雙一流”高校的全面、良好建設(shè)提供多維度的有力支持。

二、“雙一流”建設(shè)背景下優(yōu)化高校檔案管理工作的策略

（一）明確檔案管理主體及權(quán)責(zé)

檔案管理工作的開(kāi)展需要以明確主體以及相應(yīng)權(quán)責(zé)為基礎(chǔ)，進(jìn)而確保具體管理能夠有序開(kāi)展。高校檔案管理需要由檔案機(jī)構(gòu)中的專業(yè)檔案工作人員負(fù)責(zé)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級(jí)制。其中專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制指根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置具體的檔案管理崗位，在定編定員的基礎(chǔ)上確定高、中、初級(jí)職務(wù)的合理結(jié)構(gòu)比例，并對(duì)各個(gè)崗位的具體職責(zé)以明確的、詳細(xì)的制度進(jìn)行規(guī)范。在實(shí)際實(shí)施專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制時(shí)，需要由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)以及管理人員按照具體的要求、流程對(duì)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行聘任或任命，具有一定的任期。而職員職級(jí)制則是通過(guò)職員職級(jí)評(píng)定工作為檔案管理人員拓寬晉升渠道，形成包含高、中、初級(jí)職員在內(nèi)的崗位晉升體系，職級(jí)和薪酬待遇直接掛鉤。不管是實(shí)施哪種檔案管理人員任職機(jī)制，高校都需要充分明確具體的崗位職責(zé)。通常高校檔案需要構(gòu)建以檔案館館長(zhǎng)為主的檔案管理結(jié)構(gòu)。其中館長(zhǎng)作為高校檔案管理結(jié)構(gòu)的主要負(fù)責(zé)人，需要全面負(fù)責(zé)高校的檔案行政管理工作，組織擬訂并組織實(shí)施檔案工作規(guī)章制度，制定并組織實(shí)施檔案工作規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，組織檔案人員學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法規(guī)文件，落實(shí)檔案工作年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算與經(jīng)費(fèi)使用管理工作，指導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查學(xué)校各部門的檔案工作，規(guī)劃與實(shí)施學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，鑒定與銷毀學(xué)校檔案，組織與協(xié)調(diào)檔案工作執(zhí)法檢查工作，安排調(diào)整館內(nèi)各類人員工作崗位，組織館內(nèi)各級(jí)人員的履職考評(píng)，組織開(kāi)展檔案科研與學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)任務(wù)。而副館長(zhǎng)則需要協(xié)助館長(zhǎng)完成各項(xiàng)工作，并且需在館長(zhǎng)不在時(shí)代理履行館長(zhǎng)職責(zé)。至于館辦公室、檔案保管利用室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)室、計(jì)算機(jī)及信息開(kāi)發(fā)室等部門，則需要在館長(zhǎng)與副館長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下有序完成各項(xiàng)檔案管理工作。

（二）完善歸檔檔案類型體系

高校工作較為繁雜，廣泛覆蓋各個(gè)方面，如專業(yè)、學(xué)科、學(xué)生、畢業(yè)、教師、后勤等，相應(yīng)的檔案類型較雜、數(shù)量較多、管理難度大，需要完善歸檔檔案類型體系，進(jìn)而分門別類、有序落實(shí)建檔歸檔工作?！半p一流”背景下，高校檔案歸檔類型主要包括以下部分：1.黨群類檔案。高校的黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織在運(yùn)行的過(guò)程中，會(huì)生成各種材料，這些材料可統(tǒng)一歸為黨群類檔案，如會(huì)議文件、工作計(jì)劃、文件材料等。2.行政類檔案。高校行政工作中生成或相關(guān)的各種材料，均可歸為行政類檔案，如行政會(huì)議文件、人事管理材料等。3.學(xué)生類檔案。以學(xué)生為對(duì)象的材料均可歸為學(xué)生類檔案，如高中檔案、入學(xué)登記表、學(xué)籍信息、黨團(tuán)組織信息、獎(jiǎng)懲記錄等。4.教學(xué)類檔案。在教學(xué)工作中生成的相關(guān)材料，均可歸為教學(xué)類檔案，如教學(xué)管理信息、教學(xué)實(shí)踐記錄等。5.科研類檔案。高校組織開(kāi)展科研工作相關(guān)的材料，均可歸為科研類檔案，如科研實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料、多個(gè)單位協(xié)作完成的研究課題等。6.財(cái)會(huì)類檔案。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作歷來(lái)是支持高校運(yùn)行的基礎(chǔ)工作，工作中生成的相關(guān)材料均可被歸為財(cái)會(huì)類檔案，如各部門年度預(yù)算等。除了這六種重要的檔案類型外，“雙一流”背景下高校往往還需要?dú)w檔形成基本建設(shè)類檔案、儀器設(shè)備類檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案、出版物類檔案、外事類檔案等。

（三）構(gòu)建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理模式

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)記錄形式，其有著一定的不可代替性。而電子檔案作為基于信息技術(shù)的檔案形式，其在實(shí)踐應(yīng)用方面具有諸多優(yōu)勢(shì)。“雙一流”背景下，高校需要繼續(xù)鞏固紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)，同時(shí)大力建設(shè)電子檔案體系，形成雙媒介并行的檔案管理模式。加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，建設(shè)專用且符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、保存和管理，而且針對(duì)涉密檔案需要建設(shè)專門的庫(kù)房進(jìn)行保存。加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案庫(kù)房的管理，未經(jīng)允許嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)出，同時(shí)需要做好庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)處理等。至于電子檔案的建設(shè)則需要以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，做好規(guī)劃、投入資金并持續(xù)建設(shè)與完善數(shù)字圖書(shū)館。

（四）完善檔案管理制度

對(duì)具體的檔案管理制度加以完善，能夠支持具體管理工作有序、高效開(kāi)展。以科學(xué)、具體的制度規(guī)范檔案人員的職責(zé)，嚴(yán)格要求工作人員按照制度做好本職工作。對(duì)具體的文件歸檔、檔案收集整理、檔案保管、檔案保密、檔案查閱和借閱、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定銷毀、業(yè)務(wù)書(shū)刊（資料）管理等在內(nèi)的相關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范，并在工作中結(jié)合“雙一流”特點(diǎn)和趨勢(shì)進(jìn)行積極創(chuàng)新、優(yōu)化和完善，逐步構(gòu)建起高質(zhì)量的制度體系，為管理工作的開(kāi)展和落實(shí)提供支持及保障。尤其要積極完善信息化管理制度，通過(guò)完善的制度為信息化背景下的檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展帶來(lái)更多可能。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和管理

高素質(zhì)的人員隊(duì)伍是支持“雙一流”高校做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)“雙一流”需求以及自身實(shí)際情況，合理規(guī)范檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，并對(duì)不同崗位人員的具體素養(yǎng)提出明確要求。通常而言，高?；鶎訖n案工作人員應(yīng)當(dāng)具備高水平的專業(yè)知識(shí)和技能、豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、良好的創(chuàng)新意識(shí)與學(xué)習(xí)能力、優(yōu)秀的信息技術(shù)素養(yǎng)以及強(qiáng)烈的職業(yè)道德。高校需要基于此積極落實(shí)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)和管理工作，適當(dāng)提高檔案人員聘用標(biāo)準(zhǔn)，以嚴(yán)格要求確保新進(jìn)入崗位的檔案人員均能完全勝任檔案管理工作。針對(duì)在崗的檔案人員，則需要定期進(jìn)行考核與培訓(xùn)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)持續(xù)推動(dòng)檔案人員隊(duì)伍整體水平同步提升，更好地適應(yīng)“雙一流”建設(shè)需要以及檔案管理工作開(kāi)展。另外還需要加強(qiáng)檔案人員管理，嚴(yán)格要求所有檔案人員按照制度和規(guī)范做好本職工作，加強(qiáng)監(jiān)督，為高質(zhì)量的檔案工作開(kāi)展及落實(shí)奠定根基。

（六）全面深化檔案利用

全方位深化檔案利用，是雙一流背景下高校檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)?！半p一流”建設(shè)進(jìn)程中，高校需積極推動(dòng)檔案利用需求多樣化、方式多元化、內(nèi)容豐富化發(fā)展。以加強(qiáng)檔案管理法制化建設(shè)為基礎(chǔ)，注重對(duì)檔案信息原始性的保障，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、數(shù)據(jù)可視化等先進(jìn)技術(shù)，全面深化對(duì)各類型檔案數(shù)據(jù)與價(jià)值的有效挖掘和利用，能夠?yàn)楦咝n案管理水平提升奠定根基，也能為高校管理提供大量有價(jià)值的信息。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上可知，建設(shè)“雙一流”高校是目前我國(guó)高等教育發(fā)展的重要任務(wù)。而持續(xù)創(chuàng)新和優(yōu)化高校檔案管理工作，則能為高校管理提供多維度的支持與幫助，在推動(dòng)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的同時(shí)為高校的“雙一流”建設(shè)及發(fā)展提供重要依據(jù)，助力高校高質(zhì)量發(fā)展，并且也助力我國(guó)教育事業(yè)邁上新的臺(tái)階。